Rozdział 6

Rozdział 6. Inicjacja projektu
Rozdział 6
Inicjacja projektu
Z tego rozdziału dowiesz się:
kim jest i jakie ma zadania sponsor
projektu,
kim jest i jakie ma zadania menedżer
projektu,
jak określić czas realizacji i koszty
projektu,
jak wybrać zespół projektowy.
71
menadzer projektu poradnik 5.indd 71
2011-06-13 16:13:12
Rozdział 6. Inicjacja projektu
Sponsor projektu
Kluczową osobą w każdym projekcie jest sponsor. Reprezentuje on interesy inwestorów oraz wspiera menedżera projektów w wypełnianiu codziennych obowiązków.
Menedżer projektów zarządza bieżącymi pracami projektowymi.
Do zadań sponsora projektu należy:
Znalezienie uzasadnienia biznesowego dla danego projektu i kontrolowanie, czy
projekt jest właściwie realizowany.
Wspieranie realizacji projektu poprzez:
ocenę zasobów;
pokonywanie trudności;
podejmowanie decyzji – np. akceptowanie planów bazowych, budżetu
i zmian;
przekazywanie informacji na temat projektu;
budowanie pozytywnego nastawienia do projektu oraz uzyskiwanie poparcia wewnątrz firmy.
Udzielenie odpowiedzi na pytanie: dlaczego realizacja projektu jest istotna i jakie
miejsce zajmuje w strategii firmy?
Upewnienie się, że menedżer projektu zarządza projektem w kompetentny sposób. Menedżer projektu jest zależny od wpływu i autorytetu sponsora.
Wzięcie odpowiedzialności za dostarczenie korzyści biznesowych, które mogą
być widoczne dopiero po ukończeniu projektu.
Sponsor projektu musi zajmować wystarczająco wysokie stanowisko, aby być w
stanie wspierać projekt o określonej skali, musi także dysponować wystarczającą
ilością czasu. Sponsoring nie jest jednak pełnoetatowym zajęciem – kilka godzin w
tygodniu może w zupełności wystarczyć. Ważnym czynnikiem jest zaangażowanie.
Sponsor projektu powinien:
Znać pojęcia i terminologię związaną z zarządzaniem projektami.
Wiedzieć jaki wpływ mają jego działania na powodzenie projektu.
Być dociekliwy i zadawać pytania, a przy tym korzystać z różnych źródeł informacji, aby budować dokładny obraz sytuacji.
Menedżer projektu
Menedżer projektu jest drugą kluczową osobą w projekcie – odpowiada za realizację wszystkich elementów projektu. Może być to praca w pełnym lub niepełnym
73
menadzer projektu poradnik 5.indd 73
2011-06-13 16:13:12
Poradnik menedżera projektu. Praktyczne narzędzia, techniki i listy kontrolne
wymiarze godzin, a ilość pracy zmienia się, zależnie od projektu. Podstawowe zadania menedżera projektów obejmują:
określanie zakresu pracy, aby cel i produkty projektu były dobrze rozumiane;
planowanie projektu, obejmujące określenie niezbędnych środków, czasu
i kosztów;
zdobywanie niezbędnych środków i określanie zakresu odpowiedzialności
poszczególnych członków zespołu;
nadzorowanie projektu w celu zapewnienia, że pożądane cele zostaną osiągnięte w ramach wyznaczonego czasu i dostępnych środków finansowych;
realizowanie poszczególnych etapów projektu w taki sposób, aby uzyskać
produkty na odpowiednim poziomie;
zapewnienie ciągłości prac poprzez pokonywanie trudności, które mogłyby
spowodować opóźnienie prac.
