Publikacja darmowa

Rejent * rok 8 * nr 6(86)
czerwiec 1998 r.
Bogusław Gruszczyński
Doświadczenia Saksonii w zakresie tworzenia
skomputeryzowanego Rejestru Ksiąg Wieczystych
Wymiana doświadczeń między przedstawicielami Ministerstw Sprawiedliwości Saksonii i Polski pozwoliła stwierdzić, że droga, na którą wstąpiła
Saksonia na przełomie lat osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych i po której zmierza do pełnej komputeryzacji ksiąg wieczystych, jest bardzo zbliżona do drogi, jaka czeka nas w najbliższych latach. Różnica polega przede
wszystkim na tym, że Polska jest obecnie w punkcie, w którym Saksonia
znajdowała się w 1990 roku.
O ile Polska ma możliwość korzystania z doświadczeń Saksonii, o tyle
Saksonia korzystała z doświadczeń Bawarii.
W Bawarii, w latach osiemdziesiątych, do tamtejszego Ministerstwa
Sprawiedliwości zgłosili się przedstawiciele firmy Siemens-Nixdorf, którzy zaproponowali przygotowanie programu wspomagającego papierowe
księgi wieczyste. Program miał być przygotowany w oparciu o własne środki
firmy, a jego ewentualny zakup przez ministerstwo uzależniony był wyłącznie od wyników pilotażu. Program ten, zwany SOLUM, ułatwiał wydruki
i potwierdzenie wpłat, gdyż zawierał stosowne cegiełki tekstowe. Ministerstwo zaakceptowało go i przyjęło.
Droga saksońska
Korzyści z programu były tak znaczące, że zainteresowała się nimi
Saksonia, dla której potrzeba usprawnienia ksiąg wieczystych stała się po
23
Bogusław Gruszczyński
zjednoczeniu Niemiec niezwykle pilna. Sytuacja Saksonii przypominała
wówczas obecną sytuację Polski, gdyż w jej sądach brakowało pomieszczeń, wykwalifikowanych pracowników, a także odpowiednich środków
technicznych. Te ostatnie otrzymano z landów zachodnich, a wśród nich
cegiełki tekstowe z programem SOLUM, które ułatwiły druk zawiadomień
dla stron i notariuszy oraz usprawniły proces pobierania opłat od wnioskodawców.
Zapotrzebowanie na pomieszczenia zaspokojono, adaptując odpowiednio poradzieckie koszary wojskowe. Posiłki kadrowe przybyły z Bawarii.
Co tydzień setki pracowników przywożono samolotami. Pracownicy ci
pomogli usunąć zaległości w wydziałach wieczystoksięgowych, a ponadto
wyszkolili miejscowych kandydatów do pracy.
Saksonia wprowadziła dwutorowy system kształcenia kandydatów na
urzędników wieczystoksięgowych, zwanych Rechtspflegerami.
Z jednej strony wykorzystano bezrobotnych po wyższych studiach,
których skierowano na trzymiesięczny kurs, a potem na krótką praktykę;
z drugiej strony, w ramach modelu docelowego, uruchomiono specjalne 3letnie studia dla kandydatów na Rechtspjlegerów.
Kandydat po szkole średniej, który chce w przyszłości pracować w
sądzie, musi dokonać wyboru już w momencie podjęcia studiów. Albo
zdecyduje się być sędzią i studiować prawo, albo postanowi być Rechtspflegerem i wybierze specjalne studia 3-letnie. Po ich ukończeniu absolwent nie ma już możliwości przejścia do zawodu sędziowskiego. W zamian
za to ograniczenie, każdy słuchacz 3-letniego studium ma zagwarantowane
miejsce pracy, na co nie mogą z kolei liczyć absolwenci prawa. Wymiar
sprawiedliwości natomiast nie musi obawiać się fluktuacji kadr, bo tak
wykształcony Rechtspjleger będzie z reguły pracował w swoim zawodzie
do emerytury.
Tymczasem w Polsce istnieje obawa, że referendarz, mający przecież
wyższe wykształcenie prawnicze, będzie tylko czyhał na możliwości zmiany
pracy poprzez dostanie się na aplikację sądową lub inną równorzędną.
Zarobki Rechtspjlegerów w Saksonii kształtują się na poziomie zbliżonym do połowy wynagrodzenia sędziego i oscylują wokół kwoty 2.000
DM. Średni personel pomocniczy zarabia natomiast 1.000-1.500 DM. Siatka
płac dla Rechtspjlegerów przewiduje możliwość awansu z grupy A-9 do
24
Doświadczenia Saksonii w zakresie tworzenia..
grup wyższych, ale nie wyżej niż do grupy A-13. To ostatnia jest jednocześnie najniższą grupą wynagrodzenia sędziowskiego.
