Opis Przedmiotu Zamówienia
Transkrypt
Opis Przedmiotu Zamówienia
Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie i zarządzanie systemem usług mentoringowych świadczonych start-upom w programie akceleracji Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW. Zamówienie obejmuje następujące zadania: Zadanie 1 – opracowanie koncepcji techniczno-organizacyjnej wdrożenia systemu usług mentoringowych Zadanie 2 – Opracowanie założeń i realizacja kampanii promocyjnej Zadanie 3 – Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących systemu mentoringowego dla Platform startowych Zadanie 4 – Opracowanie programu szkolenia i realizacja webinaru dla mentorów Zadanie 5 – Rekrutacja i kontraktacja mentorów Zadanie 6 – Administrowanie centralnym zasobem mentorów w PARP Zadanie 7 – Ewaluacja programu 2. Cel zamówienia Celem zamówienia jest dostarczenie systemu zapewniającego startupom inkubowanym w Platformach startowych dostępu do usług mentoringu: - biznesowego – długofalowej opieki mentora, który wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie pomoże rozwijać inkubowany startup, - specjalistycznego – doraźnej pomocy eksperta w określonym obszarze, który jest problematyczny dla inkubowanego startupu. System powinien stwarzać możliwości korzystania z usług mentorów krajowych i zagranicznych. Stworzony system powinien zostać wdrożony zgodnie z opracowanymi Standardami mentoringu dla działania 1.1.1. POPW oraz uwzględniać specyfikę branży startupowej. System powinien efektywnie wykorzystywać funkcjonalności portalu internetowego dedykowanego platformom startowym (www.platformystartowe.gov.pl) oraz uwarunkowania organizacyjne związane z realizacją programu. 3. Podstawowe założenia 3.1. Program akceleracji Platformy startowe realizowany jest w ramach podziałania 1.1.1. Platformy startowe dla nowych pomysłów Programu Operacyjnego Polska Wschodnia. Program ma charakter pilotażowy. Okres realizacji programu to 03.2016 – 06.2017. Więcej informacji na temat programu znajduje się pod następującym adresami: http://www.polskawschodnia.gov.pl/strony/wiadomosci/startupowa-polska-wschodnia/ oraz http://popw.parp.gov.pl/poddzialanie-1-1-1/poddzialanie-1-1-1-platformystartowe-dla-nowych-pomyslow . 3.2. Będący przedmiotem zamówienia system usług mentoringowych zostanie zaprojektowany w oparciu o Przewodnik i Standardy Systemu Mentoringu dla poddziałania 1.1.1 Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW (zwany w dalszej części zamówienia Przewodnik i Standardy Mentoringu), który znajduje się pod adresem http://platformystartowe.gov.pl/images/Przewodnik_i_Standardy_Systemu_Mentoringu v01.pdf 3.3. Grupa docelowa kampanii promocyjnej (na poziomie krajowym oraz międzynarodowym): przedsiębiorcy (w tym założyciele firm i startupów oraz tzw. seryjni przedsiębiorcy), praktycy biznesu, inwestorzy, aniołowie biznesu, kadra zarządzająca dużych firm, mentorzy krajowych i zagranicznych programów mentoringowych, dziennikarze branżowych mediów krajowych i zagranicznych, specjaliści m.in. z zakresu marketingu, PR, social media, finansów, e-commerce, IT, HR, komercjalizacja wiedzy, rynków zagranicznych, posiadający bogate doświadczenie pozwalające na świadczenie usług mentoringu. 3.4. Przedmiot zamówienia będzie realizowany do dnia 30.06.2017. 