Rekomendacje (głównie techniczne) dotyczące przygotowania prac

V. 1 (30.01.2017 r.)
Rekomendacje (głównie techniczne) dotyczące
przygotowania prac dyplomowych
Spis treści
1. Zalecenia dotyczące formatowania .......................................................................... 1
2. Interpunkcja ............................................................................................................. 4
3. Wielkie i małe litery ................................................................................................ 6
4. Cytowanie ................................................................................................................ 6
5. Niektóre skróty klawiszowe w Word for Windows................................................. 7
6. Style w Word for Windows ..................................................................................... 8
7. Praca w trybie śledzenia zmian ................................................................................ 8
8. Przed złożeniem ostatecznej wersji ......................................................................... 8
1. Zalecenia dotyczące formatowania
Podstawowa zasada: tekst musi wyglądać ładnie, schludnie, formatowanie musi być konsekwentne (czyli podobne elementy muszą mieć zunifikowane formatowanie).
Ustawienia strony:
•
format strony A4;
•
układ tekstu pionowy;
•
czcionka tekstu zasadniczego: Times New Roman 12 pkt, tekst wyjustowany do obu
marginesów;
•
zaleca się włączenie dzielenia wyrazów;
•
odstęp między wierszami (interlinia) 1,5 wiersza, wcięcie akapitu 1 cm, brak powiększonego odstępu między akapitami;
•
marginesy górny, dolny, lewy, prawy 2,5 cm;
•
margines na oprawę 0,5 cm (w przypadku druku obustronnego układ strony musi być
lustrzany dla stron parzystych i nieparzystych);
•
numeracja stron: ciągła, czcionka Times New Roman 12 pkt, na dole strony (w stopce), wypośrodkowana, brak numeru na pierwszej stronie.
Format tytułów:
•
dla wszystkich tytułów: czcionka Times New Roman pogrubiona (wyjątek: normalna
czcionka w tytułach tabel i obiektów graficznych), pojedynczy odstęp wewnątrz tytułu, wyrównanie do lewego marginesu, brak dzielenia wyrazów, na końcu nie powinno
być kropki;
•
nagłówek pierwszego poziomu (tytuły rozdziałów): czcionka 16 pkt, odstęp przed 18
pkt, odstęp po 12 pkt, numerowanie po kolei liczbami arabskimi: Rozdział 1. Tytuł
rozdziału;
•
nagłówek drugiego poziomu (tytuły podrozdziałów): czcionka 14 pkt, odstęp przed 12
pkt, odstęp po 9 pkt, numerowanie hierarchiczne po kolei liczbami arabskimi: 1.1. Tytuł podrozdziału;
•
nagłówek trzeciego poziomu (tytuły części w podrozdziałach): czcionka 12 pkt, odstęp przed 9 pkt, odstęp po 6 pkt, numerowanie hierarchiczne po kolei liczbami arabskimi: 1.1.1. Tytuł części w podrozdziale;
•
tytuły tabel, wykresów, rysunków, schematów itp. obiektów graficznych: Times New
Roman, 12 pkt, zwykła, odstęp przed 12 pkt, odstęp po 6 pkt, numerowanie po kolei
przez całą pracę;
•
tytuły nie mogą być ostatnimi wierszami na dole strony — po nim koniecznie mają
być przynajmniej dwie linijki tekstu.
Każdy rozdział powinien rozpoczynać się na nowej stronie, nowy podrozdział ma być kontynuowany na stronie bieżącej.
Formatowanie przypisów:
•
wcięcie akapitu 1 cm;
•
czcionka 10 pkt;
•
ciągła numeracja w całej pracy;
•
zasady zapisu bibliograficznego są podane w dokumencie „Zapis bibliograficzny”.
Formatowanie bibliografii:
•
lista numerowana;
•
kolejność alfabetyczna;
•
zasady zapisu bibliograficznego są podane w dokumencie „Zapis bibliograficzny”.
