doczałącznik 1
download 
Reklamacja Transkrypt
załącznik 1
Załącznik Nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej Kategoria archiwalna Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Uwagi w jednost. w innych merytor. jednost. 1 2 3 4 0 00 000 001 0010 002 003 004 005 006 007 008 009 01 5 6 7 8 9 ZARZĄDZANIE Dla kaŜdego organu prowadzi się odrębne teczki Organy kolegialne Powoływanie członków, protokoły posiedzeń, uchwały, materiały na senat. Skład, protokoły z posiedzeń, uchwały, sprawozdania Senat Konwent Kolegium Rektorskie Rada Instytutu Rady Instytutów , Rady Naukowe Komisje senackie stałe Komisje senackie doraźne Inne komisje uczelniane Rada Biblioteczna Zjazdy i konferencje A A A A A Bc Bc Bc Bc Bc A A A A A Bc Bc Bc Bc Bc Jak przy klasie 000 Jak przy klasie 000 Jak przy klasie 000 Jak przy klasie 000 Własne - programy , referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, protokoły, inne materiały Udział w organach kolegialnych innych jednostek, udział w obcych zjazdach i konferencjach A Bc Wystąpienia własne, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania, protokoły, inne materiały Jak przy klasie 000 Jak przy klasie 000 Jak przy klasie 000 Ogólnopaństwowe, resortowe itp.przepisy prawne bezpośrednio regulujące działanie własnej jednostki. W tym akta erekcyjne. Organizacja 010 Podstawy prawne działalności własnej jednostki A Bc 011 Podstawy prawne działalności jednostek podległych A Bc Powołania, zarządzenia, schemat organizacyjny, regulaminy 012 Organizacja własnej jednostki A Bc Statuty, schematy organizacyjne, księgi słuŜb , zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp.. 013 Organizacja jednostek podległych Przekazywanie funkcji kierowniczych A Bc BE5 Bc Jak w klasie 012 oraz ewidencja jednostek podległych Protokoły zdawczo- odbiorcze 014 1 2 3 4 015 0150 5 6 Organizacja prac kancelaryjnych, archiwum zakładowe Przepisy kancelaryjne i archiwalne 7 8 9 A Bc Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, instrukcja obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp.. Kat.A obejmuje takŜe ewidencję wzorów i protokoły likwidacji pieczęci 0151 Wzory odciskowe pieczęci A Bc 0152 Dowody doręczeń, opłat pocztowych, terminarze Formularze i druki Bc Bc B5 Bc 0153 Opracowania wzorów, wzornik formularzy Spisy zdawczo- odbiorcze,wykaz spisów,protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt wybrakowanych,spisy akt przekazanych do archiwum państwowego 0154 Ewidencja zasobu archiwalnego A Bc 0155 Udostępnianie akt w archiwum zakładowym Akty normatywne. Obsługa prawna Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B2 Bc Zezwolenia, karty udostępniania. A Bc 021 Zbiór normatywów własnych A Bc Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa WyŜszego, Rada Główna Szkolnictwa WyŜszego, Komitet Badań Naukowych Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń,pism okólnych, pism wg rozdzielnika. Dla kaŜdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi podlega rejestracji i przechowaniu w odpowiednich klasach rzeczowych. 022 Interpretacje własnych aktów normatywnych A Bc 023 Opiniowwanie zewnętrznych aktów prawnych B5 Bc 02 020 Kat. A dot. interpretacji aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności 1 2 3 4 024 025 026 0260 0261 0263 0264 0265 03 030 5 6 7 8 Opiniowanie własnych aktów prawnych Opinie prawne Postępowanie sądowe oraz postępowanie przed innymi organami orzekającymi Sprawy o wykroczenia Sprawy arbitraŜowe Sprawy z powództwa cywilnego B10 Bc B5 Bc Sprawy sądowoadministracyjne Sprawy przed innymi organami orzekającymi Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 9 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy B3 B10 B10 Bc Bc Bc B10 Bc B10 Bc Dotyczy określonej branŜy lub problemu. Do kaŜdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki Metodyka, technika planowania i sprawozdawczości 0300 A Bc Kat.A dot. opracowań własnych. Zewnętrzne - Kat. B5 0310 Opracowania, załoŜenia, wskaźniki, instrukcje Komisji Planowania przy RM, GUS i inne Plany perspektywiczne oraz wieloletnie i sprawozdania z ich wykonania Własnej jednostki A BC Projekty planów i sprawozdań - Kat.B5 0311 0312 0313 Jednostek podległych Zbiorcze Materiały pomocnicze A A B5 Bc Bc Bc Jak przy klasie 0310 Jak przy klasie 0310 Materiały, których treść nie znalazła się w wersji ostatecznej planu lub sprawozdania - Kat. A 0320 Plany roczne i sprawozdania z ich wykonania Własnej jednostki A Bc Projekty planów i sprawozdań - Kat.B5 A A B5 Bc Bc Bc Jak przy klasie 0320 Jak przy klasie 0320 Jak przy klasie 0313 Własne, jednostek podległych i nadzorowanych, zbiorcze B5 BE5 BC Bc 031 032 0321 0322 0323 033 0330 0331 Jednostek podległych Zbiorcze Materiały pomocnicze Plany i sprawozdania jednostek organizacyjnych Plany pracy Sprawozdania z działalności Sprawozdania miesięczne i kwartalneKat.Bc. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych i budŜetowych)- Kat.B5 1 2 3 4 034 0340 0341 0342 0343 035 0350 0351 036 04 040 0400 041 0410 0411 042 043 0430 044 0440 0441 045 0450 0451 5 6 7 8 BE5 Bc Statystyczne opracowania cząstkowe Statystyczne opracowania końcowe własne Statystyczne publikacje GUS B5 Bc A Bc Bc Bc Analizy kompleksowe i problemowe Własne Materiały pomocnicze Analizy wycinkowe własne A Bc A A A Bc Bc BC A Bc A Bc A Bc A Bc A Bc A Bc BE5 Bc A Bc A Bc Statystyka Źródłowe materiały statystyczne Systemy informacyjne i informatyczne Systemy informacyjne Organizacja systemów informacyjnych Projektowanie systemów informatycznych ZałoŜenia systemów i projekty oprogramowania Języki informacyjnowyszukiwawcze Bazy danych na nośnikach elektronicznych WdraŜanie systemów informatycznych Organizacja wdraŜania systemów i oprogramowania Esploatacja systemów informatycznych Licencje, zalecenia i instrukcje uŜytkowania, dokumentacja gwarancyjna sprzętu oraz oprogramowania Usługi informatyczne Koordynacja pracy systemów i programów Spis systemów i programów uŜywanych w jednostce Systemy operacyjne i oprogramowanie na nośnikach elektronicznych 9 Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty końcowego opracowania obejmującego całość danych źródłowych Do Kat.A zalicza się analizy, które nie znalazły się w opracowaniach kompleksowych lub problemowych W tym umowy. Okres przechowywania liczy się po okresie obowiązywania umowy. 1 2 3 4 0452 7 A 8 Bc BE5 Bc Opiniowanie i zamawianie sprzętu komputerowego A Bc Kat.A dot. własnych zasad. Zewnętrzne- Kat. B5 A A Bc B5 Bc A Bc A Bc A Bc A Bc A Bc Recenzje, kontrreferaty, opinie itp. 0630 Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy Własne A Bc Programy, projekty plastyczne,teksty odczytów, plakaty, ulotki, nagrania dźwiękowe.Obsługa technicznaKat.B5 0631 Obce A Bc Własne odczyty, opracowania i sprawozdania z udziału w imprezach Kat.A, pozostałe- Kat.Bc Wycinki prasowe Zbiory zewnętrznych materiłów informacyjnych Współpraca z krajowymi jednostkami i instytucjami A A Bc Bc Z Senatem, Sejmem,Kancelarią Prezydenta, Kancelarią Premiera A 0453 046 05 050 051 052 053 054 06 060 0600 061 062 063 064 065 07 070 5 6 Kopie bezpieczeństwa uŜytkowanych systemów na nośnikach elektronicznych Dokumentacja związana z zamawianiem i zakupem sprzętu oraz programów komputerowych Przetwarzanie danych Skargi i wnioski Zasady rozpatrywania skarg i wniosków Ewidencja skarg i wniosków Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia wg właściwości Analizy skarg i wniosków Popularyzacja działalności Informacje własne dla prasy, radia i telewizji Promocja działalności PWSZ w Elblągu w Internecie Prace naukowo- badawcze, monografie i inne opracowania dot. PWSZ w Elblągu Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady przedstawicieli PWSZ w Elblągu Bc 9 Informacje zamieszczane na stronach www Sprawy nie związane bezpośrednio z aktami innych klas. Dla kaŜdej jednostki odrębna teczka o danym symbolu w tej samej klasie Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów - Kat.A Inne materiały Kat.B5 1 2 3 4 071 073 074 08 080 081 082 083 0830 Współpraca z zagranicą Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej Umowy wielostronne i dwustronne oraz ich realizacja Wymiana dokumentacji i informacji Współpraca z organizacjami międzynarodowymi Opracowania zewnętrzne 7 8 9 A Bc Jak w klasie 070 A Bc Jak w klasie 070 A B5 Bc Bc Umowy, porozumienia, programy Zaproszenia, Ŝyczenia, podziękowania A Bc Opracowania własne A Bc A Bc A Bc B10 Bc Protokoły z posiedzeń, sprawozdania, analizy, opracowania problemowe 0831 Udział w posiedzeniach stałych komisji, grup roboczych i innych za granicą A Bc Własne referaty, opracowania, analizy, protokoły, sprawozdania, wnioski 0832 Posiedzenia stałych komisji i grup roboczych w kraju A Bc Jak w klasie 0831. RównieŜ w tych jednostkach, przy których istnieją sekretariaty tych organów Opracowania powstałych wniosków, uchwały, notatki, sprawozdania Własne opracowania, informacje, analizy oraz korespondencja merytoryczna 084 Współpraca międzyuczelniana 0840 Spotkania rektorów A Bc 0841 Przedsięwzięcia wspólne uczelni A Bc B5 B5 Bc Bc A Bc Bc Bc A Bc 085 Zagraniczne wyjazdy słuŜbowe 0850 0851 086 0860 0861 090 6 Współpraca z centralnymi i terenowymi urzędami oraz organami administracji państwowej Współpraca z organizacjami społecznymi, partiami, organizacjami politycznymi oraz innymi instytucjami Koordynacja branŜowa Reprezentacja 072 09 5 StaŜe i praktyki zagraniczne Wyjazdy zagraniczne. Przyjazdy