Zmiany w prawie
Wspomniane wyżej 3 czynniki, a mianowicie: pomieszczenia, personel
i środki techniczne, pozwalały już usprawnić pracę, jednakże nie zmieniały
faktu, że księgi wieczyste były papierowe, a wpisem - podobnie jak w
Polsce - mógł być co najwyżej wydruk komputerowy, podpisany przez
sędziego. Powstanie tak zwanej elektronicznej księgi wieczystej umożliwiła dopiero ustawa związkowa z dnia 20 grudnia 1993 roku, zwana ustawą
przyspieszającą postępowanie rejestrowe (Registerverfahrenbeschleunigungsgesetz). Według niej, wpis może nastąpić przez wprowadzenie tekstu
do pamięci komputerowej, potwierdzone podpisem cyfrowym. Od tego momentu wydruk komputerowy jest już tylko wypisem lub odpisem, a samą
treść „księgi" stanowi pamięć komputera.
Oczywiście, całkowite przejście z księgi papierowej na elektroniczną
musi poprzedzić przeniesienie danych z jednej do drugiej. Ustawa przewiduje trzy dowolne sposoby migracji danych, a mianowicie: przepisywanie,
skanowanie i aktualizowanie. Wybór sposobu migracji należy do poszczególnych landów.
Zmiany w prawie nie tylko umożliwiły powstanie elektronicznej księgi
wieczystej, ale zmobilizowały poszczególne landy do wspólnych działań
organizacyjnych. Najpierw cztery landy zawarły porozumienie o wspólnej
realizacji i finansowaniu projektu zwanego SOLUM-STAR. Były to: Bawaria, Hamburg, Saksonia i Saksonia-Anhalt. Potem przyłączył się Berlin,
a ostatnio Nadrenia-Westfalia.
System SOLUM-STAR
W Saksonii przedsięwzięcie zorganizowano w ten sposób, że w Dreźnie powstała baza centralna dla całego landu, połączona on line z poszczególnymi wydziałami wieczystoksięgowymi. Oczywiście połączenia następują sukcesywnie. W systemie nie przewiduje się bazy lokalnej. Wpis
wprowadzony w wydziale wymaga potwierdzenia przez bazę centralną, co
następuje w ciągu około 10-20 minut. Natomiast wydruki można otrzymywać zarówno w siedzibie wydziału, jak i w siedzibie centrali. W przypadku
25
Bogusław Gruszczyński
pobierania wydruków w wydziale, nie jest wymagane potwierdzenie ich
przez centralę.
System SOLUM-STAR jest tak przygotowany, że po dokonaniu elektronicznego wpisu - w rozumieniu wspomnianej wyżej ustawy z dnia 20
grudnia 1993 roku - następuje automatyczny wydruk odpowiednich zawiadomień i określenie należnej opłaty. Saksończycy podkreślają, że zewnętrzne formy zapisu w księdze papierowej i wydruku z księgi elektronicznej
są jednakowe. Ma to duże znaczenie psychologiczne dla stron, które przyzwyczaiły się do określonej formy. Zaufanie do dokumentu i poczucie bezpieczeństwa obrotu prawnego jest wówczas większe. Aby zapewnić aktualność danych w urzędach geodezji i w wydziałach wieczystoksięgowych,
system umożliwia codzienną wymianę danych między obu urzędami, która
następuje o godz. 2000.
Akta księgi wieczystej pozostają w Saksonii w formie papierowej,
jednakże istnieje możliwość (zarówno prawna, jak i techniczna) przeniesienia ich na nośnik elektroniczny.
Dostęp interesantów do sieci może mieć formę konkretnego zapytania,
bądź też abonamentu, umożliwiającego wgląd on line. Urzędy państwowe
nie uiszczają opłat za dostęp, płacą natomiast urzędy komunalne, jak też
i pozostali zainteresowani, jak np. banki i notariusze. Opłata za jednorazowe wywołanie danej księgi wynosi 10 DM. Oprócz tego, w poszczególnych działach wieczystoksięgowych istnieją terminale dla publiczności, z
których można korzystać bezpłatnie. Wiąże się to jednak z koniecznością
oczekiwania w kolejce. W Saksonii prawo nie dopuszcza możliwości działania dealerów, którzy wykupywaliby dane, a następnie odsprzedawaliby
je dalej. Dostęp do informacji może uzyskać tylko ten, kto wykaże odpowiedni interes prawny.