4. Wskaźniki realizacji zamówienia 4.1. Liczba zrekrutowanych mentorów zagranicznych (spełniających wymagania określone w p. 10.1.) : min. 50 4.2. Liczba zrekrutowanych mentorów krajowych (spełniających wymagania określone w p. 10.1.) : min. 50 4.3. Wskaźnik zmian składu mentorów w centralnym zasobie mentorów PARP1: a. Dla mentorów zagranicznych max. 30% b. Dla mentorów krajowych max. 30% 5. Ogólne wytyczne dotyczące realizacji zamówienia 5.1. Przed przystąpieniem do realizacji zadań obie strony będą zobowiązane do przeprowadzenia przynajmniej jednego spotkania analitycznego, podczas którego/których zostanie ustalony Szczegółowy Harmonogram realizacji przedmiotu zamówienia2. Podczas spotkania/spotkań omówione zostaną poszczególne zadania składające się na przedmiot zamówienia. Na podstawie powyższych ustaleń wykonawca przygotuje koncepcję realizacji poszczególnych zadań. Pierwsze spotkanie odbędzie się niezwłocznie po podpisaniu umowy. W razie potrzeby Wykonawca zorganizuje więcej niż jedno spotkanie z Zamawiającym. 5.2. Koncepcje realizacji poszczególnych zadań zostaną przedstawione do akceptacji Zamawiającego w terminach wskazanych w OPZ cz. A. 5.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wielokrotnego wnoszenia uwag do wszystkich dokumentów/materiałów przedstawionych do jego akceptacji. Przekazywanie oraz 1 Podane wskaźniki dotyczą zmian pozyskanych i zakontraktowanych mentorów świadczących usługi w systemie mentoringu Platform Startowych. W okresie realizacji umowy Wykonawca może dokonać zmian personalnych (usunięcia mentora i zastąpienia go nowym) dotyczących maksymalnie 30% zakontraktowanych mentorów zagranicznych oraz 30% zakontraktowanych mentorów krajowych. 70% składu osobowego mentorów (zarówno w grupie krajowych jak i zagranicznych) zostanie niezmienne. Wskaźnik obejmuje zmiany wynikające zarówno z dobrowolnej rezygnacji danego mentora jak i usunięcia danego mentora z zasobu mentorów na skutek niewywiązywania się przez niego z podjętych zobowiązań. 2 Harmonogram będzie uszczegółowieniem Ramowego harmonogramu realizacji umowy przedstawionego w Ofercie. wprowadzanie uwag, będzie się odbywać każdorazowo według następującego schematu: w terminie 3 dni roboczych po otrzymaniu uwag, Wykonawca skoryguje dokument/materiały zgodnie z wniesionymi uwagami Zamawiającego i powtórnie przekaże go do akceptacji Zamawiającemu. Wykonawca przystąpi do realizacji danego zadania po ostateczniej akceptacji przez Zamawiającego. 6. Zadanie 1 – opracowanie koncepcji techniczno-organizacyjnej wdrożenia systemu usług mentoringowych W ramach zadania Wykonawca: 6.1. W oparciu o Przewodnik i Standardy Mentoringu (o których mowa w p. 3.2) oraz uwzględniając specyfikę i potrzeby branży startupowej, a także funkcjonalności portalu platformystartowe.gov.pl opracuje koncepcję wdrożenia systemu usług mentoringu. W koncepcji Wykonawca przedstawi: a. Zasady funkcjonowania centralnej bazy mentorów uwzględniając poniższe wytyczne: - baza powinna wykorzystywać wszystkie dostępne funkcjonalności portalu platformystartowe.gov.pl oraz dodatkowo umożliwiać pokazywanie połączeń poszczególnych mentorów ze startupami oraz wydarzeniami - do zasad funkcjonowania bazy dołączony zostanie opis zadań administratora bazy (uwzględniający p.11.1 oraz 11.2 OPZ) b. Rolę i zadania koordynatora mentoringu (uwzględniając p.10.1.-10.4. OPZ) c. Proces rekrutacji i kontraktacji mentorów (uwzględniający realia współpracy z mentorami zagranicznymi krajowymi) d. Proces ewaluacji mentorów i startupów e. Zasady postępowania w przypadku niedostępności/problemów we współpracy z mentorem/starupem 6.2. Przedstawi opracowaną koncepcję do akceptacji Zamawiającego nie później niż 7 dni roboczych od dnia spotkania analitycznego z zamawiającym. 6.3. Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego powyższej koncepcji, Wykonawca wprowadzi niezbędne zmiany na stronie platformystartowe.gov.pl dostosowujące wszystkie jej funkcjonalności do przyjętych założeń funkcjonowania systemu mentoringu. 7. Zadanie 2 – Opracowanie i realizacja kampanii promocyjnej W ramach zadania Wykonawca: 7.1. Przedstawi do akceptacji Zamawiającego plan kampanii promocyjnej skorygowany o uwagi zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia następujących zmian w planie kampanii przedstawionym w ofercie: a. Wprowadzenia zmiany wymaganej dokumentacji potwierdzającej realizację zasięgów poszczególnych działań podanych w ofercie, w przypadku gdy zaproponowana przez Wykonawcę forma dokumentacji nie dowodzi jednoznacznie i niepodważalnie zrealizowania tychże zasięgów. b. Zmiany zaproponowanych kanałów komunikacji, jeśli kanały te nie gwarantują dotarcia do grupy docelowej określonej w p.3.3. Zmiany te obejmą maksymalnie 25% zaproponowanych kanałów i nie będą generować dodatkowych kosztów po stronie wykonawcy. 7.2. Wykonawca przedstawi uwagi i proponowane zmiany w planie kampanii promocyjnej podczas spotkania analitycznego, o którym mowa w p. 5.1. 7.3. Wykonawca przedstawi poprawioną koncepcję realizacji kampanii promocyjnej (plan kampanii promocyjnej) nie później niż 3 dni robocze po spotkaniu analitycznym. 7.4. Zrealizuje kampanię promocyjną zgodnie z planem przedstawionym w ofercie oraz zaakceptowanym przez Zamawiającego. 7.5. Wykonawca może wykorzystać do działań promocyjnych stronę programu platformystartowe.gov.pl (z uwzględnieniem jej warunków technicznych oraz wymogów formalnych), istniejące profile strony Platform startowych na Twitterze, Facebooku oraz YouTube. 7.6. Materiały przygotowywane przez Wykonawcę w ramach prowadzonej kampanii muszą przed ich wykorzystaniem zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. Akceptacji Zamawiającego podlegają wszystkie formy graficzne, tekstowe i wideo wykorzystywane w kampanii. 8. Zadanie 3 – Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących systemu mentoringowego dla Platform startowych W ramach zadania wykonawca: 8.1. Opracuje spójne graficznie materiały informacyjno-promocyjne dotyczące systemu mentoringu w Platformach startowych oraz elementy graficzne do wykorzystania w kampanii promocyjnej, w tym co najmniej: 8.1.1. Materiały informacyjno-promocyjne: a. Oferta współpracy dla mentorów: Opracowanie nt. systemu mentoringu w Platformach startowych dla potencjalnych mentorów zawierające opis programu „Platformy startowe dla nowych pomysłów”, założenia systemu mentoringu, opis poszukiwanych mentorów, korzyści z uczestnictwa w systemie dla potencjalnych mentorów w formie 7-10 slajdów (format 14:9) lub 4-5 stron (format A4) w formacie pdf b. Inforgrafika promująca nabór mentorów w formacie png c. Baner informujący o naborze mentorów w formacie png o wymiarach 920x166 pikseli d. Prezentacja nt. programu zawierająca kluczowe zasady programu mentoringowego (wysyłana mentorom, którzy zgłoszą się do programu) 8.1.1.1. Powyższe materiały zostaną przygotowane w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej oraz przekazane wraz z plikami źródłowymi (formaty cdr/ai/eps). 8.1.2. Materiały graficzne do wykorzystania w realizacji kampanii promocyjnej zgodnie z zaakceptowaną przez zamawiającego koncepcją. 8.2. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego materiały, o których mowa w p. 8.1.1. nie później niż 5 dni roboczych od dnia spotkania analitycznego z zamawiającym. Pozostałe materiały graficzne (o których mowa w 8.1.2) będą przesyłane do akceptacji Zamawiającego na bieżąco w trakcie realizacji umowy, zgodnie z harmonogramem ustalonym podczas spotkania analitycznego. 