Regulamin prowadzenia i przechowywania

REGULAMIN
P R O WA D Z E N I A I P R Z E C H O W Y WA N I A
D O K U M E N TA C J I P R Z E B I E G U N A U C Z A N I A ,
D Z I A Ł A L N O Ś C I W Y C H O WAW C Z E J ,
OPIEKUŃCZEJ I EGZAMINACYJNEJ
W GIMNAZJUM
I M . W Ł A D Y S Ł AWA J A G I E Ł Ł Y
W UJŚCIU
Załącznik do Zarządzenia
Dyrektora Gimnazjum
im. Władysława Jagiełły w Ujściu
z dnia 8 grudnia 2011 r.
1
S PI S TR E Ś CI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Postanowienia ogólne
Księga ewidencji dzieci i młodzieży
Księga uczniów
Dziennik lekcyjny
Dziennik pracy pedagoga i nauczyciela biblioteki
Dziennik indywidualnego nauczania, dziennik zajęć dydaktyczno –
wyrównawczych i specjalistycznych, dziennik zajęć pozalekcyjnych
(kół zainteresowań), dziennik zajęć świetlicy szkolnej
Arkusze ocen
Księga arkuszy ocen
Protokoły egzaminów poprawkowych,
klasyfikacyjnych i sprawdzających
Świadectwa szkolne
Legitymacje szkolne
Inna dokumentacja
Ochrona dokumentacji
Dokumentacja egzaminu zewnętrznego
Odtworzenie zniszczonej dokumentacji
3
4
4
5
7
8
9
11
11
12
15
15
16
16
17
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Niniejszy regulamin opracowano na podstawie:
1) ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tj. Dz. U. z 2004r.
Nr 256, poz. 2572 z późniejszymi zmianami),
2) art.100 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (tj.Dz. U. z 1998 r.
Nr 21, poz. 94 z późniejszymi zmianami),
3) rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 kwietnia 2007 roku w
sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania
uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w
szkołach publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 83, poz. 562 z późniejszymi
zmianami),
4) rozporządzenia MENiS z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu
prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji
przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz
rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2003r. Nr 107, poz. 1003 oraz Dz. U. nr
23 poz. 225),
5) rozporządzenia MENiS z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zasad wydawania
oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków
szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a
także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z
zagranica oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. z
2005r. Nr 58, poz. 504 z późniejszymi zmianami).
2. Dokumentację przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej
stanowią: księga ewidencji dzieci i młodzieży, księga uczniów, dziennik
lekcyjny (także: dziennik pedagoga, dziennik biblioteki, dziennik
indywidualnego nauczania, dziennik zajęć dydaktyczno – wyrównawczych i
specjalistycznych, dziennik zajęć pozalekcyjnych (kół zainteresowań), dziennik
zajęć świetlicy szkolnej), arkusz ocen ucznia (słuchacza), księga arkuszy ocen
uczniów, protokoły egzaminów poprawkowych i klasyfikacyjnych, protokoły
egzaminów zewnętrznych, uchwały rady pedagogicznej dotyczące
klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, zezwolenia na
indywidualny program lub tok nauki, decyzje o nauczaniu indywidualnym lub
rewalidacji indywidualnej.
KSIĘGA EWIDENCJI DZIECI I MŁODZIEŻY
§2
1.
2.
3.
Gimnazjum prowadzi księgę ewidencji dzieci i młodzieży podlegających
obowiązkowi szkolnemu, zamieszkałych w obwodzie szkoły. Księgę zakłada
i prowadzi sekretarz szkoły.
W księdze ewidencji odnotowuje się corocznie informacje o spełnianiu przez
dziecko obowiązku szkolnego w tej albo innej szkole, informacje o spełnianiu
obowiązku szkolnego poza szkołą na podstawie zezwolenia wydanego przez
dyrektora szkoły oraz o odroczeniu spełniania obowiązku szkolnego ze
wskazaniem decyzji, na podstawie, której nastąpiło odroczenie.
Sprostowań w księdze ewidencji dzieci i młodzieży dokonuje dyrektor przez
skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowego zapisu i czytelne wpisanie nad
skreślonymi wyrazami właściwych danych, daty i czytelnego podpisu. Nie stosuje
korektora.
KSIEGA UCZNIÓW
§3
Szkoła prowadzi księgę uczniów. Księgę zakłada i prowadzi sekretarz szkoły.
2. Do księgi uczniów wpisuje się imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia
oraz adres zamieszkania ucznia, imiona i nazwiska rodziców (prawnych
opiekunów) i adresy ich zamieszkania, a także datę przyjęcia ucznia do szkoły
oraz klasę, do której ucznia przyjęto.
