Udokumentowanie wydatków na usługi niematerialne

Udokumentowanie wydatków na usługi niematerialne
Wpisany przez Ewa Flor
Stan faktyczny
Jedną z najczęściej badanych kwestii podczas audytów podatkowych są wydatki na tzw. usługi
niematerialne. Spółki zaliczają do kosztów uzyskania przychodów m.in. wydatki na działalność
marketingową, windykację należności, obsługę prawną, doradztwo public relations, doradztwo
gospodarcze, podatkowe, rachunkowe itd. Wydatki tego typu najczęściej są dokumentowane
jedynie opisanymi fakturami. Z podmiotami świadczącymi dla Spółek tego rodzaju usługi często
brak jest nawet podpisanych umów, z których wynika zakres usług.
Analiza prawna
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej PDOP)
kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z
wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1.
Aby wydatek podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów muszą zostać spełnione
następujące warunki:
1. został poniesiony przez tegoż podatnika,
2. jest definitywny (rzeczywisty),
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
4. został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub może mieć wpływ na wielkość
osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany.
1/3
Udokumentowanie wydatków na usługi niematerialne
Wpisany przez Ewa Flor
Przepis art. 15 PDOP nie określa zasad udokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów
uzyskania przychodów.
Sposób dokumentowania usług o charakterze niematerialnym (m.in. doradczych) tak, aby ich
kwalifikacja do kosztów podatkowych nie budziła wątpliwości organów skarbowych wzbudza
wiele kontrowersji. Często bowiem nie istnieje rzeczywisty i wymierny efekt wykonania tego
rodzaju usług, jak np. ekspertyza czy opracowanie, tym samym trudno jest określić, czy ich
realizacja mogła mieć wpływ na osiągnięcie przychodu przez podatnika. Dodatkowo, przy braku
dowodów świadczących o tym, że usługa o charakterze niematerialnym rzeczywiście została
wykonana, organy skarbowe mogą zarzucić fikcyjność dokonanej transakcji.
Co na to orzecznictwo?
W sprawie tej niejednokrotnie wypowiadały się Naczelne Sądy Administracyjne. NSA w wyroku
z 24.07.2003 r., SA/Bd 1514/03, Legalis, stwierdził co następuje: „Okoliczność, że podpisano
kontrakt, wystawiono fakturę i dokonano zapłaty nie stanowi wcale przesądzającego dowodu,
że czynność została wykonana, a poniesiony koszt był uzasadniony i został rzeczywiście
poniesiony".
Podobnie wypowiedział się NSA 12 grudnia 2003 r., I SA/Łd 1677/2002: „Zapłacenie za usługę
reklamową, mimo braku jakiegokolwiek dowodu jej wykonania, nie może być uznane za
racjonalne działanie podatnika; nie można wtedy mówić o wykazaniu związku między
wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu.(...). Nie można zgodzić się ze stroną skarżącą,
że dla uznania określonego wydatku za koszt uzyskania przychodu wystarczające jest
przedłożenie rachunku i ogólne wskazanie celu, w jakim poniesiono wydatki w nim wskazane".
Konkluzje
2/3
Udokumentowanie wydatków na usługi niematerialne
Wpisany przez Ewa Flor
Podatnicy ponosząc wydatki na usługi doradcze, marketingowe, prawne i inne o charakterze
niematerialnym, przede wszystkim
powinni je mieć
udokumentowane umowami na świadczenie tego typu usług.
Oprócz faktur lub rachunków powinny być także udokumentowane raportami, ekspertyzami,
opiniami lub załącznikami (jeżeli np. umowa dotyczy wynagrodzenia zryczałtowanego)
stwierdzającymi zakres wykonanych usług np. w danym miesiącu.
Należy nadmienić, że organy podatkowe nie mają jednak prawa badać zasadności
ekonomicznej ponoszonych wydatków, lecz jedynie fakt, czy zostały poniesione w celu
osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów.
„Nie należy do organów podatkowych ani do Sądu badanie celowości i efektywności decyzji
gospodarczych podejmowanych przez podatnika (...)" - Wojewódzki Sąd Administracyjny we
Wrocławiu, wyrok z 5 kwietnia 2004 r. (I SA/Wr 3918/2001; niepubl.).
Organy podatkowe mogą ewentualnie kwestionować umowy jako zawarte dla pozoru lub że
przedmiotowe usługi nie zostały faktycznie wykonane - art. 24b§1 Ordynacji podatkowej. Wtedy
organy te mogą pominąć skutki podatkowe czynności prawnych, jeżeli udowodnią, że z
dokonania tych czynności nie można było oczekiwać innych istotnych korzyści niż wynikające z
obniżenia wysokości zobowiązania podatkowego, zwiększenia straty, podwyższenia nadpłaty
lub zwrotu podatku.
3/3