Pytania KONTRAHENT 1 I. Pytania dotyczące Szczegółowych

Pytania
KONTRAHENT 1
I. Pytania dotyczące Szczegółowych Warunków Przetargu
Proszę o wyjaśnienie rozbieżności w nazewnictwie przetargu, ponieważ w pkt. I
Warunków Przetargu wskazano, że ogłasza się przetarg pisemny ofertowy na najem
powierzchni wagonów metra, a natomiast pkt. III. 10 Warunków stanowi, że
składana jest oferta na wynajem powierzchni reklamowej w wagonach metra.
Punkt III. 10 Szczegółowych Warunków Przetargu oraz pkt I dotyczą tego samego zakresu,
stanowiąc przedmiot przetargu.
Proszę o wyjaśnienie warunków wynajmu infrastruktury na Stacji TechnicznoPostojowej Kabaty i w obiektach I i II Linii metra oraz wydzierżawienia włókna
światłowodowego, zadeklarowanego w pkt. I Warunków Przetargu. Powyższe
informacje są konieczne do rzetelnego przygotowania oferty w przetargu.
Metro Warszawskie zapewnia dostęp do pociągów znajdujących się na terenie
elektrowozowni Stacji Postojowej Kabaty oraz na torach odstawczych I i II linii metra, w
celu montażu, demontażu i prac serwisowych nośników reklamowych najemcy. Włókna
światłowodowe są ułożone w tunelach I i II linii metra i rozprowadzone do pomieszczeń
technicznych na stacjach. Mogą być wydzierżawione najemcy w oparciu o uzgodnione
przez strony zapotrzebowanie, jednakże w ilości nie większej niż 4 włókna biegnące
wzdłuż I i II linii metra.
Proszę o wyjaśnienie, czy wobec treści pkt. II l.c Warunków Przetargu,
stanowiącego, że elementem referencji musi być informacja jednoznacznie
określająca całkowitą wartość netto zlecenia lub kontraktu, do oferty można
dołączyć referencje podające jedynie minimalną wartość kontraktu. W uzupełnieniu
danego pytania, zwracam Państwa uwagę, że wymóg podania wartości kontraktu
może uniemożliwić uzyskanie wymaganej liczby referencji, ponieważ, część
kontrahentów oferenta, powołując się na tajemnicę przedsiębiorstwa, może odmówić
udzielenia referencji, co tym samym może uniemożliwić złożenie oferty w przetargu.
Metro Warszawskie Sp. z o.o. dopuszcza możliwość złożenia referencji podających
jedynie minimalną wartość kontraktu.
1
Proszę o wyjaśnienie, czy określona w pkt. II. 10 Warunków Przetargu, zasada
początkowego naliczania opłaty czynszowej dotyczy także opłaty za reklamy na
szybach oraz za reklamy napodłogowe.
Opłata czynszowa będzie naliczana od dnia fizycznego zajęcia tych powierzchni.
Proszę o wyjaśnienie, czy trzyletni okres obowiązywania umowy będzie liczony od
dnia protokolarnego odbioru montażu wszystkich systemów reklamowych.
Opłata czynszowa będzie naliczana od dnia podpisania protokołów montażu
poszczególnych podsystemów systemu reklamowego w pociągach metra przez Oferenta.
Umowa może być zawarta na okres trzech lub sześciu lat.
Proszę o wyjaśnienie, czy jeżeli przypadek zakupu nowych pociągów i tym samym
obowiązek zainstalowania przez oferenta dodatkowych nośników reklamowych
(zgodnie z pkt. III.5 Warunków Przetargu) nastąpią w trakcie obowiązywania
umowy, czy powyższa okoliczność ze względu na dodatkowe nakłady oferenta
spowoduje przedłużenie obowiązywania umowy.
Metro Warszawskie Sp. z o.o. z uwagi na poniesione udokumentowane przez Najemcę
nakłady w system reklamowy dopuszcza możliwość przedłużenia umowy, po uzyskaniu
zgody właściwych organów korporacyjnych.
