docRzeczowy wykaz akt
download 
Reklamacja Transkrypt
Rzeczowy wykaz akt
Załącznik nr 2 do zarządzenia Dyrektora nr 4/2005 z dnia 10.06.2005r. Jednolity rzeczowy wykaz akt sporządzony dla Instytutu Geografii i PZ PAN W komórce merytoryczne j W innych komórkach Kategorie Dokumentacji 6 7 0000 Organizacja Rady Naukowej A Bc Statut, Regulamin, Przepisy 0001 Posiedzenia A Bc Skład, porządek obrad, lista obecności, protokóły posiedzeń, uchwały, sprawozdania, materiały na posiedzenia Symbole klasyfikacyjne 1 2 3 Hasła klasyfikacyjne 4 5 Uwagi 8 ZARZĄDZANIE 0 00 Organy kolegialne 000 Rada Naukowa 001 Kolegium Dyrekcji A Bc Jak w klasie 0001 002 Komisje własne A Bc Stałe i doraźne. Dla każdej zakłada się odrębną teczkę 003 Zespoły problemowe A Bc Własne oraz sprawozdania z udziału w obcych 004 Narady pracownicze, posiedzenia naukowe Zakładów A Bc Protokóły, sprawozdania, wnioski 005 Uczestnictwo w Komitetach PAN A Bc Analizy, opracowania przygotowane przez pracowników Instytutu 006 Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych B5 Bc Zaproszenia, rezerwacje A Bc Przepisy ogólnopaństwowe dot. bezpośrednio działania własnej jednostki, akty PAN 01 Organizacja 010 Podstawy prawne działania własnej jednostki organizacyjnej 011 Organizacja władz i organów nadrzędnych B10 Bc Statuty, schematy organizacyjne itp. 012 Organizacja własnej jednostki A Bc Statuty, schematy i regulaminy 013 Archiwum Instytutu A Bc Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego 0130 Przepisy prawne dotyczące obsługi archiwum zakładowego 014 0131 Ewidencja zasobu archiwum zakładowego A Bc Wykazy spisów zdawczoodbiorczych, spisy zdawczoodbiorcze, spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum PAN , protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji (aktowej) przeznaczonej do zniszczenia lub przekazania na makulaturę, protokoły zgubienia lub zniszczenia akt 0132 Udostępnianie akt, zezwolenia na dostęp do akt B2 Bc karty udostępniania, ewidencja wypożyczeń 0133 Zagubienie bądź utrata akt A Bc Postępowanie wyjaśniające Obsługa kancelaryjna 0140 Przepisy prawne dotyczące obsługi kancelaryjnej Instrukcja kancelaryjna , rzeczowy wykaz akt, instrukcje dot. postępowania z dokumentacją 0141 Formularze i druki Instytutu B5 Bc 0142 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B2 Bc 0143 Wzory odciskowe pieczęci, stempli A Bc B10 Bc B10 Bc Instrukcje, zarządzenia 0144 Wzory podpisów, pełnomocnictwa 02 Kontrolki wpływów i wysłanej korespondencji, dowody opłat pocztowych, dowody doręczeń, rozdzielniki i terminarze Akty normatywne 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki A Bc Komplet podpisanych zarządzeń, instrukcji itp. 022 Interpretacja przepisów prawnych A Bc Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dot. merytorycznej działalności 023 Sprawy sądowe 0230 Sprawy cywilne B5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia sądu 0231 Sprawy karne B5 Bc j. w. 0232 Sprawy administracyjne B5 Bc j. w. 0233 Rejestr spraw sądowych B5 Bc 03 Dla każdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki Prognozowanie, planowanie działalności i sprawozdawczość. 030 031 Organizacja i planowanie sprawozdawczości 0300 Opracowania zewnętrzne B5 Bc 0301 Opracowania wstępne i robocze B5 Bc 0302 Wersja ostateczna A Bc B5 Bc Plany i sprawozdania wieloletnie 0310 Projekty planów wieloletnich 2 Instrukcje jednostek nadrzędnych, założenia, wnioski 032 0311 Wersja ostateczna planów wielo. A Bc 0312 Projekty sprawozdań wieloletnich A Bc 0313 Wersja ostateczna sprawozdań wieloletnich A Bc Plany i sprawozdania roczne 0320 Wersje robocze planów rocznych B5 Bc 0321 Wersje ostateczne planów rocznych A Bc 0322 Sprawozdania roczne z działalności Instytutu A Bc 0323 Sprawozdania roczne z działalności