Zarządzanie projektami jest szerokim pojęciem. Nie oznacza to jednak, że każdy menedżer projektu potrafi zarządzać dowolnym projektem. Aby zarządzać określonym
projektem, menedżer projektów musi posiadać i umieć wykorzystać:
Wiedzę i doświadczenie z zakresu zarządzania projektami, właściwą dla projektu
danego rodzaju i skali. Są to takie umiejętności, jak:
porównanie celów i zakresu w momencie gdy pojawią się niejasności;
przygotowanie uzasadnienia biznesowego;
zaplanowanie i znalezienie środków na realizację projektu;
monitorowanie postępów i raportowanie;
dbanie o postęp prac projektowych;
zarządzanie ryzykiem oraz zmianami w trakcie realizacji projektu;
ukończenie projektu i przekazanie produktów ostatecznym odbiorcom (dyrektorom operacyjnym, którzy będą korzystać z produktów projektu po jego
ukończeniu);
zapewnienie warunków do wprowadzenia korzyści.
Niezbędną wiedzę na temat projektu i organizacji, między innymi:
znajomość terminologii i pojęć;
znajomość kultury, zasad umownych, oczekiwań i założeń firmy;
umiejętności i wiedzę charakterystyczną dla danej branży lub obszaru.
Umiejętności i cechy, takie jak:
osobiste zaangażowanie w projekt;
dynamizm;
zorientowanie na wyniki i umiejętność doprowadzania spraw do końca;
radzenie sobie ze stresem;
rozwiązywanie niejasnych i zawiłych spraw;
zarządzanie wieloma zadaniami jednocześnie;
74 www.samosedno.com.pl
menadzer projektu poradnik 5.indd 74
2011-06-13 16:13:12
Rozdział 6. Inicjacja projektu
dokonywanie rzetelnej oceny;
kreatywne rozwiązywanie problemów;
empatia niezbędna w kontaktach z klientami i partnerami projektu;
umiejętność nawiązywania kontaktów;
znajomość sytuacji politycznej i najbliższego otoczenia;
dostosowywanie się do sytuacji;
poczucie humoru (jest dużą zaletą).
Ogólne umiejętności zarządcze i przywódcze, w zależności od skali projektu
i stanowisk zajmowanych przez członków zespołu projektowego. Zarządzanie
zespołem projektowym wymaga specyficznych umiejętności, w zależności od
rodzaju projektu. To, czy menedżer projektu zajmie rolę przywódcy, zależy od
tego, jaką rolę przyjmie sponsor. Sponsor, który aktywnie uczestniczy w realizacji
projektu, może przyjąć rolę przywódcy, jednak nie zrobi tego sponsor, który poświęca projektowi niewiele czasu.
Strategia i cykl projektu
Każdy projekt jest inny, a na realizację każdego projektu istnieje wiele sposobów.
Niektóre metody sprawdzają się lepiej od innych, dlatego należy dokonać właściwego wyboru.
Strategia projektu określa ogólne podejście, które zostanie wykorzystane do realizacji poszczególnych celów. Cykl projektu uwzględnia etapy, przez jakie projekt musi
przejść, aby cele zostały osiągnięte. Aby określić strategię i cykl projektu:
1. Nie podejmuj decyzji zbyt pochopnie. Nie wykorzystuj dobrze znanych wzorców. Dostosuj strategię i cykl do określonego projektu. Sprawdź, czy znane ci
wzorce pomogą w realizacji konkretnego projektu, czy tylko ją utrudnią.
2. Jeżeli znasz zbyt mało przykładów strategii i cyklu, zdobądź niezbędne informacje. Porozmawiaj z doświadczonymi menedżerami projektów. Jak poradziliby
sobie z danym projektem?
3. Określ strategię. W jaki sposób doprowadzisz do osiągnięcia celów projektu
i związanych z nimi kryteriów sukcesu?
4. Odpowiedz na poniższe pytania (i zastanów się nad podobnymi pytaniami):
Czy wiesz jaki problem ma rozwiązać projekt? Jeżeli nie, projekt musi zawierać etap rozpoznawania problemów.
Czy wiesz jakie rozwiązania zostaną wprowadzone przy pomocy projektu?
Jeżeli nie, pamiętaj że projekt musi uwzględniać etapy dotyczące poszukiwania i wybierania właściwych rozwiązań.
75
menadzer projektu poradnik 5.indd 75
2011-06-13 16:13:12