Proszę o doprecyzowanie na jakich zasadach będzie ustalana opłata czynszowa w
przypadku zamontowania nośników reklamowych w nowych pociągach, jeżeli oferta
nie określa jednostkowej stawki czynszu za pojedynczy ekran LCD, a jedynie kwotę
czynszu na cały system.
Zgodnie z postanowieniami pkt III.5 Szczegółowych Warunków Przetargu, w przypadku
uruchomienia w czasie obowiązywania umowy najmu z Oferentem kolejnych stacji II Linii
metra, opłata za system informacyjno – reklamowy ESIR dla I i II linii zostanie
powiększona proporcjonalnie do wzrostu ilości stacji. Czynsz za system ESIR nie jest
zależny od ilości ekranów LCD. Opłata za miejsca pod nowe nośniki (poza systemem
ESIR) w przypadku zakupu nowych pociągów będzie naliczana na warunkach
analogicznych, jak w złożonej ofercie, tzn. zgodnie z zaoferowanym czynszem
jednostkowym za każde miejsce pod nowy nośnik. Strony zaktualizują wówczas Załącznik
nr 1 do Umowy – Wykaz taboru, ilości i rodzaju powierzchni pod montaż nośników
reklamowych.
Proszę o wyjaśnienie, czy wobec treści pkt. III. 10 Warunków Przetargu, istnieje
możliwość by zastrzec poufność informacji, która nie stanowi tajemnicy
przedsiębiorstwa oferenta, a tajemnicę przedsiębiorstwa kontrahenta oferenta, która
miałaby zostać ujawniona w składanych przez oferenta referencjach.
Tak, Metro Warszawskie Sp. z o.o. dopuszcza możliwość zastrzeżenia poufności informacji
w przypadku tajemnicy przedsiębiorstwa kontrahenta oferenta.
2
Proszę o doprecyzowanie treści pkt. IV. 3 Warunków Przetargu, tj. o wyjaśnienie w
jakim terminie Komisja Przetargowa skieruje do właściwych organów Metra
Warszawskiego Sp. z o. o. wniosek o zgodę na podpisanie umowy z oferentem.
Jeżeli zostaną spełnione wymagania określone w pkt IV Szczegółowych Warunków
Przetargu, Komisja Przetargowa niezwłocznie skieruje wniosek o zgodę na podpisanie
umowy z wybranym Oferentem.
II.
Pytania dotyczące wzoru umowy najmu:
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego w § 1 ust. 7 umowy najmu nie ma przewidzianego
mechanizmu zmniejszenia czynszu na wypadek okoliczności zmniejszenia ilości
wagonów, o czym stanowi zdanie pierwsze § 1 ust. 7 umowy najmu. W § 1 ust. 7
umowy został jedynie przewidziany obowiązek uiszczania powiększonej opłaty
czynszowej na wypadek zwiększenia liczby wagonów.
Zgodnie z postanowieniami pkt III.5 Szczegółowych Warunków Przetargu, w przypadku
uruchomienia w czasie obowiązywania umowy najmu z Oferentem kolejnych stacji II Linii
metra, opłata za system informacyjno – reklamowy ESIR dla I i II linii zostanie
powiększona proporcjonalnie do wzrostu ilości stacji. Czynsz za system ESIR nie jest
zależny od ilości ekranów LCD.
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego § 1 ust. 7 umowy najmu nie określa warunków
zamontowania nośników w nowych pociągach, w tym minimalny termin wykonania
montażu, oraz dlaczego nie przewiduje możliwości przedłużenia okresu
obowiązywania umowy w przypadku rozszerzenia działalności na nowe wagony, a
tym samym poniesienia przez oferenta nakładów, które pierwotnie nie były
wkalkulowane w ofertę.
Opłata za miejsca pod nowe nośniki (poza systemem ESIR) w przypadku zakupu nowych
pociągów będzie naliczana na warunkach analogicznych, jak w złożonej ofercie, tzn.
zgodnie z zaoferowanym czynszem jednostkowym za każde miejsce pod nowy nośnik.