9. Zadanie 4 – Opracowanie i realizacja webinaru szkoleniowego dla mentorów Zgodnie z Przewodnikiem i Standardami Mentoringu, każdy z mentorów powinien uczestniczyć w szkoleniu wstępnym (p. 3.3 Szkolenia i rozwój kompetencji mentoringowych, Przewodnik i Standardy mentoringu dla poddziałania 1.1.1. Platformy startowe dla nowych pomysłów). Szkolenie powinno zostać podzielone na dwie części dotyczące założeń systemu i organizacji oraz warsztatu mentora. W ramach zadania Wykonawca: 9.1. Przygotuje szkolenie w formie dwuczęściowego webinaru, przy czym część pierwszą o długości 45 – 60 minut a część drugą o długości 120-150 minut. Każda część będzie zrealizowane w dwóch wersjach językowych – polskiej i angielskiej. 9.2. Opracuje scenariusz szkolenia zgodnie z następującymi wytycznymi: 9.2.1. Część pierwsza będzie zawierała następujące informacje: Omówienie struktury oraz założeń w programie mentoringowym dla Platform startowych Omówienie kwestii organizacyjnych (sposób kontaktu, wymagane dokumenty, dokumenty pomocnicze, ramy czasowe programu itp.) 9.2.2. Część druga będzie zawierała co najmniej następujące informacje: Fazy i struktura relacji mentoringowej Budowa relacji mentoringowej Niezbędne kompetencje i umiejętności mentora 9.3. Wykonawca opracuje następujące elementy graficzne, które zostaną wykorzystane w webinarze: animowane intro (czołówka), animowane outro (tyłówka), wzory belek podpisu i tytułów, pomocnicze materiały graficzne takie jak prezentacja multimedialna i/lub infografika i/lub animacja. 9.4. Wykonawca przedstawi scenariusz szkolenia oraz projekty elementów graficznych do akceptacji zamawiającego nie później niż 5 dni roboczych po zaakceptowaniu przez Zamawiającego koncepcji techniczno-organizacyjnej wdrożenia systemu usług mentoringowych. 9.5. Wykonawca zakontraktuje prowadzących webinar spełniających następujące wymagania: 9.5.1. Dla części pierwszej – osoba posiadające nienaganną wymowę i dykcję, biegle posługująca się językiem angielskim 9.5.2. Dla części drugiej – co najmniej jedna osoba posiadająca minimum 3 letnie doświadczenie w roli mentora, rozpoznawalna w polskim środowisku startupowym, biegle posługująca się językiem angielskim. Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia webinaru w języku polskim oraz angielskim przez różne osoby. 9.6. Wykonawca jest odpowiedzialny za zobowiązania oraz wszelkie kwestie formalnoprawne wobec zakontraktowanych prelegentów. 9.7. Wykonawca uzyska w formie pisemnej od w/w zakontraktowanych osób: Zgody na transmisje on-line prezentacji i wypowiedzi Zgody na utrwalenie wypowiedzi oraz ich udostepnienie uczestnikom systemu mentoringowego 9.8. Zrealizowane webinary zostaną dostarczone do akceptacji Zamawiającego w postaci plików MP4 o następujących parametrach: a. Ogólne: brak usterek obrazu i dźwięku prawidłowa synchronizacja obrazu i dźwięku – opóźnienie/wyprzedzenie fonii względem sygnału wizji nie powinno przekraczać wartości -20/+40 ms. HD 1920x1080 25p b. Obraz: kodek H.264 High Profile współczynnik proporcji piksela: 1.0 szybkość transmisji obrazu: minimum 5 Mb/s częstotliwość 25 FPS proporcja 16:9 podpróbkowanie kolorów: 4:2:2 skanowanie progresywne c. Dźwięk: kodek AAC dźwięk stereo częstotliwości próbkowania: minimum 48 kHz poziom referencyjny dźwięku: -18dBFs, zrównoważony dla całego materiału 9.9. Zamawiający przekaże pliki MP4, o których mowa powyżej, na nośniku cyfrowym lub poprzez wykorzystanie protokół transferu plików (FTP). 