Formatowanie tabel:
•
czcionka Times New Roman, 10-12 pkt, pojedynczy odstęp między wierszami, tekst
w komórkach główki tabeli wypośrodkowany w poziomie i pionie, lewa kolumna wyrównana do lewego marginesu, pozostałe komórki z tekstem wypośrodkowane lub
wyrównane do lewego marginesu, komórki z liczbami najlepiej aby były wyrównany
wg znaku dziesiętnego;
•
tekst w główce tabeli, a także najbardziej istotne dane możemy wyodrębnić czcionką
pogrubioną;
•
w tabelach włączamy pionowe linie, poziome należy stosować z umiarem: mają oddzielać główkę tabeli i wiersze wewnątrz główki, a także rozdzielać grupy danych;
•
w tabelach nie należy pozostawiać pustych komórek, w przypadku braku danych należy stosować następujące znaki umowne (bez cudzysłowów):
o „-” — zjawisko nie występuje,
o „0” — zjawisko istnieje, ale w ilościach mniejszych od liczb, które mogłyby
być wyrażone uwidocznionymi w tabeli znakami cyfrowymi,
o „.” lub „b.d.” — brak danych, czyli zupełny brak informacji lub brak informacji wiarygodnych,
2
o „x” — wypełnianie rubryki ze względu na układ tabeli jest niemożliwe lub
niecelowe,
•
„w tym” – oznacza, że nie podaje się wszystkich składników sumy;
•
proszę pamiętać, że w Polsce obowiązuje dziesiętny znak w kształcie przecinka (a nie
kropki, jak w krajach anglosaskich), więc np. prawidłowy zapis wartości π będzie
3,14159, a nie 3.14159.
•
separator do oddzielania grup trzycyfrowych (tysięczny) to kropka lub spacja, można
go zastosować dla poprawy czytelności liczb — np. jeden milion można zapisać jako
1.000.000 lub 1 000 000. Proszę uważać: w literaturze angielskojęzycznej ten separator ma postać przecinka (czyli jeden milion będzie 1,000,000).
Formatowanie obiektów graficznych (wykresów, rysunków, schematów):
•
dopuszcza się stosowanie czcionek bezszeryfowych (np. Arial, Tahoma);
•
w przypadku korzystania z pakietu MS Office:
o grafika winna być w miarę możliwości wykonana w odpowiednich modułach
MS Word lub MS Excel;
o obiekt graficzny musi być w opcjach formatowania obrazu, zakładka „Układ”,
rozmieszczony równo z tekstem.
Informacje dotyczące tabel i obiektów graficznych:
•
pod każdym obiektem należy w taki sam sposób podać źródła, z których zostały one
zaczerpnięte, lub informacje, że stanowią opracowanie własne autora albo opracowanie własne autora na podstawie prac innych autorów lub innych źródeł informacji;
•
przypisy dotyczące tych obiektów należy umieszczać bezpośrednio pod obiektem (a
nie w przypisach na dole strony);
•
aby nie było porozumień, odnośniki do przypisów muszą być inne, niż przypisów dolnych — np. małe litery albo gwiazdki;
•
kolejność informacji pod obiektem: najpierw przypisy (o ile są), potem ewentualnie
dodatkowe informacje, na końcu — źródło;
•
czcionka informacji pod obiektem — Times New Roman 10 pkt;
•
między informacjami a dalszymi partiami tekstu wstawiamy pusty wiersz.
Wzór tabeli:
Tabela 1. Struktura wielkościowa spółek uczestniczących w programie NFI
Sektory gospodarki
Liczba
przedsiębiorstw
w%
80,5
14,6
4,9
100,0
Liczba zatrudnionych
do 200
201-500
501-1000
ponad 1000
Przemysł
9,2
23,6
25,8
21,9
Budownictwo
1,4
6,1
5,9
1,2
Pozostałe*
2,8
0,9
1,1
0,1
Łącznie
13,1
30,7
23,2
23,0
* W tym usługi.
Dane nie obejmują spółek wyłączonych z programu.
Źródło: opracowanie własne na podstawie Prywatyzacja przedsiębiorstw państwowych, GUS, Warszawa 1995,
tab. V.
3
Wszystko, co dotyczy tabel i obiektów graficznych, powinno znaleźć się na tej samej stronie
(czyli tytuł, właściwa tabela lub obiekt i wszystkie notki). Wyjątek stanowią bardzo długie
tabele nie mieszczące się na jednej stronie. Należy je podzielić zaopatrując w adnotacje wyjaśniające: „Ciąg dalszy tabeli na następnej stronie.” oraz „Ciąg dalszy tabeli X”. Główka tabeli
musi być powtórzona w każdej części, można to zautomatyzować (Narzędzia tabel – Układ –
Powtórz wiersze nagłówka).
