Procedury Wystawiania Rachunkow, Wtym Zastosowanie

1. Sekretarz ds. Finansów przesyła Rachunek za Członkostwo - Formularz nr 423 na 15 dni przed terminem
płatności.
2. Jeżeli płatność nie wpłynie w ciągu 30 dni, Sekretarz ds. Finansów przesyła Rachunek za Członkostwo - Formularz Powtórnego Zawiadomienia nr 424.
3. Jeżeli płatność w dalszym ciągu nie napływa w terminie 30 dni od daty przesłania Drugiego powiadomienia...
• Sekretarz ds. Finansów dostarczy Komitetowi Zachowawczemu nazwiska, adresy, numery telefonów i kwoty
zaległości każdego członka. W skład Komitetu winni wchodzić między innymi: Wielki Rycerz, przewodniczący ex officio; powiernicy; proponujący, jeżeli taki występuje.
• Pismo "Alert Rycerski" - formularz nr KA1, podpisane przez Wielkiego Rycerza i powierników zostanie
przekazane każdemu niewypełniającemu swych zobowiązań członkowi.
• Wielki Rycerz wyznaczy członka Komitetu ds. Utrzymywania Członkostwa, który będzie utrzymywał osobisty kontakt z członkiem niewypełniającym swych zobowiązań w celu przypomnienia mu o jego obowiązkach. Członek ten przedstawi Wielkiemu Rycerzowi pisemny raport zawierający swoje ustalenia. Jeżeli
dany członek przeżywa finansowe kłopoty, wówczas Wielki Rycerz wyda polecenie członkom komitetu, aby
odwiedzili tegoż członka i okazali mu pomoc poprzez ustalenie z nim planu płatności lub innego rodzaju
ustalenia finansowe, możliwe do zaakceptowania przez radę. Wielki Rycerz powinien otrzymać pełen raport
dotyczący przyczyn niespełnienia przez członka zobowiązań i rozważania przez niego odejścia z Organizacji. Problemy finansowe nie są wystarczającym powodem do zawieszenia członka.
4. Jeżeli pod koniec drugiego miesiąca zaległości dany członek wciąż nie uiścił należności, należy przygotować
Powiadomienie o Zamiarze Zawieszenia - Formularz nr 1845, które zostanie podpisane przez Sekretarza ds.
Finansów i Wielkiego Rycerza i przekazać je do następujących osób:
• Oryginał przesłany zostaje do członka niewypełniającego zobowiązań.
• Kopia dla Najwyższego Urzędu zostaje przekazana do Departamentu Akt Członkowskich. Najwyższy Rycerz prześle członkowi niewypełniającemu zobowiązań osobiste pismo. Będzie ono wyrazem zainteresowania Najwyższego Rycerza kwestią utrzymania statusu "dobrej sytuacji płatniczej" członka.
• Kopia dla rady stanowej przekazana zostanie delegatowi stanowemu. Napisze on do danego członka pismo,
oferując swą pomoc i informując go, że pomocą w poszczególnych kwestiach służy również delegat
rejonowy w danym rejonie.
• Kopia delegata rejonowego przesyłana jest do niego osobiście. Kontaktuje on się z danym członkiem telefonicznie, aby omówić kwestię zaległych płatności. W trakcie tej rozmowy zasugeruje on możliwe
rozwiązanie problemów i - jeżeli zaistnieje taka potrzeba - zaoferuje swoją pomoc. Delegat rejonowy ustali
również, czy Rada nawiązała z członkiem osobisty kontakt. Odpowiedź i reakcja członka niewypełniającego
zobowiązań zapisywana jest na kopii delegata rejonowego, na Formularzu nr 1845 i przekazywana jest do
delegata stanowego.
• Kopia dla Rady zostaje zachowana w aktach Rady.
5. Jeżeli członek niewypełniający swoich zobowiązań nadal pozostaje w zwłoce lub, jeśli nie opracuje odpowiedniego harmonogramu płatności w terminie 60 dni od daty Formularza nr 1845, rada może złożyć Dokument
Członkowski - Formularz 100, zalecający zawieszenie członka. Zawieszenie nie będzie jednak rozpatrywane przez urząd Rady Najwyższej do chwili upłynięcia wymaganych 60 dni od daty złożenia Ostrzeżenia o
Zamiarze Zawieszenia - Formularz nr 1845.
6. Ostrzeżenie o Zamiarze Zawieszenia - Formularz nr 1845 traci ważność 90 dni po dacie jego rejestracji w
urzędzie Rady Najwyższej. Po upłynięciu 90-dniowego okresu Formularz zostanie usunięty z akt przy założeniu, że rada zdołała zatrzymać członka.
7. Jeżeli w okresie późniejszym członek, wobec którego rada złożyła Ostrzeżenie o Zamiarze Zawieszenia - Formularz nr 1845, ponownie nie będzie wywiązywał się ze zobowiązań, cały proces wystawiania
rachunków/zatrzymywania winien być ponownie przeprowadzony zgodnie z powyższym opisem.
1845A-PL 5/05
OSTRZEŻENIE O ZAMIARZE ZAWIESZENIA
Data _____________
Brat _______________________________
Adres: _____________________________
_____________________________
Nr telefonu: ________________________
Nr Członkowski: ____________________
Nr Rady: ______________
Nasza dokumentacja wskazuje, że w dniu _____________ Brat spotkał się z naszym przedstawicielem ds. Utrzymania
Członkostwa, bratem ________________________, w związku z przynależnością Brata do Rycerzy Kolumba.
Imię i Nazwisko
Mieliśmy nadzieję, że to spotkanie pomoże nam zrozumieć przyczyny, z powodu których składki Brata są wciąż
zaległe. Do dnia dzisiejszego nie otrzymaliśmy żadnych informacji na temat zaległych składek, wyszczególnionych
poniżej:
Składki za poprzednie okresy ___________ PLN
Składki za bieżący rok/okres ___________ PLN
Kwota/Suma do zapłaty
___________ PLN
W przypadku nieuiszczenia zaległych składek w ciągu następnych 60 dni, nasza Rada będzie zmuszona powiadomić
Radę Najwyższą o tym, że Brat nie spełnia wymogów członkowskich, co może skutkować zawieszeniem lub utratą
członkostwa.
Jeżeli Brat jest członkiem ubezpieczonym, wówczas zawieszenie w prawach członka nie spowoduje skreślenia z listy
członków Rady, lecz Brat pozostanie członkiem „nieaktywnym”. Jednak zawieszenie spowoduje dalsze
konsekwencje. Według naszych danych Brat należy do Rycerzy Kolumba ________ lat. Zawieszenie spowoduje
utratę zaliczenia tych lat członkostwa w poczet członkostwa honorowego lub dożywotniego członkostwa honorowego
oraz innych przywilejów członkowskich.
Jeżeli Brat nie jest członkiem ubezpieczonym, wówczas nasza Rada będzie zmuszona wystąpić z wnioskiem do
Rady Najwyższej o pozbawienie Brata członkostwa w Zakonie Rycerzy Kolumba.
Nie jest jeszcze za późno, aby uniknąć powyższych konsekwencji. Uiszczenie zaległych składek w powyżej
wymienionym terminie zagwarantuje, że status Brata, jako spełniającego warunki członkowskie, nie zmieni się.
Jeżeli Brat ma jakiekolwiek pytania, proszę o kontakt telefoniczny z Wielkim Rycerzem pod numerem telefonu
__________________.
________________________________________
Wielki Rycerz
Formularz nr 1845-PL
_________________________________________
Sekretarz ds. Finansów