wpraktyce z najlepszymi

PROGRAM PRAKTYK LETNICH
W PRAKTYCE Z NAJLEPSZYMI
DZIAŁ ADMINISTRACJI TRADIS (LUBLIN)
TWOJE ZADANIE:
Koncepcja procedury obiegu dokumentów w firmie.
Jesteś pracownikiem działu administracyjno-finansowego w Centrali firmy handlowej z branży FMCG.
W dziale tym obejmujesz stanowisko specjalisty ds. administracji. Jesteś odpowiedzialny za
przyjmowanie korespondencji oraz dystrybuowanie jej zgodnie z procedurą do działów i
podjednostek. W Twoim dziale zatrudnionych jest 15 osób, ale obecnie tylko Ty zajmujesz się bieżącą
obsługą korespondencji.
Centrala firmy zatrudnia 100 osób, w oddziałach zatrudnionych jest ponad650 osób. Obecnie firma
posiada ok. 15 tys. aktywnych klientów.
Dziennie do centrali firmy trafia ok. 200 sztuk korespondencji, z czego ok. 40% stanowią faktury
(kosztowe i zakupowe). Pozostała korespondencja dotyczy ofert współpracy (15%), umów
handlowych (10%), aktualizacji danych rejestrowych Klientów (20%). Około 15% stanowią inne
przesyłki np. pisma urzędowe lub przesyłki skierowane do oddziałów firmy. W skład Centrali wchodzą
następujące Działy: Biuro Zarządu (B.Z), Dział Sprzedaży (DZ.S), Dział Handlowy (DZ.H), Dział
Marketingu (DZ.M), Dział Administracyjno-Finansowy (DZ.A-F).
Przeznaczenie przesyłek:
faktury powinny trafić do Działu Administracyjno-Finansowego,
oferty współpracy trafiają do Działu Marketingu,
umowy handlowe oraz dokumenty rejestrowe Klientów (np. NIP, Regon, KRS) powinny być
archiwizowane w dziale Sprzedaży.
pisma urzędowe oraz inne skierowane do Zarządu powinny zostać przekazane do Biura
Zarządu
korespondencja zawierająca informację, iż dotyczy oddziału terenowego firmy, może trafić
bezpośrednio do oddziału w wersji elektronicznej (skan), natomiast oryginały powinny zostać
zarchiwizowane w Centrali.
Twoje zadanie:
Opracuj koncepcję procedury w wersji opisowej lub w tabeli excel (do wyboru) oraz dodatkowo w
postaci schematu. Celem procedury jest usprawnienie procesu obiegu dokumentów w firmie.
Procedura powinna uwzględniać następujące procesy, standardy oraz ryzyka:
•
•
•
•
•
•
wypracowanie jednolitego sposobu postepowania z dokumentacją
pełen monitoring obiegu pism, minimalizowanie procesu gubienia dokumentów
minimalizowanie błędów w rachunkach i fakturach, windykacji spowodowane brakiem
informacji o klientach
archiwizowanie, ewidencjonowanie dokumentów
raportowanie i kontrola stanu przyjętych i wychodzących pism,
terminowość przekazywania dokumentów,
Do 26.04.2013 r. prześlij swoje rozwiązanie – wypełnij formularz zgłoszeniowy, dołącz do niego
rozwiązanie zadania oraz swoje CV (z klauzulą o ochronie danych osobowych).