Lp . Obszar/ proces Zadania Numer celu, do którego odnosi się

KWESTIONARIUSZ IDENTYFIKACJI I OCENY RYZYKA NA WYDZIALE MECHANICZNYM w 2013 - WM/1/2013
Lp
.
IDENTYFIKACJA RYZYKA
Obszar/ proces
Zadania
1 2
3
1
misja
2
okreslanie celów i zadań
3
monitoring osiągania celów
4
Numer celu, do
którego odnosi się
zadanie
4
1, 2, 3, 4, 5, 8, 9,
11, 13
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9, 11, 13
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9, 11, 13
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9, 11, 13
Opis ryzyka/ zagrożenia w zadaniach
5
niewłaściwie zdefiniowana misja
jednosktki
cele niespójne z misją
zawyżony bądź zaniżony poziom
ustalenia celów
niewłaściwie zdefiniowane kryteria i
wskaźniki oceny celów
5
niekompletne dane w sprawozdaniu,
6
sprawozdawczość
nieterminowe złożenie sprawozdania
7
nierzetelne dane w sprawozdaniu
8
8
podjęcie decyzji niezgodnej z
aktualnymi przepisami wewnętrznymi
16
17
18
1, 2, 3, 4, 8
analiza danych i doskonalenie
0,2
1
0,2
P
0,4
1
0,4
P
Dziekan
Rada Wydziału,
zebrania katedr, aneks
do sprawozdania
rocznego, weryfikacja
przez RSO
komunikat Rektora,
zatwierdzenie na Radzie
Wydziału
weryfikacja przez osobę
odpowiedzialną za
zebranie danych do
sprawozdania,
weryfikacja przez radę
wydziału
Rada Wydziału,
Kolegium Dziekańskie,
opinia prawnika
0,4
2
0,8
P
0,2
1
0,2
P
0,2
1
0,2
P
0,2
1
0,2
P
0,2
4
0,8
P
0,4
3
1,2
A
0,4
3
1,2
A
0,4
3
1,2
A
niezastosowanie nowych
obowiązujących przepisów prawnych
krajowych i/lub międzynarodowych
0,4
4
1,6
A
nieprzestrzeganie zasad instrukcji
kancelaryjnej
instrukcja kancelaryjna,
audity wewnętrzne
0,4
1
0,4
P
uchwały i protokoły
decyzje sprzeczne z prawem i
Rady Wydziału, zebrań
obowiązującymi w jednostce zasadami Katedr, regulaminy,
0,2
4
0,8
P
0,2
3
0,6
P
0,2
4
0,8
P
0,2
3
0,6
P
1, 2, 3, 4
zakres odpowiedzialności i uprawnień
P
A
13
15
0,2
1,2
12
sposób podejmowania decyzji,(uchwały, protokoły,
zebrania katedr itp..)
10
1
3
brak uregulowań wewnętrznych
14
9
0,2
0,4
11
komunikacja zewnętrzna (instrukcja kancelaryjna)
8
decyzje Rady Wydziału,
rada wydziału, zebrania
katedr,
Rada Wydziału,
Kolegium Dziekańskie
informacja od prawnika
AM o zmianach w
przepisach,informacja
od osób funkcyjnych
odpowiedzialnych za
nadzór nad obszarami
brak określenia odpowiedzialności
związanej z przepływem informacji
Zarządzanie jednostką
7
Potencjalne
skutki ryzyka
w skali 1-5
niewłaściwe przydzielenie uprawnień i
odpowiedzialności
podejmowanie decyzji przez osoby
nieposiadające uprawnień
(pełnomocnictwa)
9, 13
niewdrożenie działań pokontrolnych
karta odpowiedzialności
i uprawnień pracownika,
pełnomocnictwa, podział
zadań, zarządzenia
Rektora
pełnomocnictwa,
upoważnienia, karta
odpowiedzialności
zalecenia poauditowe,
zalecenia pokontrolne,
protokoły z Rady
Wydziału, uchwały,
protokoły z zebrań
Katedr, wyznaczone
osoby odpowiedzialne
KONTROLA WYKONANIA
Poziom ryzyka
Planowany
P-pomijalne
Osoba odpopowieOpis działań korygujących
termin
A-akceptowalne
dzialna
wykonania
N-nieakceptowalne
brak wskazania odbiorców informacji
nieskuteczne formy komunikacji
komunikacja wewnętrzna
10
6
Prawdopodobieństwo ryzyka
w skali 0,2-1
Wartość
ryzyka
kolumna
7*8
instrukcja kancelaryjna,
zebrania Katedr, Rady
Wydziału, uchwały,
zarządzenia, protokoły,
komunikaty
dekretacja
korespondencji
wewnętrznej, droga
służbowa, karta
odpowiedzialności i
uprawnień
osoby funkcyjme
odpowiedzialne za dane
obszary, audity
wenętrzne
dekretacja
korespondencji,
regulaminy i procedury
wenętrzne
9
8, 12
ODPOWIEDŹ NA RYZYKO
ANALIZA RYZYKA
Istniejące mechanizmy
kontroli wewnętrznej
(podjęte działania,
procedury, zasady itp.)
