Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
1. Opis projektu „Rozwój funkcji wystawienniczo-edukacyjnych Centrum Nauki i Techniki
w Łodzi wraz z zapleczem warsztatowym”:
Tło realizacji projektu
„EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi (EC1) - instytucja kultury współprowadzona przez Miasto
Łódź oraz Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego - zostało utworzone w celu sprawnej
realizacji oraz zarządzania procesem rewitalizacji dawnej elektrowni EC-1. Przedmiotem
działania EC1 jest tworzenie i upowszechnianie kultury, w szczególności poprzez prowadzenie
ośrodka kulturalno-edukacyjnego i ekspozycyjnego.
Jest to część ponad 700-tysięcznego miasta, która przy realizacji koncepcji ubiegania się o prawo
organizacji w 2022 r. EXPO poświęconego rewitalizacji powinna stanowić trzon ekspozycji
miejskiej oraz stanowi obszar, w którym zogniskowanych jest wiele obiektów związanych
z funkcjami kulturalno-edukacyjnymi.
EC1 składa się z trzech obiektów, z których dwa zostały poddane rewitalizacji w ramach projektu
„Rewitalizacja EC-1 i jej adaptacja na cele kulturalno-artystyczne”, współfinansowanego ze
środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Trzeci z budynków zostanie poddany
rewitalizacji w perspektywie finansowej 2014-2020.
Kompleks obejmuje więc:
•Budynek EC-1 Wschód o powierzchni ponad 19.000 m2 – z przeznaczeniem na Narodowe
Centrum Kultury Filmowej. Centrum będzie realizować działania edukacyjne i
popularyzatorskie związane z aktywnością filmową. Planuje się zrealizowanie wystaw w formie
ścieżek edukacyjnych, których głównymi grupami docelowymi będą dzieci i młodzież. Wystawy
uzupełni bogaty program działań warsztatowych i upowszechniających kulturę filmową –
odbywać się tu będą spotkania z ludźmi kina i projekcje filmowe, pojawią się programy
edukacyjne w ognisku młodzieżowym i klubie seniora, znajdzie się tu też nowoczesna biblioteka,
umożliwiająca dostęp do zdigitalizowanych zasobów polskiego i światowego kina.
•Budynek EC-1 Zachód o powierzchni prawie 19.000 m2 – z przeznaczeniem na Centrum Nauki
i Techniki. W obiekcie zostaną zrealizowane trzy ścieżki dydaktyczne: „Przetwarzanie energii”,
„Rozwój wiedzy i cywilizacji” oraz „Mikroświat – Makroświat”. Ścieżki zostaną wyposażone w
nowoczesne stanowiska interaktywne, co zwiększy ich atrakcyjność dla różnorodnych grup
docelowych, szczególnie dla dzieci w wieku 8-12 lat. Wdrożone rozwiązania ekspozycyjne
zostaną wzbogacone rozwiązaniami wdrożonymi w ramach Strefy dla Dzieci, która uzupełni
istniejącą ofertę ekspozycyjną o rozwiązania dla młodszych dzieci. Efekt synergii osiągnięty
zostanie dzięki realizacji zajęć eksperymentalnych i warsztatowych w obiekcie.
1
•Budynek EC-1 Południowy-Wschód będzie przeznaczony na działalność Centrum Komiksu i
Narracji Interaktywnej. Główną częścią aktywności podejmowanych w ramach Centrum będzie
realizacja działań edukacyjnych oraz wystawienniczych w formie prowadzonych warsztatów,
spotkań oraz prezentacji.
•Teren otaczający obiekty o powierzchni prawie 5 ha – został zagospodarowany i udostępniony
jako przestrzeń publiczna. Już wkrótce, po udostępnieniu szerszego katalogu usług kultury, w tym
w ramach prezentowanego projektu, teren ten stanie się atrakcyjnym dla mieszkańców i turystów
miejscem spotkań i spędzania wolnego czasu.
Założenia projektu „Rozwój funkcji wystawienniczo – edukacyjnych Centrum Nauki
i Techniki w Łodzi wraz z zapleczem warsztatowym”
Wdrożone rozwiązania powinny korespondować z ofertą „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi
oraz stanowić jej uzupełnienie i logiczną konsekwencję. Projekt można podzielić na dwie części,
odmienne ze względu na zakres świadczonych usług jak i grupy docelowe.
Strefa dla Dzieci
Pierwszą część projektu stanowi zaplanowanie oraz wyposażenie Strefy dla Dzieci. Grupę
docelową usług stanowią dzieci w wieku 3-10 lat. Stanowić ona będzie część Centrum Nauki
i Techniki oraz uzupełni istniejącą ofertę o dodatkowe funkcjonalności, zagospodarowując
potrzeby najmłodszych konsumentów. Jako klientów należy wyodrębnić rodziców i opiekunów,
finansujących uczestnictwo podopiecznych w kulturze.
