dok 2

Barbara Słocka, Zadanie. Korespondencja seryjna – przygotowanie dyplomów
Zadanie 1. Korespondencja seryjna – przygotowanie dyplomów
Korzystając z narzędzi korespondencji seryjnej, przygotuj dyplomy dla laureatów i uczestników konkursów
organizowanych w szkole. Aby wykonać to zadanie:
zredaguj wzorzec dyplomu;
utwórz źródło danych, w którym uwzględnisz indywidualne dane uczestników;
scal dane zachowane w źródle z dokumentem głównym.
We wzorcu są zaplanowane miejsca, gdzie będą
się pojawiać indywidualne dane (w podanym
przykładzie tekst zapisany kursywą: płeć,
nr_klasy,
uczestnik_miejsce,
jaki_konkurs,
nazwa_konkursu, kiedy).
Te fragmenty będą zastępowane odpowiednimi
polami z pliku zawierającego dane.
Przykład wzorca dyplomu z symbolami zastępczymi
Rozwiązanie
Aby utworzyć dyplomy:
1. Otwórz plik dyplom.doc i wyświetl kartę Korespondencja.
2. Kliknij przycisk Rozpocznij korespondencję seryjną i z rozwiniętej listy wybierz pozycję Listy
(rys. 1).
3. Kliknij przycisk Wybierz adresatów i z rozwiniętej listy wybierz pozycję Użyj istniejącej listy…
(rys. 2).
Zasób uzupełniający do podręcznika Informatyka. Po prostu, WSiP 2012
1
Barbara Słocka, Zadanie. Korespondencja seryjna – przygotowanie dyplomów
Rysunek 1. Wybór typu dokumentu głównego
Rysunek 2. Polecenie umożliwiające zlokalizowanie
źródła danych
4. W oknie Wybieranie źródła danych zlokalizuj i otwórz plik dane_dyplom.doc zawierający dane
do korespondencji seryjnej.
5. W dokumencie głównym kliknij miejsce, w które
chcesz wstawić odpowiednie dane i naciśnij
przycisk Wstaw pola koresp. ser. (rys. 3).
Zastąp fragmenty pochylonego tekstu odpowiednio
wybranymi polami (za każdym razem musisz
ponownie kliknąć przycisk Wstawianie pól
korespondencji seryjnej).
Rysunek 3. Lista pól Wstaw pola
korespondencji seryjnej
Na liście przedstawionej na rys. 3 są widoczne wszystkie pola ze źródła danych, czyli nazwy
kolumn z wiersza nagłówkowego tabeli zachowanej w pliku dane_dyplom.doc.
6. Do wprowadzenia słów „zajęcie” i „miejsca” użyj przycisku Reguły z grupy Wpisywanie
i wstawianie pól, znajdującego się na karcie narzędzi Korespondencja. Z rozwiniętej listy
wybierz pole Jeśli...to...inaczej..., które służy do wykonywania jednej lub dwóch alternatywnych
akcji w zależności od spełnionego warunku (rys. 4, 5, 6).
Zasób uzupełniający do podręcznika Informatyka. Po prostu, WSiP 2012
2
Barbara Słocka, Zadanie. Korespondencja seryjna – przygotowanie dyplomów
Wstawianie do
dokumentów
odpowiedniego tekstu
(dla „laureatów” lub
„uczestników”)
Rysunek 4. Lista pól Reguły
Rysunek 5. Fragment dokumentu głównego
prezentujący wstawione pola korespondencji
seryjnej oraz tekst wprowadzany polem
warunkowym Jeśli…to…inaczej…
Tu wstaw spację
Tu wstaw spację
Rysunek 6. Zawartość okna dialogowego Wstawianie pola programu Word: Jeśli
do definiowania dodatkowych pól, których zawartość zależy od kryterium wyboru
7. Przeformatuj wstawione pola.
W dokumencie głównym zaznacz pole, łącznie z nawiasami ostrokątnymi (« »).
Wprowadź zmiany stosownie do formy dokumentu (za pomocą poleceń Czcionka…,
Akapit… w menu Format lub odpowiednich przycisków).
8. Wyniki scalania korespondencji seryjnej możesz przejrzeć przed ich wygenerowaniem. Na etapie
podglądu wciąż istnieje możliwość dodawania i usuwania pól, a także zmiany wyglądu
dokumentu.
W narzędziach Korespondencja znajduje się kilka przycisków, które przydają się przy
wyświetlaniu podglądu.
Zasób uzupełniający do podręcznika Informatyka. Po prostu, WSiP 2012
3
Barbara Słocka, Zadanie. Korespondencja seryjna – przygotowanie dyplomów
Rysunek 7. Grupa przycisków Podgląd wyników
Kliknij przycisk Podgląd wyników, aby szybko przejrzeć pierwszy scalony dokument
(rys. 7).
Jeśli pierwszy dokument wygląda poprawnie, przejrzyj kilka dalszych scalonych
dokumentów, używając przycisku Następny rekord
.
Rysunek 8. Fragment dyplomu – podgląd rekordów
9. Przeprowadź scalanie po wcześniejszym zapisaniu dokumentu głównego.
Kliknij przycisk Zakończ i scal.
Wybierz polecenie Edytuj poszczególne dokumenty… (rys. 9), który umożliwia utworzenie
nowego dokumentu zbiorczego zawierającego wszystkie dokumenty, po jednym na stronę.
W otwartym oknie dialogowym (rys. 10) wybierz wszystkie rekordy do scalenia.
Rysunek 9. Lista poleceń Zakończ i scal
Rysunek 10. Okno dialogowe Scalanie z nowym
dokumentem prostego wybierania rekordów do
scalenia
Zbiór dokumentów wygenerowanych seryjnie zawiera tyle egzemplarzy, ile było wybranych rekordów
do scalenia. Tworzony jest więc nowy dokument, który możesz zapisać w pamięci dyskowej.
Przechowywanie takiego dokumentu nie jest konieczne, ponieważ do ponownego jego utworzenia
potrzebujesz dokumentu głównego i skojarzonego z nim źródła z danymi.
Dokumenty główny i źródłowy muszą pozostawać zawsze w tym samym położeniu względem
siebie (najlepiej w tym samym folderze). Przeniesienie np. dokumentu źródłowego w inne miejsce
na dysku lub zmiana jego nazwy spowoduje zniszczenie powiązań między plikami, psując działanie
korespondencji seryjnej.
Zasób uzupełniający do podręcznika Informatyka. Po prostu, WSiP 2012
4