11
12
monitorowanie
aktualności przepisów
prawnych
Dziekan,
Prodziekani
13
Osoba
odpowiedzialna
14
Numer "karty
ryzyka"
15
Wynik kontroli
16
Uwagi
17
utrata / upublicznienie / niewłaściwe
postępowanie po wykorzystaniu
danych osobowych
polityka bezpieczeństwa
AM, audity
bezpieczeństwa, nadzór
osób odpowiedzialnych
w jednostce
0,4
3
1,2
A
niestosowanie zasad polityki
bezpieczeństwa
polityka bezpieczeństwa
AM, audity
bezpieczeństwa, nadzór
osób odpowiedzialnych
w jednostce (LABI,LASI)
0,4
2
0,8
P
sprawy sądowe wynikające z
naruszenia przepisów o ochronie
danych osobowych
polityka bezpieczeństwa
AM, audity
bezpieczeństwa, nadzór
osób odpowiedzialnych
w jednostce(LABI, LASI)
0,2
2
0,4
P
polityka bezpieczeństwa
AM, upoważnienia do
przetwarzania danych
osobowych, szkolenia
0,2
3
0,6
P
0,2
1
0,2
P
0,2
1
0,2
P
19
20
Ochrona danych osobowych
21
22
23
Zatrudnianie i sprawy kadrowe - kompetencje
zawodowe,
3, 8, 13
24
struktura organizacyjna
8
25
Zarządzanie zasobami
ludzkimi
26
podnoszdenie kwalifikacji
8, 13
komunikacja o wolnych miejscach pracy
3, 8
27
28
5, 9, 10, 11, 12
Realizacja planu rzeczowo - finansowego
29
30
5, 9, 10, 11, 12
5, 9, 10, 11, 12
Ochrona i zabezpieczenie mienia
31
dostep do danych osobowych przez
osoby nieuprawnione
zatrudnienie niezgodnie z
kwalifikacjami
Niewłaściwie określona podległość
służbowa
polityka rozwoju
naukowego jednostki
brak środków finansowych i możliwości ustalona na Radzie
podnoszenia kwalifikacji
Wydziału
nieupublicznienie informacji o wakacie zarządzenie Rektora
wytyczne, procedury,
wykwalifikowana,
upowazniona osoba w
niewłaściwe sporządzenie planu
jednostce
wykwalifikowana,
upoważniona osoba
nadzorująca wydatki w
jednostce, korekty do
niezgodność wydatków z planem
planu
wykwalifikowana,
upoważniona osoba
nadzorująca wydatki w
zbyt duża liczba nieprawidłowości
jednostce, korekty do
podczas kontroli finansowej
planu
regulamin pracy, karta
odpowiadzialności i
uprawnień, lista osób
uprawnionych do
pobierania kluczy do
pozostawienie pomieszczeń bez
pomieszczeń, książka
nadzoru
pokwitowań kluczy
9, 10, 11
brak odpowiednio wykwalifikowanego
pracownika nadzorującego wydatki
Zakup usług i składników rzeczowych oraz ich
nadzorowanie
32
9, 10, 11
33
9, 10, 11
zakup środków niezgodnie z planem
Inwentaryzacja i gospodarka powierzonym mieniem
34 Administrowanie mieniem
jednostki
35
9, 10, 11
Nadzórd nad wyposażeniem laboratoryjnym
36
9, 11
9, 11
Mechanizamy kontroli dotyczące systemów
