informacjaoochroniedanych osobowychkandydatówdopracy - e-ADM

INFORMACJA O OCHRONIE DANYCH
OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY
Spis treści
1.
Cel ............................................................................................................................................................................. 3
2.
Jakie dane osobowe gromadzi ADM ......................................................................................................................... 3
3.
W jaki sposób ADM wykorzystuje dane osobowe pracowników ............................................................................. 4
4.
W jaki sposób ADM chroni dane osobowe kandydatów do pracy ........................................................................... 4
5.
W jaki sposób dane osobowe kandydatów do pracy są udostępniane stronom trzecim ........................................ 4
6.
Przesyłanie za granicę danych osobowych kandydata do pracy............................................................................... 5
7.
Uzyskiwanie zgody kandydata do pracy i postępowanie z uzyskaną zgodą ............................................................. 5
8.
Sposób przesyłania zapytań i skarg dotyczących danych osobowych ...................................................................... 5
9.
Data wejścia w życie.................................................................................................................................................. 6
2
z6
1. Cel
Niniejsza Informacja o ochronie danych kandydatów do pracy („Informacja”) dotyczy danych osobowych
kandydatów do pracy, które gromadzi i przetwarza koncern Archer Daniels Midland Company („ADM”).
Koncern ADM zobowiązał się do poszanowania prywatności kandydatów do pracy i ochrony ich danych
osobowych. Używane w niniejszej Informacji słowa „kandydat do pracy” i „kandydaci do pracy” dotyczą osób
ubiegających się o zatrudnienie lub przechodzących proces rozpatrywania ich wniosków o zatrudnienie w
ADM.
Informacja ta ma pomóc Pracownikom w zrozumieniu nastepujących zagadnień:
 Jakie dane osobowe gromadzi ADM
 W jaki sposób ADM wykorzystuje dane osobowe pracowników
 W jaki sposób ADM chroni dane osobowe kandydatów do pracy
 W jaki sposób dane osobowe kandydatów do pracy są udostępniane stronom trzecim
 Przesyłanie za granicę danych osobowych kandydata do pracy
 Uzyskiwanie zgody kandydata do pracy i postępowanie z uzyskaną zgodą
 Sposób przesyłania zapytań i skarg dotyczących danych osobowych
Uwaga: Obowiązujące przepisy mogą być bardziej rygorystyczne niż wymagania podane w niniejszym
dokumencie. W takich przypadkach obowiązujące przepisy zastępują niniejsze wymogi, a wszystkie decyzje
będą uwzględniać interesy ADM i dobro osobiste pracowników.
2. Jakie dane osobowe gromadzi ADM
We właściwym zakresie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, ADM może gromadzić różne rodzaje danych
osobowych o pracownikach w związku z procesem rozpatrywania ich wniosków o zatrudnienie w ADM. Może
to obejmować następujące kategorie danych:
 Informacje dot. rekrutacji: (czyli wszelkie informacje udostępniane w procesie aplikacji, łącznie z
informacjami z listu motywacyjnego, CV, formularza aplikacji lub podobnej dokumentacji; może to
obejmować takie informacje jak historia zatrudnienia, edukacja, umiejętności lub inne dane typowo
uzyskiwane w procesie aplikacji i rozmów kwalifikacyjnych)
 Dane kontaktowe: (np. adres do kontaktów w sprawach służbowych, adres domowy, numer telefonu
domowego, osobiste adresy e-mail)
 Informacje o przebiegu pracy zawodowej i efektywności pracy: (np. poziom stanowiska pracy/
stanowisko, szczegóły dot. kwalifikacji i doświadczenia z dostarczonych pism polecających)
 Informacje o uzdolnieniach i zdolnościach przywódczych: (np. osobowość i ocena stylu pracy,
zdolności przywódcze i umiejętności krytycznego myślenia)
 Informacje z wywiadu środowiskowego: za zgodą kandydata, w zakresie dozwolonym przez
obowiązujące przepisy (na przykład informacje o sporach sądowych oraz karalności)
 Informacje gromadzone automatycznie: (np. informacje gromadzone z użyciem plików cookie i
sygnalizatorów WWW, w tym adres IP, nazwa przeglądarki, dane systemu operacyjnego, nazwa
domeny, data, czasy wizyt i przeglądane strony)
W momencie zbierania danych osobowych o kandydacie do pracy ADM poinformuje go, czy dana informacja
jest udostępniana dobrowolnie. Jeśli kandydat postanowi nie podawać pewnych informacji (na przykład jeśli
kandydat nie udzieli informacji o wcześniejszym zatrudnieniu) może to mieć wpływ na przetwarzanie jego
wniosku przez ADM.