Strony zaktualizują wówczas Załącznik nr 1 do Umowy – Wykaz taboru, ilości i rodzaju
powierzchni pod montaż nośników reklamowych. W czasie ogłoszenia niniejszego
przetargu Metro Warszawskie nie posiada nowego taboru. Warunki techniczne oraz
instalacja systemów reklamowych będą uzgadniane przez strony przed wprowadzeniem
taboru do eksploatacji. Z uwagi na poniesione, udokumentowane przez Najemcę nakłady
w system reklamowy Metro Warszawskie Sp. z o.o. dopuszcza możliwość przedłużenia
umowy, po uzyskaniu zgody właściwych organów korporacyjnych.
3
Proszę o wyjaśnienie, w jaki sposób zostanie ustalony początek obowiązywania
umowy (§ 3 umowy najmu).
Jeżeli zostaną spełnione wymagania określone w pkt IV Szczegółowych Warunków
Przetargu, Komisja Przetargowa niezwłocznie skieruje wniosek o zgodę na podpisanie
umowy z wybranym Oferentem.
Proszę o wyjaśnienie sprzeczności pomiędzy treścią § 4 ust. 5, a § 5 ust. 1 umowy
najmu w zakresie wymagalności opłaty czynszowej liczonej od protokołu montażu
poszczególnych podsystemów systemu reklamowego, ponieważ z montażu systemu
reklam napodłogowych oraz systemu reklam na szybach nie będą sporządzane
protokoły.
W przypadku reklam na podłogach i na oknach protokoły odbioru nie są wymagane,
jedynie atesty materiałów, z których zostały wykonane.
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego w § 5 ust. 1 umowy najmu nie został określony
termin podpisania protokołu montażu poszczególnych podsystemów systemu
reklamowego w pociągach. Bezpośrednią konsekwencją braku danego terminu jest
dowolność w ustaleniu wymagalności opłaty czynszowej.
Termin protokolarnego odbioru należy przyjąć jako maksymalnie 3 dni robocze, od daty
pisemnego zgłoszenia wykonanych i zakończonych prac przez Najemcę.
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego § 6 ust. 3 umowy najmu nie określa terminu zwrotu
kaucji złożonej w formie pieniężnej.
Warunki i termin zwrotu kaucji opisane są w § 6 załączonego wzoru umowy.
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego w § 7 ust. 2 umowy najmu, poza zobowiązaniem
Najemcy do terminowego wykonania naprawy usterki, jednocześnie nie ma
zobowiązania Wynajmującego do zapewnienia dostępu do danego nośnika, czyli
zobowiązania do podstawienia składu pociągu w celu umożliwienia Najemcy
wykonania naprawy. Proszę też o wyjaśnienie, czy podana w § 7 ust. 2 stawka kary
umownej za niedokonanie naprawy jest stawką zryczałtowaną czy dzienną.
Kara umowna podana w § 7 ust. 1 pkt 2 odnosi się do zdarzenia, natomiast dostęp do
wagonów jest określony w § 8 ust. 1 pkt 6.
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego w § 7 ust. 3 umowy najmu brak jest informacji w
jakiej formie Wynajmujący będzie przekazywał Najemcy powiadomienia o
konieczności usunięcia lub zmiany reklamy.
Jest to opisane w § 7 pkt 1 ppkt 2)umowy
4
Proszę o wyjaśnienie przedmiotu nadzoru pełnionego na rzecz Najemcy, o którym
mowa w § 11 ust. 1 umowy.
Przez nadzór rozumie się fizyczne uczestnictwo przedstawiciela Metra Warszawskiego
Sp. z o.o., konieczne do realizacji czynności serwisowych, konsultacyjnych lub innych,
wymaganych m.in. z uwagi na gwarancje taboru, czy przepisów porządkowych metra.
Proszę o doprecyzowanie katalogu przypadków naruszenia przez Najemcę istotnych
postanowień umowy (§ 14 umowy), gdyż w przeciwnym razie Wynajmujący
otrzyma faktyczne nieograniczone prawo do wypowiedzenia umowy najmu,
zawartej na czas określony, co dodatkowo może powodować sprzeczność zapisu
umowy z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego.
Wynajmujący pozostawia postanowienia §14 bez zmian.
