2015

KWESTIONARIUSZ IDENTYFIKACJI I OCENY RYZYKA NA WYDZIALE MECHANICZNYM w 2015 - WM/1/2015
Lp
.
IDENTYFIKACJA RYZYKA
Obszar/ proces
Zadania
1 2
3
1
misja
2
okreslanie celów i zadań
3
monitoring osiągania celów
4
Numer celu, do
którego odnosi się
zadanie
4
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 10
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 10
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 10
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 10
5
6
sprawozdawczość
7
8
9
9
komunikacja wewnętrzna
10
11
12
13
Zarządzanie jednostką
komunikacja zewnętrzna (instrukcja kancelaryjna)
15
sposób podejmowania decyzji,(uchwały, protokoły,
zebrania katedr itp..)
16
1, 2
17
19
5
niewłaściwie zdefiniowana misja
jednosktki
cele niespójne z misją
zawyżony bądź zaniżony poziom
ustalenia celów
niewłaściwie zdefiniowane kryteria i
wskaźniki oceny celów
1, 2, 5, 9
analiza danych i doskonalenie
6
decyzje Rady Wydziału,
rada wydziału, zebrania
katedr,
Rada Wydziału,
Kolegium Dziekańskie
Dziekan
Rada Wydziału,
zebrania katedr, aneks
do sprawozdania
rocznego, weryfikacja
niekompletne dane w sprawozdaniu, przez RSO
komunikat Rektora,
zatwierdzenie na
nieterminowe złożenie sprawozdania Radzie Wydziału
weryfikacja przez
osobę odpowiedzialną
za zebranie danych do
sprawozdania,
weryfikacja przez radę
nierzetelne dane w sprawozdaniu
wydziału
Rada Wydziału,
podjęcie decyzji niezgodnej z
Kolegium Dziekańskie,
aktualnymi przepisami wewnętrznymi opinia prawnika
instrukcja kancelaryjna,
zebrania Katedr, Rady
Wydziału, uchwały,
zarządzenia, protokoły,
nieskuteczne formy komunikacji
komunikaty
dekretacja
korespondencji
wewnętrznej, droga
służbowa, karta
brak określenia odpowiedzialności
odpowiedzialności i
związanej z przepływem informacji
uprawnień
osoby funkcyjme
odpowiedzialne za
dane obszary, audity
brak uregulowań wewnętrznych
wenętrzne
dekretacja
korespondencji,
regulaminy i procedury
brak wskazania odbiorców informacji wenętrzne
informacja od prawnika
AM o zmianach w
przepisach,informacja
niezastosowanie nowych
od osób funkcyjnych
obowiązujących przepisów prawnych odpowiedzialnych za
nadzór nad obszarami
krajowych i/lub międzynarodowych
instrukcja kancelaryjna,
audity wewnętrzne
uchwały i protokoły
Rady Wydziału, zebrań
Katedr, regulaminy,
karta odpowiedzialności
i uprawnień
pracownika,
pełnomocnictwa,
niewłaściwe przydzielenie uprawnień i podział zadań,
zarządzenia Rektora
odpowiedzialności
podejmowanie decyzji przez osoby
pełnomocnictwa,
nieposiadające uprawnień
upoważnienia, karta
(pełnomocnictwa)
odpowiedzialności
zalecenia poauditowe,
zalecenia pokontrolne,
protokoły z Rady
Wydziału, uchwały,
protokoły z zebrań
Katedr, wyznaczone
niewdrożenie działań pokontrolnych osoby odpowiedzialne
decyzje sprzeczne z prawem i
obowiązującymi w jednostce
zasadami
zakres odpowiedzialności i uprawnień
18
Opis ryzyka/ zagrożenia w zadaniach
nieprzestrzeganie zasad instrukcji
kancelaryjnej
14
6, 10
ODPOWIEDŹ NA RYZYKO
ANALIZA RYZYKA
Istniejące mechanizmy
kontroli wewnętrznej
(podjęte działania,
procedury, zasady itp.)
