Protokół kontroli - Archiwum strony Kuratorium Oświaty w Szczecinie

PROTOKÓŁ KONTROLI
Kontrola prawidłowej realizacji projektu w siedzibie beneficjenta ostatecznego dla
projektów SPO RZL 2004-2006.
Data kontroli: …………………………………………………………
Kontrolę przeprowadził: ……………………………………………...
w obecności …………………………………………………………..
Dane szkoły/placówki
Nazwa
szkoły/placówki:
Miejscowość
Kod pocztowy
Ulica, nr
Telefon
e-mail
Dane identyfikujące udział szkoły/placówki w projekcie
Nazwa projektu:
Wstaw „X”/ nr umowy/nr
szkoły
„Pracownie komputerowe dla szkół”
„Internetowe centra informacji multimedialnej w bibliotekach
szkolnych i pedagogicznych”
„Wyposażenie w sprzęt komputerowy CKU i CKP”
„Wyposażenie poradni psychologiczno – pedagogicznych w
specjalistyczny sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem”
Nr umowy:
Nr szkoły/placówki na liście MEN/załącznik do umowy:
Uwagi i wnioski:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Zalecenia:
Na podstawie art. 33 ust.4 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U.
z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami) oraz Projektu …………………….
(wstawić odpowiednio nazwę projektu) zaleca się:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Zalecenia należy zrealizować do ……………….., a informację o ich wykonaniu złożyć do
Kuratora Oświaty w terminie do 7 dni od dnia wykonania zaleceń.
Zgodnie z art. 33 ust. 5 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r.
Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami) przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia
w ciągu 7 dni zastrzeżeń dotyczących wydanych zaleceń do Kuratora Oświaty.
Otrzymałem dnia ……………………..
/podpis i pieczątka dyrektora szkoły/placówki/
………………………………………….
Podpis i pieczątka dokonującego kontroli
1
Zakres kontroli:
Obszary kontroli
Tak
Nie Nie
dotyczy
Uwagi
I. DOKUMENTACJA
1. Czy szkoła/placówka posiada deklarację przystąpienia do
projektu?
2. Czy szkoła/placówka posiada protokół odbioru sprzętu
komputerowego i oprogramowania?
3. Czy szkoła/placówka posiada umowę nieodpłatnego
przekazania lub oświadczenie o przyjęciu darowizny?
4. Czy szkoła/placówka posiada kartę gwarancyjną sprzętu
wraz z informacją o sposobie świadczenia usług
gwarancyjnych?
5. Czy szkoła/placówka posiada dokumenty potwierdzające
legalność oprogramowania?
6. Czy szkoła/placówka posiada dokumenty potwierdzające
ukończenie przez nauczycieli kursów zgodnie z
wymogami projektu?
7. Czy szkoła/placówka posiada dokumentację przebiegu
napraw gwarancyjnych?
8. Czy sposób przechowywania dokumentacji jest zgodny z
wymogami projektów?
9. Czy sprzęt komputerowy został przez szkołę/placówkę
wpisany do ewidencji księgowej?
10. Czy sprzęt komputerowy otrzymany w ramach EFS jest
wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z
działalnością dydaktyczno-wychowawczą
szkoły/placówki, zgodnie z celami statutowymi
szkoły/placówki?
11. Czy sprzęt komputerowy otrzymany w ramach EFS jest
wykorzystywany w ramach innych projektów
współfinansowanych z EFS wyłącznie nieodpłatnie, z
pominięciem kosztów eksploatacji sal, w których się
znajduje?
II. SPRZĘT
1. Czy liczba i rodzaj sprzętu jest zgodny z zapisami
projektu?
2. Czy sprzęt jest zlokalizowany zgodnie z zapisami
projektu?
3. Czy został zapewniony dostęp do Internetu zgodnie z
zapisami projektu?
4. Czy sieć logiczna została wykonana zgodnie z
zaleceniami projektu?
III. INFORMACJA I PROMOCJA
1. Czy sprzęt komputerowy jest oznaczony zgodnie z
założeniami projektu?
2. Czy sala komputerowa jest oznaczona zgodnie z
założeniami projektu?
3. Czy szkoła/placówka wywiązała się z zapisów
dotyczących informacji i promocji zgodnie z deklaracją
przystąpienia do projektu?
2
OBJAŚNIENIA DO PROTOKOŁU KONTROLI
Dane adresowe szkoły/placówki
a. Należy wpisać pełną nazwę szkoły/placówki, której dotyczy kontrola. Jeżeli
szkoła/placówka jest umiejscowiona w strukturze zespołu, należy również podać tę
informację. Np. Szkoła Zawodowa nr 1 w Zespole Szkół nr 1. W przypadku, gdy
w dokumentacji (deklaracji przystąpienia do projektu, protokole odbioru itp.) jest podana
tylko nazwa zespołu np. Zespół Szkół nr 1, należy również podać nazwę szkoły/placówki
wg. powyższego schematu.
b. W danych adresowych należy podać kod pocztowy, pocztę, miejscowość, nazwę ulicy
i numer posesji.