Strefa dla Dzieci jest komplementarna co do zakresu tematycznego do aktywności
podejmowanych w Centrum Nauki i Techniki w Łodzi oraz pozostałej oferty EC1.
W Strefie dla Dzieci, w której stymulowany będzie rozwój intelektualny, ruchowy i społeczny
odwiedzających, planuje się wykorzystanie najnowszych trendów w zakresie organizacji czasu
oraz edukacji dzieci. Instytucja w realizacji niniejszej strefy ma dwa podstawowe cele. Pierwszy
z nich odnosi się do zapewnienia dzieciom możliwości spędzania czasu w sposób wartościowy, w
obiekcie dostosowanym do potrzeb młodych konsumentów. Elementem kluczowym w tym
przypadku jest funkcja związana z edukacją dzieci, szczególnie w aspekcie technicznym (profil
jednostki). Niemniej istotna jest, realizowana w ramach drugiego celu, funkcja umożliwiająca
rozwój społeczny i stymulująca dzieci do nawiązywania i podtrzymywania relacji rówieśniczych.
W związku ze zróżnicowaniem poziomu nauczania i uczenia się, planuje się wdrożenie rozwiązań
dla dwóch grup wiekowych: dzieci w wieku 3-6 oraz 7-10.
Strefa ma realizować kilka potrzeb, z perspektywy klientów. Z jednej strony ma stanowić
interesującą alternatywę spędzania czasu wolnego dla dzieci, z uwzględnieniem ich potrzeb i
możliwości rozwojowych. Dodatkowo – Strefa będzie gwarantowała możliwość akceleracji
rozwoju dzieci poprzez ich wczesny kontakt z interesującymi formami aktywności, niemożliwymi
do podjęcia w rzeczywistości domowej lub przedszkolnej/szkolnej. Z tej perspektywy – stanowić
więc będzie z jednej strony uzupełnienie oferty, skierowanej do najmłodszych, z drugiej – stanie
się atraktorem, stymulującym do korzystania z oferty EC1 jako całości. Co do zasady, dzieci będą
2
korzystać ze Strefy pod opieką rodziców lub opiekunów. Planuje się również uruchomienie
przestrzeni, gdzie rodzice / opiekunowie mogliby zostawić dziecko pod profesjonalną opieką.
Wówczas w czasie zabawy dziecka w Strefie, rodzice będą mieli możliwość korzystania ze
zróżnicowanej oferty EC1, skierowanej do osób nieco starszych. Wszystkie opisywane warianty,
oraz dodatkowe, zostaną doprecyzowane na etapie realizacji Zamówienia. Z uwagi na fakt
szybkiej zmiany potrzeb oraz możliwości percepcyjnych, zdecydowano się na wstępny,
wewnętrzny podział dzieci na grupę przedszkolną oraz wczesnoszkolną. Strefa łącznie może
zajmować powierzchnię ok. 1500 m2 i będzie zlokalizowana w budynku EC-1 Zachód.
Warsztat
Drugim komponentem projektu jest uruchomienie Zaplecza warsztatowego (dalej „Warsztatu”),
którego funkcjonalność będzie związana ze świadczeniem usług naprawczych i konserwacyjnych
przede wszystkim dla klienta wewnętrznego, to jest działów ekspozycyjnych EC1. Planuje się w
perspektywie uruchomienie usług dla klientów zewnętrznych, szczególnie w aspekcie szkoleń i
warsztatów z zakresu samodzielnego tworzenia sprzętów przez uczestników, ale także – realizacji
ekspozycji lub jej elementów na zlecenie klientów o podobnym do EC1 profilu (instytucji
kulturalnych i naukowych). Na ten cel przeznaczone jest ok. 400 m2 powierzchni w budynku EC1 Zachód.
Pierwszym etapem projektu jest opracowanie „Koncepcji rozwoju funkcji wystawienniczoedukacyjnych Centrum Nauki i Techniki w Łodzi wraz z zapleczem warsztatowym” wraz z
Programem Funkcjonalno-Użytkowym. Stanowić one będą dla Zamawiającego podstawę do
przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu ze środków europejskich w perspektywie
finansowej 2014-2020 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Łódzkiego, dlatego całość dokumentacji musi pozostawać w zgodzie z dokumentacją wskazaną
przez Instytucję Zarządzającą w dokumentacji konkursowej do Działania VI.1. Dziedzictwo
kulturowe i infrastruktura kultury, Osi priorytetowej VI Rewitalizacja i potencjał endogeniczny
regionu, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego 2014-2020.