2. Interpunkcja
Jest to dziedzina bardzo skomplikowana i potrzebne jest wyrobienie wyczucia — na podstawie lektury książek i czasopism. Serwisy społecznościowe zazwyczaj są, odwrotnie, źródłem
masowych błędów interpunkcyjnych i innych błędów językowych. Są wszakże pewne ogólne
zasady i typowe błędy wynikające z ich naruszenia.
Interpunkcja przy odnośnikach do przypisów:
•
przed odnośnikiem nie może być spacji;
•
odnośnik a znaki przestankowe: jest wstawiany przed kropką, przecinkiem, średnikiem, myślnikiem i łącznikiem, ale po dwukropku, wielokropku, wykrzykniku i znaki
zapytania;
•
w przypadku cudzysłowu zamykającego wstawiamy odnośnik między ostatnim wyrazem a cudzysłowem tylko jeśli zdanie kończy się kropką. W pozostałych przypadkach
odnośnik jest na samym końcu:
tekst1”.
tekst...”1
tekst!”1
•
jeżeli chodzi o nawias zamykający, to istotne jest, czy przypis odnosi się tylko do tekstu w nawiasach czy także do poprzednich części tekstu.
Myślnik (pauza) i łącznik:
•
myślnik (pauza) to długa kreska, łącznik — krótka;
•
przed i po łączniku nie ma spacji: np. biało-czerwony, Curie-Skłodowska (a nie np.
biało - czerwony czy biało -czerwony); także w sensie „od-do”: „lata 2001-2002”,
„cztery-pięć stron” itp.;
•
przed i po myślniku najczęściej jest spacja: np. „To spostrzeżenie — zdaniem Langego — jest ciekawe”;
•
Word for Windows ma domyślnie włączoną funkcję robienia myślnika z kreski (klawisz po prawej stronie od klawisza z zerem), jeśli jest otoczona spacjami. Jest krótszy,
niż wymagają normy drukarskie: „–” zamiast „—”, ale jest to dopuszczalne. Od biedy
może to być zwykła kreska — ważne, aby była otoczona spacjami;
•
w Word for Windows można znaleźć myślnik w Wstawianie/symbole, podzbiór: interpunkcja ogólna, kod znaku 2014, można mu przypisać skrót klawiszowy, np. Ctrl z
kreską.
4
Kropka:
•
kropka i spacja:
o ogólna zasada: po kropce zawsze jest spacja, niezależnie od tego, czy kropka
oznacza koniec zdania czy skrót;
o wyjątki:
skrót dwóch imion przed nazwiskiem, np. „J.K. Galbraith”,
jeżeli kropka oznacza skrót, zaś po niej występuję inny znak przestankowy, np. „...to się stało w 1918 r., później zaś...”,
skróty jednostek miary nie mają kropki na końcu,
skrót, który na końcu ma tę samą literę, co ostatnia litera skracanego
wyrazu, nie ma kropki na końcu — np. nie „wg.” (od „według”), lecz
„wg”;
•
kropka zawsze kończy zdanie, jeżeli nie kończą go wykrzyknik, znak zapytania czy
wielokropek. Przypisy, notki pod tabelami i pozycje bibliograficzne to są zdania, więc
mają no końcu kropkę;
•
natomiast jakiekolwiek tytuły (książek, rozdziałów, tabel itp.) zdaniami nie są i nie
mają kropki na końcu.
Spacja:
•
generalne zasady: rozdziela wyrazy i występuje zazwyczaj po ewentualnym znaku
przestankowym. Np. „czerwony,zielony”, „czerwony ,zielony” i „czerwony , zielony”
są zapisami nieprawidłowymi. Powinno być „czerwony, zielony”;
•
to samo dotyczy skrótów: zapis „2009r.” czy „10km” jest błędny, powinno być
„2009 r.”, „10 km”;
•
wyjątek to znak procentu”: „120%”, a nie „120 %”.
Cudzysłowy i nawiasy:
•
generalna zasada: muszą być dosunięty do otaczanych wyrazów, nie może być między
nimi a tymi słowami spacji, natomiast muszą być spacje między tymi fragmentami a
resztą tekstu. Czyli np. zapis „...niektóre kraje( słabiej rozwinięte) są...” jest nieprawidłowy, powinno być „...niektóre kraje (słabiej rozwinięte) są...”.