Dane identyfikujące udział szkoły w projekcie
a. Nazwę projektu należy wybrać przez wstawienie znaku „X” przy odpowiedniej nazwie
projektu.
b. Pozycja „numer umowy” jest to numer umowy zawartej przez resort edukacji
z wykonawcą realizującym dostawy sprzętu komputerowego. Numer umowy powinien
znajdować się w Protokole odbioru pracowni.
c. Numer szkoły/placówki na liście do umowy jest to numer pod którym szkoła/placówka
figuruje na liście stanowiącej załącznik do danej umowy z wykonawcą.
Numer szkoły/placówki powinien znajdować się w Protokole odbioru pracowni.
Poniższa tabela przedstawia zestawienie wszystkich umów oraz liczbę szkół w danej umowie.
Rok realizacji
Nr umowy
Liczba szkół/placówek
„Pracownie komputerowe dla szkół”
BA-WZP-AW-322-12A/2005
1327
BA-WZP-AW-322-12B/2005
1335
BA-WZP-AW-322-12C/2005
1246
BA-WZP-AW-322-12D/2005
1053
BA-WZP-MJA-08/2005
244
BA-WZP-AW-322-17/2005
928
BA-WZP-AW-322-18/2005
1093
BA-WZP-AW-322-19/2005
975
BA-WZP-AW-322-20A/2006
1060
BA-WZP-AW-322-20B/2006
961
BA-WZP-AW-322-20C/2006
971
BA-WZP-AW-322-20D/2006
989
BA-WZP-AW-322-20E/2006
878
BA-WZP-AW-322-09/2006
548
WZP.322-AW-06/2007
460
WZP.322-AW-08A/2007
929
WZP.322-AW-08B/2007
884
WZP.322-AW-08C/2007
1024
WZP.322-AW-08D/2007
979
WZP.322-AW-08E/2007
1022
WZP.322-AW-08F/2007
1048
2005
2006
2007
2008
3
"Internetowe centra informacji multimedialnej w bibliotekach szkolnych i pedagogicznych"
2005
BA-WZP-AW-322-15/2005
1446
BA-WZP-AW-322-22A/2005
1421
BA-WZP-AW-322-22B/2005
1340
BA-WZP-AW-322-22C/2005
1334
BA-WZP-AW-322-22D/2005
1362
WZP.322-AW-04A/2007
756
WZP.322-AW-04B/2007
811
WZP.322-AW-04C/2007
859
WZP.322-AW-04D/2007
849
WZP.322-AW-04E/2007
841
WZP.322-AW-04F/2007
722
2006
2008
"Wyposażenie w sprzęt komputerowy CKU i CKP"
2005
BA-WZP-AW-322-16/2005
261
"Wyposażenie w specjalistyczny sprzęt komputerowy poradni psychologiczno-pedagogicznych wraz z
oprogramowaniem"
2005
BA-WZP-AW-322-21/2005
565
Lista kontrolna
I. Dokumentacja
Pyt.1.
Deklaracja powinna być podpisana przez właściwe osoby. Dopuszczalne jest posiadanie przez
szkołę/placówkę kopii deklaracji. W przypadku braku ww. należy zalecić zwrócenie się do
organu prowadzącego/kuratorium oświaty o wydanie kopii deklaracji potwierdzonej za
zgodność z oryginałem.
Pyt.2.
Protokół powinien być podpisany i opatrzony datą. Do protokołu powinna być złączona
procedura testowa pracowni. W przypadku posiadania przez szkołę kilku różnych
egzemplarzy protokołu odbioru należy ustalić (data), który z nich jest ostateczny i ten przyjąć,
jako obowiązujący.
W przypadku braku protokołu odbioru z powodu przekazania dokumentacji prokuraturze lub
innym uprawnionym instytucjom szkoła powinna posiadać stosowne zaświadczenie. Taką
sytuację opisuje się w tabeli, jako „brak” i wpisuje się stosowną uwagę w kolumnie „uwagi”.
Pyt.3.
Umowa lub oświadczenie o przyjęciu darowizny będące w posiadaniu szkoły powinny być
podpisane.
Pyt.4.
Szkoła/placówka powinna posiadać zbiorczą kartę gwarancyjną lub/i karty gwarancyjne dla
każdego z egzemplarzy sprzętu komputerowego oraz informację o sposobie zgłaszania
napraw gwarancyjnych. Brak ww. informacji nie jest okolicznością powodującą wpisanie
w liście kontrolnej braku gwarancji. W przypadku wystąpienia niekompletnych dokumentów
gwarancyjnych należy ten fakt odnotować w kolumnie „uwagi”.
Pyt.5.
Szkoła/placówka powinna posiadać licencje na oprogramowanie instalowane wraz
ze sprzętem komputerowym. Wykaz otrzymanych licencji powinien znajdować się
w protokole odbioru. W przypadku licencji zbiorczych szkoła/placówka powinna posiadać
kopię licencji zbiorczej potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Należy sprawdzić zgodność
nr licencji z protokołem odbioru pracowni.
