Komitet Organizacyjny IV Konferencji Sekcji Wad Zastawkowych

Komitet Organizacyjny IV Konferencji Sekcji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego ogłasza zapytanie ofertowe na organizację
Konferencji Sekcji.
Organizator:
Sekcja Wad Zastawkowych Serca
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Komitet Organizacyjny Konferencji
Dr n. med. Monika Komar
Lek. med. Małgorzata Miłkowska
Prof. dr hab. n. med. Edyta Płońska-Gościniak
Dr n. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk
Dr n. med. Beata Zaborska
Prof. dr hab. n. med. Zbigniew Gąsior
Prof. nadzw. dr med. Tomasz Kukulski
Dr n. med. Piotr Pysz
Prof. nadzw. dr. med. Piotr Szymański (przewodniczący)
Szanowni Państwo,
Komitet Organizacyjny IV Konferencji Sekcji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego chciałby powierzyć organizację konferencji profesjonalnej firmie z dużym
doświadczeniem organizacyjnym.
Przedmiotem zapytania jest zatem organizacja IV Konferencji Naukowej Sekcji Wad Zastawowych
Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, która odbędzie się w Warszawie w maju 2015 roku.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji należeć będzie:
1. Wynajem przestrzeni na miejsce obrad i wystawę firm sponsorujących
2. Współpraca z firmami sponsorującymi, wsparcie w pozyskiwaniu środków finansowych na
organizację konferencji
3. Aranżacja wnętrza obiektu dla potrzeb Konferencji
4. Zapewnienie obsługi technicznej sali wykładowej i całego obiektu
5. Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników
6. Przygotowanie sal i wystawy firm sponsorujących oraz korespondencja techniczna z firmami i
zapewnienie pomocy wystawcom w czasie przygotowywania stoisk wystawienniczych
7. Nagłośnienie informacji o Konferencji (strona internetowa, czasopisma medyczne, media)
8. Przygotowanie, druk i rozesłanie komunikatów oraz zaproszeń na konferencję wraz z
formularzami rejestracyjnymi
9. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną
10. Obsługa recepcji z wydawaniem identyfikatorów i materiałów kongresowych oraz
wystawianie faktur uczestnikom kongresu.
11. Zorganizowanie zakwaterowania wraz z wyżywieniem dla zaproszonych gości konferencji, ok.
20-30 osób
12. Przygotowanie materiałów konferencyjnych
13. Rezerwacja i zakup biletów kolejowych dla zaproszonych gości (ok. 20-30 osób)
14. Zapewnienie transportu (na terenie miasta) dla gości konferencji (ok. 20-30 osób)
15. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi gośćmi, wykładowcami i
uczestnikami
16. Przygotowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji
17. Przygotowanie i wydanie materiałów kongresowych, w tym programu Konferencji
18. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji
z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Informacje ogólne
1. Konferencja zaplanowana jest w maju 2015 r. w Warszawie.
2. Przewidywana liczba uczestników: 200 osób.
3. Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Wad Zastawkowych
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub
jej części, nieprzyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
4. Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu
stron.
5. Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Sekcji
Wad Zastawkowych Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego ani w stosunku do Polskiego
Towarzystwa Kardiologicznego.
Informacje szczegółowe
1. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
o Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta, aktualny odpis z właściwego
rejestru, lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli
odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawiony nie
wcześniej niż sześć miesięcy przed złożeniem oferty, datę sporządzenia oferty,
wskazanie i podpis osoby umocowanej do reprezentowania Oferenta. Umocowanie
do reprezentowania oferenta musi wynikać z załączonego do oferty dokumentu. Za
osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione
do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze lub w stosownym
pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty. Szczegółowe określenie
przedmiotu oferty, wskazanie terminu obowiązywania oferty, określenie warunków
finansowych realizacji przedmiotu oferty.
o oświadczenie oferenta o znajomości warunków uczestnictwa w Zapytaniu
Ofertowym i nie zgłaszaniu w stosunku do Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego,
ani Sekcji Wad Zastawkowych PTK żadnych roszczeń związanych z Zapytaniem
Ofertowym oraz złożoną ofertą, w tym związanych z niewybraniem oferty oferenta
lub niewybraniem żadnej oferty, a także związanych z unieważnieniem Zapytania
Ofertowego,
o Oświadczenie o braku konfliktu interesów pomiędzy Firmą, jej przedstawicielami
prawnymi oraz osobami reprezentującymi komitet organizacyjny Konferencji także
biorącymi w niej udział.
o Koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek
posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w
zakresie objętym ofertą.
o Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty
(umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
o Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS
potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na
ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem
terminu składania ofert.
o Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego
ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
2. Każdy oferent może złożyć jedną ofertę.
3. Oferta złożona po terminie bądź z brakami formalnymi nie będzie uwzględniana. W
szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy oferta zawiera drobne braki oferent może
zostać wezwany do uzupełnienia tych braków w wyznaczonym terminie.
4. Środki finansowe na przeprowadzenie Konferencji pozyskiwane od Sponsorów przez Komitet
Organizacyjny Konferencji oraz Organizatora Konferencji na przeprowadzenie Konferencji
będą gromadzone na dedykowanym koncie PTK.
5. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu Konferencji
z Działem Finansowo-Księgowym PTK leży po stronie Organizatora konferencji.
6. Rozliczenie środków finansowych Konferencji zostanie dokonane przez Dział FinansowoKsięgowy PTK.
7. Wypłata honorarium Organizatorowi nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez
Komitet Organizacyjny Konferencji oraz Zarząd PTK.
Wybór najlepszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria:



Cena
Ryzyko finansowe dla Sekcji Wad Zastawkowych
Doświadczenie, w tym w realizacji projektów we współpracy z Sekcją Wad Zastawkowych
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Harmonogram:
Termin składania ofert w formie pisemnej: 31 XII 2014 r.
Otwarcie ofert: 8 I 2015 r.
Rozstrzygnięcie i podpisanie umowy: do 16 I 2015 r.
Oferty należy przesłać w terminie do dnia 31 XII 2014 r. na adres:
Dr Małgorzata Miłkowska
Klinika Wad Nabytych Serca Instytutu Kardiologii w Warszawie
ul Alpejska 42
04-314 Warszawa
Informacje:
Piotr Szymański
tel.: +48 725 993 886
e-mail: [email protected]