Przecinki:
•
jednym z najczęstszych błędów interpunkcyjnych jest używanie przecinka przed spójnikiem „oraz” (przecinek byłby potrzebny tylko jeżeli przed tym wyrazem znajduje się
wtrącenie);
•
nie należy rozstawiać przycinków na zasadzie breathing commas (czyli tam, gdzie
przy czytaniu na głos robi się pauzę na nabranie powietrza do płuc), oto typowy przykład: „Najlepsi specjaliści z zakresu marketingu politycznego, kreują partie polityczne
oraz ich przedstawicieli na najwyższym poziomie.” Przecinek tu jest niepotrzebny;
•
nie powinno być przecinka po okoliczniku miejsca czy czasu — np. ni wolno pisać
„wczoraj, byliśmy w kinie”;
5
•
absolutnie nie powinno być przecinka między podmiotem i orzeczeniem, nawet jeżeli
nie występują bezpośrednio jeden po drugim. Np. w zdaniu „Niektórzy ludzie, nadal
chodzą do kina” przecinek jest postawiony błędnie;
•
nie jest potrzebny przecinek między niejednorodnymi przymiotnikami (np. „duży ładny bobas”);
•
nie istnieje reguła, nakazująca we wszystkich wypadkach pisać przecinek przed „który”, „czego”, „wiec” itp.;
•
lepiej postawić za mało przecinków, niż za dużo.
Listy punktowane i numerowane:
•
mogą być jednym zdaniem łącznie ze zdaniem wprowadzającym (jak większość list w
tych Rekomendacjach), wtedy poszczególne pozycje listy muszą rozpoczynać się małą
literą, a na końcu być przecinek lub średnik. Ostatnia pozycja ma kończyć się kropką.
W przypadku list numerowanych numer porządkowy (lub litera) nie powinien mieć
kropki, zazwyczaj kończy się zamykającym nawiasem;
•
poszczególne pozycje mogą być oddzielnymi zdaniami, wtedy każda pozycja rozpoczyna się wielką literą i kończy się kropką. W przypadku list numerowanych numer
porządkowy (lub litera) musi być z kropką na końcu.
3. Wielkie i małe litery
Kilka zasad:
• przymiotniki od nazw geograficznych piszemy małą literą („gospodarka polska” a nie
„gospodarka Polska”);
• małą literą piszemy „państwo” w sensie „kraj” oraz „ci” (kiedy jest to liczba mnoga
męskoosobowa od „ten”);
• wszystkie wyrazy zaczynają się wielką literą (z wyjątkiem przyimków i spójników
wewnątrz tych nazw):
o w nazwach imprez („Forum Ekonomiczne w Krynicy”),
o w nazwach organizacji (w tym organów administracji publicznej) i stowarzyszeń („Ministerstwo Finansów”, „Wyższa Szkoła Socjologii i Ekonomii”,
„Reporterzy bez Granic”),
o w tytułach periodyków, serii wydawniczych („Kobieta i Życie”, „Studia i Analizy”),
ale w tytułach książek, raportów, artykułów, referatów itp. tylko pierwszy wyraz jest pisany wielką literą;
• nie piszemy wielkiej litery po dwukropku (chyba że inne reguły tego wymagają), czyli
np. „Źródło: obliczenia własne”, a nie „Źródło: Obliczenia własne”;
• nie używamy wielkich liter do zwrócenia uwagi na ważną informację (jak często
błędnie robi się w reklamach i ogłoszeniach).
4. Cytowanie
Cytat to, za Wikipedią, „dosłowne przytoczenie cudzych słów”. Jeżeli wykorzystujemy cudzy
tekst bez zmian, musi być zaznaczony jako cytat, inaczej będzie to plagiat.