delegacji zagranicznych Programy pobytu delegacji zagranicznych Obsługa delegacji zagranicznych Kontrole Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli Zasady własne. Zewnętrzne - Kat.B5 1 2 3 4 7 8 Kontrole zewnętrzne organów nadrzędnych A Bc A Bc A Bc A Bc BE5 Bc A BE5 BE5 Bc Bc Bc A Bc A A Bc Bc 0933 Kontrole kompleksowe (organów nadrzędnych) Kontrole problemowe (organów nadrzędnych) Kontrole wycinkowe i doraźne (organów nadrzędnych) Kontrole i inspekcje wewnętrzne Kompleksowe Problemowe Wycinkowe i doraźne Audyt i system zarządzania jakością Zasady i metodyka audytu wewnętrznego Plany audytu wewnętrznego Sprawozdania z realizacji audytu wewnętrznego Akta stałe audytu A Bc Dokumentacja dot. struktury i podziału jednostki, akty normatywne i akty prawne związane z zakresem działania PWSZ, opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej, informacje mające wpływ na przeprowadzenie audytu i analizy ryzyka. Akta te podlegają aktualizacji 0934 Akta bieŜące audytu A Bc Program i zadania audytu, protokoły z narad, upowaŜnienia do przeprowadzenia audytu, notatki informacyjne, dokumenty robocze w trakcie audytu, oświadczenia pracowników, sprawozdania wstępne i końcowe oraz inne dokumenty z przeprowadzonego audytu. Raporty z czynności doradczych. 0935 Audyty certyfikujące A Bc Plany oceny jednostki, raporty z oceny. Wnioski do jednostki certyfikującej. Decyzja o przyznaniu certyfikatu. 0936 0937 0938 0939 Audyty pośrednie Audyty odnawialne Harmonogram audytu Przegląd zarządzania A A A A Bc Bc Bc Bc 091 0910 0911 0912 092 0920 0921 0922 093 0930 0931 0932 5 6 9 Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji Jak w klasie 091. W tym jednostek podległych Zasady własne 1 2 3 4 7 8 Zakładowe umowy zbiorowe pracy Taryfikatory kwalifikacyjne Regulaminy pracy Zasady wynagradzania i premiowania Zatrudnienie A Bc Dotyczące PWSZ w Elblągu A A A Bc Bc Bc Siatki płac, stawki, dodatki, itp. Zapotrzebowanie i rekrutacja pracowników Zwalnianie pracowników Opinie o pracownikach B2 Bc Dokumentację dotyczącą zatrudnionych i zwolnionych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa120) Bank kadr - Kat.Bc B5 A Bc Bc W tym materiały z komisji opiniujących B5 Bc 114 Zatrudnianie osób specjalnych kategorii Wykazy etatów A Bc 115 Prace zlecone B5 Bc 116 Nagrody, odznaczenia, kary 1 5 6 9 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płacy 100 101 102 103 11 110 111 112 113 1150 1151 1152 Kopie pism o przynaniu nagród, udzieleniu kar regulaminowych oraz kopie wniosków odznaczeniowych odkłada się do akt osobowych - klasa 120 116 Nagrody BE50 Odznaczenia B5 Kary B5 Sprawy wojskowe pracowników B5 Bc Bc Bc B5 120 Ewidencja osobowa Akta osobowe pracowników Bc 12 Młodocianych, niepełnosprawnych, rencistów itp. Wykazy etatów, ilościowe i jakościowe zestawienia etatów Umowy-zlecenia i umowy o dzieło. Dokumentację własnych pracowników dołącza się do akt osobowych, obcych pracowników w oddzielnych teczkach. Wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, rejestr prac zleconych. BE50 JeŜeli szczegółowe przepisy nie stanowią inaczej Podanie i umowy o pracę, Ŝyciorys, ankiety, odpisy aktu stanu cywilnego, świadectwa pracy, opinie, kopie pism o nagrodach i odznaczeniach, o udzielaniu kar, rozwiązywanie umowy o pracę,świadectwa nauki i szkoleń przechowuje się w oddzielnych teczkach dla poszczególnych pracowników 1 2 3 4 1200 1201 121 5 6 Akta osobowe pracowników naukowo-dydaktycznych i naukowych Akta osobowe pracowników pozostałych Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 7 8 A Jak w klasie 120 BE50 Jak w klasie 120 BE50 Bc Legitymacje słuŜbowe i karty identyfikacyjne Bezpieczeństwo i higiena pracy Zasady dot. bezpieczeńtwa i higieny pracy Środki ochronne B5 Bc A Bc A Bc 132 Przeglądy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy, badania środowiska pracy A Bc 133 Wypadki przy pracy 122 13 130 131 1330 Bc B20 A Bc Bc A Bc B50 B50 Bc Bc B5 Bc Bc Bc 150 Ewidencja szkolonych Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki Kursy doskonalące, praktyki, staŜe, studia podyplomowe i specjalizacje Obsługa administracyjna szkoleń Dyscyplina pracy Dowody obecności w pracy B2 Bc 151 Absencje B3 Bc 1331 14 140 141 142 143 144 15 Szkolenie zawodowe pracowników Organizacja szkolenia i doskonalenia Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne pracowników, ewidencja wydawanych legitymacji słuŜbowych, blankietów, kart itp. Dotyczy własnych ustaleń. Zewnętrzne - Kat.B5 Projekty własne środków ochronnych, normy eksploatacyjne odzieŜy i obuwia Protokoły ustaleń okoliczności i przyczyn wypadku, protokoły przesłuchania poszkodowanego, karta wypadku A 134 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, inwalidzkie