Projekt jest zgodny z następującymi dokumentami strategicznymi i programowymi Miasta Łodzi:
1. Strategią Zintegrowanego Rozwoju Łodzi 2020+ (uchwała nr XLIII/824/12 Rady Miejskiej
w Łodzi z dnia 25 czerwca 2012 r.);
2. Strategią przestrzennego rozwoju Łodzi 2020+) uchwała nr LV/1146/13 Rady Miejskiej w
Łodzi z dnia 16 stycznia 2013 r.);
3. Projekt Gminnego Programu Rewitalizacji dla miasta Łodzi 2020+;
4. Polityką Rozwoju Kultury 2020+ dla miasta Łodzi (uchwała nr LIX/1252/13 Rady Miejskiej
w Łodzi z dnia 27 marca 2013 r.);
5. Strategią Rozwoju Łódzkiego Obszaru Metropolitalnego 2020+ (Uchwałę nr 367/16 w
sprawie wyrażenia pozytywnej opinii do Strategii Rozwoju Łódzkiego Obszaru
Metropolitalnego 2020+ (Strategii ZIT));
6. Strategią Rozwoju Województwa Łódzkiego na lata 2007-2020 (uchwała nr XII/192/11
Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 28 czerwca 2011 r.);
7. Strategia Europa 2020 – Komunikat Komisji z dnia 3 marca 2010 EUROPA 2020 Strategia
na rzecz inteligentnego i zrównoważonego rozwoju sprzyjającego włączeniu społecznemu
3
8. Programem Rozwoju Kultury w województwie łódzkim na lata 2014-2020 (uchwała nr
767/14 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 25 czerwca 2014 r.);
9. Regionalną Strategią Innowacji dla Województwa Łódzkiego LORIS 2030 (uchwała nr
XXXV/680/2013 z dnia 26 kwietnia 2013 r.);
10. Narodową Strategią Rozwoju Kultury na lata 2004-2020;
11. Strategią Rozwoju Kapitału Społecznego 2020 (uchwała nr 61 Rady Ministrów z dnia 26
marca 2013 r.);
12. Strategia Europa 2020 – Komunikat Komisji z dnia 3 marca 2010 EUROPA 2020 Strategia
na rzecz inteligentnego i zrównoważonego rozwoju sprzyjającego włączeniu społecznemu
13. Statutem „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi (uchwała nr XVIII/408/15 Rady Miejskiej
w Łodzi z dnia 7 października 2015 r.).
2. Ogólne wytyczne dotyczące przedsięwzięcia:
1. Celem projektu jest poszerzenie oferty „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi, a w tym
w szczególności Centrum Nauki i Techniki w Łodzi.
2. W projekcie można wyodrębnić dwa podstawowe elementy: wykonanie Strefy dla dzieci,
która ma służyć zaspokojeniu najmłodszych konsumentów (dzieci w wieku do lat 10) oraz
Warsztatu, którego funkcja będzie związana z realizacją bieżących napraw oraz
projektowaniu eksponatów i stanowisk dla potrzeb Centrum Nauki i Techniki (a w
perspektywie – innych instytucji na zasadzie świadczenia usług komercyjnie).
3. Planowany projekt powinien uwzględniać synergię działań, możliwą do osiągnięcia dzięki
uwzględnieniu relacji projektu z innymi realizowanymi równolegle działaniami, to jest:
Aranżacją i wyposażeniem Centrum Nauki i Techniki w Łodzi, Rozszerzeniem funkcji
Narodowego Centrum Kultury Filmowej oraz Rewitalizacją EC-1 Południowy Wschód.
4. Funkcje wprowadzone do obiektu powinny generować jak największy ruch użytkowników
oraz nie zakłócać strumieni popytowych w terenie EC-1.
5. Koszty związane z utrzymaniem obiektu i prowadzeniem działalności na etapie operacyjnym
nie powinny nadmiernie obciążać budżetu instytucji kultury ani budżetu miasta.
6. Realizacja projektu musi być zgodna z normami prawa budowlanego oraz innymi,
właściwymi do zastosowania w przypadku tego typu inwestycji.
7. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia proponowanych rozwiązań
architektonicznych, konstrukcyjnych i instalacyjnych Zamawiającemu i uzyskania jego
pisemnej akceptacji. Zaproponowane w opracowanym PFU i Koncepcji finansowo –
ekonomiczno – organizacyjno – techniczno – logistycznej rozwiązania budowlano –
wykonawcze nie mogą ingerować w strukturę i wyposażenie istniejących budynków w sposób
mogący naruszyć stabilność konstrukcji lub prawidłowe funkcjonowanie obiektów.
8. Zamawiający planuje podzielenie istniejącej przestrzeni (2.N.-0.31) celem uzyskania
większej powierzchni na dodatkowym poziomie.
9. Planowane rozwiązania powinny uwzględniać potrzeby i możliwości organizacyjne
Zamawiającego oraz zostać zaprezentowane i skonsultowane.
10. Na wszystkich etapach realizacji zamówienia, szczególnie związanych z opracowaniem
metodyki badań, wyborem analizowanych dokumentów strategicznych i operacyjnych,
definiowaniem profili grup docelowych, określaniem zakresu usług i produktów, zostaną
4
uzgodnione z Zamawiającym. Zakres kluczowych elementów projektu, poza wymienionymi
powyżej, w których włączenie Zamawiającego jest potrzebne z perspektywy Wykonawcy,
zostaną uwzględnione w składanej ofercie.