10. Zadanie 5 – Rekrutacja i kontraktacja mentorów 10.1. W ramach zadania Wykonawca pozyska i zakontraktuje, co najmniej 50 krajowych i 50 zagranicznych mentorów spełniających wymagania opisane w p. 3.1. Przewodnika i Standardów Systemu Mentoringu dla poddziałania 1.1.1 Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW, w tym mentorów wskazanych w ofercie. Wykonawca w ramach administrowania systemem przeprowadzi proces rekrutacji i kwalifikacji wobec mentorów przekazanych przez zamawiającego tj. osoby, które zgłosiły się do programu przed podpisaniem umowy (ok. 150-200 osób). 10.2. Mentorzy będą świadczyli usługi mentoringowe pro bono oraz zostaną zakontraktowani w sposób opisany w Przewodniku i Standardach Mentoringu. Wykonawca będzie odpowiedzialny za zakwalifikowanie do systemu mentorów spełniających wskazane w przewodniku wymagania. Wykonawca uzyska od mentorów wszystkie dokumenty, o których mowa we wspomnianym powyżej dokumencie (dokumenty mogą zostać zastąpione elektronicznym formularzem jeśli tak zostało zapisane w koncepcji techniczno-organizacyjnej wdrożenia systemu) . 10.3. Wykonawca zrealizuje wskaźniki, o których mowa w p. 4.1. oraz 4.2 nie później niż dwa miesiące od dnia podpisania umowy i będzie utrzymywał minimalną wymaganą liczbę zakontraktowanych mentorów do dnia 01.06.2017, przy czym: 10.3.1. Wskaźniki nie dotyczą mentorów, którzy zgłosili się do programu przed rozpoczęciem kampanii promocyjnej realizowanej przez Wykonawcę. 10.3.2. W przypadku rezygnacji mentora z uczestnictwa w systemie lub braku kontaktu z mentorem lub w przypadku niewywiązywania się mentora z podjętych zobowiązań Wykonawca zastąpi go inną osobą o tożsamych kwalifikacjach. 10.3.3. Każda zmiana, o której mowa powyżej, będzie zgłoszona do akceptacji zmawiającego. 10.3.4. Zapewnienie zastępstwa zgodnie z wytycznymi opisanymi powyżej zostanie zrealizowane maksymalnie w ciągu 7 dni roboczych. 10.3.5. Liczba dokonywanych zmian w składzie mentorów nie doprowadzi do przekroczenia wskaźników, o których mowa w p.4.3 OPZ. 10.4. Wykonawca oddeleguje na cały okres trwania umowy wskaże co najmniej jedną osobę odpowiedzialną za realizację zadań wymienionych w p. 10.1 -10.3 (koordynatora mentoringu). 10.5. Wyżej wymieniona osoba będzie odpowiedzialna również za terminowe pozyskiwanie oraz archiwizację dokumentów związanych z ewaluacją mentorów (o których mowa w p 3.7. Przewodnika i Standardów Systemu Mentoringu dla poddziałania 1.1.1 Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW). 11. Zadanie 6 – Administrowanie centralnym zasobem mentorów w PARP W ramach zamówienia wykonawca będzie zarządzać i administrować systemem mentoringu (w tym bazą mentorów) w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 30.06.2017. W ramach zadania wykonawca: 11.1. Oddeleguje na cały okres trwania umowy co najmniej dwie osoby, które będą odpowiedzialne za zarządzanie systemem mentoringu i administrowanie bazą mentorów na stronie platformystartowe.govpl. 11.2. Wyżej wymienione osoby będą kompleksowo realizować wszystkie niezbędne działania związane z organizacją systemu - w sposób zapewniający jego efektywne działanie, w tym w szczególności będą odpowiedzialne za: a. Pozyskanie i wprowadzenie do bazy wszystkich wymaganych informacji o mentorach oraz ich bieżące uzupełnianie, b. Koordynację (korektę językową, uzupełnianie, akceptację) wpisów do bazy dokonywanych przez animatorów poszczególnych platform (w tym dbałość o kompletność i spójność wpisów) c. Poprawność językową (język polski i