karta opisu stanowiska

KARTA OPISU
STANOWISKA
Urząd Gminy i Miasta
w Krajence
1. STANOWISKO
1.1
Nazwa stanowiska
f-001/ORG
wydanie 1
podinspektor
ds. obsługi sekretariatu Burmistrza w Referacie Spraw Obywatelskich i
Organizacyjnych
2. WYMAGANIA
2.1
2.2
2.3
2.4
Wykształcenie
Średnie/wyższe
Doświadczenie zawodowe ------------------------------------------------------------------
2.5
Pożądane cechy osobowe
2.6
Wymagania dodatkowe
Uprawnienia specjalne
------------------------------------------------------------------
Potrzebne umiejętności
Obsługa urządzeń biurowych, umiejętność posługiwania się komputerem
m.in. obsługa pakietu biurowego. Umiejętność podejmowania decyzji i
analizy różnorodnych zagadnień z zakresu podjętych działań, zdolność
ponoszenia odpowiedzialności z tytułu podjętych działań.
Umiejętności komunikacji interpersonalnej, wysoka kultura osobista,
pomysłowość, terminowość, dokładność
Umiejętność opisywania faktur VAT, dyspozycyjność
3. ZAKRES OBOWIĄZKÓW
3.1. OGÓLNY
3.1.1 Staranne i bieżące prowadzenie dokumentacji zajmowanego stanowiska pracy
3.1.2 Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza Gminy i
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.1.8
3.1.9
3.1.10
3.1.11
3.1.12
3.1.13
3.1.14
Miasta Krajenka, przypisanych do realizacji na zajmowanym stanowisku oraz składanie informacji w tym
zakresie
Opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń organów gminy i przekazywanie ich do zaopiniowania
pod względem prawnym radcy prawnemu Urzędu Gminy i Miasta a następnie Komisjom Rady Miejskiej
(wspólnie z kierownikiem referatu)
Przygotowywanie niezbędnych opracowań i wykonywanie czynności organizacyjnych niezbędnych do
współdziałania z innymi stanowiskami w Urzędzie Gminy i Miasta oraz z jednostkami organizacyjnymi
gminy
Przygotowywanie niezbędnych opracowań i wykonywanie czynności organizacyjnych niezbędnych do
współdziałania z innymi stanowiskami w Urzędzie Gminy i Miasta oraz z jednostkami organizacyjnymi
gminy
Załatwianie wniosków i zapytań radnych oraz skarg i wniosków mieszkańców gminy, w sprawach
wynikających z powierzonych obowiązków
Opracowywanie okresowych ocen, analiz informacji i sprawozdań dla potrzeb organów gminy i
kierownictwa Urzędu Gminy i Miasta
Udział w naradach szkoleniach, kursach – na polecenie kierownictwa Urzędu Gminy i Miasta oraz w
szkoleniach wewnętrznych
Organizowanie realizacji zadań określonych w aktach prawnych organów centralnych i organów gminy
Przestrzeganie zasad ochrony przeciwpożarowej w Urzędzie Gminy i Miasta wynikających z odrębnych
przepisów i ustaleń
Opracowywanie niezbędnych materiałów do planów obrony cywilnej Gminy i Miasta Krajenka oraz
organizacja realizacji zadań obronnych i ochrony ludności przypisanych do stanowiska pracy
Terminowe sporządzanie sprawozdań statystycznych
Przetwarzanie danych osobowych związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy, zgodnie z ustawą
ochronie danych osobowych, współpraca z administratorem bezpieczeństwa informacji w Urzędzie
Gminy i Miasta w zakresie zgłaszania zbiorów danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony
Danych Osobowych. Nadawania hasła zabezpieczającego zbiory i innych spraw wynikających z
cytowanej ustawy lub przepisów wykonawczych do ustawy
Stosowanie rzeczowego wykazu akt zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną
3.1.15 Realizacja zadań wynikających z ustaw:
1) Prawo zamówień publicznych i współpraca w tym zakresie ze stanowiskiem pracy prowadzącym
zamówienia publiczne,
2) o ochronie informacji niejawnych,
3) o dostępie do informacji publicznej,
4) o finansach publicznych
3.1.16 Wykonywanie poleceń przełożonych i zadań innych niż określone w zakresie czynności
3.1.17 Przestrzeganie procedur i prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującym Systemem Zarządzania
Jakością, wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa.