11. Wszelkie proponowane rozwiązania zostaną przeanalizowane pod kątem ich maksymalnej
dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz zagrożonych wykluczeniem społecznym.
12. Planowana oferta musi być komplementarna do oferowanej w EC1, równocześnie stanowiąc
interesującą formę aktywności indywidualnie. Jest to szczególnie istotne w kontekście braku
konkurencji pomiędzy poszczególnymi elementami aktywności EC1.
13. Wszystkie planowane funkcjonalności powinny dążyć do maksymalizacji korzyści,
rozumianych w aspekcie korzyści EC1 oraz jej klientów, niezależnie od profilu oraz sposobu
korzystania.
14. Proponowane rozwiązania muszą pozwalać na elastyczne dostosowania zakresu
świadczonych usług do zmieniających się potrzeb odbiorców, przy zapewnieniu
przestrzegania zasad dotyczących trwałości projektu. Elementem szczególnie istotnym jest
poddanie analizie wariantów zastosowania elastyczności projektu dla utrzymania wysokiego
zainteresowania klientów produktami i usługami EC1, wytworzonymi i wdrożonymi w
ramach projektu.
15. W ramach Zamówienia przeanalizowana zostanie możliwość wprowadzenia rozwiązań
skierowanych do dzieci w formie tymczasowej Strefy dla Dzieci, utworzonej wewnątrz
obiektu np.: w okolicach Planetarium. Wszelkie planowane rozwiązania muszą być możliwe
do przeniesienia do właściwej Strefy dla Dzieci, a ich celem jest osiągnięcie efektu teasera
(zapowiedzi zachęcającej do skorzystania z oferty) Strefy oraz zagwarantowania dzieciom
możliwości aktywności podczas oczekiwania na wejście do Planetarium lub na wystawę.
3. Zakres zamówienia - Opracowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem realizacji
projektu pn. „Rozwój funkcji wystawienniczo-edukacyjnych Centrum Nauki i Techniki
w Łodzi wraz z zapleczem warsztatowym”.
Głównymi produktami będą:
1. Koncepcja funkcjonowania Strefy dla Dzieci oraz Zaplecza Warsztatowego, stanowiąca
spójny i przeanalizowany model realizacji przedsięwzięcia, która obejmować będzie
charakterystykę i analizę projektu pod kątem finansowym, ekonomicznym,
organizacyjny, technicznym i logistycznym;
2. Program funkcjonalno-użytkowy dla projektu.
Dokumentacja ma na celu:
1. Zaprojektowanie najlepszych rozwiązań funkcjonalno-przestrzennych i biznesowych przy
uwzględnieniu optymalnego wykorzystania przestrzeni,
2. Zbadanie wykonalności projektu (sprawdzenie, czy istnieją możliwości finansowe,
techniczne, organizacyjne, rynkowe i inne, które umożliwiają realizację projektu),
3. Ocenę, czy projekt jest uzasadniony ze społeczno-ekonomicznego punktu widzenia,
4. Określenie zakresu przedsięwzięcia oraz jego parametrów technicznych,
5
5. Oszacowanie nakładów inwestycyjnych, niezbędnych do realizacji projektu wraz
z określeniem harmonogramu wydatków (z dokładnością do miesiąca),
6. Porównanie alternatywnych wariantów (minimum trzech) realizacji przedsięwzięcia (różnych
scenariuszy realizacji przedsięwzięcia) w zakresie m.in. nakładów inwestycyjnych, kosztów
eksploatacji, strony technicznej i technologicznej projektu, prognozowanego popytu oraz
dostępności wymaganych zasobów,
7. Wybór najkorzystniejszego wariantu realizacji inwestycji, który odznacza się wykonalnością
we wszystkich analizowanych aspektach oraz najwyższą efektywnością ekonomiczną,
8. Sprawdzenie przesłanek do uznania projektu za trwały pod względem finansowym (ocena,
czy dochody z prowadzonej działalności pozwolą na pokrycie kosztów eksploatacyjnych, a
jeśli nie, wskazanie, jakie będą źródła finansowania zapewniające funkcjonowanie projektu
w okresie eksploatacji), technicznym i organizacyjnym.
