RFQ materiały biurowe

Skawina, dnia 27.01. 2012 r.
Zapytanie ofertowe nr 32/CP/2012/MR
Prowadzone wg „Procedury Udzielania Zamówień w Podmiotach Grupy CEZ w Polsce”
I.
ZAMAWIAJĄCY
1. Pełna nazwa zamawiającego:
CEZ Polska Sp. z o.o.
2. Adres:
00-113 Warszawa, ul. Emilii Plater 53
Centrum Usług Wspólnych
ul.Piłsudskiego 10
32-050 Skawina
3. NIP: 5252374406
4. Internet:
http://www.cezpolska.pl ., e-mail: [email protected]
5. Numer telefonu:
+48 12 277 82 35, fax: +48 12 277 87 19
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów biurowych oraz eksploatacyjnych na potrzeby
Spółek z grupy CEZ w Polsce zlokalizowanych w Skawinie, Chorzowie oraz Warszawie.
Oferenci zainteresowani udziałem w postępowaniu proszeni są o
przesyłanie zgłoszeń na adres e-mail: [email protected] w
celu otrzymania załączników do zapytania.
Zamawiający dopuszcza złożenie oferty częściowej tylko na materiały biurowe lub eksploatacyjne.
Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zamienników materiałów biurowych pod warunkiem
braku większych różnic jakościowych oraz cenowych.
W przypadku materiałów eksploatacyjnych proszę zaproponować wysokiej klasy zamienniki – w
przypadku dostarczenia wadliwego materiału eksploatacyjnego lub gdy materiał ten spowoduje zabrudzenie lub
uszkodzenia urządzenia Oferent jest zobowiązany do wymiany materiałów, naprawy lub wyczyszczenia
1
urządzenia w ciągu 24 godzin od zgłoszenia pod rygorem kar umownych – dopuszcza się stosowanie urządzeń
zastępczych o tej samej lub wyższej klasie jakościowej.
Poszczególne działy w Spółkach Zamawiającego dokonują samodzielnie zakupów materiałów w miarę
potrzeb.
Proszę przedstawić funkcjonalności Państwa portalu zakupowego ze szczególnym uwzględnieniem
rozwiązania pozwalającego na dokonywanie zakupów z tzw. koszyka materiałów biurowych jak również
pozostałych materiałów z Państwa katalogu, tak by materiały z koszyka materiałów biurowych były
preferowane.
W wykazie materiałów do wyceny znajdują się tzw. materiały „marka własna”, jeżeli dany oferent nie
posiada takiej marki proszę o zaproponowanie zamienników – niezależnie od rodzaju oferowanego produktu
proszę o przesłanie po jednej bezpłatnej próbce ofertowej materiałów z wykazu opisanych jako „marka własna”.
Ponadto w trakcie trwania postępowania Zamawiający ma prawo zażądać dowolnej próbki materiałów od
Oferenta w przypadku braku dostarczenia próbek oferent zostanie wykluczony z postępowania.
Wybrani oferenci w II etapie postępowania będą proszeni o przesłanie następujących bezpłatnych
próbek materiałów eksploatacyjnych do testów:
- do urządzenia HP OfficeJet 7310,
- do urządzenia HP LaserJet 1320.
Wybrany Oferent będzie zobowiązany:
- Obsługiwać Spółkę CEZ Polska oraz wskazane przez nią podmioty, w zakresie dostaw szeroko pojętych
artykułów biurowych i eksploatacyjnych przez czas obowiązywania Umowy o Wzajemnej Współpracy
(proponowany okres trwania umowy – 2 lata).
- Wyznaczyć ze swojej strony tzw. Koordynatora Handlowego/Opiekuna, czyli osobę odpowiedzialną za
bezpośredni kontakt i kompleksową obsługę Spółek w zakresie koordynacji oraz udzielania wszelkiego
wsparcia merytorycznego.
- Dostarczać zamówiony towar do wszystkich lokalizacji w przeciągu 2 dni roboczych od chwili przyjęcia
zamówienia w przypadku zarówno produktów biurowych i eksploatacyjnych z tzw. Koszyka materiałów
biurowych, jak również pozostałych produktów dostępnych w aktualnej ofercie katalogowej Oferenta.
- Dostarczać (pakować) zamówiony towar oddzielnie dla każdego zamawiającego w danej lokalizacji wraz ze
stosowną adnotacją (np. nazwa Działu, nazwisko osoby zamawiającej itp.). Na każdym dokumencie dostawy
dołączonym do zamówienia należy umieścić: adres dostawy oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej z ramienia
poszczególnych Spółek do odbioru przesyłki.
2
- Dostarczać zamówiony towar we własnym zakresie bądź za pośrednictwem poczty kurierskiej w godzinach
urzędowania biur tzn. między 8:00 – 14:00 w dni robocze. Koszty wysyłki/transportu będzie ponosił
każdorazowo Dostawca (dostawa w cenie zamówienia).
- Wystawienia zbiorczej faktury dla poszczególnych Spółek za wszystkie towary zamówione w danym miesiącu.