W księdze uczniów odnotowuje się datę ukończenia szkoły albo datę i przyczynę
opuszczenia szkoły przez ucznia.
3. Sprostowań w księdze uczniów dokonuje dyrektor przez skreślenie kolorem
czerwonym nieprawidłowego zapisu i czytelne wpisanie nad skreślonymi
wyrazami właściwych danych, daty i czytelnego podpisu. Nie stosuje korektora.
1.
DZIENNIK LEKCYJNY
§4
Wychowawca klasy prowadzi dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się
przebieg nauczania w danym roku szkolnym.
2. Do dziennika lekcyjnego wychowawca do 15 września wpisuje w porządku
alfabetycznym nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia, numer
ewidencyjny ucznia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców
(prawnych opiekunów), adresy ich zamieszkania oraz numery telefonów, a także
tygodniowy plan zajęć edukacyjnych, oznaczenie realizowanych programów
nauczania zawartych w szkolnym zestawie programów nauczania dla danego
oddziału oraz imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących poszczególne zajęcia.
Do 20 września wychowawca ma obowiązek uzupełnić w dzienniku dane na temat
stanu liczebnego uczniów, stanu według roku urodzenia i nauki języków obcych.
3. W rubrykach przeznaczonych na wpisywanie tygodniowego rozkładu zajęć
wychowawca klasy wpisuje nazwy przedmiotów z wielkiej litery, w pełnym
brzmieniu bez stosowania skrótów. W przypadku braku miejsca na dokonanie
takiego zapisu (np. podział uczniów na grupy), dopuszcza się używanie
następujących skrótów:
a) Język niemiecki – J. niem.,
b) Język angielski – J. ang.,
c) Edukacja dla bezpieczeństwa – Edu.,
d) Wychowanie fizyczne – Wych. fiz.,
e) Godzina wychowawcza – Godz. wych.,
f) Wychowanie do życia w rodzinie – WŻR,
g) Wiedza o społeczeństwie – WOS,
h) Zajęcia artystyczne – Zaj. art.
4. Każdy nauczyciel na początku prowadzonych przez siebie zajęć
dydaktyczno-wychowawczych (opiekuńczych) osobiście sprawdza i odnotowuje
w dzienniku lekcyjnym obecność uczniów na zajęciach. W trakcie trwania zajęć
wpisuje temat przeprowadzanych zajęć i oceny bieżące uzyskane przez uczniów
i składa podpis, który jest potwierdzeniem przeprowadzonych zajęć
i stwierdzeniem obecności nauczyciela na zajęciach.
Oceny bieżące z poszczególnych form oceniania (patrz WSO) wpisywane są
w określone na początku półrocza rubryki w dzienniku lekcyjnym.
5. Każdy nauczyciel osobiście wpisuje do dziennika oceny półroczne
i roczne uzyskane przez uczniów z poszczególnych zajęć edukacyjnych. Oceny
zachowania wpisuje w dzienniku lekcyjnym wychowawca klasy w pełnym
brzmieniu.
6. W przypadku nieklasyfikowania ucznia z zajęć edukacyjnych, w dokumentacji
przebiegu nauczania zamiast oceny wpisuje się „nieklasyfikowany”. W przypadku
1.
zwolnienia ucznia z zajęć edukacyjnych, wpisuje się "zwolniony/a".
7. Dyrektor, wicedyrektor lub osoba upoważniona do sprawowania w szkole nadzoru
pedagogicznego przeprowadzająca hospitacje zajęć edukacyjnych lub kontrole
zapisów w dzienniku lekcyjnym wpisuje w dzienniku lekcyjnym przeprowadzenie
hospitacji zajęć lub kontrole dokumentacji potwierdzając to podpisem.
8. Każdy wychowawca jest odpowiedzialny za prowadzenie dziennika. W tym
celu:
a) w ciągu 10 dni po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego:
dokonuje obliczenia frekwencji uczniów swojej klasy;
b) w ciągu 10 dni po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego: dokonuje
kontroli wpisów tematów zajęć edukacyjnych i podpisów przez
poszczególnych nauczycieli;
c) w dniu (określonym w Statucie Szkoły oraz WSO) wystawienia prognoz ocen
półrocznych i rocznych z zajęć edukacyjnych i zachowania dokonuje kontroli
wpisów wspomnianych ocen;
d) w dniu poprzedzającym klasyfikacyjne zebranie rady pedagogicznej dokonuje
kontroli wpisów ocen półrocznych i rocznych z zajęć edukacyjnych i sporządza
zestawienie, które przedstawia na zebraniu rady pedagogicznej, a następnie
przekazuje je do protokolanta;
e) w ciągu 2 dni po zakończeniu pierwszego półrocza nauki dokonuje
sprawdzenia wszystkich wpisów w dzienniku i w przypadku stwierdzenia
braków najpóźniej w 3-cim dniu po zakończeniu pierwszego półrocza nauki
podejmuje działania, w celu ostatecznego uzupełnienia zapisów w dzienniku.