Wykonawca opracuje dokumentację związaną z przygotowaniem realizacji projektu
pn. „Rozwój funkcji wystawienniczo-edukacyjnych Centrum Nauki i Techniki w Łodzi wraz
z zapleczem warsztatowym”, z uwzględnieniem powyższych celów, na którą składają się:
1. Ocena potencjału Strefy dla Dzieci oraz Zaplecza Warsztatowego z perspektywy synergii
z działaniami i celami „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi (dalej EC1), uwzględniająca
kryteria kluczowe w ocenie synergii oraz punkty styku w zakresie realizowanych działań z
innymi aktywnościami EC1,
2. Analiza rynku z uwzględnieniem sfery podażowej (aktualnych trendów i tendencji, definicji
konkurencji bezpośredniej i pośredniej, rozwiązań organizacyjnych, przestrzennych
i biznesowych) wraz z odniesieniem do obiektów oraz rozwiązań referencyjnych (w tym
minimum 3 w Polsce oraz minimum 3 występujących poza Polską),
3. Analiza rynku z uwzględnieniem sfery popytowej, zawierająca:
1) informację o ilościowym zapotrzebowaniu na projekt w perspektywie czasu, prognozę
liczby potencjalnych odbiorców i ich profilu (z uwzględnieniem potrzeb, profilu
demograficznego, socjograficznego, psychograficznego i ekonomicznego, z ewentualnym
podziałem na konsumentów i klientów), obejmującą wariant bezinwestycyjny oraz przy
założeniu realizacji projektu, oraz
2) analizę trendów w zakresie potrzeb i zachowań konsumenckich w perspektywie 5-letniej;
4. Analiza formy, dostępności oraz dystrybucji planowanych do wdrożenia wdrażanych w
Strefie oraz Warsztacie usług i produktów, z uwzględnieniem możliwości wykorzystania
dostępnej przestrzeni, wraz z określeniem atrakcyjności, efektywności biznesowej
oraz miejsca w modelu biznesowym instytucji, krótkim opisem profilu grupy docelowej,
natężeniem konkurencji na rynku oraz kierunkiem rozwoju potrzeb w zakresie
wyspecyfikowanych produktów i usług;
5. Analiza wariantów (bezinwestycyjnego i minimum trzech wariantów inwestycyjnych),
realizowana w oparciu o wyspecyfikowane w poprzednim etapie usługi i produkty (ilościowa
i jakościowa), uwzględniająca podstawowe kryteria realizacji celów, przyczynienia się do
rozwiązania problemów, sposobu wykorzystywania dostępnych zasobów, gwarancja
6
trwałości projektu, ekonomiczne i finansowe aspekty projektu, w aspekcie: wykonalności,
popytu, analizy strategicznej oraz analizy rozwiązań technologicznych.
Na tym etapie Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje obejmujące dotychczasowe
ustalenia wraz z „długą listą proponowanych usług”, proponowanych i możliwych do wdrożenia
w Strefie dla Dzieci oraz Warsztacie usług (minimum 10 szt. łącznie). Wraz z Wykonawcą
przeprowadzą konsultacje wypracowanych rozwiązań. Wykonawca przygotuje materiały służące
zaprezentowaniu wyników prac oraz przedstawieniu rekomendacji (w formie prezentacji Power
Point). Kolejne prace w ramach realizacji zamówienia będą realizowane w oparciu o wybór
funkcjonalności, dokonany przez Zamawiającego, na podstawie własnej wiedzy oraz
rekomendacji Wykonawcy.
6. Analiza otoczenia społeczno-gospodarczego z perspektywy funkcjonalnego i rzeczowego
powiązania między projektem i otoczeniem, wraz z możliwym oddziaływaniem projektu na
społeczność lokalną/regionalną, otoczenie gospodarcze, grupę docelową oraz potencjalnych
interesariuszy;
7. Analiza PESTEL wybranego wariantu wraz z określeniem kierunku trendu, siły
oddziaływania oraz prawdopodobieństwa zaistnienia czynnika, z uwzględnieniem czynników
występujących w skali makro oraz mikro;
8. Cele projektu, wskaźniki produktu, rezultatu i oddziaływania oraz wskazanie źródeł i metod
ich weryfikacji, co musi pozostawać w zgodzie z wymaganiami SzOOP dla RPO WŁ 20142020 oraz Zasadami przygotowywania studium wykonalności dla projektów realizowanych
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 20142020. Cele muszą wykazywać zbieżność z celami RPO WŁ na lata 2014-2020;
9. Założenia programu merytorycznego, obejmującego założenia programowe i organizacyjne
dla działalności Strefy dla Dzieci oraz Zaplecza Warsztatowego, z uwzględnieniem spójności
z Podstawą programową wychowania przedszkolnego, Podstawą programową kształcenia
ogólnego dla szkół podstawowych oraz innymi dokumentami programowymi adekwatnymi
w odniesieniu do projektu;
10. Określenie standardów obsługi klienta, odrębnie dla Strefy dla Dzieci i Warsztatu, mając na
uwadze grupy klientów określone na etapie analizy wariantów i powiązane z oferowanymi
produktami i usługami, z uwzględnieniem maksymalnej przepustowości obiektu, schematu
obsługi klienta, sposobów budowania relacji z klientami oraz diagnozy ich satysfakcji,
określeniem modelu budowania lojalności i zaangażowania klientów, określeniem modelu
zachowań pracowników w relacjach z klientami na różnych etapach kontaktu z klientem
(przed, w trakcie i po zakupie) wraz z propozycją działań w zakresie komunikacji
marketingowej;
11. Określenie polityki cenowej dla usług oferowanych po zrealizowaniu projektu
uwzględniającej oczekiwania nabywców, koszty, konkurencję na rynku i czas;
12. Określenie zakresu robót budowlanych, niezbędnych do przeprowadzenia w celu realizacji
koncepcji i uzgodnienie ich z Zamawiającym przed przystąpieniem do wykonania programu
funkcjonalno - użytkowego;
13. Program funkcjonalno-użytkowy (dalej PFU), zgodny z Rozporządzeniem Ministra
Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy
dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót
budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. 2013 poz. 1129 z późn. zm.)