3.2. SZCZEGÓŁOWY
3.2.1 W zakresie spraw kancelaryjnych
3.2.1.1 Przyjmowanie korespondencji, jej rejestracja według „ Instrukcji kancelaryjnej” i przekazywanie
Burmistrzowi, Z-cy Burmistrza i Sekretarzowi
3.2.1.2 Prowadzenie terminarza spotkań Burmistrza
3.2.1.3 Rozdzielanie korespondencji na stanowiska pracy według dyspozycji Burmistrza, Z-cy Burmistrza lub
Sekretarza Gminy
3.2.1.4 Prenumerata Dzienników Urzędowych na potrzeby Urzędu i prowadzenie ich zbioru, także kserowanie
ich dla potrzeb stanowisk pracy,
3.2.1.5 Prowadzenie prenumeraty prasy i czasopism na potrzeby Urzędu
3.2.1.6 Prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych, zlecanie ich wykonania przekazywanie ich pracownikom i
nadzór nad likwidacją, przestrzegając instrukcji kancelaryjnej w tym zakresie
3.2.1.7 Organizowanie przyjęć interesantów przez Burmistrza, zastępcę Burmistrza, bądź kierowanie ich na
3.2.1.8
3.2.1.9
3.2.1.10
3.2.1.11
3.2.2
właściwe stanowiska pracy
Obsługa centrali telefonicznej, radiotelefonu, faxu i kserokopiarki
Zaopatrzenie i nadzorowanie rozchodu (gospodarka magazynowa):
a) druków,
b) formularzy,
c) materiałów biurowych,
d) środków czystości i BHP,
e) odzieży i obuwia ochronnego i roboczego;
Udzielanie zamówień publicznych we współpracy ze stanowiskiem prowadzącym zamówienia publiczne
w zakresie własnego stanowiska,
Prowadzenie spraw w zakresie:
a) zakupów oraz bieżącej konserwacji, napraw urządzeń, sprzętu i wyposażenia
Urzędu,
b) robót remontowo – adaptacyjnych pomieszczeń Urzędu,
c) zakupu artykułów kancelaryjno – biurowych i środków czystości, herbaty i
ręczników
W zakresie spraw pracowniczych
3.2.2.1 Prowadzenie spraw pracowniczych dotyczących ewidencji obecności, zwolnień lekarskich, urlopów
wypoczynkowych, okolicznościowych, bezpłatnych, opieki nad członkami rodziny
3.2.2.2 Prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych,
3.2.2.3 Prowadzenie kart ewidencji obecności w pracy
3.2.3
W zakresie innych spraw przypisanych do stanowiska
3.2.3.1 Prowadzenie książki kontroli organów nadrzędnych,
3.2.3.2 Okresowa analiza stanu bezpieczeństwa p.poż. wskazywanie zagrożeń, realizacja zaleceń pokontrolnych
w tym zakresie .
3.2.3.3 Prowadzenie dokumentacji dotyczącej użytkowania budynków Urzędu – prowadzenie książek obiektów z
ewidencją:
a) napraw głównych, bieżących, konserwacji i przeglądów,
b) dokumentacji eksploatacyjnej wraz z protokołami okresowych kontroli stanu
technicznego, opiniami technicznymi i ekspertyzami dotyczącymi budynku oraz
metryką instalacji odgromowej,
3.2.3.4 Utrzymanie i konserwacja łączności telefonicznej, prowadzenie ewidencji podróży służbowych
pracowników Urzędu i innych osób,
3.2.3.5 prowadzenie ewidencji „ zamówień i zleceń”.
4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ
4.1
Za jakość świadczonej pracy
4.2
Za przestrzeganie przepisów prawa, a w szczególności: kodeksu postępowania administracyjnego,
ustawy o ochronie danych osobowych, instrukcji kancelaryjnej i innych przepisów prawnych
dotyczących powierzonych obowiązków
Za przestrzeganie terminów załatwiania spraw
4.3
4.4
4.5
4.6
Za ochronę informacji niejawnych i zachowanie tajemnicy w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego
ustaniu
Za prowadzenie dokumentacji zajmowanego stanowiska pracy zgodnie z jednolitym rzeczowym
wykazem akt dla administracji samorządowej i instrukcją archiwalną
Materialnie za powierzone mu na zajmowanym stanowisku mienie i za jego właściwe użytkowanie oraz
książki i literaturę Urzędu przekazaną do użytku służbowego na stanowisko. Podlega to rozliczeniu w
przypadku zmiany stanowiska pracy lub rozwiązania stosunku pracy
5. UPRAWNIENIA I UPOWAŻNIENIA
5.1
5.2
Uprawnienie do opisu pod względem merytorycznym faktur dotyczących zakupów towarów i usług do
Urzędu Gminy i Miasta w Krajence.
Zakup materiałów i wyposażenia dla Urzędu; opisu rachunków dotyczących kosztów eksploatacyjnych
obiektu, sekretariatu Burmistrza