9. W dzienniku lekcyjnym nie mogą się znaleźć zapisy tematów zajęć typu:
„Powtórzenie materiału”, „Praca klasowa”, „Sprawdzian wiadomości”, „Zajęcia
własne”, „Obliczenia”, „Klasa zwolniona” itp. Z tematu zajęć musi, bowiem
wynikać, czego dotyczyła treść prowadzonych zajęć.
10. W przypadku odwołania pierwszej lub ostatniej godziny zajęć z powodu braku
możliwości zastępstwa, w dzienniku lekcyjnym wychowawca klasy dokonuje
zapisu: „Zajęcia nie odbyły się z powodu nieobecności nauczyciela”. Potwierdza
ten fakt własnoręcznym podpisem.
11. W przypadku prowadzenia zajęć za nieobecnego nauczyciela nauczyciel
prowadzący zastępstwo dokonuje wpisu do dziennika w następujący sposób:
zastępstwo – nazwa zajęć edukacyjnych i temat zajęć. Nazwy zajęć można nie
wpisywać w przypadku, gdy nauczyciel zastępujący realizuje zajęcia, które miały
być realizowane na tej godzinie lekcyjnej.
12. W przypadku, gdy w szkole odbywają się uroczystości związane z obchodami
Święta Patrona, Dnia Dziecka oraz innych określonych przez dyrektora szkoły,
wychowawca klasy odnotowuje w dzienniku w kolumnie przedmioty, program
uroczystości w których uczestniczą uczniowie w kolumnie „temat”, zaznacza
obecność/nieobecność ucznia oraz składa podpis. Podpisy składają również
nauczyciele prowadzący w tym dniu zajęcia.
13.
14.
15.
16.
Na końcu dziennika strony przeznaczone na notatki można wpisać informacje
dotyczące frekwencji rodziców uczniów na zebraniach, plan pracy
wychowawczej klasy, informacje o składkach (PZU, RR, Samorząd Uczniowski
itp.).
Dyrektor szkoły przeprowadza bieżącą kontrolę poprawności prowadzenia
dziennika lekcyjnego i potwierdza to podpisem. Uwagi przekazuje
wychowawcom na piśmie w ciągu 2 dni od zakończenia kontroli.
Po zakończeniu rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych w szkole
wychowawca oddziału jest zobowiązany do osobistego przekazania
wypełnionego dziennika lekcyjnego dyrektorowi szkoły najpóźniej w ciągu 5 dni
od zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno -wychowawczych. Dyrektor szkoły
w obecności wychowawcy dokonuje ostatecznej kontroli i w przypadku braków
lub nieprawidłowości daje 1 dzień na ich uzupełnienie. Dyrektor szkoły po
zebraniu dzienników lekcyjnych przekazuje je protokolarnie do archiwum
szkolnego najpóźniej ostatniego dnia czerwca.
Sprostowań w dzienniku lekcyjnym dokonuje wychowawca klasy pod nadzorem
dyrektora szkoły przez skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowego zapisu i
czytelne wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych, daty i
czytelnego podpisu. Nie wolno stosować korektora.
DZIENNIK PRACY PEDAGOGA I NAUCZYCIELA BIBLIOTEKI
§5
1.
2.
3.
Pedagog szkolny prowadzi dziennik, do którego wpisuje tygodniowy plan swoich
zajęć, zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, wykaz
uczniów zakwalifikowanych do różnych form pomocy, w szczególności pomocy
psychologiczno-pedagogicznej, informacje o kontaktach z osobami i instytucjami,
z którymi pedagog współdziała przy wykonywaniu swoich zadań.
Nauczyciel bibliotekarz prowadzi dziennik biblioteki, do którego wpisuje roczny
plan pracy biblioteki, godziny otwarcia biblioteki i czas pracy oraz czynności
przeprowadzone w poszczególnych dniach.
Do wymienionych dzienników stosuje się odpowiednio terminy i zasady
sprawdzania oraz dokonywania sprostowań przewidziane dla dzienników
lekcyjnych
DZIENNIK INDYWIDUALNEGO NAUCZANIA,
DZIENNIK ZAJĘĆ DYDAKTYCZNO – WYRÓWNAWCZYCH I
SPECJALISTYCZNYCH,
DZIENNIK ZAJĘĆ POZALEKCYJNYCH (KÓŁ ZAINTERESOWAŃ),
DZIENNIK ZAJĘĆ ŚWIETLICY SZKOLNEJ
§6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nauczyciel prowadzący indywidualne nauczanie, zajęcia dydaktyczno
-wyrównawcze i specjalistyczne, zajęcia pozalekcyjne (koła zainteresowań),
zajęcia świetlicowe zakłada i prowadzi dziennik zajęć.