7
oraz z Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia
metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów
prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie
funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. 2004 nr 130 poz. 1389 z poźn. zm.), wraz z zestawieniem
kosztów inwestycji zawierającym wszystkie niezbędne do poniesienia koszty (w tym koszty
prac projektowych, nadzorów, robót budowlanych, usunięcia kolizji, itd.). PFU musi zawierać
szczegółowy zakres robót budowlanych, projektowych i okołoprojektowych. Zamawiający
wymaga aby wykonawca sporządzając program funkcjonalno–użytkowy przestrzegał zasad
wynikających z przepisów prawa zamówień publicznych obowiązujących na dzień
sporządzania programu funkcjonalno-użytkowego. Zamawiający wymaga by wykonawca
odnosząc się w programie funkcjonalno-użytkowym do norm, europejskich ocen
technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych,
wskazał, że dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym, a odniesieniu takiemu
towarzyszą wyrazy "lub równoważne". W takim przypadku wykonawca zobowiązany jest
wskazać na czym polega ta równoważność oraz w jakich granicach i aspektach oferowane
towary, usługi i rozwiązania techniczne będą uznane za spełniające wymogi specyfikacji
technicznej. Wykonawca sporządzając program funkcjonalno-użytkowy określając
wymagane cechy materiału, produktu lub usługi, odpowiadające przeznaczeniu
zamierzonemu przez zamawiającego, zobowiązany jest mieć na uwadze w szczególności:
1) że, powinny być zawarte wymagania, adekwatnie do przedmiotu zamówienia,
uwzględniające potrzeby wszystkich użytkowników, w tym zapewniać dostępność dla
osób niepełnosprawnych;
2) może również wymagać, jeśli jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia:
3) określonych poziomów oddziaływania na środowisko i klimat,
4) certyfikatu zgodności lub deklaracji zgodności,
5) określonej wydajności, bezpieczeństwa lub wymiarów, w tym procedur dotyczących
zapewnienia jakości,
6) określonej terminologii, symboli, testów i metod testowania,
7) określonego opakowania i oznakowania,
8) instrukcji użytkowania,
9) procesów i metod produkcji na każdym etapie cyklu życia obiektów budowlanych,
10)dodatkowych badań i testów przeprowadzanych przez jednostki autoryzowane w
rozumieniu ustawy z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru
rynku (Dz. U. z 2016 r. poz. 542),
11)określonych zasad dotyczących projektowania i kosztorysowania,
12)warunków testowania, kontroli i odbioru obiektów budowlanych,
13)metod i technik budowy,
14)wszelkich pozostałych warunków technicznych.
14. Analiza ekonomiczno-finansowa przedsięwzięcia, na którą składają się:
1) Model finansowy – zaawansowany model finansowy w formacie xls umożliwiający
samodzielne wykonywanie analiz opłacalności przedsięwzięcia w różnych wariantach.