2
utrata / upublicznienie / niewłaściwe
postępowanie po wykorzystaniu
danych osobowych
polityka
bezpieczeństwa AM,
audity bezpieczeństwa,
nadzór osób
odpowiedzialnych w
jednostce
Prawdopodobieństwo ryzyka
w skali 0,2-1
7
Wartość
Poziom ryzyka
ryzyka
P-pomijalne
kolumna
A-akceptowalne
7*8
N-nieakceptowalne
9
10
11
Potencjalne
skutki ryzyka
w skali 1-5
8
0,2
1
0,2
P
0,2
1
0,2
P
0,4
1
0,4
P
0,4
2
0,8
P
0,2
1
0,2
P
0,2
1
0,2
P
0,2
1
0,2
P
0,2
4
0,8
P
0,4
3
1,2
A
0,4
3
1,2
A
0,4
3
1,2
A
0,4
3
1,2
A
0,4
4
1,6
A
0,4
1
0,4
P
0,2
4
0,8
P
0,2
3
0,6
P
0,2
4
0,8
P
0,2
3
0,6
P
0,4
3
1,2
A
Osoba
odpopowiedzialna
Opis działań
korygujących
monitorowanie
aktualności przepisów
prawnych
KONTROLA WYKONANIA
Planowany
termin
wykonania
12
13
Dziekan,
Prodziekani
31.12.2015
doprecyzowanie w
polityce
bezpieczeństwa zasad Administrator
postępowania z danymi Bezpieczeństwa Informacji
po wykorzystaniu
31.12.2015
Osoba
odpowiedzialna
14
Numer "karty
ryzyka"
15
Wynik kontroli
16
Uwagi
17
20
niestosowanie zasad polityki
bezpieczeństwa
Ochrona danych osobowych
21
sprawy sądowe wynikające z
naruszenia przepisów o ochronie
danych osobowych
22
2
23
Zatrudnianie i sprawy kadrowe - kompetencje
zawodowe,
24
struktura organizacyjna
25
Zarządzanie zasobami
ludzkimi
26
1, 5, 9, 10
podnoszdenie kwalifikacji
5, 10
komunikacja o wolnych miejscach pracy
1, 10
27
dostep do danych osobowych przez
osoby nieuprawnione
zatrudnienie niezgodnie z
kwalifikacjami
Niewłaściwie określona podległość
służbowa
brak środków finansowych i
możliwości podnoszenia kwalifikacji
nieupublicznienie informacji o
wakacie
1, 2, 3, 6, 7, 8, 9
niewłaściwe sporządzenie planu
28
Realizacja planu rzeczowo - finansowego
1, 2, 3, 6, 7, 8, 9
niezgodność wydatków z planem
29
30
1, 2, 3, 6, 7, 8, 9
zbyt duża liczba nieprawidłowości
podczas kontroli finansowej
Ochrona i zabezpieczenie mienia
pozostawienie pomieszczeń bez
nadzoru
31
6, 7, 8
Zakup usług i składników rzeczowych oraz ich
nadzorowanie
32
6, 7, 8
33
6, 7, 8
Inwentaryzacja i gospodarka powierzonym mieniem
34 Administrowanie mieniem
jednostki
35
6, 7, 8
Nadzórd nad wyposażeniem laboratoryjnym
36
2, 6, 8
37
38
39
6, 8
Mechanizamy kontroli dotyczące systemów
informatycznych
polityka
bezpieczeństwa AM,
audity bezpieczeństwa,
nadzór osób
odpowiedzialnych w
jednostce (LABI,LASI)
polityka
bezpieczeństwa AM,
audity bezpieczeństwa,
nadzór osób
odpowiedzialnych w
jednostce(LABI, LASI)
polityka
bezpieczeństwa AM,
upoważnienia do
przetwarzania danych
osobowych, szkolenia
procedura P5-4
regulamin
organizacyjny,
polityka rozwoju
naukowego jednostki
ustalona na Radzie
Wydziału
zarządzenie Rektora
wytyczne, procedury,
wykwalifikowana,
upowazniona osoba w
jednostce
wykwalifikowana,
upoważniona osoba
nadzorująca wydatki w
jednostce, korekty do
planu
wykwalifikowana,
upoważniona osoba
nadzorująca wydatki w
jednostce, korekty do
planu
regulamin pracy, karta
odpowiadzialności i
uprawnień, lista osób
uprawnionych do
pobierania kluczy do
pomieszczeń, książka
pokwitowań kluczy
powołanie przez
kierownika jednostki,
brak odpowiednio wykwalifikowanego karta odpowiedzialności
pracownika nadzorującego wydatki
i uprawnień
zatwierdzony plan
rzeczowo-finansowy,
korekta do planu,
wykwalifikowana,
upoważniona osoba
nadzorująca wydatki w
zakup środków niezgodnie z planem jednostce
brak przekazania informacji o
odejściu osoby materialnie
regulamin
odpowiedzialnej
organizacyjny AM,
brak bieżącego nadzoru nad
procedura P4-6
ewidencją środków
brak aktualnego przeglądu
technicznego maszyn / urządzeń /
przyrządów laboratoryjnych
nieaktualny program antywirusowy
2, 6, 8
utrata danych z uwagi na
niewykonywanie kopii zapasowych
2, 6, 8
brak osoby odpowiedzialnej za
administrowanie systemem
2, 6, 8
zainstalowanie nielegalnego
oprogramowania
ogólne przepisy BHP i
p.poż
polityka
bezpieczeństwa AM,
nadzór ze strony inż.
