Zaproszenie do składania ofert

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
VI OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA
SEKCJI WAD ZASTAWKOWYCH SERCA
POLSKIEGO TOWARZYSTWA KARDIOLOGICZNEGO
data:
22 kwietnia 2017 r. (sobota)
miejsce:
Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II
ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków
Organizator:
Sekcja Wad Zastawkowych Serca
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Komitet Organizacyjny:
Dr hab. n. med. Monika Komar
Prof. dr hab. n. med. Piotr Podolec
Dr hab. n. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk
Dr n. med. Bartosz Sobień
Biuro konferencji:
Klinika Chorób Serca i Naczyń
Instytut Kardiologii, Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum
w Krakowskim Szpitalu Specjalistycznym im. Jana Pawła II
31-202 Kraków, ul. Prądnicka 80
tel.: 12 614 33 99, fax: 12 614 33 32, e-mail: [email protected]
1
Szanowni Państwo,
Jako Komitet Organizacyjny VI Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Wad Zastawkowych
Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego („Konferencja”), zamierzamy powierzyć
organizację ww. konferencji profesjonalnej firmie z odpowiednim doświadczeniem
w organizacji podobnych wydarzeń.
Do głównych zadań firmy odpowiedzialnej za zorganizowanie Konferencji („Wykonawca”) _
należeć będzie:
1. Nagłośnienie informacji o Konferencji (strona internetowa, fachowe czasopisma
medyczne, media);
2. Przygotowanie, druk i rozesłanie komunikatów oraz zaproszeń na konferencję wraz
z formularzami rejestracyjnymi;
3. Przygotowanie obiektu, sali wykładowej dla ok. 400 osób z całkowitą obsługą
multimedialną oraz powierzchni wystawowej dla firm z możliwością ustawienia
zróżnicowanych stoisk wystawienniczych;
4. Przygotowanie drugiej sali wykładowej dla ok. 150 osób z całkowitą obsługą
multimedialną oraz powierzchni wystawowej dla firm z możliwością ustawienia
zróżnicowanych stoisk wystawienniczych na potrzeby przygotowania i organizacji
warsztatów echokardiograficznych dla uczestników ww. Konferencji;
5. Zorganizowanie zakwaterowania oraz kolacji dla ok. 30 VIP-ów PTK - Członkowie
Zarządu Głównego, Przewodniczący Sekcji, wybitni Eksperci;
6. Zorganizowanie profesjonalnej recepcji Konferencji w miejscu jej odbywania;
7. Rejestracja uczestników Konferencji;
8. Przygotowanie do druku oraz wydrukowanie programu Konferencji, zaprojektowanie
i wykonanie imiennych identyfikatorów dla uczestników Konferencji, zaprojektowanie
i wykonanie imiennych certyfikatów dla uczestników Konferencji;
9. Zapewnienie profesjonalnej obsługi technicznej sesji, które odbędą się podczas
Konferencji (nagłośnienie sal, ekrany, projektory multimedialne, odpowiedni sprzęt
komputerowy);
10. Przygotowanie profesjonalnych transmisji multimedialnych (przekaz audio i video) z 2 sal
zabiegowych (sali hybrydowej i kardiochirurgicznej sali operacyjnej) na obydwie sale
wykładowe;
11. Przygotowanie miejsca/pokoju, w którym wykładowcy będą mogli przygotować się do
wygłoszenia wykładów (centrum obsługi wykładowców - slide room);
2
12. Zapewnienie obsługi cateringowej konferencji (przerwy kawowe + lunch – zgodnie
z programem Konferencji);
13. Przygotowanie planu stoisk wystawienniczych oraz profesjonalna pomoc firmom
farmaceutycznym
i
sprzętowym
w
czasie
rozkładania
i
składania
stoisk
wystawienniczych;
14. Zorganizowanie zabezpieczenia medycznego oraz ochrony Konferencji;
15. Ubezpieczenie Konferencji;
16. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu
Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK.
Finanse i rozliczenia
1. Środki finansowe na przeprowadzenie Konferencji pozyskiwane od Sponsorów przez
Komitet Organizacyjny Konferencji oraz Wykonawcę na przeprowadzenie Konferencji
będą gromadzone na odpowiednim subkoncie PTK.
2. Przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych i współpraca w rozliczeniu
Konferencji z Działem Finansowo-Księgowym PTK leży po stronie Wykonawcy .
3. Rozliczenie środków finansowych Konferencji zostanie dokonane przez Dział FinansowoKsięgowy PTK.
4. Wypłata honorarium Wykonawcy nastąpi po akceptacji powyższego rozliczenia przez
Komitet Organizacyjny Konferencji oraz Zarząd PTK.
Oferty, podpisane przez osoby umocowane do reprezentowania oferenta
(z podaniem przewidywanego budżetu Konferencji)
należy składać w terminie do 1 lutego 2017 roku na adres:
Dr hab. n. med. Monika Komar
Przewodnicząca Zarządu
Sekcji Wad Zastawkowych Serca Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Klinika Chorób Serca i Naczyń
Instytut Kardiologii UJ CM
Krakowski Szpital Specjalistyczny im. Jana Pawła II
ul. Prądnicka 80, 31-202 Kraków
kopie ww. ofert można przesyłać drogą elektroniczną na adres e-mail:
[email protected]
3
Oferta winna zawierać informacje na temat oferenta dotyczące jego dotychczasowych
dokonań i doświadczeń w zakresie organizowania podobnych wydarzeń naukowych.
Zalecane jest dołączenie informacji i dokumentów wykazanych poniżej, niezbędnych
w przypadku podjęcia decyzji o zawarciu umowy:
1. Oświadczenie
o
braku
konfliktu
interesów
pomiędzy
Wykonawcą,
jej
przedstawicielami prawnymi oraz osobami reprezentującymi Komitet Organizacyjny
Konferencji także biorącymi w niej udział.
2. Firma, siedziba i adres oferenta oraz dokumenty potwierdzające status prawny
oferenta (aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie
do ewidencji działalności gospodarczej).
3. Koncesje, zezwolenia lub licencje, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek
posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej
w zakresie objętym ofertą.
4. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą działać przy wykonaniu oferty
(umowy) posiadają wymagane przepisami prawa uprawnienia.
5. W przypadku oferentów nie sporządzających bilansu – informacja o obrotach, zyskach
oraz zobowiązaniach i należnościach ogółem za okres trzech ostatnich lat obrotowych,
a w przypadku, gdy oferent prowadzi działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały
okres prowadzenia działalności.
6. W przypadku oferentów sporządzających bilans – bilans oraz rachunek zysków i strat
za okres trzech ostatnich lat obrotowych, a w przypadku, gdy oferent prowadzi
działalność krócej aniżeli trzy lata – za cały okres prowadzenia działalności.
7. Zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału ZUS
potwierdzające, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek
na ubezpieczenie społeczne wystawione nie wcześniej niż na 3 miesiące przed
upływem terminu składania ofert.
8. Oświadczenia oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania upadłościowego
ani nie ogłoszono upadłości oraz, że nie jest w stanie likwidacji.
9. Referencje świadczące o doświadczeniu oferenta w przeprowadzeniu przynajmniej
trzech tego typu konferencji z udziałem środowiska medycznego.
4
Szczegółowy zakres i warunki współpracy zostaną sprecyzowane przez strony
w umowie.
Oceny ofert dokona komisja złożona z członków Komitetu Organizacyjnego.
Konkurs przebiegać będzie dwu etapowo:
- I złożenie oferty;
- II spotkanie z firmami wybranymi w pierwszym etapie postępowania kwalifikacyjnego.
Komisja zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania
żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadniania swojej decyzji i bez
konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji.
Do niniejszego zaproszenia do składania ofert nie stosuje się przepisów art. 66 – 71 kodeksu
cywilnego.
Konsultantem Prawnym Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego jest Kancelaria Prawna:
Łozowska & Reczyńska-Ratajczak sp. K.
ul. Marokańska 4 L
03-977 Warszawa
fax: 22/ 672-01-04
Komitet Organizacyjny
VI Ogólnopolskiej Konferencji Sekcji Wad Zastawkowych Serca
Polskiego Towarzystwa Kardiologicznego
Kraków, 22 kwietnia 2017 r.
Dr hab. n. med. Monika Komar
Prof. dr hab. n. med. Piotr Podolec
Dr hab. n. med. Lidia Tomkiewicz-Pająk
Dr n. med. Bartosz Sobień
5