Arkusze modelu finansowego zostaną opracowane w sposób umożliwiający automatyczne
uwzględnienie w obliczeniach zmian. Arkusze nie mogą zawierać ukrytych formuł
ani komórek. Arkusze, komórki, formuły ani żadne inne elementy modelu nie mogą być
8
zabezpieczone hasłami ani w inny sposób uniemożlwiający wprowadzanie danych przez
Zamawiającego. Arkusz z założeniami powinien zawierać wszystkie ręcznie wprowadzane
dane (zarówno założenia, jak i dane liczbowe). Wykonawca zobowiązany będzie uzgodnić
szczegóły dotyczące opracowania modelu finansowego z Zamawiającym przed
przystąpieniem do jego opracowania. Do modelu finansowego zostanie załączona
instrukcja zawierająca opis funkcji oraz sposób wprowadzania i aktualizacji danych;
2) Analiza finansowa obejmująca nakłady inwestycyjne, koszty i przychody operacyjne oraz
prognozę wyniku finansowego w perspektywie co najmniej 15-letniej. Obejmuje
obliczenie finansowych wskaźników efektywności projektu w oparciu o dane na temat
prognozowanych przepływów pieniężnych w ramach projektu oraz ustalenie luki
finansowej (jeśli dotyczy) i maksymalnego poziomu dofinansowania projektu. Celem
analizy finansowej jest również weryfikacja, czy inwestycja jest finansowo trwała, tzn. czy
inwestor będzie zdolny do wdrożenia projektu, a operator będzie generował wystarczającą
nadwyżkę finansową do pokrycia wszystkich kosztów działalności operacyjnej
oraz wydatków
inwestycyjnych
(łącznie
z koniecznymi
odtworzeniami),
a jeśli nie, wskazanie, jakie będą źródła finansowania zapewniające funkcjonowanie
projektu w okresie eksploatacji;
3) Analiza kosztów i korzyści zgodna z obowiązującymi wytycznymi Komisji Europejskiej
- „Przewodnikiem do analizy kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych. Narzędzie
analizy ekonomicznej polityki spójności 2014–2020”, opublikowanym przez Komisję
Europejską;
15. Ocena ryzyka obejmująca analizę wrażliwości poprzez wskazanie zmiennych krytycznych
projektu i określenie wpływu procentowej zmiany zmiennej na wskaźniki efektywności
projektu oraz na stan skumulowanego salda przepływów pieniężnych w każdym roku analizy
wraz z obliczeniem wartości progowych zmiennych w celu określenia, jaka zmiana
procentowa zmiennych zrównałaby NPV (ekonomiczną i finansową) z zerem oraz analizę
ryzyka obejmująca identyfikację kluczowych czynników, jakościowych i ilościowych,
mogących mieć wpływ na zakres, harmonogram oraz efektywność finansowo-ekonomiczną
przedsięwzięcia (w tym na trwałość finansową). Analiza powinna również zawierać
propozycję sposobów reakcji na ryzyko oraz określenie punktów krytycznych dla projektu,
a także – być zgodna z Wytycznymi MIR. Analiza ryzyka powinna zostać przedstawiona
dodatkowo w formie matrycy ryzyka;
16. Wykaz dokumentów, aktów normatywnych, opracowań, etc., które zostały wykorzystane
przez Wykonawcę do wykonania przedmiotu zamówienia.
9
Dodatkowe warunki dotyczące przedmiotu zamówienia:
1. Całość opracowań zostanie zebrana przez Wykonawcę w spójny i kompletny dokument,
zawierający szczegółowy spis treści i wykaz załączników, którego pierwszy rozdział stanowił
będzie podsumowanie przeprowadzonych analiz (wnioski powinny być sformułowane
prostym, nietechnicznym językiem).
2. Zamówienie obejmuje również udział w spotkaniach i prezentację wyników uzyskanych na
poszczególnych etapach zamówienia. W tym celu Wykonawca opracuje prezentację (power
point). Prezentacja powinna być skonstruowana w sposób umożliwiający prowadzenie
komunikacji społecznej dla projektu.
3. Materiały zostaną dostarczone w wersji papierowej i elektronicznej. Przedmiot zamówienia
zostanie przekazany przez Wykonawcę w wersji edytowalnej (formaty plików: MS Office,
AutoCad) i nieedytowalnej (formaty plików: pdf, jpg, bmp). Dopuszczalne są również inne
formaty plików, po wcześniejszym uzgodnieniu tego z Zamawiającym.
Dokumenty
1. Zamawiający przedstawia poniżej minimalną listę dokumentów i opracowań, z którymi
przygotowywane dokumenty muszą pozostawać w zgodzie. Jednocześnie podkreśla się, iż
Wykonawca nie jest zwolniony z poszukiwania dodatkowych źródeł informacji, które służyły
będą realizacji zamówienia.
1) Strategia Zintegrowanego Rozwoju Łodzi 2020+ (uchwała nr XLIII/824/12 Rady
Miejskiej w Łodzi z dnia 25 czerwca 2012 r.);
2) Strategia przestrzennego rozwoju Łodzi 2020+ (uchwała nr LV/1146/13 Rady Miejskiej
w Łodzi z dnia 16 stycznia 2013 r.);
3) Projekt Gminnego Programu Rewitalizacji dla miasta Łodzi 2020+;
4) Polityka Rozwoju Kultury 2020+ dla miasta Łodzi (uchwała nr LIX/1252/13 Rady
Miejskiej w Łodzi z dnia 27 marca 2013 r.);
5) Strategia Rozwoju Łódzkiego Obszaru Metropolitalnego 2020+ (Uchwałę nr 367/16 w
sprawie wyrażenia pozytywnej opinii do Strategii Rozwoju Łódzkiego Obszaru
Metropolitalnego 2020+ (Strategii ZIT));
6) Strategia Rozwoju Województwa Łódzkiego na lata 2007-2020 (uchwała nr XII/192/11
Sejmiku Województwa Łódzkiego z dnia 28 czerwca 2011 r.);
7) Program Rozwoju Kultury w województwie łódzkim na lata 2014-2020 (uchwała nr
767/14 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 25 czerwca 2014 r.);
8) Regionalna Strategia Innowacji dla Województwa Łódzkiego LORIS 2030 (uchwała nr
XXXV/680/2013 z dnia 26 kwietnia 2013 r.);
9) Narodowa Strategia Rozwoju Kultury na lata 2004-2020;
10) Strategia Rozwoju Kapitału Społecznego 2020 (uchwała nr 61 Rady Ministrów z dnia
26 marca 2013 r.);
11) Strategia Europa 2020 – Komunikat Komisji z dnia 3 marca 2010 EUROPA 2020
Strategia na rzecz inteligentnego i zrównoważonego rozwoju sprzyjającego włączeniu
społecznemu;
12) Statut „EC1 Łódź – Miasto Kultury” w Łodzi (uchwała nr XVIII/408/15 Rady Miejskiej
w Łodzi z dnia 7 października 2015 r.).
