Fortis Securities Polska SA wprowadza System

Case Study
Fortis Securities Polska SA wprowadza
System Zarządzania Portfelem Klienta
PROJEKT
W związku z dynamicznym rozwojem Fortis Securities
Polska SA spółka stanęła przed koniecznością przygotowania rozwiązań umożliwiających sprawną i szybką obsługę
rosnącej ilości powierzonych środków. Szybki przyrost liczby klientów sprawił, że Spółka zdecydowała się na opracowanie systemu wspomagającego obsługę rachunków.
Przygotowanie systemu realizującego wyznaczone cele
powierzono firmie Talex SA.
WDRO¯ENIE
Fortis Securities Polska S.A., działający od 1992 roku, jest
przedstawicielem Grupy FORTIS w Polsce w zakresie
zarządzania aktywami na zlecenie klientów.
Działalność Spółki obejmuje:
• zarządzanie cudzym pakietem papierów wartościowych
na zlecenie
• przyjmowanie zleceń nabywania lub umarzania jednostek funduszy inwestycyjnych
• obrót akcjami i obligacjami nie dopuszczonymi do
publicznego obrotu
Firma Talex przygotowała projekt systemu umożliwiającego automatyzację obsługi portfeli klientów. Specyfika prowadzenia funduszu typu Asset Menagement wymaga aby
portfel prowadzony był dla każdego klienta indywidualnie.
Powoduje to, ze dla każdego portfela oddzielnie, ewidencjonowane muszą być wszystkie operacje gotówkowe oraz
transakcje na papierach wartościowych. Przy dużej liczbie
klientów ilość księgowanych codziennie dokumentów do
systemu sięga kilku tysięcy.
Projekt systemu zakładał usprawnienie przepływu
informacji pomiędzy Fortis Securities, a innymi podmiotami rynku kapitałowego, z którymi fundusz współpracuje,
np. biurami maklerskimi, bankami obsługującymi konta gotówkowe klientów. Informacje o zawieranych transakcjach, oraz dokonywanych operacjach gotówkowych
wczytywane są do systemu SZPK z plików dostarczanych
przez wspomniane instytucje. Także informacje zwrotne z
systemu wysyłane są droga elektroniczną. System tworzy
plik zawierający przelewy, który jest następnie przesyłany do banku i tam importowany do systemu bankowego.
Ponadto, aby zapewnić w systemie pewność poprawności
przetwarzanych automatycznie danych, zastosowana została podwójna kontrola danych. Po pierwsze wprowadzona
została zasada podwójnego zapisu. Oddzielnie prowadzone
są stany portfeli a oddzielnie zestawienie wszystkich księgowań. Po drugie wprowadzone został mechanizmy porównywania stanów portfeli ze stanami ewidencjonowanymi w
biurze maklerskim na rachunkach inwestycynych klientów.
Systemu Zarządzania Portfelem Klienta umożliwił
• prowadzenie kartoteki klientów;
• prowadzenie kartoteki umów;
• prowadzenie stanu wartościowego portfela klienta;
• prowadzenie stanu ilościowego portfela klienta (ilość
papierów wartościowych na stanie portfela klienta);
• księgowanie operacji gotówkowych, oraz transakcji
papierami wartościowymi na portfelu klienta;
• automatyczne naliczanie należnej prowizji za prowadzenie rachunków inwestycyjnych;
• wystawianie faktur oraz tworzenie rejestru VAT;
• generowanie raportów oraz zestawień.
Architektura
Aplikacja SZPK została napisana z wykorzystaniem języka
Visual Basic. Jako baza danych zastosowany został serwer
bazy danych SAP DB 7.4. System opiera się na architekturze
klient-serwer. Na jednostce centralnej zainstalowana jest
baza danych, natomiast aplikacja instalowana jest na komputerach klientów. Rozwiązanie takie jest wystarczające, ze
względu na małą liczbę użytkowników. Instalacja aplikacji
na komputerach klientów powoduje, ze obciążenie systemu
przenosi się z serwera na komputery klienta. Dzięki temu
można było zastosować serwer o mniejszych wymaganiach,
a istniejące zasoby serwera wykorzystywane są w całości na
obsługę bazy danych.