ds. aparatury,
polityka
bezpieczeństwa AM,
nadzór osoby
odpowiedzial-nej w
jednostce (LASI)
polityka
bezpieczeństwa AM,
polityka
bezpieczeństwa AM,
nadzór osoby
odpowiedzialnej w
jednostce (LASI)
0,4
2
0,8
P
0,2
2
0,4
P
0,2
3
0,6
P
0,2
1
0,2
P
0,2
1
0,2
P
0,6
3
1,8
A
0,2
1
0,2
P
0,2
4
0,8
P
0,2
4
0,8
P
0,2
3
0,6
P
0,2
3
0,6
P
0,2
4
0,8
P
0,2
4
0,8
P
0,2
5
1
A
0,2
2
0,4
P
0,4
4
1,6
A
0,2
2
0,4
P
0,4
4
1,6
A
0,2
1
0,2
P
0,2
3
0,6
P
składanie wniosków o
finasowanie badań
naukowych,
pozuskiwanie funduszy
Dziekan
z UE
31.12.2014
określić procedury
przeglądów
technicznych urządzeń/
przyrządów/ stanowisk
laboratoryjnych
31.12.2015
Kierownik
Katedry,
opiekun
laboratorium
40
6, 8
41
1, 2, 6, 7, 8
42
zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
ochrony ppoż
43
44
1, 2, 6, 7, 8
1, 2, 6, 7, 8
1, 2, 6, 7, 8
45
niewypełnienie limitów przyjęć
niewłaściwy zakres kompetencji i
informacji udzielanych przez
członków komisji rekrutacyjnej
niemożliwość umundurowania
studentów ze względu na braki
magazynowe lub złą jakość
mundurów
Rekrutacja na studia
46
47
48
1, 9, 10
49
9
50
6, 8
Realizacja i rozliczenie procesu kształcenia
51
9
52
6, 7
53
9
54
55
56
9
Proces kształcenia
niedostateczna obsada kadrowa
niewłaściwy przydział godzin
pomiędzy pracowników jednostki
brak realizacji zaplanowanych zajęć
ze względu na awarię sprzętu
laboratoryjnego
brak realizacji zaplanowanych zajęć z
uwagi na długotrwałą nieobecność
prowadzącego lub brak
wykwalifikowanego prowadzącego
brak sal do realizacji zajęć
finansowanie ze środków
budżetowych studiów
niestacjonarnych
niewłaściwe zasady rozliczania
międzywydziałowych godzin
transferowych
niewłaściwe rozliczenie godzin
dydaktycznych
realizacja praktyki niezgodnie z
programem
przerwanie / nieodbycie w terminie
praktyki z powodów losowych
57
58
polityka
bezpieczeństwa AM,
nieskuteczne zabezpieczenie dostępu
nadzór osoby
do baz danych
odpowiedzial-nej w
jednostce (LASI)
nieaktualne szkolenia pracowników w
poza jednostką
zakresie BHP
brak apteczek w miejscach
wymaganych przepisami lub apteczki
poza jednostką
niekompletne
poza jednostką
przeterminowany sprzęt gaśniczy
nadzór przez
upoważnioną osobę (zca KK ds. technicznych
niedrożność dróg ewakuacyjnych
)
Realizacja praktyk studenckich
62
Kontrola pracy nauczycieli akademickich
A
0,2
0,2
4
4
0,8
0,8
A
A
4
0,8
P
0,6
3
1,8
A
procedura P1-2,
0,4
2
0,8
P
procedura P4-9
procedura P1-4,
planowanie urlopów
bezpłatnych i
zastępstw.