10
1. Ze względu na współfinansowanie projektu ze środków europejskich w perspektywie
finansowej 2014-2020, Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać przy opracowywaniu
przedmiotu zamówienia najbardziej aktualne zasady, założenia, dokumenty i wytyczne dla
nowej perspektywy finansowej Unii Europejskiej. Dotyczy to zarówno zasad ustanawianych
na poziome unijnym jak i krajowym.
2. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot umowy w oparciu o najbardziej aktualne
opracowania i dokumenty.
3. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania zapisów (oraz sporządzenia i przekazania
wykazu) dokumentów strategicznych, aktów prawnych oraz zarządzeń, mających
zastosowanie w przypadku niniejszego projektu. Dotyczy to w sposób szczególny
dokumentacji związanej z projektami: współfinansowanymi ze środków europejskich,
inwestycyjnymi, budowlanymi, związanymi z obiektami publicznymi oraz przeznaczonymi
dla dzieci.
4. Zamawiający udostępni Wykonawcy przy podpisaniu umowy dokumentację techniczną
obiektu w formacie dwg.
Współpraca stron i spotkania
1. W ramach realizacji zamówienia strony umowy zobowiązują się do ścisłej współpracy, w tym
do udziału w spotkaniach projektowych, mających na celu dokonanie uzgodnień istotnych
dla realizacji przedmiotu zamówienia. W terminie 7-14 dni roboczych po podpisaniu umowy
Wykonawca i Zamawiający wezmą udział w spotkaniu otwierającym projekt. Spotkania
projektowe odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego. Za zgodą Zamawiającego
spotkania projektowe mogą odbywać się w innym miejscu. Terminy spotkań projektowych
zostaną określone w harmonogramie uzgodnionym i zaakceptowanym przez Zamawiającego,
który Wykonawca przedłoży przed podpisaniem umowy. Jeśli zajdzie taka potrzeba,
spotkania projektowe odbywać się będą częściej na prośbę każdej ze Stron umowy.
2. Ponad to przewiduje się możliwość koordynowania i uzgadniania wszelkich zagadnień oraz
kwestii problemowych za pośrednictwem telekonferencji, bądź w zależności od potrzeb, za
pośrednictwem rozmów telefonicznych. Przed każdym spotkaniem, bądź zaplanowaną
telekonferencją Wykonawca prześle Zamawiającemu drogą elektroniczną plan, założenia
oraz wszelkie materiały będące podstawą do rozmów w trakcie spotkania/telekonferencji.
Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania notatki po każdym spotkaniu bądź
telekonferencji.
Harmonogram i raportowanie
1.
Wykonawca przedłoży na 3 dni robocze przed spotkaniem otwierającym projekt szczegółowy
harmonogram prac obejmujący wszystkie punkty z OPZ i oferty oraz proponowane spotkania
projektowe. Harmonogram zostanie uzgodniony i zatwierdzony podczas spotkania
otwierającego projekt.
11
2.
3.
4.
W celu monitorowania postępu prac związanych z wykonaniem zamówienia, co trzy tygodnie
od daty podpisania umowy Wykonawca będzie zobowiązany przesyłać Zamawiającemu
za pośrednictwem poczty elektronicznej raport z postępu prac z zaznaczonym statusem
poszczególnych elementów opracowań.
Wzór raportu zostanie uzgodniony przez Strony podczas spotkania otwierającego projekt.
Jeśli w trakcie realizacji zamówienia zaistnieją okoliczności powodujące konieczność
aktualizacji harmonogramu, Wykonawca przedłoży jego aktualizację Zamawiającemu wraz
z uzasadnieniem wprowadzanych zmian oraz oceną ich wpływu na termin wykonania całego
zamówienia. Akceptacji Zamawiającego wymagają zmiany daty wykonania etapu
polegającego na sporządzeniu rekomendacji oraz daty końcowej dla zmówienia.
Termin wykonania zamówienia:
Termin wykonania zamówienia do dnia 7 listopada 2016 r.
12