6
Podstawowe zasady:
•
funkcje cytatu:
o może być ilustracją, potwierdzeniem tezy autora pracy dyplomowej,
o może być zastosowany także w sytuacji, kiedy nie da się (nie ma sensu) powiedzieć lepiej: np. przepis prawa, definicja,
o może być obiektem analizy;
•
do cytatu musi być jakieś odniesienie w tekście pracy, nie może być bytem samodzielnym, tekst nie może składać się z zestawu cytatów;
•
cytowany tekst musi być przytoczony dokładnie tak, jak on wygląda w oryginale, ze
wszystkimi znakami przestankowymi, wszystkie wyrazy muszą być w oryginalnej
formie itp.;
•
cytat musi być zaznaczony cudzysłowem i na końcu powinien być odnośnik do przypisu ze źródłem;
•
jeżeli chcemy zacytować tylko fragment zdania, opuszczone fragmenty należy zaznaczyć, np. wielokropkiem w nawiasach kwadratowych: „cytowany tekst musi być przytoczony [...] ze wszystkimi znakami przestankowymi”;
•
w tekście, a nie tylko w przypisie, powinno być wiadomo, kogo/co cytujemy bądź
omawiamy, np. „zdaniem [tu imię i nazwisko autora cytatu],...”, „Inny punkt widzenia
można znaleźć u [imię, nazwisko], który twierdzi, że...”;
•
przy pierwszej wzmiance o osobie (np. autorze cytatu) do dobrego zwyczaju należy
podawanie jego pełnego imienia i nazwiska, przy następnych wzmiankach wystarczy
samo nazwisko lub inicjał z nazwiskiem;
•
jeżeli nie przytaczamy dosłownego cytatu, tylko omawiamy czyjeś twierdzenia, także
należy powołać się na ich autora i źródło (przypis można rozpocząć od „Zob.:”).
Zob. także dokument „Zapis bibliograficzny”.
5. Niektóre skróty klawiszowe w Word for Windows
Osobiście najczęściej korzystam z następujących:
•
nierozerwalna spacja, aby coś nie przeniosło się do następnego wiersza:
Shift+Control+Spacja;
•
wymuszenie przejścia do następnego wiersza w ramach tego samego akapitu:
Shift+Enter;
•
wymuszenie przejścia na następną stronę: nie wbijać Entery, tylko nacisnąć
Control+Enter;
•
włączenie indeksu górnego, czyli czegoś takiego: Cotnrol+Shift+klawisz [=], wyłączenie — ponowne naciśnięcie tej kombinacji klawiszy;
•
włączenie indeksu dolnego, czyli czegoś takiego: Cotnrol+klawisz [=], wyłączenie —
ponowne naciśnięcie tej kombinacji klawiszy;
•
zachowanie pliku w trakcie edycji (radzę robić to co pewien czas na wypadek awarii i
ewentualnej utraty danych): Shift+F12;
7
•
zachowanie pliku po raz pierwszy lub pod inną nazwą: F12;
•
wyszukiwanie wyrazów: Control+F.
6. Style w Word for Windows
Zalecam używanie styli — wybrane style można znaleźć na prawej części belki w zakładce
„Narzędzia główne”. Najwygodniej mieć zdefiniowane style dla wszystkich części tekstu, w
tym nagłówków. Jest możliwe hierarchiczne definiowanie nagłówków, co umożliwia automatyczne tworzenie spisu treści (zakładka „Odwołania” – Spis treści). Możemy zmienić formatowanie w definicji stylu, wtedy formatowanie automatycznie zmieni się we wszystkich
fragmentach tekstu, gdzie został on zastosowany.
7. Praca w trybie śledzenia zmian
Kolejne wersje pracy powinny powstawać w trybie śledzenia zmian. Podczas pracy nad tekstem można wyłączyć wyświetlanie poprawek, aby nie przeszkadzała kolorowa sieczka (fakt
zmiany będzie rejestrowany w tle). Włączanie trybu w Word for Windows poczynając od
wersji 2007: zakładka „Recenzja” — „Śledź zmiany”:
Wyświetlanie zaznaczenia zmian włącza się i wyłącza się poprzez pozycje „pokaż adiustację”
w menu „Recenzja”.
Na kolejnym etapie pracy nad tekstem należy zaakceptować lub odrzucić zmiany dokonane
na poprzednim etapie (pozycje „Zaakceptuj” i „Odrzuć”.
Ostateczna wersja tekstu powinna być pozbawiona zarejestrowanych zmian (wszystkie muszą
zostać zaakceptowane bądź odrzucone), nie wystarczy wyłączyć ich wyświetlanie, inaczej
może zepsuć się formatowanie tekstu.
8. Przed złożeniem ostatecznej wersji
Ostatecznie, przed wydrukowaniem, proszę jeszcze raz na spokojnie przejrzeć tekst na swoim
komputerze (na moim może on wyglądać minimalnie inaczej) — czy wszędzie jest właściwy
podział na strony, czy nigdzie tytuł nie pozostał na ostatnim wierszu itp.
Opracował dr hab. Piotr Kozarzewski z wykorzystaniem materiałów
autorstwa prof. dr hab. Macieja Bałtowskiego i rekomendacji UMCS
8