Faktura będzie dostarczona do Spółek nie później niż 7 dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Spółki
zastrzegają sobie prawo do zwrotu towaru wadliwego i niezamówionego.
- Przygotowywać na potrzeby wewnętrzne Spółek comiesięczne raporty sprzedaży dostarczane w formie
załącznika-specyfikacji w formacie .xls przesyłanego na koniec każdego miesiąca do osób kontaktowych z
ramienia Spółki, z rozbiciem na poszczególne Działy Spółek (działanie mające na celu systematyczną
weryfikację potrzeb pracowników Spółek w zakresie materiałów biurowych oraz aktualizację zawartości
koszyka podstawowego).
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- Zwrotu towaru już zamówionego, w wypadku zaistnienia szczególnej sytuacji, gdy Zamawiający z różnych
ważnych przyczyn będzie zmuszony dokonać ponownej weryfikacji danego zamówienia i podjąć decyzję o
konieczności rezygnacji z niektórych jego pozycji.
.
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Przewidywany okres trwania umowy to 2 lata.
IV. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Każda z ofert powinna składać się z dwóch oddzielnych części: technicznej i handlowej, w oddzielnych
zapieczętowanych ofertach z właściwym dopiskiem na kopertach: „Część techniczna oferty – nr
postępowania”, „Część handlowa oferty – nr postępowania”. Koperty z częściami techniczną i handlową
powinny być właściwie opisane.
2. Część techniczna oferty powinna zawierać następujące informacje:
a. Dokumenty wymienione w pkt. nr V niniejszego zapytania.
3. Część handlowa oferty powinna zawierać następujące informacje:
a. Dokumenty wymienione w pkt. nr VI niniejszego zapytania.
4. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
5. Sposób przygotowania oferty:
a. Oferta powinna być napisana czytelnie w języku polskim,
b. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być podpisane przez osobę (osoby)
uprawnioną do występowania w imieniu oferenta,
3
c.
Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być spięte w sposób zapobiegający jej
dekompletacji,
d. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane
własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę lub przez osobę upoważnioną,
e. Oferta powinna zawierać wypełniony szablon oferty (pola zaznaczone kolorem zielonym), a w
nim:
i. wewnętrzny
numer
katalogowy
Oferenta
dla
produktów
biurowych
z
listy
zaproponowanej przez Zamawiającego (patrz: koszyk materiałów biurowych);
ii. cena specjalna netto (po rabacie) proponowana Zamawiającemu na produkty biurowe z
tzw. koszyka materiałów biurowych;
iii. stawkę rabatu od ceny katalogowej (w %) proponowanego Zamawiajacemu na
produkty biurowe spoza koszyka podstawowego (patrz: dodatkowe rabaty);
iv. stawkę rabatu (w %) proponowanego Zamawiającemu za całość zakupionych u
Oferenta/Dostawcy towarów w skali roku (patrz: dodatkowe bonusy);
v.
informację o proponowanych warunkach współpracy.
6. Opakowanie i oznakowanie ofert: Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu w miejscu
wskazanym w pkt. VIII.
7. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania powyższych warunków przez
Oferenta. Nie spełnienie wymagań j/w spowoduje odrzucenie oferty.
8. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
9. Płyta CD (opisana: nazwa firmy + dopisek: „Oferta – materiały biurowe” ze wszystkimi dokumentami i
załącznikami wymienionymi w pkt V i VI załączona w części technicznej oferty.
Dokumenty składane są w wersji papierowej w oryginale lub kserokopii poświadczonej za zgodność z
oryginałem. Wszelkie dokumenty wymienione w powyższych punktach oprócz tego, że powinny zostać
złożone w wersji papierowej, muszą zostać przesłane również w wersji elektronicznej na nośniku CD.
4
V. INFORMACJE O DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ DOSTAWCY W
CZĘŚCI TECHNICZNEJ OFERTY:
1. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą wykonywać zamówienie, posiadają wymagane
uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
2. Listę referencyjną klientów (co najmniej 150 pracowników), dla których były/są świadczone usługi
dostaw materiałów.
3. Listę obsługiwanych klientów powyżej 150 pracowników (z podaniem ich ilości) w ostatnich 3 latach
z rozbiciem na poszczególne lata.
4. Próbki materiałów zgodnie z informacją zawartą w pkt II.
5. Jakie szczególne procesy jakościowe posiadają Państwo w swojej firmie, które zapewniają wysoką
jakość Państwa usług.
6. Prosimy o podanie głównych cech systemu informatycznego i powody dlaczego jest on przyjazny
dla użytkownika końcowego.
7. Katalog oferowanych produktów wraz z cenami - dotyczy materiałów biurowych.
VI. INFORMACJE O DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ DOSTAWCY W
CZĘŚCI HANDLOWEJ OFERTY:
1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia
do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed
upływem terminu składania ofert. (lub dokument potwierdzony w tym terminie przez organ
wydający),
2. Pełnomocnictwo, jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż uprawnione do zaciągania zobowiązań
w imieniu oferenta,
3. Oświadczenie oferenta, że nie podlega wykluczeniu z następujących powodów stanowiące
załącznik nr 1 do niniejszego zapytania:
nie wywiązanie się wobec Zamawiającego z należytą starannością choćby z jednej umowy,
nie jest objęty postępowaniem układowym bądź innymi postępowaniami związanymi z
restrukturyzacja zadłużenia,
wszczęcie postępowania upadłościowego, ogłoszenie upadłości lub będących w trakcie
prowadzenia likwidacji.