4
Pyt. 6.
Szkoła powinna posiadać dokumenty dotyczące szkolenia nauczycieli zgodne z deklaracją
przystąpienia do każdego z projektów. Dopuszczalna jest zmiana personalna osoby
uczestniczącej w szkoleniu, natomiast powinna zgadzać się liczba osób, które odbyły
właściwe szkolenia.
Pyt. 7.
Szkoła powinna posiadać dokumentację przebiegu napraw gwarancyjnych o ile naprawy takie
były dokonywane. W przypadku nie dokonywania napraw należy w pisać NIE DOTYCZY,
ale z odpowiednią adnotacją w UWAGACH.
Pyt. 8.
Dokumentacja dotycząca projektu powinna być przechowywana w sposób uporządkowany
i teczka/segregator z dokumentacją powinny zawierać informację o nazwie projektu oraz
o współfinansowaniu projektu ze środków UE w ramach SPO RZL 2004-2006
Pyt. 10, 11.
Dotyczy to okresu min. 5 lat od daty otrzymania pracowni.
Pytania zostały umieszczone w formularzu zgodnie z pismem nr BWE-WMKJK/045/1/2009/3 z 5 stycznia 2009 roku dotyczącego monitorowania trwałości projektów,
przesłanego Kuratorom Oświaty przez Biuro Wdrażania Europejskiego Funduszu
Społecznego MEN.
II. Sprzęt
Pyt.1.
W ramach poszczególnych projektów szkoła otrzymała:
Projekt „Pracownie komputerowe dla szkół”
a) szkoła podstawowa i gimnazjum: serwer, 10 stacji roboczych, drukarka, skaner, MZM
(komputer przenośny, wideoprojektor),
b) szkoła ponadgimnazjalna, policealna i zakład kształcenia nauczycieli: serwer, 15 stacji
roboczych, drukarka, skaner, MCI (4 stacje robocze, drukarka, skaner), MZM (komputer
przenośny, wideoprojektor).
Projekt „Internetowe centra informacji multimedialnej w bibliotekach szkolnych
i pedagogicznych”
a) szkoła, filia biblioteki pedagogicznej: 4 stanowiska dla czytelników, urządzenie
wielofunkcyjne (drukarka, kopiarka, skaner),
b) biblioteka pedagogiczna: serwer, 6 stanowisk dla czytelników, urządzenie wielofunkcyjne
(drukarka, kopiarka, skaner).
Projekt „Wyposażenie w sprzęt komputerowy CKU i CKP"
a) Typ I: serwer, 15 stacji roboczych, 2 drukarki (A4 i A3), skaner, UPS, MZM (komputer
przenośny, wideoprojektor),
b) Typ II: 2 serwery, 15 stacji roboczych, 2 drukarki (A4 i A3), skaner, UPS, MZM
(komputer przenośny, wideoprojektor),
c) Typ III: 3 serwery, 15 stacji roboczych, 2 drukarki (A4 i A3), skaner, UPS, MZM
(komputer przenośny, wideoprojektor).
Lista CKU i CKP zawierająca informacje o typie placówki (liczba serwerów) została
przekazana do KO.
Projekt "Wyposażenie w specjalistyczny sprzęt komputerowy poradni psychologicznopedagogicznych wraz z oprogramowaniem"
a) 2 - 12 stacji roboczych w zależności od wielkości poradni, komputer przenośny, drukarka,
skaner.
Lista poradni zawierająca liczbę stacji roboczych przekazanych do danej poradni została
przekazana do KO.
5
Pyt.2.
Sprzęt komputerowy powinien być umiejscowiony w jednym pomieszczeniu (pracownia)
z wyjątkiem sprzętu dot. projektu "Wyposażenie w specjalistyczny sprzęt komputerowy
poradni psychologiczno-pedagogicznych wraz z oprogramowaniem". Dopuszczalne jest
umiejscowienie serwera w odrębnym pomieszczeniu (serwerownia).
Dotyczy to okresu min. 5 lat od daty otrzymania pracowni.
Pyt.3.
Dostęp do Internetu powinien zostać zapewniony przez szkołę/placówkę.
III. Informacja i promocja.
Pyt.1.
Każdy egzemplarz sprzętu powinien być oznaczony nalepką z informacją
o współfinansowaniu ze środków Europejskiego funduszu Społecznego.
Pyt.2.
W pomieszczeniu pracowni lub w pobliżu pomieszczenia pracowni powinna znajdować się
tablica informacyjna z informacją, że pracownie jest współfinansowana z UE w związku
z danym projektem w ramach SPO RZL 2004-2006. Jeżeli nie, to należy zasugerować
potrzebę umieszczenia takiej tablicy.
Pyt.3.
W każdej deklaracji przystąpienia do projektu szkoła/placówka zobowiązała się do
promowania projektu w wybrany przez siebie sposób. Należy sprawdzić wykonanie
zobowiązania (dokumenty potwierdzające).
6