III. Pytania dotyczące formularza ofertowego:
Proszę o wyjaśnienie jaki jest przedmiotowy zakres obowiązku przesyłania
zestawienia sprzedaży do każdego 5 dnia miesiąca, o którym mowa w pkt. 6.3
formularza ofertowego, ponieważ z aktualnego brzmienia tego punktu nie wynika
jakich nośników zestawienie ma dotyczyć. Ponadto proszę o potwierdzenie, czy dane
zestawienie ma obejmować wyłącznie liczbę umieszczonych reklam.
Zestawienia sprzedaży powinny zawierać liczbę zajętych okien, liczbę zajętych tablic
małoformatowych oraz liczbę zajętych reklam napodłogowych.
Proszę o wyjaśnienie, na jakich zasadach Kontrahent 1 ma przedstawić
dokumentację projektową, o której mowa w pkt. 8.1 formularza ofertowego.
Wyjaśniam, że Kontrahent 1 jest podmiotem obecnie wykorzystującym system
reklamowy w pociągach metra i w związku z powyższym całość dokumentacji
technicznej została już zaakceptowana przez służby techniczne metra, które
ponadto posiadają oryginały tejże dokumentacji. Czy zatem wobec powyższych
okoliczności, wystarczające będzie dołączenie przez Kontrahenta 1 do oferty
potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii zaakceptowanej już przez
Państwa dokumentacji.
Tak, Metro Warszawskie akceptuje złożenie przez Kontrahenta 1 potwierdzonej za
zgodność z oryginałem kserokopii dokumentacji.
Proszę o wyjaśnienie, jaki zakres czynności faktycznych i prawnych obejmuje
żądane przez Metro Warszawskie Sp. z o.o. upoważnienie do przeprowadzenia
badania mającego na celu sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłożonych
informacji, o którym mowa w pkt. 9 formularza oferty?
W przypadku uzyskania informacji sprzecznych z informacjami zawartymi w
5
oświadczeniach i przedłożonych dokumentach Metro Warszawskie Sp. z o.o. wezwie
Oferenta do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, zastrzegając
sobie prawo ich sprawdzenia także przez podmioty zewnętrzne.
IV. Pytania dotyczące załącznika nr 1 do umowy Wykaz taboru:
Proszę o wyjaśnienie czy w przypadku rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym
liczby tablic reklamowych (tablice małoformatowe) zamontowanych w konkretnych
typach pociągów, a ilościami tablic wskazanymi w wykazie (stanowiącym załącznik nr
1 do wzór umowy najmu) oznacza obowiązek demontażu nośników do ilości
wskazanych w załączniku?
Nie oznacza to obowiązku demontażu do ilości wskazanych w Załączniku nr 1 do umowy Wykaz taboru, ilości i rodzaju powierzchni pod montaż nośników reklamowych.
KONTRAHENT 2
I. Pytania dotyczące Szczegółowych Warunków Przetargu:
Wobec treści pkt. II l.c Szczegółowych Warunków Przetargu (stanowiącego, że
elementem koniecznym referencji musi być informacja określająca całkowitą wartość
netto zlecenia lub kontraktu), proszę o wyjaśnienie, czy w Załączniku nr 1 i w
referencjach można podać jedynie minimalną wartość zlecenia lub kontraktu. Pytanie
jest podyktowane faktem, że część kontrahentów, powołując się na tajemnicę
przedsiębiorstwa, może odmówić udzielenia referencji wskazujących dokładną wartość
realizowanych zleceń lub kontraktów, a to w konsekwencji może uniemożliwić złożenie
prawidłowej i kompletnej oferty.
Metro Warszawskie Sp. z o.o. dopuszcza możliwość złożenia referencji podających jedynie
minimalną wartość kontraktu.
W jakiej formie należy przedstawić dokumentację projektową, o której mowa w pkt.
III.2.a Szczegółowych Warunków Przetargu?
Dokumentację projektową należy dołączyć w formie papierowej, która zawierać będzie część
opisową przyjętych założeń i rozwiązań technicznych wraz z rysunkami przyjętych koncepcji.
Czy okres obowiązywania umowy najmu będzie liczony od dnia protokolarnego odbioru
montażu wszystkich systemów reklamowych, czy też od momentu zawarcia umowy?