informatycznych
procedura P5-4
regulamin
organizacyjny,
powołanie przez
kierownika jednostki,
karta odpowiedzialności
i uprawnień
zatwierdzony plan
rzeczowo-finansowy,
korekta do planu,
wykwalifikowana,
upoważniona osoba
nadzorująca wydatki w
jednostce
brak przekazania informacji o odejściu regulamin organizacyjny
osoby materialnie odpowiedzialnej
AM,
brak bieżącego nadzoru nad ewidencją
środków
procedura P4-6
brak aktualnego przeglądu
technicznego maszyn / urządzeń /
przyrządów laboratoryjnych
nieaktualny program antywirusowy
0,6
3
1,8
A
0,2
1
0,2
P
0,2
4
0,8
P
0,2
4
0,8
P
0,2
3
0,6
P
0,2
3
0,6
P
0,2
4
0,8
P
0,2
4
0,8
P
0,2
5
1
A
0,2
2
0,4
P
brak
0,4
4
1,6
A
polityka bezpieczeństwa
AM, nadzór ze strony
inż. ds. aparatury,
0,2
2
0,4
P
doprecyzowanie w
polityce bezpieczeństwa
zasad postępowania z Administrator
danymi po
Bezpieczeń-stwa
wykorzystaniu
Informacji
składanie wniosków o
finasowanie badań
naukowych,
pozuskiwanie funduszy
z UE
Dziekan
określić procedury
przeglądów
technicznych urządzeń/ Kierownik
przyrządów/ stanowisk Katedry, opiekun
laboratoryjnych
laboratorium
37
Mechanizamy kontroli dotyczące systemów
informatycznych
38
39
9, 11
utrata danych z uwagi na
niewykonywanie kopii zapasowych
9, 11
brak osoby odpowiedzialnej za
administrowanie systemem
9
40
9
41
42
zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
ochrony ppoż
43
zainstalowanie nielegalnego
oprogramowania
niedrożność dróg ewakuacyjnych
1, 2
Projektowanie programów kształcenia
46
1, 2
47
1, 2
48
1, 2
Rekrutacja na studia
50
1,6
A
1
0,2
P
0,2
3
0,6
P
0,4
4
1,6
A
0,2
0,2
4
4
0,8
0,8
A
A
nadzór przez
upoważnioną osobę (zca KK ds. technicznych)
0,2
4
0,8
P
procedura P1-1,
0,2
4
0,8
P
procedura P1-1,
0,2
4
0,8
P
procedura P1-1,
procedura P1-1,
0,2
0,2
3
1
0,6
0,2
P
P
0,6
3
1,8
A
0,4
2
0,8
P
0,8
1
0,8
P
0,4
4
1,6
A
0,6
3
1,8
A
0,2
3
0,6
P
0,4
0,2
3
1
1,2
0,2
A
P
polityka bezpieczeństwa
AM, nadzór osoby
odpowiedzialnej w
jednostce (LASI)
nieodpowiednie w stosunku do potrzeb
rynku pracy programy kształcenia
programy kształcenia niezgodne z
przepisami prawnymi
nieterminowe przygotowanie
programów
nieupublicznienie programów
niemożliwość umundurowania
studentów ze względu na braki
magazynowe lub złą jakość mundurów procedura P4-9
52
53
8
54
12
55
9, 11
56
8, 12
Realizacja i rozliczenie procesu kształcenia
57
9, 10
procedura P1-4,
planowanie urlopów
niedostateczna obsada kadrowa
bezpłatnych i zastępstw.