komórek merytorycznych A Bc 0324 Projekty sprawozdań rocznych B5 Bc 0325 Wersja ostateczna sprawozdań rocznych A Bc A Bc 0340 Wniosek o przyznanie dotacji na działalność statutową BE10 Bc 0341 Wniosek o przyznanie dotacji na działalność DWB BE10 Bc 0342 Wniosek o przyznanie dotacji na działalność inwestycyjną BE10 Bc 0343 Wnioski o finansowanie pozostałej działalności BE10 Bc 033 Sprawozdania statystyczne dla GUS i właściwych ministerstw, jednostek nadrzędnych, roczne i jednorazowe 034 Wnioski o sfinansowanie różnych dziedzin działalności Instytutu 04 . Współpraca z zagranicą i inne Informatyka 040 Projektowanie i koordynacja systemów A Bc 041 Bazy danych A Bc 042 Strona internetowa A Bc 043 Wdrażanie i rozpowszechnianie B5 Bc 044 Serwis techniczny komputerów B5 Bc 045 Przetwarzanie danych B5 Bc 05 Skargi i wnioski 050 Przepisy własne w sprawach załatwiania skarg i wniosków A Bc 051 Rejestry i analizy skarg i wniosków A Bc 052 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio A Bc 053 Skargi załatwiane wg właściwości B3 Bc 3 Np. w Bibliotece, dostęp on-line (licencje) do czasopism licencje 06 Wydawnictwa i popularyzacja działalności Instytutu 060 061 062 063 Wydawnictwa 0600 Program wydawnictw A Bc 0601 Teki wydawnicze A Bc Dla każdego tytułu zakłada się odrębną teczkę obejmującą umowy, opracowania autorskie, opinie, recenzje itp. 0602 Wykonanie poligraficzne B2 Bc dokumentacja 0603 Rozpowszechnianie wydawnictw B2 Bc Zamówienia na numery bieżące, archiwalne, formularze zamówień 0610 Informacje własne dla prasy, radia, telewizji i innych instytucji krajowych i zagranicznych A Bc Np. udzielanie informacji o Instytucie, odpowiedzi na ankiety 0611 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne o Instytucie A Bc Np. artykuły i notatki w prasie o Bibliotece i Zakładach Naukowych Instytutu 0612 Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem i przedstawicielami Instytutu A Bc 0613 Kroniki i monografie A Bc O działalności własnej A Bc Organizowane przez Instytut oraz sprawozdania z udziału w obcych Popularyzacja Zjazdy, konferencje, sympozja, seminaria Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy 0630 Imprezy własne A Bc Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty, ulotki i nagrania dźwiękowe itp. 0631 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych Do kategorii A zalicza się własne opracowania i sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach. Pozostałe kategoria B5 A Bc 0632 Techniczna obsługa wystaw i pokazów B2 Bc Współpraca z urzędami administracji rządowej i samorządowej A Bc Własne opracowania przygotowane dla tych jednostek, programy, umowy, porozumienia. Dla każdej jednostki zakłada się odrębną teczkę 0700 Współpraca z urzędami administracji rządowej A Bc j.w 0701 Współpraca z urzędami administracji samorządowej A Bc j.w A Bc Materiały nadesłane do wiadomości Np. zaproszenia, życzenia, podziękowania Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 07 070 071 Współpraca z PAN B10 072 Współpraca z organizacjami i związkami zawodowymi B5 4 Bc 073 074 Współpraca z instytucjami naukowymi i przedsiębiorstwami A Bc 0730 Współpraca z instytucjami naukowymi A Bc 0731 Współpraca z przedsiębiorstwami A Bc Współpraca z instytucjami porządku publicznego B5 Bc Policja, straż pożarna itp. Własne ustalenia Współpraca z zagranicą 08 080 Zasady i programy współpracy międzynarodowej A Bc 081 Umowy wielostronne i ich realizacja A Bc 082 Współpraca dwustronna A Bc 083 Zagraniczne wyjazdy służbowe 084 09 Dla każdego kraju zakłada się osobne teczki Podział na kraje – teczki osobowe 0830 Plany wyjazdów dla BWz Z na dany rok A Bc 0831 Sprawy paszportowe i finansowe B5 Bc 0832 Sprawozdania z wyjazdów A Bc 0840 Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z