Przed zgromadzeniem chronionych danych osobowych o kandydacie (czyli danych dotyczących płci, rasy lub
pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności do związków
zawodowych, karalności, dotyczących zdrowia fizycznego lub psychicznego bądź orientacji seksualnej), ADM
3
z6
uzyska jego wyraźną zgodę. Gromadzenie takich informacji będzie opcjonalne, chyba że wymagają tego
obowiązujące przepisy.
3. W jaki sposób ADM wykorzystuje dane osobowe pracowników
ADM może wykorzystać dane osobowe kandydata do celów związanych z wnioskiem o zatrudnienie, w tym:
 Rekrutacja: (np. do kontaktu, rozmowy kwalifikacyjnej, selekcji kandydatów, oceny, wyboru lub
zatrudnienia kandydata)
 Zachowanie zgodności z obowiązkami prawnymi: (np. w związku ze sporem sądowym lub
wewnętrznym dochodzeniem bądź audytem, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy)
We właściwym zakresie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, ADM może wymagać podania dodatkowych
danych i/lub weryfikować dane osobowe kandydata, kontaktując się z osobami wystawiającymi referencje i
innymi stronami trzecimi.
Firma będzie przechowywać dane osobowe kandydata z uzasadnionych powodów biznesowych i tylko przez
okres wymagany na zakończenie procedury rozpatrywania wniosku kandydata (np. w celu poinformowania
kandydata w przyszłości o stanowiskach pracy oraz w celu umożliwienia uwzględniania wniosków kandydata
w przyszłości), w celu rejestrowania odrzuconych wniosków, zgodnie z przepisami lub w związku z innymi
wymogami prawa.
ADM nie będzie sprzedawać, handlować ani dzierżawić danych osobowych kandydatów do pracy stronom
trzecim.
4. W jaki sposób ADM chroni dane osobowe kandydatów do pracy
ADM stosuje środki techniczne, administracyjne i fizyczne w celu ochrony danych osobowych przed
przypadkowym lub celowym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem oraz
przed innymi nielegalnymi formami ich zbierania i przetwarzania. ADM postępuje w zgodzie z normami i
metodami branżowymi w celu ochrony poufności i integralności zgromadzonych i przetwarzanych danych
osobowych kandydatów. W przypadku udostępniania danych osobowych kandydatów, ADM podejmuje
aktywne działania, zapobiegające ich nieuprawnionemu wykorzystywaniu.
5. W jaki sposób dane osobowe kandydatów do pracy są udostępniane stronom trzecim
ADM może ujawnić dane osobowe kandydatów do pracy:
 Stronom trzecim: ADM może udostępnić dane osobowe kandydatów do pracy stronom trzecim w
następujących sytuacjach:
o Cele upoważnione przez kandydata do pracy: gdy kandydat do pracy wnioskował lub wyraził
zgodę na takie udostępnienie (np. weryfikacja stanu zatrudnienia)
o Podwykonawcy, partnerzy lub inne strony trzecie: wspieranie ADM w procesie rekrutacji
(np., zewnętrzne agencje pośrednictwa pracy), o ile taki dostęp do danych jest konieczny w
celu świadczenia usług związanych z rekrutacją
o Okoliczności szczególne: w pewnych szczególnych okolicznościach (np. w reakcji na nagłą
sytuację, która jest uważana za niebezpieczną lub szkodliwą dla danej osoby bądź mienia)
 Sądy, organy ścigania i inne instytucje państwowe: ADM może ujawnić dane osobowe kandydata
sądom, organom ścigania lub innym instytucjom państwowym w odpowiedzi na wnioski prawne lub
wynikające z przepisów. Takie informacje można ujawnić w celu:
o ochrony roszczeń prawnych i interesów kandydata lub ADM;
o obrony przed potencjalnym lub rzeczywistym sporem sądowym;
o przestrzegania obowiązujących przepisów, rozporządzeń lub umów;
4
z6
o

reagowania na postanowienie sądu, proces administracyjny lub sądowy, w tym między
innymi, na wezwania do sądu lub nakaz przeszukania;
o wywiązywania się z obowiązków koncernu ADM, gdy jest on zarejestrowany w jakiejkolwiek
instytucji państwowej
Przeniesienie własności: ADM zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych kandydata
w przypadku sprzedaży, udzielenia licencji lub przeniesienia całości bądź części swojej działalności lub
aktywów. Gdyby taka sprzedaż, dzierżawa (udzielenie licencji) lub przeniesienie nastąpiły, ADM poleci
podmiotowi przejmującemu wykorzystywanie danych osobowych kandydata w sposób zgodny z
niniejszą Informacją.