W przypadku realizacji indywidualnego nauczania ucznia przez kilku nauczycieli
dziennik zakłada i nadzoruje jego prowadzenie wychowawca klasy, do której
uczeń jest zapisany.
W dziennikach wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona
odpowiednio uczniów, indywidualny program pracy z uczniem, a w przypadku
zajęć grupowych — program pracy grupy, tygodniowy plan zajęć, cel, zadania,
przewidziana tematyka zajęć, frekwencje uczęszczania na zajęciach oraz
realizowane tematy. W przypadku nauczania indywidualnego w dzienniku wpisuje
się tygodniowy rozkład zajęć, nauczane przedmioty, tematy przeprowadzonych
zajęć, oceny postępów oraz oceny uzyskane przez ucznia.
Indywidualny program pracy z uczniem oraz program pracy grupy nie ujęty w
szkolnym programie nauczania, a także tygodniowy plan zajęć musi być
zatwierdzony przez dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną. Program pracy
przedstawia dyrektorowi nauczyciel (nauczyciele) prowadzący zajęcia w ciągu
tygodnia od ich rozpoczęcia.
Do dzienników zajęć stosuje się odpowiednio terminy i zasady sprawdzania oraz
dokonywania sprostowań przewidziane dla dzienników lekcyjnych.
W/w dzienniki znajdują się w pokoju nauczycielskim.
ARKUSZE OCEN
§7
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Szkoła prowadzi dla każdego ucznia przez okres jego nauki w danej szkole arkusz
ocen ucznia wg wzoru określonego odrębnymi przepisami. Arkusze wydaje
sekretarz szkoły.
Wpisów w arkuszu ocen ucznia dokonuje wychowawca klasy na podstawie
danych zawartych w księdze uczniów, dzienniku lekcyjnym, protokołach
egzaminów klasyfikacyjnych, poprawkowych, protokołach zebrań rady
pedagogicznej i egzaminu przeprowadzonego w ostatnim roku nauki w
gimnazjum przez dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej.
Arkusze ocen ucznia wypełnia się czytelnie, oceny z zajęć edukacyjnych, ocenę
zachowania, klasę i miesiąc urodzenia ucznia wypełnia się słowami w pełnym
brzmieniu, bez stosowania skrótów, pismem ręcznym. W rubryce, która nie jest
wypełniana z pominięciem rubryki dotyczącej wydania duplikatu świadectwa
wstawia się poziomą kreskę, a w przypadku niewypełnienia kilku kolejnych
rubryk można je przekreślić na skos, przy czym w pierwszej i ostatniej wolnej
rubryce wpisuje się poziome kreski.
W przypadku zwolnienia ucznia z zajęć edukacyjnych, wpisuje się "zwolniony/a".
W przypadku nieklasyfikowania ucznia z zajęć edukacyjnych, w arkuszu ocen
zamiast oceny klasyfikacyjnej wpisuje się „nieklasyfikowany”.
W arkuszach ocen po wpisaniu wyników klasyfikacji rocznej uzyskanych w klasie
programowo najwyższej szkoły należy w kolejnej kolumnie wpisać wyniki
klasyfikacji końcowej.
Wychowawca wypełniający arkusz ocen ucznia potwierdza podpisem zgodność
wpisów z dokumentami, na podstawie, których ich dokonano.
Podstawa wpisu o klasyfikowaniu, promowaniu lub ukończeniu przez ucznia
szkoły jest uchwała rady pedagogicznej, której datę wpisuje się do arkusza ocen
ucznia.
Oceny z zajęć edukacyjnych i ocenę zachowania wpisuje wychowawca klasy.
W arkuszu ocen ucznia zamieszcza się adnotacje o wydaniu świadectwa
ukończenia szkoły i jego odpisu, duplikatu świadectwa, o udzieleniu zezwolenia
na indywidualny program lub tok nauki oraz sporządzeniu odpisu arkusza ocen
ucznia. Adnotacji o wydaniu świadectwa ukończenia szkoły, o udzieleniu
zezwolenia na indywidualny program lub tok nauki dokonuje wychowawca klasy,
natomiast adnotacji o wydaniu odpisu lub duplikatu świadectwa oraz sporządzeniu
odpisu arkusza ocen ucznia dokonuje sekretarz szkoły.