procedura P1-3,
uchwała Senatu,
0,8
1
0,8
P
0,4
4
1,6
A
0,6
3
1,8
A
realizacja innego
tematu
0,2
3
0,6
P
procedura P1-3
procedura P1-3,
0,4
0,2
3
1
1,2
0,2
A
P
ustawa Prawo o
Szkolnictwie Wyższym
0,2
4
0,8
P
brak uregulowań
wewnętrznych
0,6
3
1,8
A
procedura P1-3
0,4
2
0,8
P
0,2
3
0,6
P
0,6
1
0,6
P
0,4
4
1,6
A
procedura P1-4,
P1-6
procedura P1-6,
decyzja Dziekana
0,4
2
0,8
P
negatywana ocena pracownika za
działalność dydaktyczną
procedura P1-5,
zarządzenie Rektora,
statut AM
0,4
4
1,6
A
negatywana ocena pracownika za
działalność naukową
zarządzenie Rektora,
statut AM
0,4
4
1,6
A
nieobjęcie wszystkich pracowników
dydaktycznych procedurą hospitacji
procedura P1-5, audity
wewnętrzne
0,2
2
0,4
P
60
5
1,6
0,2
nieuzyskanie świadectwa zdrowia lub procedura P1-6,
decyzja Dziekana
świadectwa epidemiologicznego
61
4
procedura P1-2,
decyzje Rady Wydziału
brak wystarczającej liczby miejsc dla
praktykantów w firmach i u armatorów procedura P1-4
59
0,4
63
duża liczba niezaliczeń z jednego
przedmiotu
negatywne oceny zajęć
dydaktycznych przez studentów
64
65
66
68
69
postępowanie niezgodne z prawem
Postępowanie ze studentami niespełniającymi
wymagań
Podział środków
nietermione wpłaty należności za
powtarzanie przedmiotu / semestru
6, 7, 8
6, 8
niewłaściwy podział środków
brak wiarygodności pomiarowej
sprzętu badawczego
brak
0,6
3
1,8
A
procedura P1-5,
procedura P1-6,
regulamin studiów
procedura P1-6,
regulamin studiów,
zarządzenia rektora
procedura P2,
regulamin DS./BMN
0,6
2
1,2
A
0,2
3
0,6
P
0,6
2
1,2
A
0,2
2
0,4
P
procedura P2
0,2
1
0,2
P
Kierownik
zlecenie zajęć osobie z Katedry,
Dziekan
poza uczelni
Dziekan
wnioskowanie do
Rektora o opracowanie
aktualnych procedur
wewnętrznych na
Dziekan
szczeblu uczelni
ustalenie innego
terminu odbycia
praktyki
31.12.2015
31.12.2015
31.12.2015
31.12.2015
przeniesienie na
specjalność nie
wymagającą
świadectwa zdrowia
ponowna ocena w
przeciągu roku,
zwiększenie liczby
kontroli zajęć przez
kierownika Katedry
działania
dyscyplinujące, rotacja
zgodnie z ustawą
Kierownik
Katedry,
Dziekan
Kierownik
Katedry,
Dziekan
analiza procesu
dydaktycznego,
(program, kwalifikacje
nauczyciela
akademickiego,
aktywność studentów)
Dziekan
31.12.2015
31.12.2015
31.12.2015
70
Proces realizacji prac
naukowo badawczych
realizacja prac
71
72
5
3, 4, 5, 6, 8
Sprawozdawczość
3, 4, 5
nieprawidłowości w wyznaczaniu
recenzentów skryptów i monografii
niewłaściwe wydatkowanie środków
lub przekroczenie limitu
nieterminowe przygotowanie
sprawozdania
Regulamin
Wydawnictwa
0,2
3
0,6
P
procedura P2
0,2
1
0,2
P
procedura P2
0,2
1
0,2
P
Dziekan
31.12.2015