pobytu A Bc 0841 Obsługa delegacji B2 Bc Przyjazdy delegacji zagranicznych Kontrole 090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli A Bc 091 Kontrole wewnętrzne B5 Bc Dokumentacja pokontrolna 092 Kontrole zewnętrzne A Bc Zalecenia i sprawozdania z ich wykonania 093 Audyt w zakresie zgodności z przyjętymi procedurami B5 Bc 1 KADRY Dotyczy własnej jednostki Ogólne zasady pracy i płac 10 100 Regulaminy pracy A Bc 101 Zasady wynagradzania i premiowania A Bc 102 Wykazy etatów A Bc 11 Zestawienia ilościowe, zbiorcze itp. Zatrudnienie 110 Zapotrzebowanie pracowników, oferty pracy, wnioski pracowników B2 Bc 111 Przyjmowanie i zwalnianie pracowników B2 Bc 112 Opinie o pracownikach B5 Bc 113 Nagrody, odznaczenia, kary 5 Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych – klasa 120 lub 121 \ 1130 Nagrody B10 Bc Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych 1131 Odznaczenia państwowe B5 Bc Wnioski 1132 Kary B2 Bc Jak w klasie 1130.Usuwa się z teczki natychmiast po zatarciu kary. 114 Sprawy wojskowe pracowników B5 Bc 115 Legitymacje służbowe B5 Bc 12 Rejestry, wykazy Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe pracowników naukowych oraz wyższej kadry kierowniczej 121 Akta osobowe pozostałych pracowników BE50 122 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankiety, awanse, opinie, umowę o pracę, odznaczenia, świadectwa szkolne, dyplomy, świadectwa pracy, urlopy wychowawcze bezpłatne itp. A Jak w klasie 120 Skorowidze, wykazy imienne itp. Bezpieczeństwo i higiena pracy 13 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 131 Wypadki przy pracy 1310 Zbiorowe, śmiertelne 1311 Inne wypadki A Bc Własne przepisy w tym zakresie A Bc Dokumentacja powypadkowa itp. B10 Bc Jak w klasie 1310 B10 Bc A Bc 132 Choroby zawodowe 133 Analizy wypadków i chorób zawodowych 134 Badania okresowe pracowników B10 Bc Odkłada się do teczek osobowych 135 Ekwiwalent B10 Bc Kartoteka osobowa odzieży ochronnej 136 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Bc Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji 14 Dyscyplina pracy 140 Dowody obecności w pracy B3 Bc Listy obecności 141 Absencja B5 Bc Dotyczy tylko zwolnień lekarskich, pozostałe kat. Bc 142 Urlopy wypoczynkowe B3 Bc Listy i karty urlopowe, podania o urlop 143 Ewidencja delegacji służbowych B2 Bc 144 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 Bc A Bc 15 Sprawy socjalno-bytowe 150 Podstawowe zasady 151 Świadczenia socjalno-bytowe realizowane w ramach zakładowego funduszu socjalnego (wczasy, kolonie itp.) Kategoria A dot. własnych ustaleń; zewnętrzne – kategoria B5 Podania i przydziały B5 6 Bc 152 Świadczenia socjalno-bytowe realizowane w ramach zakładowego funduszu mieszkaniowego (pożyczki na remont mieszkań itp.) 153 Świadczenia socjalno-bytowe realizowane w ramach zakładowego funduszu socjalnego (zapomogi) 154 Realizacja świadczeń socjalnobytowych 16 B5 Bc B5 Bc Sprawozdania, analizy. A Bc B5 Bc 1610 Ewidencja emerytów i rencistów B5 Bc 1611 Wnioski o emerytury i renty B2 Bc Emerytury, renty, ubezpieczenia osobowe 160 Przepisy prawne emerytalno rentowe i ubezpieczeniowe 161 Emerytury i renty 162 Dowody uprawnienia do zasiłków B5 Bc 163 Ubezpieczenia społeczne B5 Bc 164 Zbiorowe ubezpieczenia pracowników B10 Bc 17 Instrukcje i wyjaśnienia instytucji ubezpieczeniowych Zasiłki chorobowe, rodzinne, wychowawcze i inne Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Kategoria A dotyczy wyłącznie własnych ustaleń, zewnętrzne – kategoria B5 170 Programy i plany szkolenia (nauczania) pracowników A Bc 171 Rekrutacja uczestników szkoleń, dobór wykładowców B2 Bc 172 Staże zawodowe, praktyki szkoleniowe, praktyki studenckie i szkolne B5 Bc 173 Lektoraty B5 Bc Racjonalizacja i wynalazczość B5 Bc A Bc Własne ustalenia BE5 Bc Dokumentacja prawna obiektów własnych. Okres przechowywania – cały okres eksploatacji obiektu. 