zasady i tryb rozpatrywania reklamacji na surowiec drzewny w

 Załącznik Nr 1 do Zarz. Nr 11/2010 z 20.04.2010r. ZASADY I TRYB ROZPATRYWANIA REKLAMACJI NA SUROWIEC DRZEWNY
W NADLEŚNICTWIE ZAPOROWO
I.
Zasady ogólne
1. Sprzedający odpowiada za wady ukryte drewna na zasadach określonych w ogólnie
obowiązujących przepisach.
2. W toku postępowania dotyczącego rozpatrywania zgłaszanych reklamacji na surowiec drzewny,
Komisja opiera się o odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące rękojmi oraz ustalenia
wynikające z niniejszych zasad.
3. Rozpatrywanie reklamacji dokonywane jest przez Komisję/Zespół w składzie minimum
trzyosobowym: dwóch przedstawicieli Nadleśnictwa i przedstawiciel odbiorcy.
4. Skład Komisji ze strony Nadleśnictwa ustala Nadleśniczy wg zasady: udziału leśniczego
wydającego drewno, a w przypadku reklamacji obejmującej drewno z kilku leśnictw – udział w
pracy Komisji weźmie leśniczy wskazany przez Nadleśniczego lub Zastępcę Nadleśniczego.
5. Na Przewodniczącego Komisji Reklamacyjnej wyznacza się Inżyniera Nadzoru lub pracownika
posiadającego minimum II klasę brakarską.
6. Tryb postępowania, sposoby rozwiązywania kwestii spornych i ostateczne ustalenia podjęte w wyniku
rozpatrywania reklamacji powinny:
a. w sposób obiektywny zabezpieczyć interesy obu stron przed nieuzasadnionymi stratami,
b. zapobiegać ewentualnym nadużyciom gospodarczym,
c. umożliwiać sprawne i ostateczne załatwienie sprawy przy możliwie najniższym koszcie
ekonomicznym.
II.
Zasady szczegółowe
Reklamacje dotyczące wad
1. Kupujący zobowiązany jest dokonać odbioru jakościowego zakupionego surowca w terminie
7 dni od odbioru drewna z lasu i zgłosić sprzedającemu reklamację w terminie 3 dni od
ujawnienia wady.
2. W przypadku zakupu loco las, Kupujący lub upoważniony przez niego przewoźnik dokonuje
odbioru ilościowego drewna, w miejscu wydania surowca. Załadunek surowca drzewnego
odbywa się środkami kupującego, na jego koszt i ryzyko.
3. Jeżeli Kupujący nie mógł dokonać odbioru w terminie 7 dni od odbioru drewna z lasu w
zakresie wad ukrytych, z przyczyn niezależnych od Kupującego albo ze względu na
zdarzenia, których nie mógł on przewidzieć – stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu
Cywilnego regulujące dochodzenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady fizyczne.
4. W przypadku drewna mierzonego w pojedynczych sztukach, Kupujący może składać
reklamacje co do masy pojedynczych sztuk, w terminie do 3 dni od odbioru drewna z lasu.
5. Reklamacji mogą podlegać sztuki, których identyfikacja nie budzi wątpliwości, a więc
posiadają nie uszkodzone płytki plastikowe bez śladów powtórnego przebicia oraz czytelne są
znaki graficzne Lasów Państwowych.
6. Kupujący może reklamować tylko sztuki wadliwe. Sztuki zgodne z normami i warunkami
technicznymi kontraktu nie podlegają reklamacji.
7. Uznanie surowca za wadliwy może mieć miejsce tylko po prawidłowym rozpatrzeniu
reklamacji z udziałem obu stron. Kupujący nie może odesłać z powrotem do lasu całego
ładunku, uznając jednostronnie, że cały ładunek jakością nie odpowiada normie lub warunkom
technicznym.
8. Sprzedawca jest zwolniony od odpowiedzialności z tytułu rękojmi, jeżeli kupujący wiedział o
wadzie w chwili zawarcia umowy. Jeżeli przed zgłoszeniem oferty Kupujący wiedział z
opisów do przetargów np. o występowaniu ciał obcych – składając ofertę na ten surowiec
wyraża zgodę na zakup drewna zawierającego ciała obce w klasie WD.
1 Załącznik Nr 1 do Zarz. Nr 11/2010 z 20.04.2010r. 9. Obniżenie jakości surowca na skutek opóźnienia w jego odbiorze przez Kupującego nie
stanowi podstawy do wniesienia reklamacji.
10. Przy rozpatrzeniu reklamacji nie będą brane pod uwagę wady powstałe po wydaniu
surowca z lasu (np. sparzenia, pęknięcia).
Zgłoszenie reklamacyjne
1. Zgłoszenie reklamacji wymaga formy pisemnej w postaci: listu, scanu lub faxu przesłanego do
Nadleśnictwa.
2. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać:
• datę sporządzenia,
• nazwę odbiorcy (zgłaszającego),
• nazwę dostawcy,
• numer dokumentu na podstawie, którego dokonano dostawy,
• datę dostawy,
• nazwę lub numer leśnictwa, z którego pochodziła dostawa,
• cechy reklamowanego surowca wg dokumentów dostawy (nr sztuki, gatunek, klasa
jakości i grubości, masa w m3),
• określenie przyczyny reklamacji,
• czytelny podpis kupującego (lub nieczytelny z pieczątką imienną).
3. Zgłoszenie reklamacyjne po zarejestrowaniu powinno trafić do działu GT, kopia do
przewodniczącego Komisji, który rozpatruje reklamacje.
Rozpatrzenie reklamacji
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Reklamacje rozpatrywane będą według zasad i trybu, jaki obowiązuje u Sprzedającego, w
ciągu 14 dni od daty jej zgłoszenia - wpływu do nadleśnictwa.
Reklamacje rozpatrywane będą z udziałem upoważnionych przedstawicieli Sprzedającego i
Kupującego.
Dokumentem potwierdzającym rozpatrzenie reklamacji jest Protokół Reklamacyjny
stanowiący załącznik nr 1 do niniejszych Zasad.
Na Kupującym spoczywa obowiązek przygotowania surowca drzewnego do reklamacji w
sposób umożliwiający właściwe jej rozpatrzenie.
Wady surowca wskazuje własnym staraniem i na swój koszt Kupujący.
Reklamowany surowiec powinien znajdować się na magazynie odbiorcy. Nie udostępnienie przez
Kupującego reklamowanego drewna powoduje oddalenie reklamacji i uznanie jej jako
bezzasadnej.
Odbiorca we własnym zakresie zapewnia sprzęt do rozmygłowania surowca. W przypadku
powstania konieczności powtórnej manipulacji surowca odbiorca zapewnia operatora pilarki.
Drewno po rozpatrzeniu reklamacji podlega ponownemu pomiarowi i klasyfikacji.
Po uzgodnieniu stanowiska obu stron, przewodniczący Komisji sporządza Protokół
Reklamacyjny. Protokół powinien być sporządzony w 3 jednobrzmiących egzemplarzach (1
oryginał i 2 kopie) oryginał – dostawcy, kopia – odbiorcy, kopia – leśniczy materialnie
odpowiedzialny).
Oryginał Protokółu Reklamacyjnego powinien być dostarczony przez przewodniczącego komisji do
sekretariatu nadleśnictwa.
Protokół Reklamacyjny podlega zatwierdzeniu przez Nadleśniczego.
Na podstawie Protokołu Reklamacyjnego osoba materialnie odpowiedzialna - leśniczy sporządza
Specyfikację Manipulacyjną na reklamowane drewno, którą dostarcza do działu Gospodarka
Towarowa.
Po zatwierdzeniu Protokołu Reklamacyjnego przez Nadleśniczego zostanie wystawiona faktura
korygująca - zgodna z jego ustaleniami.
2 Załącznik Nr 1 do Zarz. Nr 11/2010 z 20.04.2010r. 14. Drewno, które w procedurze reklamacji będzie sklasyfikowane jako sortyment nie zawarty w umowie
kupna-sprzedaży, Kupujący może nabyć wg średnich cen sprzedaży uzyskanych przez nadleśnictwo
w kwartale poprzednim (dla kierunku 13, 18 i 19) lub jeśli jest to sortyment nie objęty tą formą
sprzedaży wg cen detalicznych nadleśnictwa aktualnych w dniu rozpatrzenia reklamacji.
15. W przypadku, gdy nie nastąpią uzgodnienia między członkami komisji reprezentującymi stronę
Sprzedającego i Kupującego, Komisja może skorzystać z pomocy i opinii biegłych (np. brakarz
obwodowy RDLP Olsztyn).
16. Brak rozpatrzenia reklamacji w uzgodnionym 14-dniowym terminie uważa się za jej uznanie.
17. W przypadku nierzetelnego i powtarzającego się zgłaszania nieuzasadnionych reklamacji,
nadleśnictwo zastrzega sobie prawo obciążenia kontrahenta kosztami jej rozpatrzenia (dojazd,
koszt pracy zespołu, inne).
18. Nadleśnictwo zastrzega sobie możliwość odmowy rozpatrzenia reklamacji, o takim przypadku
powiadomi odbiorcę na piśmie wraz z podaniem przyczyny.
W sprawach nieuregulowanych powyższymi zasadami mają zastosowanie odpowiednie przepisy
Kodeksu Cywilnego.
W załączeniu:
1. Protokół Reklamacyjny - wzór
3