Okres obowiązywania umowy najmu będzie liczony od dnia jej podpisania.
6
Czy w przypadku wygrania postępowania, istnieje możliwość odkupu od obecnego
operatora tablic małoformatowych i ekranów LCD, i kontynuowania działalności na
obecnie zamontowanych tablicach i istniejącym systemie informacyjno reklamowym czy
też Metro warszawskie wymaga wymiany obecnego systemu?
Metro Warszawskie Sp. z o.o. dopuszcza kontynuację działalności reklamowej w wagonach
metra z wykorzystaniem istniejących nośników. Metro Warszawskie Sp. z o.o. nie posiada
własnych nośników reklamowych w wagonach. Właścicielem zainstalowanych obecnie w
wagonach nośników jest firma AMS S.A., z którą wygrywający przetarg Oferent może ustalić
ewentualną ich sprzedaż lub inną formę dysponowania.
W nawiązaniu do treści pkt. II. 10 Szczegółowych Warunków Przetargu, proszę o
wyjaśnienie, od kiedy rozpocznie się naliczanie opłaty czynszowej w przypadku
przedłużania się procedury montażu tablic małoformatowych i ekranów LCD?
Opłata czynszowa będzie naliczana od dnia podpisania protokołów montażu poszczególnych
podsystemów systemu reklamowego w pociągach metra przez Oferenta.
Czy jeżeli okoliczność zakupu nowych pociągów i tym samym obowiązek zainstalowania
przez Najemcę dodatkowych nośników reklamowych (zgodnie z pkt. III.5
Szczegółowych Warunków Przetargu) nastąpi w trakcie obowiązywania umowy, to czy
Wynajmujący ze względu na dodatkowe nakłady oferenta dopuszcza możliwość
przedłużenia obowiązywania umowy?
Metro Warszawskie Sp. z o.o. z uwagi na poniesione udokumentowane przez Najemcę nakłady
w system reklamowy dopuszcza możliwość przedłużenia umowy, po uzyskaniu zgody
właściwych organów korporacyjnych.
Na jakich zasadach będzie ustalana opłata czynszowa w przypadku zamontowania
nośników reklamowych w nowych wagonach, jeżeli oferta nie określa jednostkowej
stawki czynszu za pojedynczy ekran LCD, a jedynie kwotę czynszu na cały system.
Ponadto proszę o doprecyzowanie, na jakich zasadach ustalana będzie liczba nośników
reklamowych (ramek oraz ekranów LCD) przewidziana do zamontowania w nowych
pociągach oraz w jaki sposób i kto będzie decydował o miejscu instalacji tychże
nośników reklamowych.
Zgodnie z postanowieniami pkt III.5 Szczegółowych Warunków Przetargu, w przypadku
uruchomienia w czasie obowiązywania umowy najmu z Oferentem kolejnych stacji II Linii
metra, opłata za system informacyjno – reklamowy ESIR dla I i II linii zostanie powiększona
proporcjonalnie do wzrostu ilości stacji. Czynsz za system ESIR nie jest zależny od ilości
ekranów LCD. Opłata za miejsca pod nowe nośniki (poza systemem ESIR) w przypadku
zakupu nowych pociągów będzie naliczana na warunkach analogicznych, jak w złożonej
ofercie, tzn. zgodnie z zaoferowanym czynszem jednostkowym za każde miejsce pod nowy
nośnik. Strony zaktualizują wówczas Załącznik nr 1 do Umowy – Wykaz taboru, ilości i
7
rodzaju powierzchni pod montaż nośników reklamowych.
Proszę o doprecyzowanie treści pkt. IV. 3 Szczegółowych Warunków Przetargu, tj. o
wyjaśnienie, w jakim terminie Komisja Przetargowa skieruje do właściwych organów
Metra Warszawskiego Sp. z o. o. wniosek o zgodę na podpisanie umowy z oferentem.
Jeżeli zostaną spełnione wymagania określone w pkt IV Szczegółowych Warunków Przetargu,
Komisja Przetargowa niezwłocznie skieruje wniosek o zgodę na podpisanie umowy z
wybranym Oferentem.