4. Dane kontaktowe osoby upoważnionej ze strony Oferenta do kontaktu z Zamawiającym.
5
5. Cenę netto w pln i warunki płatności. Cena winna zawierać wszystkie składniki związane z
wykonaniem zamówienia i powinna być stała w okresie trwania umowy tzn. 2 lat. Ofertę należy
składać poprzez wypełnienie Załącznika nr 2 do niniejszego zapytania – „Szablon oferty”.
6. Oświadczenie oferenta związane z wymaganiami w stosunku do wykonawstwa:
a.
Oferent ponosi odpowiedzialność za wady w przedmiocie umowy z tytułu rękojmi.
b.
Oferent ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie
zobowiązania wynikającego z umowy na warunkach z niej zawartych oraz na zasadach
wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa. Nie przewiduje się
możliwości
umownego
(pozaumownego)
wyłączenia
lub
ograniczenia
odpowiedzialności Oferenta bez względu na jej tytuł, jeśli odpowiedzialność taka
wynika z ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
c.
Akceptacja projektu umowy stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.
7. Jakie inicjatywy redukcji kosztów przeprowadzili Państwo u klientów, z którymi Państwo
współpracujecie w ostatnich latach, proszę o podanie min. 3 przykałdów.
VII. TERMIN DO KTÓREGO DOSTAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ:
Dostawca będzie związany złożoną ofertą do dnia 31 marca 2012 roku.
VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na
adres: CEZ Polska sp. z o.o., Centrum Usług Wspólnych, ul. Piłsudskiego 10, 32-050 Skawina, na
nazwisko: Marcin Rejdych – 32/CP/2012/MR – materiały biurowe, do dnia 9 lutego 2012 roku do
godziny 12:00.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Zamawiający oceni ważność ofert pod względem formalnym oraz przyjętych w zapytaniu kryteriów
oceny ofert na posiedzeniu niejawnym.
IX. OPIS KRYTERIÓW WYBORU OFERTY ORAZ ICH ZNACZENIE:
1. Cena i termin płatności,
2. Przedstawione referencje ze szczególnym uwzględnieniem doświadczenia w realizacji podobnych
dostaw,
3. Zakres oferty.
6
X. SPOSÓB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ DOTYCZĄCYCH ZAPYTANIA OFERTOWEGO:
1.
Każdy oferent ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści warunków zapytania
ofertowego w terminie nie późniejszym niż 3 dni przed terminem składania ofert.
2.
Korespondencja w toku procesu wyboru dostawcy, w tym pytania oferentów mogą mieć formę emailową.
XI. PRACOWNICY ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIENI DO BEZPOŚREDNIEGO
KONTAKTOWANIA SIĘ Z OFERENTAMI:
Imię i nazwisko:
Marcin Rejdych
Stanowisko służbowe:
Specjalista ds. Przetargów i Kontraktów
Numer telefonu: +48 12 277 82 90
E-mail: [email protected]
Osoba na stanowisku Specjalisty ds. Przetargów i Kontraktów posiada umocowanie do samodzielnej
reprezentacji ZAMAWIAJĄCEGO i składanie oświadczeń woli wymaganych trybem procedury
zakupowej.
XII. ŚRODKI ODWOŁAWCZE:
1. Oferentom nie przysługuje prawo uczestnictwa w otwarciu ofert.
2. W postępowaniu oferentom nie przysługują żadne środki odwoławcze.
XIII. POSTAWNOWIENIA KOŃCOWE:
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty
elektronicznej (e-mail).
2. Drugi etap postępowania może zostać przeprowadzony za pomocą aukcji elektronicznej.
Regulamin przeprowadzania aukcji oraz instrukcja obsługi znajduje się na stronie internetowej pod
adresem:
http://www.cezpolska.pl/pl/dla-dostavcow/pozostale-postepowania/aukcjeelektroniczne.html
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia bez podania przyczyny od wyboru oferty (ofert)
i powierzenia komukolwiek wykonania prac objętych niniejszym zapytaniem bez prawa oferentów
do dochodzenia od Zamawiającego roszczeń odszkodowawczych.
7
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjowania warunków z kilkoma Dostawcami
jednocześnie.
5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert.
7. Zamawiający, ma prawo swobodnego wyboru oferty, może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z
wybranymi oferentami, a także unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.
8. Niniejsze zapytanie, stanowi zaproszenie dla Dostawców do wzięcia udziału w procesie składania
3
ofert w rozumieniu art. 70 § 1 k.c., mające na celu dostarczenie konkretnego produktu lub usługi.
XIV. ZAŁĄCZNIKI:
- załącznik nr 1 oświadczenie oferenta
- załącznik nr 2 szablon oferty,
- załącznik nr 3 projekt umowy.
8