Inne wypadki Analizy wypadków i chorób zawodowych 9 Kat.A obejmuje własne zasady, formy, metody, plany, dobór wykładowców i uczestników. Pozostałe-B5 Listy obecności, karty zegarowe, raporty obecności Kat.B3 dot. tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznosciowe - Kat.Bc 1 2 3 4 6 7 8 9 Bc Plany urlopów, wnioski i karty urlopowe Ewidencja.Rachunki kosztów podróŜy naleŜą do dowodów księgowych - Kat. B5 152 Urlopy pracownicze B3 153 Delegacje słuŜbowe B3 154 Zezwolnia na prace dodatkowe B5 Bc 155 Analizy efektywnego czasu pracy BE5 Bc A Bc Ustalenia dotyczące normowania pracy, wynalazczości itp. 16 Metody pracy Podstawowe zasady 160 161 A Bc Ustalenia 1611 1612 Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza Polityka w zakresie wynalazczości Tematyka wynalazczości Projekty racjonalizatorskie A BE10 Bc Jak w klasie 1610 Zgłoszenia i podsumowania wyników. Zgłoszone i opatentowane projekty Kat.A 1613 Rozpowszechnianie projektów B3 Bc 1614 Postępowanie patentowe BE10 Bc 1615 Ewidencja wynalazków i wniosków Wynagrodzenia za projekty wynalazcze Sprawy socjalno-bytowe Zasady i ustalenia normujące prowadzenie sparw socjalnobytowych Sprawy mieszkaniowe A Bc 1610 1616 17 170 171 172 173 174 175 176 177 178 18 5 B5 Wnioski do Urzędu Patentowego, ewidencja świadectw Wnioski, odwołania A Bc Ustalenia własne B5 Bc Obejmuje mieszkania i hotele pracownicze / asystenckie Wypoczynek pracowników Oświata i kultura dla pracowników PoŜyczki dla pracowników B3 B2 Bc Bc Wczasy, refundacja za wczasy Imprezy, wycieczki Zapomogi z funduszu socjalnego Opieka socjalna B5 Bc Wnioski, umowy, decyzje w sprawie przyznania Jak w klasie 174 B5 Bc Realizacja akcji socjalnobytowej Zaopatrzenie rzeczowe pracowników A Bc B3 Bc Ubezpieczenia B5 Opieka nad dziećmi pracowników, inwalidami, rencistami Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Instrukcje i wyjaśnienia zakładów oraz firm ubezpieczeniowych Ewidencja Wnioski 180 Zasady ubezpieczeniowe B5 Bc 181 182 183 184 Legitymacje ubezpieczeniowe Emerytury i renty Składki na ubezpieczenia Dowody uprawnienia do zasiłków Ubezpieczenia społeczne (ZUS, FP) B5 B2 B5 B5 Bc Bc Bc Bc B10 Bc B10 B10 Bc Bc B10 Bc B5 Bc B10 Bc Zaświadczenia o stanie zdrowia dla komisji lekarskich, kartoteki pacjentów B10 Bc Jak w klasie 191 A Bc A Bc Ustalenia własne oraz księga inwentarzowa środków trwałych Plany oraz sprawozdania z inwestycji i remontów - klasa 03 Ustalenia własne. Zewnetrzne Kat.B5 A A Bc Bc B10 Bc B99 Bc BE5 A Bc Bc 185 1850 1851 191 Deklaracje ZUS Fundusz Świadczeń Pracowniczych Ubezpieczenia zbiorowe w zakładach oraz firmach ubezpieczeniowych Opieka zdrowotna Badania i szczepienia ochronne Opieka lekarska 192 Pozostała opieka zdrowotna 186 19 190 2 Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia terminu umowy Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia terminu umowy ubezpieczeniowej ŚRODKI RZECZOWE 20 21 210 211 2110 212 Zasady gospodarowania środkami Inwestycje i remonty kapitalne Zasady dotyczące przygotowania oraz wykonawstwa inwestycji i remontów Prace projektowe Schematy budynków Przetargi i wybór ofert na inwestycje i remonty Dokumentacja prawna i techniczna 213 2130 2131 Budynki typowe Budynki nietypowe Rysunki techniczne, konstrukcyjne nie będące częścią dokumentacji technicznej Dla kaŜdego obiektu teczki zawierające akta związane z daną inwestycją - załoŜenia projektowe, dokumentację prawną, techniczną, ekonomiczną i kosztorysy.Teczkę prowadzi się przez cały okres realizacji inwestycji. Okres przechowywania liczy się od utraty obiektu. 1 2 3 4 6 7 8 Budowle zabytkowe Maszyny i urządzenia zgodne z obowiązującą klasyfikacją środków trwałych Grunty i działki A BE5 Bc Bc A Bc Dokumentacja dotyczy uŜytkowania wieczystego gruntów i własności budynków, dla kaŜdej nieruchomości zakłada się oddzielną teczkę (jedna nieruchomość - jedna sprawa) B5 Bc Plany, korespondencja. B5 Bc Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie. Okres przechowywania liczy się od następnego roku po zakończeniu inwestycji Budynki typowe Budynki nietypowe Budowle zabytkowe Maszyny i urządzenia zgodne z obowiązującą klasyfikacją środków trwałych Rozliczenia inwestycji i remontów zakończonych Remonty Ewidencja inwestycji i remontów własnych Ewidencja inwestycji i remontów obcych Administracja nieruchomości i lokali Przydział, nabywanie, zbywanie nieruchomości i lokali BE5 A A BE5 Bc Bc Bc Bc B5 Bc A Bc A Bc 2200 Zasady dotyczące przydziałów, nabywania oraz zbywania nieruchomości i lokali A Bc 2201 Dokumentacja techniczna i prawna przydziałów , nabycia i zbycia nieruchomości Przydział, najem nieruchomości i lokali na potrzeby własne Najem (dzierŜawa) nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym Wykazy nieruchomości własnych A Bc B5 Bc B5 Bc A Bc 2132 2133 2134 214 5 Zakup gotowych dóbr inwestycyjnych Wykonawstwo, odbiór inwestycji i remontów 215 2150 2151 2152 2153 216 217 2170 2171 22 220 2202 2203 2204 9 Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub utraty obiektu 1 2 3 4 7 8 Eksploatacja nieruchomości B5 Bc 2210 Podatki i opłaty publiczne B10 Bc 2211 2212 Konserwacja Remonty bieŜące B5 B5 Bc Bc 2213 2214 2215 2216 MontaŜ urządzeń Zaopatrzenie w media Eksploatacja wind Utrzymanie czystości, estetyka B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc 22160 Wywóz nieczystości Gospodarka materiałowa, realizacja zakupów. Magazynowanie Gospodarka materiałowa 2300 Organizacja gospodarki materiałowej 2301 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B5 Bc A Bc Ustalenia własne B5 Bc Dokumentacja przychodu i rozchodu np. kartoteki artykułów biurowych 2302 Ekploatacja środków trwałych B5 Bc 2303 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń Upłynnianie środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 Bc 221 23 230 2304 2305 231 5 6 Paszporty maszyn i urządzeń 9 Konserwacja, remonty bieŜące, oświetlenie, ogrzewaie, woda i kanalizacja itp. Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) Budynków, budowli, maszyn i urządzeń, inne B5 A Bc Zaporzebowanie, rejestr. Zapotrzebowania, umowy, uzgodnienia, zamówienia, reklamacje, atesty, świadectwa i inne 2310 2311 Koordynacja zaopatrzenia Rozeznania o cenę, rejestr B5 B5 Bc Bc Dane wykonawcy, przedmiot, zakres 2312 Przetargi, wybór ofert B10 Bc W tym zamówienia publiczne 23120 Przetarg nieograniczony 23121 Zapytania o cenę 23122 Zamówienia z wolnej ręki 2313 Zamówienia, rejestr 2314 Dostawy krajowe i zagraniczne B10 B10 B10 B10 B5 Bc Bc Bc Bc Bc Jak w klasie 231 2315 2316 2317 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Reklamacje i usterki Umowy obciąŜające PWSZ Umowy obciąŜające kontrahenta PWSZ Umowy najmu, usługi, dzierŜawy Umowy konserwacyjne, teleinformatyczne, ubezpiczeniowe i inne usługi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 232 Magazynowanie i uŜytkowanie B3 Bc 233 Gospodarka surowcami wtórnymi Transport i łączność Gospodarka transportowa samochodowa Eksploatacja własnych środków transportowych B5 Bc Normowanie zapasów, dostawa do miejsc pracy, zuŜycie, eksploatacja (karty odbioru, protokoły, zamówienia, orzeczenia) Złomowanie, makulatura, odpady B5 Bc Zarządzenia, decyzje, komunikaty B5 Bc Karty drogowe, karty eksploatacyjne samochodów osobowych UŜywanie obcych środków transportowych Wypadki i uszkodzenia środków transportu Gospodarka paliwami i smarami GaraŜe , warsztaty Eksploatacja środków łączności WyposaŜenie specjalistyczne PWSZ w Elblągu B5 Bc B10 B10 B3 Bc B3 B5 Bc Bc Telefony, radiostacje, radiowęzły B5 B5 Nie ujęte w innych klasach B5 B5 Jak w klasie 250 A Bc A Bc A Bc Ustalenia własne B5 A A A B25 Bc Bc Bc Bc Bc PKNMiJ B25 Bc A Bc B5 Bc B5 B5 24 240 2400 2401 2402 2403 2404 241 25 250 251 26 260 2600 2601 261 262 2620 2621 2622 2623 2624 2625 27 270 271 272 WyposaŜenie naukowe i dydaktyczne specjalistyczne Inne wyposaŜenie specjalistyczne Typizacja i normalizacja Ogólne zasady typizacji Metodyka i programowanie typizacji Typizacja obiektów i elementów Ogólne zasady normalizacji Zbiory norm Normy państwowe (PN) Normy resortowe (RN) Normy branŜowe (BN) Normy zakładowe (ZN) Normy zagraniczne i międzynarodowe Ewidencja norm Gospodarka energetyczna Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami Pomiary i raporty energetyczne, sprawozdania i analizy ze zuŜycia nośników energii Plany i zapotrzebowania na odbiór nośników energii Dotyczy zakresu działania własnej jednostki, inne - Kat.B5 Ustalenia własne 1 2 3 4 28 280 281 2811 2812 282 283 2830 2831 6 Ochrona mienia i obrona cywilna StrzeŜenie mienia Ochrona przeciwpoŜarowa Organizacja ochrony przeciwpoŜarowej Zapobieganie i zabezpieczanie przeciwpoŜarowe 7 8 B5 B5 B5 Bc Konserwacja sprzętu przeciwpoŜarowego Ubezpieczenia rzeczowe B10 Od ognia, kradzieŜy, komunikacyjne itp. Okres przechowywania liczy się od chwili wygaśnięcia polisy. Obrona cywilna Plany obrony cywilnej Ewidencja sprzętu OC B5 B5 B2 Bc Zasady ochrony informacji niejawnych B5 Bc 2833 Ewidencja i obieg dokumentów niejawnych B5 B2 B5 B2 B5 Bc 2840 2841 9 B5 2832 284 29 5 Planowanie obronne Plan operacyjny funkcjonowania PWSZ w Elblągu Zamierzenia i przedsięwzięcia obronne Ustalenia własne Księgi inwentarzowe,formularze ewidencyjne Organizacja ochrony informacji niejawnych, podstawy prawne,instrukcje,procedury bezpieczeństwa Urządzenia ewidencyjne, brakowanie i niszczenie dokumentów Wypisy z planu nadrzędnego, ustalenia dot. własnej jednostki, zadania