angielski) i merytoryczną informacji zamieszczonych w bazie d. dbałość o bezpieczeństwo informacji e. monitorowanie błędów występujących na stronie f. obsługa użytkowników (odpowiadania na pytania, rejestracja, odblokowywanie i usuwanie kont) g. selekcja 12. Zadanie 7 - Ewaluacja programu 12.1. Na podstawie doświadczeń zdobytych w trakcie realizacji zamówienia Wykonawca dokona aktualizacji Przewodnika i Standardów Systemu Mentoringu dla poddziałania 1.1.1 Platformy Startowe dla nowych pomysłów POPW, w tym w szczególności: a. Dokona aktualizacji rozdziałów 2.2. oraz 3.1-3.9 (dokona weryfikacji teoretycznych założeń opisanych w Przewodniku i Standardach Mentoringu w odniesieniu do doświadczeń w zarządzaniu systemem w praktyce) b. Doda i opisze punkt 3.10 pt. Organizacja systemu mentoringu c. Uzupełni rozdział rekomendacje i dobre praktyki 12.2. Przekaże do akceptacji zamawiającego zaktualizowaną publikację nie później niż 7 dni po ukończeniu realizacji zadania 6. 13. Sprawozdawczość 13.1. Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania następujących sprawozdań: 13.1.1. Sprawozdań kwartalnych zawierających wykaz prac zrealizowanych w danym okresie sprawozdawczym oraz aktywności mentorów tj. a. ilości mentorów zaangażowanych w pracę ze startupami w podziale na zaangażowanie w poszczególnych platformach (m.in. na podstawie ankiet ewaluacyjnych po fazie wstępnej mentoringu) b. ilości zakończonych relacji mentoringowych (m.in. na podstawie ankiet ewaluacyjnych po fazie końcowej mentoringu) c. zmian w składzie personalnym mentorów: - zgłoszeniu się nowych mentorów - dobrowolnej rezygnacji/usunięciu mentora (w tym informacji o nowym mentorze, który go zastąpi) d. wszelkich nieprawidłowości w relacjach mentronigowych 13.1.2. Sprawozdania kwartalne będą przekazywane do akceptacji Zamawiającego w ostatnim dniu każdego kwartału począwszy od dnia podpisania umowy. 13.1.3. Sprawozdania z realizacji kampanii promocyjnej w postaci zestawienia zrealizowanych działań oraz zrealizowanych zasięgów dla każdego działania. W załączeniu do sprawozdania Wykonawca dostarczy dokumentację w sposób przejrzysty i niepodważalny potwierdzającą zrealizowanie zasięgów poszczególnych działań zgodną z metodologią podaną w ofercie. 13.1.4. Sprawozdania końcowego z realizacji przedmiotu zamówienia zawierającego: a. Wykaz zrealizowanych prac będących przedmiotem zamówienia b. Opis zmian na stronie platformystartowe.gov.pl dokonanych w celu jego funkcjonalności do przyjętych założeń funkcjonowania systemu mentoringu (o których mowa w p.6.3) c. Listę zakontraktowanych mentorów oraz rejestr dokonanych zmian w centralnym zasobie mentorów w całym okresie realizacji umowy. d. Zgody o których mowa w p. 9.7 OPZ e. Dokumenty o których mowa w p. 10.5 OPZ 13.2. Sprawozdanie z realizacji kampanii promocyjnej zostanie przekazane do akceptacji Zamawiającego nie później niż 5 dni roboczych od dnia zakończenia jej realizacji. 13.3. Sprawozdanie końcowe zostanie przekazane do akceptacji Zamawiającego nie później niż 5 dni roboczych po wykonaniu przedmiotu zamówienia. 13.4. Wszystkie sprawozdania, o których mowa powyżej, zostaną przekazane Zamawiającemu w formie plików kompatybilnych z posiadanym przez Zamawiającego sprzętem komputerowym i oprogramowaniem, uzgodnionej uprzednio z Zamawiającym. Zaakceptowane sprawozdania zostaną przekazane do podpisu Zamawiającego w formie papierowej. Zatwierdzone przez Zamawiającego sprawozdania kwartalne będą podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur, za realizację przedmiotu zamówienia.