Sekretarz szkoły w arkuszu ocen ucznia wpisuje datę i przyczynę opuszczenia
szkoły przez ucznia.
W przypadku przejścia ucznia do innej szkoły sekretarz szkoły przesyła do tej
szkoły odpis arkusza ocen ucznia.
12.
13.
14.
15.
16.
W arkuszu ocen zamieszcza się informacje o dokonanym sprostowaniu w
świadectwie promocyjnym. Informację taką zamieszcza wychowawca klasy.
W arkuszach ocen, w części dotyczącej informacji o egzaminach w danym roku
szkolnym, wpisuje się informacje o egzaminach klasyfikacyjnych i
poprawkowych, przeprowadzonych w wyniku klasyfikacji rocznej - protokół z
egzaminu stanowi załącznik do arkusza ocen ucznia.
Dyrektor szkoły przeprowadza kontrole poprawności prowadzenia arkuszy ocen.
Dla klas kończących szkołę kontrola arkusza ocen jest dokonywana łącznie z
kontrolą dziennika lekcyjnego po klasyfikacji rocznej przed wypisywaniem
świadectw ukończenia szkoły. Dla pozostałych klas kontrola jest dokonywana w
ciągu 10 dni od daty zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych.
Uwagi przekazuje dyrektor wychowawcom w ciągu 5 dni od zakończenia
kontroli.
Sprostowań w arkuszu ocen dokonuje dyrektor szkoły przez skreślenie kolorem
czerwonym nieprawidłowego zapisu i czytelne wpisanie nad skreślonymi
wyrazami właściwych danych, daty i czytelnego podpisu. Nie stosuje korektora.
W przypadku, gdy uczeń zmienił imię lub nazwisko przed ukończeniem szkoły, w
arkuszu ocen ucznia należy przekreślić dotychczasowe imię lub nazwisko i nad
nim wpisać nowe kolorem czerwonym. Zmian dokonuje dyrektor szkoły lub
sekretarz szkoły umieszczając na dole stronicy adnotacje "Dokonano zmiany
imienia/nazwiska", datę i podpis osoby upoważnionej do podpisywania
dokumentacji przebiegu nauczania. Nowe imię lub nazwisko może być wpisane na
podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub
nazwiska lub orzeczenia sądowego.
KSIĘGA ARKUSZY OCEN
§8
1.
2.
Szkoła zakłada księgi arkuszy ocen. Sekretarz szkoły zakłada i prowadzi księgi
arkuszy ocen.
Księga arkuszy ocen w szkole dla dzieci i młodzieży zawiera ułożone w
porządku alfabetycznym arkusze ocen uczniów urodzonych w jednym roku,
którzy ukończyli lub opuścili szkołę. Na pierwszej stronie księgi arkuszy ocen
umieszcza się adnotacje:
„Księga arkuszy ocen uczniów urodzonych w ............ roku”.
Na końcu księgi arkuszy ocen umieszcza się adnotacje:
„Księga zawiera:
1) ............ (podać liczbę) arkuszy ocen uczniów, którzy ukończyli szkołę,
2) ............ (podać liczbę) arkuszy ocen uczniów, którzy z różnych przyczyn
opuścili szkołę."
Adnotacje na końcu księgi arkuszy ocen opatruje się pieczęcią szkoły oraz
pieczątka i podpisem dyrektora szkoły.
PROTOKOŁY EGZAMINÓW KLASYFIKACYJNYCH, POPRAWKOWYCH
I SPRAWDZAJĄCYCH
§9
1.
2.
3.
Z przeprowadzonego egzaminu klasyfikacyjnego, poprawkowego lub
sprawdzającego sporządza się protokół wg zasad określonych w
Wewnątrzszkolnym Systemie Oceniania.
Protokół wypełnia przewodniczący komisji lub osoba przez niego wyznaczona.
Do protokołu załącza się pisemne prace ucznia i zwięzłą informacje o ustnych
odpowiedziach ucznia. Wypełniony protokół jest przekazywany do sekretarza
szkoły najpóźniej następnego dnia po egzaminie.
Wychowawca ucznia, który zdawał jeden z w/w egzaminów, jest zobowiązany –
najpóźniej w ciągu tygodnia po terminie zdawanego przez ucznia egzaminie sprawdzić czy dokumentacja egzaminu jest kompletna i nanieść niezbędne
adnotacje o egzaminie do arkusza ucznia.
ŚWIADECTWA SZKOLNE
§ 10
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Szkoła wydaje świadectwa na drukach według wzorów określonych w odrębnych
przepisach. Czyste druki świadectw szkolnych promocyjnych lub ukończenia
przechowuje i wydaje nauczycielom sekretarz szkoły, który prowadzi ewidencje
ilościową.