operacyjne Kalendarzowe plany działania, realizacja przysposobienia obronnego 290 291 Ochrona środowiska Ochrona wody i atmosfery Gospodarka wodno - ściekowa A A Badania własne, analizy Jak przy klasie 290 292 Utylizacja odpadów A Jak przy klasie 290 3 EKONOMIKA 30 300 301 302 303 304 305 31 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe System ekonomiczno finansowy System księgowości i plan kont System informacyjno dewizowy Systemy i metody analiz Metody rachunku ekonomicznego Metody analizy wartości Finanse i księgowość A Bc A Bc A Bc A A Bc Bc A Bc Ustalenia dot. własnej jednostki 1 2 3 4 310 5 6 Obrót gotówkowy 311 3110 3111 3112 3113 312 313 32 320 3200 3201 3202 321 Finansowanie i kredytowanie Finansowanie własnej jednostki Finansowanie jednostek podległych Zasady kredytowania, współpraca z bankami Finansowanie inwestycji i zakupów 7 8 B5 Plany i raporty kasowe, grzbiety ksiąŜeczek czekowych, kopie poleceń wypłaty, asygnat i kwitariuszy B5 Bc B5 Bc B5 Bc B5 Bc Rozliczenia z budŜetem Dotacje i poŜyczki Księgowość finansowa Dowody księgowe B5 B5 Bc Bc Dowody księgowe dotyczące stanu środków pienięŜnych w bankach Dowody księgowe dotyczące stanu środków pienięŜnych w kasie Dowody księgowe dotyczące ewidencji rzeczowego majątku trwałego Urządzenia i dokumentacja księgowa B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 B5 Rozliczenia B5 B5 323 Windykacja i umarzanie naleŜności B10 Bc 324 Uzgadnianie sald korespondencja Ewidencja syntetyczna i analityczna B2 Bc Konta syntetyczne Konta analityczne B5 B5 3250 3251 Okres przechowywania liczy się od roku następnego po rozliczeniu inwestycji Wnioski i spłaty Raporty kasowe i bankowe, wyciągi bankowe, faktury VAT obce i własne, rozliczenia zaliczek, działalność wyodrębniona, dowody pozostałe 322 325 9 Księga główna, księgi pomocnicze, rejestry VAT, księgi, rejestry, dziennki, karty kontowe Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, urzędami podatkowymi, zakładami ubezpieczeniowymi i inymi kontrahentami Dokumenty związane z udowodnieniem zadłuŜeń i naleŜności Księgi, kartoteki finansowe, karty kontowe, wydruki saldowo-obrotowe, pozycje nie rozliczone dwustronnie, wydruki kosztów. B5 B5 1 2 3 4 326 5 6 Kasa zapomogowo poŜyczkowa i ZFŚS 33 8 9 B10 B10 Dowody ksiegowe, raporty kasowe i bankowe, wyciągi bankowe, faktury VAT obce i własne, dowody pozostałe Rachuba płac Dokumentacja płac 330 3300 3301 3302 3303 3304 3305 331 Kartoteki wynagrodzeń Listy płac, karty zbiorcze płac Karty pracy Premie i nagrody Wysługa lat, reklamacje Fundusz płac bezosobowy Dokumentacja potrąceń z płac 332 Podatki 3320 3321 3322 333 334 335 336 34 340 341 3410 3411 3412 3413 342 343 7 Materiały źródłowe do obliczenia wysokości płac, premii i potrąceń z płac BE50 BE50 B5 B5 B5 B5 B5 B50 B50 B5 B5 B5 B5 Bc Deklaracje podatkowe Oświadczenia do obliczenia podatku oraz oświadczenia dotyczące ulg podatkowych Podatki od dochodu osób zwolnionych, osób rozliczanych przez przedsiębiorstwo, osób rozliczanych przez urząd skarbowy oraz zatrudnionych na umowę-zlecenie B10 B10 B10 B10 B10 B10 Wyliczenie wynagrodzeń do celów emerytalnych Zaświadczenia o płacach Listy zaliczek na płace Składki emerytalne Księgowość materiałowo towarowa Dowody księgowe B5 B5 B3 B3 BE50 B3 B3 B50 B5 Bc B5 Bc Urządzenia i dokumentacja księgowa Karty ilościowo - wartościowe Rejestry kart ilościowo wartościowych Karty analityczne Dzienniki materiałowe Dowody obrotu materiałowego Dowody obrotu środków trwałych B5 B5 B5 B5 B5 B5 Bc Bc Zajęcia komornicze, składki związkowe, poŜyczki, odszkodowania, kary itp. Informacje podatkowe - okres przechowywania liczy się od daty ostatniego rozliczenia z urzędem skarbowym ZUS, fundusze emerytalne Przychód i rozchód materiałów, zbyt produktów, robocizny, usługi itp. z wyjątkiem odcinków paragonowych obejmuje faktury własne i obce 1 2 3 4 344 5 6 7 8 9 B5 350 Kartoteki i rejestry magazynowe Koszty i ceny Kalkulacja kosztów A Bc 351 352 Kalkulacja cen Ceny A A Bc Bc 353 Zmiany cen Fundusze specjalne Zasady gospodarowania funduszami Fundusze zakładowe specjalne A Bc Planowe i wynikowe Własne zasady, wytyczne, ustalenia. Zewnętrzne - Kat.B5 Jak w klasie 350 Zakupu, hurtowe i detaliczne, fabryczne, porównywalne, marŜe, prowizje, narzuty i rabaty. Jak w klasie 350 Jak w klasie 350 A Bc Jak w klasie 350 B5 Bc Fundusze rozwoju i rezerwy, postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, mieszkaniowy itp. A B5 Bc Jak w klasie 350 Spisy z natury, protokoły komisji inwentaryzacyjnych Zestawienia braków i nadwyŜek 35 36 360 361 37 Inwentaryzacja Ogólne zasady Spisy i protokoły inwentaryzacyjne Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i róŜnice inwentaryzacyjne Wycena i