Inną ciekawostką systemu SOLUM-STAR jest tzw. wykaz nie załatwionych wniosków. Dzięki niemu notariusz, który wykupił dostęp on line,
może zza własnego biurka sprawdzić, czyjego wniosek został już załatwiony, czy też nie. Ciekawostką techniczną jest natomiast fakt, że nowe wersje
oprogramowania przekazywane są siecią co ogranicza konieczność przemieszczania się informatyków.
Uruchomienie programu SOLUM-STAR wymagało uprzedniego pilotażu. W Saksonii odbywało się to lokalnie w jednym wydziale wieczystoksięgowym i trwało półtora roku. W pilotaż zaangażowano dwóch Rechts-
26
Doświadczenia Saksonii w zakresie tworzenia..
pflegerów i dwóch pracowników pomocniczych. Po zakończeniu testowania otrzymane wyniki sprawdzał drugi ośrodek pilotażowy. Potem dopiero
podłączono poszczególne wydziały do bazy centralnej. Na koniec 1997
roku, spośród 43 wydziałów wieczystoksięgowych, do bazy centralnej było
podłączonych 7 wydziałów. Dwa z nich prowadzi księgi wyłącznie w formie elektronicznej. W sumie w Saksonii jest około 1,4 min ksiąg wieczystych (w tej liczbie 210 tys. w formie elektronicznej). Obsługuje je 800
urzędników, z tego 280 to Rechtspflegerzy, a 520 personel pomocniczy. W
sumie zainstalowano około 600 terminali. Przyjęto, że ilość tę powinna
określić liczba Rechtspflegerów (280) pomnożona przez 2. Pozostałe około
40 sztuk stanowią terminale dla publiczności. W bazie centralnej pracuje
3 Rechtspflegerów i 4 informatyków.
Wdrażanie programu i koszty przedsięwzięcia
W chwili obecnej trwa migracja danych z ksiąg wieczystych papierowych na nośnik elektroniczny. Zakończenie tego procesu przewiduje się w
2002 roku. Do migracji zatrudniono 80 ludzi, w tym 40 Rechtspflegerów
z innych wydziałów (nie wieczystoksięgowych). W ramach wydziałów
wieczystoksięgowych „wygospodarowano" natomiast wyłącznie do tego
celu 20 pracowników pomocniczych. Ponadto zatrudniono 20 bezrobotnych opłacanych przez resort pracy.
Przenoszenie danych odbywa się kolejno według numerów ksiąg, okręg
po okręgu. Jedynie księgi mieszkaniowe zakładane są w formie elektronicznej poza kolejnością. Właściciele nieruchomości nie są zawiadamiani o
założeniu księgi elektronicznej, gdyż wydłużyłoby to znacznie proces
migracji. Księga papierowa zostaje zamknięta, a potem oddana do archiwum, chyba że istnieje duże zapotrzebowanie na informacje w niej zawarte.
Interesujące są koszty przedsięwzięcia i związane z nimi uzgodnienia
z firmą Siemens-Nixdorf. Firma ta nie wykonuje oprogramowania, lecz
zleciła je podwykonawcy - firmie Ixoss. Sam zakup sprzętu kosztował
Saksonię 11 min DM. Sprzęt ten musi być wymieniany co 5 lat. Roczne
jego utrzymanie i nadzór kosztuje 2 min DM. Według umowy, firma Siemens-Nixdorf wykłada pieniądza na projekt, a następnie zatrzymuje zysk
z dochodów, którym dzieli się z państwem. Podział zysku zależy od jego
bezwzględnej wysokości. Im wyższy zysk, tym większy procent otrzymuje
27
Bogusław Gruszczyński
państwo. Przy niskich zyskach państwo otrzymuje 30%, a firma 70%. Przy
wysokich zyskach proporcje te mogą być odwrócone.
Wspomniane wyżej informacje stanowią przykład jednego z kilku
możliwych modeli komputeryzowania ksiąg wieczystych. Specjaliści polscy zapoznali się także z doświadczeniami austriackimi i norweskimi. Wybór
odpowiedniego modelu - a może stworzenie własnego - spoczywa teraz
na Ministerstwie Sprawiedliwości. Miejmy nadzieję, że odpowiednie decyzje zapadną bez zbytniej zwłoki.
28