Wypisywania świadectw szkolnych promocyjnych i ukończenia szkoły dla
poszczególnych uczniów dokonuje wychowawca (opiekun) klasy.
W przypadku wypisywania duplikatu świadectwa czynność ta jest wykonywana
przez sekretarza szkoły. Czynność ta może zostać zlecona – przez dyrektora
szkoły – innemu nauczycielowi.
Świadectwa szkolne promocyjne i świadectwa ukończenia szkoły wychowawca
wypisuje na podstawie arkusza ocen danego ucznia.
Wychowawca ma obowiązek przekazania wypisanych świadectw ukończenia
szkoły innemu nauczycielowi celem ich porównania z dokumentacja danego
ucznia. Nauczyciel sprawdzający świadectwo dokumentuje wykonaną czynność
na dole stronicy z wypisanymi ocenami poprzez wpisanie skrótu „coll” (z łaciny
collatio - porównuje) i postawienie swojej parafki.
Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw szkolnych z wyjątkiem
świadectw szkolnych promocyjnych.
Absolwent szkoły otrzymuje świadectwo ukończenia szkoły.
Uczeń, który w wyniku klasyfikacji końcowej uzyskał z obowiązkowych zajęć
edukacyjnych średnią ocen, co najmniej 4,75 oraz co najmniej bardzo dobrą ocenę
zachowania, otrzymuje świadectwo szkolne promocyjne stwierdzające uzyskanie
promocji do klasy programowo wyższej lub świadectwo ukończenia szkoły
stwierdzające ukończenie szkoły - z wyróżnieniem.
W świadectwach ukończenia szkoły w części dotyczącej wyników klasyfikacji
końcowej przeznaczonej na wpisanie zajęć edukacyjnych wpisuje się
obowiązkowe zajęcia edukacyjne i oceny końcowe uzyskane w klasie
programowo najwyższej jak również oceny końcowe z zajęć edukacyjnych,
których nauka, zgodnie ze szkolnym planem nauczania, zakończyła się w klasie
programowo niższej.
Świadectwa wypełnia się czytelnie, bez poprawek, pismem ręcznym,
komputerowym lub maszynowym. Imię (imiona), nazwisko i miesiąc urodzenia
ucznia, klasę, oceny z zajęć edukacyjnych, ocenę zachowania oraz miesiąc
wystawienia świadectwa wpisuje się słowami w pełnym brzmieniu, bez
stosowania skrótów. Nazwę szkoły wpisuje się w pełnym brzmieniu, zgodnie z
nazwa ustaloną w statucie szkoły. Jako datę wystawienia świadectwa przyjmuje
się datę zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych.
W przypadku przeprowadzenia egzaminu poprawkowego jako datę wystawienia
11.
12.
13.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
świadectwa przyjmuje się datę posiedzenia Rady Pedagogicznej na którym
podejmuje się uchwałę o promocji/niepromowaniu do klasy programowo wyższej,
ukończeniu/nieukończeniu szkoły.
W wierszach, które nie są wypełnione, wstawia się poziomą kreskę, a w
przypadku zwolnienia ucznia z zajęć edukacyjnych w wierszu przeznaczonym na
wpisanie oceny wpisuje się wyraz "zwolniony(a)". W przypadku niewypełnienia
kilku kolejnych wierszy można je przekreślić ukośną kreską, z wyjątkiem
pierwszego i ostatniego wolnego wiersza, w których wstawia się poziome kreski.
Nazwy zajęć edukacyjnych wpisuje się w pełnym brzmieniu. Dopuszcza się
wpisywanie nazwy zajęcia edukacyjnego w dwóch wierszach, z tym że w
pierwszym wierszu przeznaczonym na wpisanie oceny z zajęcia edukacyjnego
wstawia się poziomą kreskę.
W części dotyczącej szczególnych osiągnięć ucznia odnotowuje się:
a) uzyskane wysokie miejsca – nagradzane lub honorowane zwycięskim tytułem
w zawodach wiedzy, artystycznych i sportowych organizowanych przez
kuratora oświaty albo organizowanych co najmniej na szczeblu powiatowym
przez inne podmioty działające na terenie szkół;
W świadectwach w miejscu przeznaczonym na wpisanie numeru wpisuje się
numer, pod którym uczeń jest wpisany w księdze uczniów.
Świadectwo wydane przez szkołę, opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci
urzędowej szkoły o średnicy 36 mm.
Świadectwo wydane przez szkołę, podpisują osoby wskazane na drukach. Odcisk
pieczęci imiennej dyrektora szkoły powinien być wyraźny.