przecena Dyscyplina finansowa Interwencje głównego księgowego Rewizja dokumentalna 370 371 372 373 38 380 381 3810 3811 382 3820 3821 3822 3823 3824 4 Rewizja dokumentalna własnej jednostki Rewizja dokumentalna jednostek podległych Inne sprawy nadzoru finansowego Braki i nadwyŜki kasowe Zasiłki i nadmiary Usterki rachunkowe Kontrola znaczków i druków płatnych Pogotowie kasowe B5 B10 Bc BE5 Bc Analizy, sprawozdania i wnioski biegłych, zarządzenia rewizyjne oraz ich realizacja BE5 Bc BE5 Bc B5 B5 B5 B5 Bc Bc Bc Bc B5 Bc B10 Bc KSZTAŁCENIE I WYCHOWANIE 40 400 ZałoŜenia organizacyjno programowe Zarządzenia, załoŜenia i wytyczne władz nadrzędnych 1 2 3 4 7 8 Programy studiów A Bc Współczynniki wagowe Regulaminy studiów Organizacja pracy dydaktycznej Zarządzenia, okólniki, wytyczne i inne własne materiały organizacyjne i opracowania A A Bc A Bc 411 Planowanie i wykorzystanie bazy dydaktycznej A Bc 412 Przydziały i rozliczenia z czynności nauczycieli akademickich B5 Bc 401 4010 402 41 410 42 5 6 430 Rekrutacja Zarządzenia i wytyczne władz nadrzędnych Zarządzenia i wytyczne władz uczelni Akta osobowe kandydatów nieprzyjętych Odwołania w sprawie przyjęć na studia Obsługa organizacyjno techniczna rekrutacji Przebieg studiów Rozkład zajęć dydaktycznych 431 432 433 Podział na grupy studenckie Dzienniki studenta Egzaminy, zaliczenia B2 B50 A Bc Bc Bc 434 Dyscyplina studiów B5 Bc 435 Praktyki i obozy szkoleniowe B5 Bc 420 421 422 423 424 43 9 Plany, programy, protokoły z posiedzeń komisji programowych, zatwierdzanie. Siatki godzin -Kat.B10 Plany wykorzystania własnej bazy dydaktyczno-szkoleniowej, zapotrzebowania. Tygodniowe harmonogramy wykorzystania sal wykładowych, obiektów sportowych itp. - Kat.B2 Bilanse godzin dydaktycznych, zatrudnienie w godzinach zleconych, rozliczenia wykonania zajęć dydaktycznych w godzinach ponadwymiarowych B5 A Bc B5 B3 Bc Bc Bc B5 Bc Siatki zajęć oraz dyspozycja salami wykładowymi Do 1990 roku Zasady przeprowadzenia, powoływania komisji, harmonogramy sesji, protokoły komisji egzaminacyjnych Przekładanie egzaminów, urlopy dziekańskie, odwołania w sprawie studiów, zmiana kierunku studiów, przeniesienia z innych uczelni. Akta komisji dyscyplinarnych - Kat.A - klasa 006 1 2 3 4 436 5 6 Obozy naukowe Ewidencja studentów Akta osobowe studentów 44 440 4400 441 442 443 444 445 45 450 451 Akta osobowe studentów skreślonych Pomoce ewidencyjne do akt osobowych studentów Księga dyplomów KsiąŜeczki zdrowia Zaświadczenia osobowe Wojskowa ewidencja studentów Opieka nad studentami Organizacja pracy wychowawczej 7 8 9 B5 Bc B50 Bc B50 Bc Podania, dokumentacja egzaminów, karty egzaminacyjne, dzienniki praktyk, dokumentacja stypendialna, praca dyplomowa z oceną, protokoły egzaminów dyplomowych, kopie dyplomów, karty obiegowe, pokwitowania odbioru dokumentów: aktu urodzenia, świadectwa dojrzałości, indeksu, oryginału legitymacji itp. Jak w klasie 440 B50 Bc Kartoteka, rejestry itp. A B5 Bc A Bc Bc Bc Bc A Bc Programy i plany wychowawcze, instrukcje, zalecenia, analizy, oceny, sprawozdania 4510 Świadczenia dla studentów Stypendia B5 B5 Bc Bc 4511 4512 Nagrody Stołówki B5 B5 Bc Bc 4513 Zakwaterowanie B5 Bc B5 B3 B5 Bc Bc Bc B5 Bc Statut, programy, plany, sprawozdania z działalności, zaproszenia B5 A Bc Bc Listy płac - Kat.BE50 Bank kadr, programy działalności, dokumentacja pracy, oceny, sprawozdania 45130 Umowa najmu 45131 Księgi ewidencyjne Sprawy kulturalno - oświatowe, obozy wypoczynkowe i integracyjne, wczasy, sport i turystyka Teatr studencki, chór 452 453 454 4540 Praca zarobkowa studentów Zawodowa promocja studentów Podania o pomoc materialną, opinie, decyzje, zaświadczenia o pobieraniu Umowy o prowadzenie, zasady odpłatności, kontrola prawidłowości Ŝywienia i stanu sanitarnego Zasady pobytu w DS, regulaminy, przydziały miejsc, zameldowania Miejsca w domach studenckich Ewidencja wydawanych kluczy 1 2 3 4 6 7 8 A A Bc Bc Jak w klasie 4540 Jak w klasie 4540 455 Akademickie Biuro Karier Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości Centrum Transferu Technologii Studencki ruch naukowy A A Bc Bc Jak w klasie 4540 Wykazy kół naukowych działających w uczelni, dokumentacja pracy kół, sprawozdania z pracy kół, oceny pracy 456 Organizacje studenckie A Bc Statuty, programy działalności, sprawozdania z działalności 457 Opieka zdrowotna Studia podyplomowe Dokumentacja poszczególnych specjalności B5 Bc B50 Bc A Bc B50 Bc A Bc A A A Bc Bc Bc A Bc A Bc 4541 4542 4543 46 460 461 462 5 5 Rejestr wydawanych świadectw studiów podyplomowych Akta osobowe słuchaczy studiów podyplomowych 9 Jak w klasie 440 KADRA NAUKOWA, PRACE NAUKOWO BADAWCZE 50 51 510 511 512 52 520 521 522 523 Programy i plany rozwoju kadry naukowe Kształcenie i