Korespondencja seryjna

WORD
Korespondencja seryjna
Korespondencja seryjna
Za pomocą korespondencji seryjnej można
utworzyć zestaw dokumentów, takich jak list
seryjny wysyłany do wielu klientów, arkusz etykiet adresowych, zestaw dyplomów dla uczestników konkursu, uczniów itp. Każdy dokument
zawiera ten sam rodzaj informacji, ale ich treść
jest unikatowa. Na przykład w przypadku dyplomów mamy różne nazwiska, klasy, osiągnięcia. Unikatowe informacje w każdym dokumencie lub na etykiecie pochodzą z pozycji źródła
danych, którymi mogą być tabele dokumentu
Word, Excel, książka adresowa, baza danych
i inne.
Instrukcja:
W naszym ćwiczeniu przygotujemy zestaw dyplomów dla uczniów, którzy uzyskali dobre lub
bardzo dobre wyniki w nauce.
1.
Proces korespondencji seryjnej składa się z poniższych ogólnych kroków:
1.
2.
Konfigurowanie dokumentu głównego.
Dokument główny zawiera tekst i grafikę,
które są takie same dla każdej wersji scalonego dokumentu - szkielet dokumentu.
Łączenie dokumentu ze źródłem danych.
Źródło danych to plik (tabela word, excel,
itp.) zawierający informacje, które mają
być scalane w dokumencie. Są to zazwyczaj imiona, nazwiska, klasa lub inne informacje wstawiane jako dane.
3.
Dodawanie do dokumentu symboli zastępczych, zwanych polami korespondencji seryjnej. Wykonywanie korespondencji seryjnej powoduje, że pola korespondencji seryjnej są wypełniane informacjami z pliku danych.
4.
Wyświetlanie podglądu i zakańczanie korespondencji seryjnej. Przed wydrukowaniem całego zestawu można wyświetlić
podgląd każdej kopii dokumentu .
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
Rozpoczynamy od utworzenia pliku danych. W naszym przypadku będzie to
zwykła tabela programu word zawierająca: imię i nazwisko ucznia, płeć, klasę
oraz rodzaj osiągnięć. Przykład tabeli
zawierającej dwa rekordy przedstawiony jest poniżej. W kolumnie płeć wpiszemy końcówkę wyrazu: uczeń lub
uczennica, w kolumnie wynik: bardzo
lub pozostawimy puste dla osiągnięć
dobrych.
imię nazwisko płeć klasa wynik
Jan Koc
ń
II a
bardzo
Ada Mila
nnica I c
2.
3.
4.
Wstawiamy tabelę: 5 kolumn i 21 wierszy. Wpisujemy przykładowe dane - zapisujemy plik pod nazwą dane.
W nowym pliku tworzymy dyplom lub
otwieramy plik nagroda - tym dokumentem będziemy posługiwali się
w ćwiczeniu.
Przełączamy się na kartę [Korespondencja] - rozwijamy przycisk [Wybierz adresatów] -> [Użyj istniejącej llisty]
Rysunek 69
Strona 18
WORD
5.
Wybieramy folder [dokumenty]
i wskazujemy plik dane
o nazwie [płeć].
Rysunek 74
Rysunek 70
6.
11.
Kolej na dodanie klasy. Zaznaczamy I a
Zaznaczamy imię JAN
Rysunek 75
12.
Wstawiamy pole korespondencji [klasa]
Rysunek 71
7.
Następnie rozwijamy przycisk [Wstaw
pola korespondencji seryjnej] i klikamy
pole [Imię]
Rysunek 76
13.
Pozostał rodzaj osiągnięć. Zaznaczamy
słowo bardzo i zamieniamy je na pole
korespondencji [wynik]
Rysunek 72
8.
Następuje wstawienie pola korespondencji:
Rysunek 77
14.
Klikamy przycisk [Wyróżnij pola korespondencji]
Rysunek 73
9.
10.
Podobnie zamieniamy nazwisko KOWALSKI na pole korespondencji [nazwisko]
Kolejny krok to właściwe określenie płci.
W słowie uczeń zaznaczamy literę ń
i zamieniamy ją na pole korespondencji
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
Rysunek 78
15.
Następuje "podświetlenie" wstawionych pól korespondencji seryjnej przed-
Strona 19
WORD
stawionych na rysunku:
20.
21.
Po sprawdzeniu poprawności danych
pozostaje wygenerowanie dokumentu
zawierającego wszystkie dyplomy.
Wybieramy przycisk [Zakończ i scal] klikamy [Edytuj poszczególne dokumenty]
Rysunek 79
16.
17.
Dokument jest praktycznie gotowy.
Sprawdzamy poprawność pobierania
danych z naszej "bazy danych" zawartej
w pliku dane.
Klikamy na przycisku [Podgląd wyników]
Rysunek 83
22.
W okienku scalania wybieramy [Wszystko] - [OK] - czekamy na wygenerowanie
dokumentu.
Rysunek 80
18.
Nasze pola korespondencji "wypełniają się" danymi pierwszego rekordu:
Rysunek 84
23.
Wygenerowany dokument zapisujemy
pod nazwą nagrody.
Rysunek 81
19.
Klikamy na przyciskach zmiany rekordu
Rysunek 82
powoduje to wprowadzenie następnych danych.
dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz
Strona 20