niewłaściwy przydział godzin pomiędzy procedura P1-3,
pracowników jednostki
uchwała Senatu,
brak realizacji zaplanowanych zajęć ze
względu na awarię sprzętu
laboratoryjnego
brak realizacji zaplanowanych zajęć z
uwagi na długotrwałą nieobecność
prowadzącego lub brak
wykwalifikowanego prowadzącego
brak sal do realizacji zajęć
procedura P1-3
procedura P1-3,
ustawa Prawo o
Szkolnictwie Wyższym,
finansowanie ze środków budżetowych uregulowań
studiów niestacjonarnych
wewnętrznych brak
58
59
Proces kształcenia
60
12
61
niewłaściwe zasady rozliczania
międzywydziałowych godzin
transferowych
niewłaściwe rozliczenie godzin
dydaktycznych
realizacja praktyki niezgodnie z
programem
przerwanie / nieodbycie w terminie
praktyki z powodów losowych
62
64
4
0,2
procedura P1-2,
niewypełnienie limitów przyjęć
decyzje Rady Wydziału
niewłaściwy zakres kompetencji i
informacji udzielanych przez członków
komisji rekrutacyjnej
procedura P1-2,
49
63
0,4
polityka bezpieczeństwa
nieskuteczne zabezpieczenie dostępu
AM, nadzór osoby
do baz danych
odpowiedzial-nej w
jednostce (LASI)
nieaktualne szkolenia pracowników w
zakresie BHP
poza jednostką
brak apteczek w miejscach
wymaganych przepisami lub apteczki
niekompletne
poza jednostką
przeterminowany sprzęt gaśniczy
poza jednostką
44
45
polityka bezpieczeństwa
AM, nadzór osoby
odpowiedzial-nej w
jednostce (LASI)
polityka bezpieczeństwa
AM,
Realizacja praktyk studenckich
4
0,8
P
wnioskowanie do
Rektora o opracowanie
aktualnych procedur
wewnętrznych na
szczeblu uczelni
Dziekan
wnioskowanie do
Rektora o opracowanie
aktualnych procedur
wewnętrznych na
szczeblu uczelni
Dziekan
brak uregulowań
wewnetrznych
0,6
3
1,8
A
procedura P1-3
0,4
2
0,8
P
0,2
3
0,6
P
0,6
1
0,6
P
0,4
4
1,6
A
procedura P1-4,
P1-6
procedura P1-6, decyzja
Dziekana
brak wystarczającej liczby miejsc dla
praktykantów w firmach i u armatorów procedura P1-4
nieuzyskanie świadectwa zdrowia lub
świadectwa epidemiologicznego
0,2
procedura P1-6, decyzja
Dziekana
0,4
2
0,8
zlecenie zajęć osobie z Kierownik
poza uczelni
Katedry, Dziekan
P
ustalenie innego terminu
odbycia praktyki
przeniesienie na
specjalność nie
wymagającą
świadectwa zdrowia
65
66
8
67
Kontrola pracy nauczycieli akademickich
A
ponowna ocena w
przeciągu roku,
zwiększenie liczby
kontroli zajęć przez
kierownika Katedry
Kierownik
Katedry, Dziekan
1,6
A
działania
dyscyplinujące, rotacja
zgodnie z ustawą
Kierownik
Katedry, Dziekan
0,4
P
analiza procesu
dydaktycznego,
(program, kwalifikacje
nauczyciela
akademickiego,
aktywność studentów)
Dziekan
negatywana ocena pracownika za
działalność dydaktyczną
procedura P1-5,
zarządzenie Rektora,
statut AM
0,4
4
1,6
negatywana ocena pracownika za
działalność naukową
zarządzenie Rektora,
statut AM
0,4
4
nieobjęcie wszystkich pracowników
dydaktycznych procedurą hospitacji
procedura P1-5, audity
wewnętrzne
0,2
2
68
69
70
Postępowanie ze studentami niespełniającymi
wymagań
71
Podział środków
73
74
75
9, 11
Proces realizacji prac
naukowo badawczych
realizacja prac
76
77
9, 10, 11
Materiały pomocnicze do identyfikacji i oceny ryzyka stanowią załącznik
0,6
3
1,8
A
0,6
2
1,2
A
0,2
3
0,6
P
0,6
2
1,2
A
0,2
2
0,4
P
0,2
1
0,2
P
5, 8
5, 6, 7, 8, 9, 11
Sprawozdawczość
duża liczba niezaliczeń z jednego
przedmiotu
brak
negatywne oceny zajęć dydaktycznych
przez studentów
procedura P1-5,
procedura P1-6,
postępowanie niezgodne z prawem
regulamin studiów
procedura P1-6,
nietermione wpłaty należności za
regulamin studiów,
powtarzanie przedmiotu / semestru
zarządzenia rektora
procedura P2, regulamin
niewłaściwy podział środków
DS./BMN
brak wiarygodności pomiarowej
sprzętu badawczego
procedura P2
5, 6, 7, 8
brak procedury wyznaczania
recenzentów skryptów i monografii
niewłaściwe wydatkowanie środków
lub przekroczenie limitu
nieterminowe przygotowanie
sprawozdania
brak
0,2
3
0,6
P
procedura P2
0,2
1
0,2
P
procedura P2
0,2
1
0,2
P
wnioskowanie do
Prorektora ds.
Kształcenia o
opracowanie procedury
wyznaczania
recenzentów skryptów i
monografii
Dziekan