6. Przesyłanie za granicę danych osobowych kandydata do pracy
ADM może przekazywać dane osobowe kandydatów do innych krajów zgodnie z obowiązującymi lokalnymi
przepisami i rozporządzeniami. W sytuacjach gdy kraj, do którego dane osobowe są przekazywane, nie
zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony, przed przekazaniem danych osobowych zostaną ustalone środki
ich ochrony.
7. Uzyskiwanie zgody kandydata do pracy i postępowanie z uzyskaną zgodą
W sytuacjach wymaganych przez prawo ADM będzie dążyć do uzyskania dobrowolnej zgody kandydata. ADM
szanuje decyzje kandydatów dotyczące gromadzenia i wykorzystywania ich danych osobowych. Kandydat może
w każdej chwili wycofać swoją zgodę na gromadzenie i przetwarzanie w przyszłości swoich danych osobowych,
zgodnie z odpowiednimi zobowiązaniami prawnymi. Można to uczynić kontaktując się z ADM z wykorzystaniem
niżej podanych informacji.
8. Sposób przesyłania zapytań i skarg dotyczących danych osobowych
Za pośrednictwem poniższych danych kontaktowych kandydat może złożyć wniosek o uzyskanie dostępu,
wprowadzenie zmian lub usunięcie swoich danych osobowych, zgromadzonych przez ADM. Kandydat może
również przesłać ogólne zapytanie dotyczące ochrony danych osobowych lub skargi, zgodnie z obowiązującymi
przepisami i rozporządzeniami. Wnioski są przesyłane do osób odpowiedzialnych za regulamin ochrony danych
osobowych w ADM i za ogólne metody postępowania z nimi. ADM odpowie na takie wnioski zgodnie z
obowiązującymi przepisami.
Wnioski takie należy kierować do naszego biura Privacy, na adres [email protected]. Kandydaci do pracy na
obszarze Unii Europejskiej powinni kontaktować się ze specjalistą ds. ochrony danych osobowych na obszar UE
(ang. EU Data Protection Officer, DPO) lub z lokalnym DPO. Wraz z zapytaniem należy przekazać swoje imię i
nazwisko oraz dane kontaktowe.
Kimberly Rykhus, globalny szef ds. ochrony danych osobowych, jest odpowiedzialna za regulamin dot. ochrony
danych osobowych ADM i związane z nim metody postępowania. Można się z nią kontaktować wykorzystując
poniższe informacje.
Adres e-mail: [email protected]
Telefon: +1 217-451-6194
Adres pocztowy: 4666 Faries Parkway, Decatur, IL, 62526
DPO ADM na obszar Unii Europejskiej można się kontaktować bezpośrednio w przypadku zapytań i skarg od
kandydatów z terenu UE. Dane kontaktowe Thomasa Balzera:
Adres e-mail: [email protected]
5
z6
9. Data wejścia w życie
Niniejsza Informacja o ochronie danych osobowych wchodzi w życie w dniu 26 lutego 2015 r.
6
z6