II. Pytania dotyczące wzoru umowy najmu:
Dlaczego postanowienia umowy najmu nie przewidują mechanizmu zmniejszenia
czynszu za system informacyjno reklamowy ES IR na wypadek okoliczności
zmniejszenia ilości wagonów, o czym stanowi zdanie pierwsze § 1 ust. 7 umowy najmu.
W § 1 ust. 7 umowy został przewidziany jedynie obowiązek demontażu nośników z
wagonów wycofanych z eksploatacji, bez jednoczesnego obniżenia czynszu.
Opłata za system ESIR nie jest uzależniona od ilości zainstalowanych ekranów LCD, lecz jest
opłatą zryczałtowaną za cały system.
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego w § 5 ust. 1 umowy najmu nie został określony termin
podpisania protokołu montażu poszczególnych podsystemów systemu reklamowego w
pociągach. Bezpośrednią konsekwencją braku danego terminu jest dowolność w
ustaleniu wymagalności opłaty czynszowej.
Termin protokolarnego odbioru należy przyjąć jako maksymalnie 3 dni robocze, od daty
pisemnego zgłoszenia wykonanych i zakończonych prac przez Najemcę.
Proszę o wyjaśnienie, w jakim terminie po zakończeniu umowy zostanie zwrócona
kaucja pieniężna zabezpieczająca należyte wykonanie umowy?
Warunki i termin zwrotu kaucji opisane są w § 6 załączonego wzoru umowy.
Proszę o wyjaśnienie, dlaczego w § 7 ust. 2 umowy najmu, poza zobowiązaniem Najemcy
do terminowego wykonania naprawy usterki, jednocześnie nie ma zobowiązania
Wynajmującego do zapewnienia dostępu do danego nośnika, czyli zobowiązania do
podstawienia składu pociągu w celu umożliwienia Najemcy wykonania naprawy. Proszę
też o wyjaśnienie, czy podana w § 7 ust. 2 umowy stawka kary umownej za niedokonanie
naprawy jest stawką zryczałtowaną czy dzienną.
Kara umowna podana w § 7 ust. 1 pkt 2 odnosi się do zdarzenia, natomiast dostęp do
wagonów jest określony w § 8 ust. 1 pkt 6.
8
Proszę o doprecyzowanie katalogu przypadków naruszenia przez Najemcę istotnych
postanowień umowy (§ 14 umowy najmu), gdyż w przeciwnym razie Wynajmujący
otrzyma faktyczne nieograniczone prawo do wypowiedzenia umowy najmu, zawartej na
czas określony, co dodatkowo może powodować sprzeczność zapisu umowy z art. 673 § 3
Kodeksu cywilnego.
Wynajmujący pozostawia postanowienia §14 bez zmian.
III.
Pytania dotyczące formularza oferty:
Proszę o wyjaśnienie, jaki jest przedmiotowy zakres obowiązku przesyłania zestawienia
sprzedaży do każdego 5 dnia miesiąca, o którym mowa w pkt. 6.3 formularza
ofertowego, ponieważ z aktualnego brzmienia tego punktu nie wynika jakich nośników
zestawienie ma dotyczyć. Ponadto proszę o potwierdzenie, czy dane zestawienie ma
obejmować wyłącznie liczbę umieszczonych reklam.
Zestawienia sprzedaży powinny zawierać liczbę zajętych okien, liczbę zajętych tablic
małoformatowych oraz liczbę zajętych reklam napodłogowych.
Proszę o wyjaśnienie, jaki zakres czynności faktycznych i prawnych obejmuje żądane
przez Metro Warszawskie Sp. z o.o. upoważnienie do przeprowadzenia badania
mającego na celu sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji, o
którym mowa w pkt. 9 formularza oferty?
W przypadku uzyskania informacji sprzecznych z informacjami zawartymi w oświadczeniach
i przedłożonych dokumentach Metro Warszawskie Sp. z o.o. wezwie Oferenta do złożenia
wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, zastrzegając sobie prawo ich
sprawdzenia także przez podmioty zewnętrzne.
9