Polskie Towarzystwo Kardiologiczne, Polskie Towarzystwo

Szanowni Państwo,
Sekcja Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego organizuje:
„XIII Konferencję Sekcji Kardiologii Dziecięcej Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego”.
Termin konferencji: 13-14 czerwca 2014r.
Miejsce konferencji : Gdańsk
Przewidywana liczba uczestników: ok 180-200 osób
Organizację konferencji Sekcja Kardiologii Dziecięcej PTK pragnie powierzyć
profesjonalnej firmie z dużym doświadczeniem.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie konferencji należeć będzie:
Zadanie 1:
1. Wynajem na rzecz Sekcji PTK przestrzeni i sal na miejsce obrad i wystawę firm
2. Aranżacja obiektu i sali wykładowej dla potrzeb konferencji Zapewnienie obsługi
technicznej sali wykładowej.
3. Pomoc w przygotowaniu wystawy firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt
medyczny oraz korespondencja techniczna z firmami i zapewnienie pomocy
wystawcom w czasie przygotowania stoisk wystawienniczych
4. Zakup i spakowanie toreb z materiałami.
Zadanie 2:
1. Rejestracja uczestników drogą elektroniczną i w czasie konferencji , z możliwością
dokonywania płatności kartą płatniczą, obsługa recepcji z wydawaniem
identyfikatorów i materiałów kongresowych.
2. Gromadzenie na specjalnie do tego celu utworzonym subkoncie opłat zjazdowych
wpłacanych przez uczestników konferencji lub inne podmioty działające w ich imieniu,
ich księgowanie oraz wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych celem
potwierdzenia wpływu ww. opłat zjazdowych. (wpisowe „FEE” 450 zł, opłata
ulgowa dla studentów, pielęgniarek, techników 250 zł, wykładowcy i grupa VIPów ok 30 osób zwolniona z opłaty zjazdowej) )
3. Zorganizowanie zakwaterowania (noclegi uczestnicy opłacają dodatkowo) wraz z
wyżywieniem dla uczestników konferencji (1 lunch, 3 przerwy kawowe - kawa ,
herbata, kruche ciasteczka), w tym rezerwacja hotelu dla wykładowców i
zaproszonych Gości konferencji (do 30 osób)
4. Zorganizowanie kolacji dla wykładowców i zaproszonych Gości konferencji w dniu
12.06.2014r
5. Zorganizowanie spotkania towarzyskiego dla uczestników konferencji w dniu
13.06.2014 i przygotowanie oprawy artystycznej.
Zadanie 3:
1. Zapewnienie informacji oraz korespondencji z zaproszonymi Gośćmi, wykładowcami
i prezentującymi prace naukowe
2. Przygotowanie i prowadzenie strony www konferencji (uruchomienie w pierwszej
wersji w ciągu miesiąca od podpisania umowy)
3. Szeroka informacja o konferencji (media, strona internetowa, czasopisma medyczne)
4. Przygotowanie i wydruk materiałów konferencyjnych, w tym programu konferencji
5. Ubezpieczenie konferencji.
6. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu
konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Oferty w wersji papierowej, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta,
należy składać w terminie do 02.01.2014 r. na adres:
Klinika Kardiologii Dziecięcej i Wad Wrodzonych Serca
Gdański Uniwersytet Medyczny ul.Dębinki 7
80-211 Gdańsk
Tel: 58 349 28 70 fax: 58 349 28 95
e-mail sekretariat: [email protected]
Osoba do kontaktu:
Dr hab.n.med. Joanna Kwiatkowska
e-mail: [email protected]
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych dokonań
w zakresie organizowania podobnych konferencji.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych w przypadku
podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny oferenta
(aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności
gospodarczej).
2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty (umowy)
posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
3. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS
potwierdzające, że
oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na
ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu
składania ofert.
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony w umowie zawartej
z Sekcją PTK.
 Zespołowi negocjacyjnemu, działającemu w imieniu Zarządu Sekcji Kardiologii Dziecięcej
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego, przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub
jej części, nie przyjęcia oferty bez podania przyczyn, a także prowadzenia negocjacji.
 Umowę uważa się za zawartą po podpisaniu jej przez uprawnionych przedstawicieli obu
stron.
 Z tytułu nie przyjęcia oferty oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do
Sekcji Kardiologii Dziecięcej PTK ani w stosunku do Polskiego Towarzystwa
Kardiologicznego.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66-71 kodeksu cywilnego.
W imieniu Zarządu Sekcji Kardiologii Dziecięcej PTK
Przewodnicząca: prof. Bożena Werner