W przypadku utraty oryginału świadectwa uczeń lub absolwent może wystąpić do
szkoły z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa. Szkoła sporządza
duplikat świadectwa na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania.
Duplikat wystawia się na druku według wzoru obowiązującego w dacie
wystawienia oryginału świadectwa. Na pierwszej stronie u góry należy umieścić
wyraz "Duplikat", a pod tekstem dodać wyrazy "oryginał podpisali" i wymienić
nazwiska osób, które podpisały oryginał świadectwa albo stwierdzić nieczytelność
podpisów oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć pieczęcią urzędową.
Na duplikacie nie umieszcza się fotografii ucznia lub absolwenta.
Jeżeli szkoła posiada dokumentacje przebiegu nauczania, a brak jest druku
świadectwa według wzoru obowiązującego w dniu wystawienia oryginału,
duplikat wystawia się na przygotowanym przez szkołę formularzu zgodnym z
treścią oryginału świadectwa.
W dokumencie na podstawie, którego wystawiono duplikat świadectwa, należy
umieścić adnotacje o wydaniu duplikatu, odnotowując tożsamość osoby
odbierającej duplikat, stwierdzona na podstawie dowodu osobistego lub innego
dokumentu tożsamości. W przypadku przesyłania duplikatu pocztą doręczenie
powinno nastąpić listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiony ponownie.
Dyrektor szkoły poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa lub innego
druku szkolnego tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla złożenia kopii w aktach tej
szkoły. Na każdej stronie kopii należy umieścić adnotacje "Stwierdzam zgodność
z oryginałem", datę, pieczęć urzędową szkoły oraz podpis i pieczęć dyrektora
szkoły lub upoważnionej przez niego osoby.
Szkoła, z własnej inicjatywy albo na wniosek ucznia lub absolwenta, może w
treści świadectwa szkolnego promocyjnego dokonać sprostowania błędów i
oczywistych omyłek. Informacje o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w
arkuszu ocen.
Sprostowania dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez
skreślenie kolorem czerwonym nieprawidłowego zapisu i czytelne wpisanie nad
skreślonymi wyrazami właściwych danych. Na końcu dokumentu należy umieścić
adnotacje "Dokonano sprostowania" oraz podpis osoby upoważnionej do
wystawienia świadectwa, datę i pieczęć urzędową.
Nie dokonuje się sprostowań w treści świadectw ukończenia szkoły. Jeżeli takie
świadectwa zawierają błędy lub omyłki, to podlegają wymianie.
Nie dokonuje się zmiany imienia lub nazwiska absolwenta na świadectwie i w
dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę, jeżeli zmiana ta
nastąpiła po ukończeniu szkoły, chyba że zmiana imienia lub nazwiska nastąpiła
na podstawie orzeczenia sądowego wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany
płci. W tym przypadku wydaje się świadectwo na nowe imię lub nazwisko, a
jeżeli ich wydanie nie jest możliwe - duplikat świadectwa po przedstawieniu
orzeczenia sądowego i za zwrotem świadectwa wydanego na poprzednie imię lub
nazwisko.
W przypadku, gdy zmiana imienia lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem
szkoły, w dokumentacji przebiegu nauczania, należy przekreślić dotychczasowe
imię lub nazwisko i nad nim wpisać nowe kolorem czerwonym. Na dole stronicy
należy umieścić adnotacje "Dokonano zmiany imienia/nazwiska", datę i podpis
dyrektora szkoły. Nowe imię lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu
aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska lub
orzeczenia sadowego.
Oryginały świadectw i kopie, są wydawane przez szkołę nieodpłatnie.
Nie pobiera się opłat za dokonanie sprostowania świadectwa szkolnego
promocyjnego.
Za wydanie duplikatu świadectwa pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie
opłaty skarbowej ustalonej dla legalizacji dokumentu w przepisach o opłacie
skarbowej. Opłaty wnosi się na rachunek bankowy wskazany przez dyrektora
szkoły lub organ dokonujący odpowiedniej czynności.
Jako datę wystawienia świadectwa przyjmuje się datę zakończenia rocznych zajęć
dydaktyczno – wychowawczych.
Jako datę wystawienia świadectwa uczniowi, który zdał egzamin poprawkowy
34.
35.
36.
przyjmuje się datę zdania tego egzaminu.
Jeżeli uczeń zdaje dwa egzaminy poprawkowe (pozytywnie) jako datę
wystawienia świadectwa przyjmuje się datę ostatniego egzaminu.
Jeżeli uczeń nie zdał egzaminu poprawkowego, a Rada Pedagogiczna na
posiedzeniu organizacyjnym w sierpniu podjęła uchwałę o promocji warunkowej,
wówczas jako datę wystawienia świadectwa przyjmuje się datę podjęcia uchwały.