doskonalenie kadr StaŜe asystenckie StaŜe krajowe StaŜe zagraniczne Stopnie naukowe i tytuły Zasady nadawania stopni naukowych i występowania o tytuły Nadawanie stopni naukowych Księga dyplomów doktorskich i habilitacyjnych Nadawanie tytułów naukowych A A Bc 525 Nostryfikacja stopni, tytułów, dyplomów Prace naukowo - badawcze A Bc 530 Zespoły naukowo - badawcze A Bc 531 Plany, programy, przebieg i wyniki prac naukowo badawczych Prace naukowo - badawcze na rzecz innych jednostek Prace naukowo - badawcze związane z opracowaniem procesu dydaktycznego A Bc A Bc 53 532 533 Wytyczne i ustalenia własne dotyczące nadawania stopni i tytułów naukowych Przewody doktorskie i habilitacyjne Powoływanie, protokoły posiedzeń, wnioski, realizacja Przygotowanie seminariów naukowych 1 2 3 4 534 5 6 WdraŜanie prac naukowo badawczych 6 7 8 9 A Bc B5 Bc A Bc Protokoły z posiedzeń komisji ds. wydawnictw, decyzje w sprawie doboru, przygotowania, plany i zatwierdzenia wydawnictw A Bc Własne regulaminy A Bc Umowy, kalkulacje, protokoły, ustalenia WYDAWNICTWA, MATERIAŁY AUDIOWIZUALNE 60 Program wydawnictw Zgłoszenia do planu wydawniczego Zbiorczy plan wydawniczy 600 601 61 610 611 6110 6111 612 613 6130 614 615 62 63 630 6300 6301 6302 631 632 633 Realizacja planów wydawniczych Zasady pracy redakcyjnej i wydawniczej Teki wydawnicze Wydawnictwa ciagłe Wydawnictwa zwarte Akcydensy Wykonanie poligraficzne Zlecenia do zakładów graficznych Rozpowszechnianie wydawnictw Udział w obcych wydawnictwach Analiza i ocena realizacji planów wydawniczych Materiały audiowizualne Teki materiałów audiowizualnych Nagrania dźwiękowe Zapisy filmowe i fotograficzne Prezentacje komputerowe, przeźrocza i inne formy materiałów audiowizualnych Wykonanie materiałów audiowizualnych Rozpowszechnianie materiałów audiowizualnych Udział w obcych wydawnictwach materiałów audiowizualnych Dla kaŜdego wydawnictwa oddzielna teczka zawierająca: kartę wydawniczą, umowy wydawnicze, recenzje, opinie, projekty graficze, jeden egzemplarz maszynopisu, dwa egzemplarze wydawnicze, opinie o wydawanym tytule, tłumaczenia i umowy A BE5 Bc Bc B5 Bc B2 Bc B5 Bc A Bc A A BE5 B3 Bc B2 Bc B2 Bc Rozdzielniki, sprzedaŜ, inne 1 2 3 4 7 8 Gromadzenie zasobu bibliotecznego Instrukcje metodyczne Informacje o ksiąŜkach A B5 Bc Bc 7020 Zakup Zamówienia bieŜące B5 Bc 7021 Zamówienia uzupełniające B5 Bc 7022 7023 B5 B5 B5 A A Bc Bc Bc Bc Bc A A Bc Ustalenia własne 712 Subskrypcje Zakup od osób prywatnych Wymiana Dary Depozyty Ewidencja Ogólne zasady i wytyczne Księgi inwentarzowe i akcesyjne Dowody wpływów B5 Bc 713 714 715 Ewidencja wpływów Dowody ubytków Skontrum B5 A Bc Bc Faktury, rachunki, przydziały, dary, protokoły za ksiąŜki zagubione Rejestr nabytków, księga ewidencji Rejestr i księga ubytków Protokoły, wykazy braków, wyjaśnienia, arkusze kontroli 720 721 Opracowanie zbiorów Zasady opracowania zbiorów Wydawnictwa zwarte A A Bc 7 6 9 BIBLIOTEKA 70 700 701 702 703 704 705 71 710 711 72 722 73 74 740 741 7410 7411 7412 742 7420 7421 7422 743 8 5 Wydawnictwa ciągłe Zbiory specjalne Udostępnianie Zasady udostępniania Udostępnianie w czytelni Księga obecności Zamówienia na ksiąŜki z magazynu Dziennik biblioteczny WypoŜyczanie Kartoteka czytelników Kartoteka zobowiązań Upomnienia WypoŜyczenia międzybiblioteczne BAZA NAUKOWO BADAWCZA, POMOCE NAUKOWO DYDAKTYCZNE A BE5 Bc A Bc Prenumerata, zamówienia księgarskie, wydawnictwa importowane, przetargi Zamówienia antykwaryczne i aukcyjne Ustalenia własne Centralny katalog zbiorów zwartych Centralny katalog czasopism BE25 Bc Bc BE25 B10 B10 B5 Zapowiedzi księgarskie, katalogi wydawnicze i księgarskie, informacje Bc Bc Ustalenia własne 1 2 3 4 5 6 80 Prace naukowo - badawcze związane z opracowaniem procesu dydaktycznego 81 Gospodarowanie aparaturą i pomocami naukowo dydaktycznymi Plany potrzeb 810 811 812 82 9 Zaopatrzenie w aparaturę i pomoce naukowo dydaktyczne Uruchomienia, konserwacje, naprawy Analiza i ocena wykorzystania aparatury i pomocy naukowodydaktycznych 7 8 9 A Bc Opracowania skryptów, podręczników itp. A Bc B5 Bc Plany potrzeb jednostek organizacyjnych, opinie organów kolegialnych, weryfikacje Oferty, zapotrzebowania, zamówienia, dowody dostaw Bc Bc Wykorzystanie aparatury przez zespoły naukowo-badawcze i dydaktyce KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA 90 91 92 920 921 Programy, wytyczne, kierunki rozwoju kultury fizycznej w uczelni Obligatoryjne wychowanie fizyczne Działalność sportowa Sport masowy 931 Baza materiałowa sportowa Turystyka Imprezy turystyczne i akcje masowe Baza materiałowa turystyczna 932 Kluby sportowe 93 930 A Bc B5 Bc BE5 Bc BE5 Bc BE5 Bc BE5 Bc B5 Bc W tym uczelniane zespoły sportowe W tym ośrodki i obiekty sportowe
