Opis procesu zamawiania kuriera w programie eCas

Opis procesu zamawiania kuriera
w programie eCas
Opis:
Niniejszy dokument opisuje proces zamawiania kuriera w programie eCas.
Przeznaczony jest dla klienta zewnętrznego.
1. Funkcję zamawiania kuriera uruchamia się klikając przycisk „Zamów”, w wyniku czego
otwiera się okno formularza zamawiania kuriera.
2. Formularz Zamów kuriera składa się z kilkunastu pól, które muszą zostać wypełnione
aby próba zamówienia kuriera zakończyła się sukcesem (dokonaniem zamówienia).
a. Pola formularza znajdujące się w górnej części - MIEJSCE NADANIA wypełniane
są automatycznie przez program i nie ma możliwości ich zmiany.
Jeśli dane nadawcy są nieprawidłowe - koniecznie skontaktuj się
z handlowcem lub pracownikiem eCOM.
b. Pola znajdujące się poniżej, z lewej strony dotyczące ilości paczek i ich wagi
również wypełniane są automatycznie przez program - sumowana jest ilość
paczek i ich waga z wystawionych tego dnia w programie eCAS listów
przewozowych.
Istnieje jednak możliwość edycji tych danych przez użytkownika lub nawet
wpisania ich jeśli nie został wystawiony jeszcze żaden list przewozowy.
Warunkiem jest jednak to, że dane muszą być zgodne
z rzeczywistością.
Obowiązuje od: 10.01.2017
Wydane przez: OKL/DZKE
Nr/wersja: eCAS/WI-016/1
Strona 1 z 3
c. W polach formularza - ODBIOR PRZESYŁKI użytkownik powinien wprowadzić
odpowiednio:
- Data przyjazdu kuriera - datę przyjazdu kuriera z możliwością wprowadzenia
daty do 5 dni w przód.
- Przesyłka gotowa od - godzinę, od której kurier może pojawić się po odbiór
przesyłek (na tę godzinę wszystkie przesyłki muszą być gotowe do obioru przez
kuriera).
- Odbiór możliwy do - godzinę, do której (maksymalnie) kurier musi zgłosić się
po odbiór przesyłek.
Różnica pomiędzy wartością (godziną) w Przesyłka gotowa od, a godziną
Odbiór możliwy do musi wynosić minimum 3 godziny (w godzinach
przedpołudniowych 4 godziny). Zamówienie kuriera za pomocą programu CAS
jest możliwe maksymalnie do godziny 15:00.
d. W polach DANE KONTAKTOWE zamawiający wpisuje:
- Imię, Nazwisko - imię i nazwisko do kontaktu,
- Adres e-mail - adres e-mail do kontaktu,
- Telefon stacjonarny i Telefon komórkowy - numery telefonu do kontaktu
(wypełnienie przynajmniej jednego z tych pól jest obowiązkowe).
e. W polu DODATKOWE INSTRUKCJE należy wpisać dodatkowe informacje dla
kuriera odbierającego przesyłki (np. wjazd od ulicy Zielonej), a w polu MIEJSCE
NADANIA należy wpisać dokładne miejsce, w które powinien się udać kurier
po odbiór przesyłek pod podanym wcześniej adresem (np. I piętro pok. nr
205).
f. Kliknięcie na link Instrukcja obsługi (OnLine) spowoduje wyświetlenie bieżącej
instrukcji.
3. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól formularza ZAMOW KURIERA należy
kliknąć na przycisk Zamów kuriera znajdujący się na dole formularza, w wyniku czego
nastąpi wysłanie zamówienia do DHL.
4. Po kilku chwilach powinno pojawić się potwierdzenie zamówienia kuriera wraz
z numerem zgłoszenia, jak poniżej.
Numer zgłoszenia jest potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia przez DHL.
Na tym powinien zakończyć się proces zamawiania kuriera.
W niektórych przypadkach jednak może pojawić się komunikat o poniższej treści:
Obowiązuje od: 10.01.2017
Wydane przez: OKL/DZKE
Nr/wersja: eCAS/WI-016/1
Strona 2 z 3
Oznacza to, że pojawiły się pewne problemy związane z przesłaniem danych (np. błąd
w połączeniu). Wówczas z zamawiającym (telefonicznie lub za pośrednictwem poczty email) skontaktuje się pracownik DHL, który potwierdzi przyjęcie zgłoszenia.
5. Historia i śledzenie losów zleceń
Po wysłaniu zgłoszenia dotyczącego zamówienia kuriera zgłoszenie takie można
podejrzeć klikając w Historia w górnym panelu programu.
Wyświetli się wtedy lista zgłoszeń z zawartymi w niej najważniejszymi informacjami.
Podwójne kliknięcie na numer zlecenia w kolumnie Zlecenie spowoduje uruchomienie
strony internetowej DHL zawierającej więcej informacji o przyjętym zleceniu.
Obowiązuje od: 10.01.2017
Wydane przez: OKL/DZKE
Nr/wersja: eCAS/WI-016/1
Strona 3 z 3