Jeżeli uczeń nie zdał egzaminu poprawkowego i nie otrzymał promocji
warunkowej jako datę wystawienia świadectwa przyjmuje się datę zakończenia
rocznych zajęć dydaktyczno – wychowawczych.
LEGITYMACJE SZKOLNE
§ 11
Uczeń przyjęty do szkoły otrzymuje legitymacje szkolną. Ważność legitymacji
potwierdza się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie daty ważności i
pieczęci urzędowej szkoły o średnicy 20 mm.
2. Legitymacje szkolne wydaje sekretarz szkoły na drukach według wzorów
określonych w odrębnych przepisach. Są to druki ścisłego zarachowania, dlatego
sekretarz rejestruje je w księdze druków ścisłego zarachowania.
3. W legitymacji szkolnej nie dokonuje się żadnych skreśleń i poprawek.
Legitymacje szkolne zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie bez
opłaty.
4. Duplikat legitymacji szkolnej wystawia się z fotografią. Duplikat ma moc
oryginału i może być wystawiony ponownie.
5. Za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej pobiera się opłatę w wysokości równej
kwocie ustalonej dla poświadczenia własnoręczności podpisu w przepisach o
opłacie skarbowej. Opłaty wnosi się na rachunek bankowy wskazany przez
dyrektora szkoły lub organ dokonujący odpowiedniej czynności.
1.
INNA DOKUMENTACJA
§ 12
1.
2.
3.
4.
5.
Szkoła, na wniosek ucznia, wydaje zaświadczenie dotyczące przebiegu nauczania.
Protokoły egzaminów poprawkowych, klasyfikacyjnych i egzaminów
sprawdzających są załącznikami do arkusza ocen ucznia.
Uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania, promowania i ukończenia
szkoły są zapisywane w protokolarzu rady pedagogicznej.
Decyzje o nauczaniu indywidualnym lub rewalidacji indywidualnej są
załącznikami do arkusza organizacyjnego szkoły w danym roku szkolnym.
Sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji egzaminów gimnazjalnych,
określają odrębne przepisy.
OCHRONA DOKUMENTACJI
§ 13
1. Dzienniki, arkusze ocen, świadectwa, protokoły egzaminacyjne są
przechowywane w szkole w sposób uniemożliwiający ich kradzież:
a) dzienniki lekcyjne – w pokoju nauczycielskim,
b) pozostałe dzienniki – w pomieszczeniach służbowych nauczycieli
prowadzących zajęcia inne niż lekcyjne,
c) arkusze ocen, świadectwa, protokoły egzaminacyjne – w szafie
zamykanej na klucz w sekretariacie szkoły.
2. Dziennik lekcyjny nauczyciel osobiście pobiera z szafki w pokoju nauczycielskim
i osobiście odnosi pozostawiając w szafce w miejscu wyznaczonym na dany
dziennik.
3. Wychowawca klasy lub inny nauczyciel nie może zabierać dziennika lub arkuszy
ocen ze szkoły, chyba, że jest to niezbędne, a sam fakt wypożyczenia dziennika
lub arkuszy ocen został uzgodniony z dyrektorem szkoły, a nauczyciel potwierdził
fakt wypożyczenia tych dokumentów na odpowiednim oświadczeniu.
4. Druki świadectw mogą być zabrane ze szkoły tylko po powiadomieniu i
uzyskaniu zgody dyrektora szkoły oraz podpisaniu oświadczenia o
wypożyczeniu w/w dokumentów.
5. Rodzice (prawni opiekunowie) lub uczniowie mogą przeglądać dziennik
lekcyjny, gdy wgląd do dziennika jest niezbędny, wyłącznie pod kontrolą i w
obecności nauczyciela lub wicedyrektora (dyrektora szkoły) w sposób
zapewniający ochronę dóbr osobistych innych uczniów.
DOKUMENTACJA EGZAMINU ZEWNĘTRZNEGO
§ 14
1.
Dokumentacja egzaminu stanowi materiały niejawne, których obieg wytwarzanie
przechowywanie i udostępnianie jest określone w procedurach przygotowania i
przeprowadzania egzaminu opracowanego przez Centralną Komisję
Egzaminacyjną.
ODTWORZENIE ZNISZCZONEJ DOKUMENTACJI
§ 15
1.
W przypadku zniszczenia dokumentacji przebiegu nauczania wskutek
pożaru, powodzi lub innych zdarzeń losowych odtworzenie jej następuje
zgodnie z przepisami zawartymi w rozporządzeniu wymienionym w § 1 pkt
1 ppkt 4.
Ujście, dnia 24 lutego 2010.