18 W tym zaświadczenia o odbytych szkoleniach i kursach – do akt osobowych ŚRODKI RZECZOWE 2 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi 21 Nabywanie i zbywanie obiektów Instytutu 22 Inwestycje i remonty kapitalne 220 Dokumentacja technicznoprojektowa obiektów Instytutu BE5 Bc 221 Odbiór inwestycji i kapitalnych remontów B5 Bc 222 Ewidencja inwestycji i kapitalnych remontów B10 Bc 7 Umowy, harmonogramy robót, narady autorskie 23 Administracja nieruchomościami 230 Przydział i najem nieruchomości B5 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu 231 Eksploatacja lokali B2 Bc Konserwacja, remonty bieżące 232 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym B5 Bc Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu 233 Opłaty i czynsze za lokale B5 Bc Umowy, korespondencja 24 Podatki i opłaty publiczne B10 Bc Deklaracje, wymiary podatkowe 25 Gospodarka materiałowa 251 Zaopatrzenie B5 Bc Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki, dostawcy krajowi i zagraniczni 252 Magazyn, wymiany B5 Bc Kartoteki magazynowe, dowody przychodu i rozchodu 253 Dokumentacja środków trwałych B5 Bc Księgi inwentarzowe, kartoteki 254 Konserwacja i remonty środków trwałych B3 Bc Dokumentacja księgowa 255 Likwidacja środków trwałych B10 Bc Protokoły, Lt BE5 Bc Własne ustalenia, pozostałe kat. B5 Zamówienia publiczne, przetargi, oferty 26 260 Przepisy prawne dotyczące zamówień i przetargów 261 Zamówienia publiczne B5 Bc Do każdego zamówienia prowadzi się osobną teczkę zawierającą materiały kontrahentów, opinie komisji i decyzji, odwołania, umowy 262 Przetargi B5 Bc Jak w klasie 261 263 Rejestry zamówień publicznych , odwołań, protestów B5 Bc 264 Zgody na odstąpienie od procedury zamówień publicznych B5 Bc A Bc 2710 Zakupy środków transportu B5 Bc 2711 Dokumentacja taboru samochodowego B10 Bc 2720 Naprawy, remonty, zakup części zamiennych B5 Bc 2721 Wykorzystanie pojazdów prywatnych do celów służbowych B2 Bc B2 Bc Transport i łączność 27 270 Zasady w zakresie transportu i łączności 271 Zakup i ewidencja środków transportu 272 273 Eksploatacja środków transportu Umowy w zakresie świadczenia usług pocztowych 8 Ustalenia własne 274 Eksploatacja środków łączności B2 Bc Telefony, faksy, sieć komputerowa itp. Ochrona zakładu pracy (mienia) 28 280 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna B5 Bc Protokoły, kartoteki 281 Zabezpieczenie lokali B2 Bc Przepustki 282 Ochrona danych osobowych B5 Bc 283 Ochrona informacji elektronicznych B5 Bc 284 Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych B10 Bc 285 Ochrona dokumentacji niejawnej B5 Bc Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc 29 3 EKONOMIKA 30 Zasady ekonomiczno-finansowe 300 Przepisy dotyczące spraw finansowo-księgowych A Bc Własne ustalenia 301 System ewidencyjny i plan kont A Bc Ustalenia własne B2 Bc Raporty i dokumenty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, asygnat i kwitariuszy 3110 Finansowanie inwestycji A Bc 3111 Finansowanie własnej jednostki B5 Bc Decyzje o przyznaniu środków finansowych 3112 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem B5 Bc Umowy kredytowe i wzory podpisów 3120 Rozliczenia z budżetem B5 Bc PAN, Fundacje, Ministerstwa 3121 Rozliczenia z dostawcami i odbiorcami B5 Bc 3122 Rozliczenia z instytucjami płacącymi VAT B5 Bc 3123 Windykacja należności z udowodnieniem zadłużeń B5 Bc Finanse, księgowość 31 310 Obrót gotówkowy 311 Finansowanie i kredytowanie 312 Rozliczenia Księgowość finansowa i materiałowa 32 Plany, sprawozdania i analizy 320 Dowody księgowe B5 Dowody inwestycyjne 321 Dokumentacja księgowa B5 Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontrahentów 322 Uzgadnianie sald B2 Korespondencja 323 Ewidencja syntetyczna lub analityczna B5 Bc Bc Rozliczenia płac` 33 330 Dokumentacja płac B5 331 Deklaracje ZUS B5 9 Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń 332 Listy zaliczek na płace B5 333 Listy płac B50 334 Karty zbiorcze płac i zasiłków B50 335 Zaświadczenia o płacach B3 - 336 Dowody księgowe B5 Bc 337 Dokumentacja księgowa B5 Bc Bc Odkłada się do akt osobowych klasa 120 i 121 Kopie zaświadczeń lub ich rejestry Prace zlecone i umowy o dzieło 34 340 Ze składką ZUS B50 Bc 341 Bez składki ZUS B5 Bc Bc 35 Rozliczenia osobowe 350 Rozliczenia z tytułu zaliczek i delegacji B5 351 Rozliczenia z tytułu umów zlecenia, o dzieło itp. B50 352 Rozliczenia podatku od osób fizycznych B5 Bc 36 Tylko w przypadku pobierania składki ZUS, w pozostałych B5 Fundusze specjalne 360 Zasady gospodarowania funduszami A Bc Własne ustalenia 361 Fundusze specjalne B5 Bc Obejmuje fundusz prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny, mieszkaniowy 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady A Bc 371 Spisy i protokoły remanentowe B5 Bc 372 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 Bc 373 Wycena i przecena B10 Bc 4 PRACE NAUKOWO-BADAWCZE 40 Organizacja prac naukowobadawczych A Bc 41 Metodologia prac naukowobadawczych A Bc 42 Własne prace naukowobadawcze 420 Wstępne opracowania robocze B5 Bc Zestawienia prowadzonych obserwacji meteorologicznych, hydrologicznych, analizy chemiczne, dzienniki obserwacji, zestawienia tabelaryczne i in., 421 Opracowania etapowe A Bc Do kat. A kwalifikują się też te opracowania, które nie znajdują się w opracowaniach końcowych, pozostałe B10 422 Opracowania końcowe A Bc 10 43 Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne 430 Opracowania na zlecenie własnej jednostki A Bc 431 Inne opracowania zewnętrzne B5 Bc 44 Granty 440 Granty zamawiane B10 Bc 441 Granty własne B10 Bc 442 Granty promotorskie B10 Bc 443 Granty zagraniczne B10 Bc 45 Teczki imienne (wniosek, aneksy, harmonogramy, raporty, opracowania końcowe) W tym: unijne Opiniowanie prac naukowobadawczych 450 Własnych A Bc 451 Zewnętrznych B5 Bc 46 Ekspertyzy, opinie, zlecenia, umowy, opracowania Ewidencja prac naukowobadawczych 460 Karty dokumentacyjne A Bc 461 Serwis bibliograficzny A Bc 47 Analiza i ocena dorobku naukowego A Bc 48 Stopnie i tytuły naukowe A Bc Kategoria A dot. ustaleń Instytutu, zewnętrzne B5 4810 Nadawanie stopni doktorskich A Bc Obejmuje dokumentację przewodów doktorskich (umowy, recenzje, obrona, protokoły, dyplomy) 4811 Nadawanie stopni habilitacyjnych A Bc Obejmuje dokumentację przewodów habilitacyjnych (umowy, recenzje, obrona, protokoły, dyplomy) 4812 Nadawanie tytułów naukowych A Bc Dokumentacja dot. nadania tytułu naukowego profesora A Bc A Bc 480 Zasady nadawania stopni i tytułów naukowych 481 Nadawanie stopni i tytułów naukowych 482 49 Ewidencja nadanych stopni naukowych Studium doktoranckie 490 Akty normatywne dotyczące organizacji i zasad funkcjonowania 491 Stypendia doktorskie B50 Bc 492 Rekrutacja stypendystów B5 Bc 493 Korespondencja operacyjna B3 Bc 494 Sprawozdania z kształcenia A Bc 4940 Plany zajęć B5 Bc 4941 Arkusze ocen B50 Bc 11 Regulamin, zarządzenia itp. Do kat. A sprawozdania dot. Studium Doktoranckiego 50 Biblioteka naukowa 500 Gromadzenie zbioru bibliotecznego B5 Bc Zakup, prenumerata, dary 501 Ewidencja zbioru bibliotecznego A Bc Księgi inwentarzowe, katalogi, ewidencja elektroniczna 502 Udostępnianie zbioru bibliotecznego B5 Bc Zamówienia i pytania , potwierdzenia wysłania, usługi reprograficzne w Bibliotece, ewidencja wypożyczeń 503 Konserwacja i ochrona zbiorów bibliotecznych B5 Bc Dokumentacja dot. konserwacji zbiorów i oprawy druków i czasopism 12