Dla bezpieczeństwa danych oraz zapewnienia ciągłości pracy cały system zainstalowany jest także na serwerze zapasowym. W każdej chwili może nastąpić przełączenie pracy na serwer zapasowy. Baza danych na tym
serwerze jest odtwarzana raz dziennie w porze nocnej. Proces tworzenia kopii na serwerze zapasowym tworzony jest
automatycznie.
Raporty
W systemie zostały zastosowane dwa rozwiązania do tworzenia raportów:
• pierwszym z nich jest zastosowanie silnika Crystal
Reports. Za pomocą niego wykonane zostały złożone
graficznie raporty, takie jak np. wydruk faktury. Silnik
Crystal Reports wmontowany został w aplikację SZPK.
Użytkownik tworzy raport z poziomu aplikacji. Raport
tworzony jest w oparciu o predefiniowany szablon;
• drugim rozwiązaniem jest wykorzystanie mechanizmu
korespondencji seryjnej programu MS Word. Mechanizm ten poszerzony został przez Talex o dynamiczne dodawanie kolejnych pól formularza w dokumencie
Word przy danych typu tabelarycznego. Przy pomocy
tego mechanizmu każdego miesiąca możliwe jest tworzenie kilku tysięcy raportów z wyceną portfeli klientów, wysyłanych następnie do klientów.
KORZYŒCI
Przygotowanie aplikacji na zamówienie pozwoliło stworzyć system w pełni odpowiadający stawianym mu wymaganiom. Wdrożenie SZPK pozwoliło na:
• zmniejszenie pracochłonności prowadzenia rachunków
klientów. Dotychczas wszystkie księgowania operacji
oraz transakcji dokonywane były ręcznie. Ze względu
na to, że środki pieniężne klientów deponowane są w
banku, a transakcje na papierach wartościowych realizowane są w biurze maklerskim każdego dnia dokonywane jest kilka tysięcy przelewów pomiędzy tymi
instytucjami. Łącznie z przelewami na lokaty bankowe
i innymi opłatami za prowadzenie rachunku, każdego
dnia księgowane jest w systemie od kilku, do kilkunastu tysięcy operacji oraz transakcji.
• skrócenie czasu wystawiania faktur oraz pobierania
prowizji. Dotychczas pobranie prowizji oraz wystawianie faktur dokonywane było pod koniec następnego
miesiąca. W tej chwili, dzięki zmniejszeniu czasochłonności obsługi portfeli klientów oraz automatyzacji
wystawiania faktur i naliczania prowizji, operacje te
dokonywane są do siódmego dnia miesiąca.
• skrócenie czasu wysyłki raportów ze stanem portfela na
koniec miesiąca do klientów. Dotychczas raporty wysyłane były pod koniec następnego miesiąca. Pracochłonność ich tworzenia i wysyłki zajmowała kilku osobom
kilka dni. W tej chwili raporty tworzone są w pierwszej
dekadzie następnego miesiąca, a pracochłonność ich
utworzenia i wysłania zmniejszyła się kilkukrotnie.
• zwiększenie pewności danych. Do tej pory korzystano
z arkuszy MS EXCEL. Każda umowa prowadzona była
w oddzielnym pliku. Dawało to liczbę kilku tysięcy plików. Ewentualne sprawdzenia lub poprawki błędów
konieczne były w każdym z arkuszy.
• dostęp do szerszego zakresu informacji. W systemie
utworzony został szereg raportów informacyjnych oraz
kontrolnych. Dzięki nim można kontrolować poprawność danych, a także dokonywać przekrojowej analizy
prowadzonej działalności.
• dostęp do informacji przez wszystkich uprawnionych
pracowników. Dotychczas do plików MS EXCEL
dostęp miało tylko kilka osób. Po zainstalowaniu aplikacji każdy użytkownik ma dostęp do danych wg założonego schematu uprawnień.
Informacje o Talex SA
Talex SA jest integratorem zaawansowanych technologii informatycznych. Działamy na rynku instytucji finansowych, banków, dużych i średnich przedsiębiorstw świadcząc kompleksowe usługi w zakresie integracji
systemów, masowych wdrożeń sprzętu komputerowego, realizacji projektów informatycznych. Oferujemy
ponadto usługi outsourcingu IT w oparciu o własne, nowoczesne Centrum Przetwarzania Danych (Data
Center).
Talex SA
ul. Karpia 27 d
61-619 Poznañ
tel. (61) 827 55 00
fax (61) 827 55 99
dzia³ handlowy
[email protected]
www.talex.pl
[email protected]