pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

Załącznik do zarządzenia Nr 26/16
Wojewody Pomorskiego z dnia 22 stycznia 2016 r.
IN.1310.1.2016.IK
Instrukcja
dotycząca sposobu i trybu przetwarzania
informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego,
w celu ich ochrony
w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku i Delegaturze w Słupsku
Gdańsk, styczeń 2016 r.
Spis treści .............………………………………………………………………………….
2
Rozdział 1.
Podstawy prawne …………………………………………………………
3
Rozdział 2.
Określenia użyte w instrukcji ……………...…………………..………….
3
Rozdział 3.
Informacje
ogólne,
bezpieczeństwa
zasady
fizycznego
zapewniania
do
informacji
dostępu
oraz
niejawnych
o
środków
klauzuli
5
„zastrzeżone”
Rozdział 4.
Klasyfikowanie i kontrola ochrony informacji niejawnych o klauzuli
„zastrzeżone”……………...…………….…………………………………...
Rozdział 5.
Przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentów niejawnych o klauzuli
„zastrzeżone”……………………………………………………………….
Rozdział 6.
7
7
Wytwarzanie, oznaczanie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów
niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”………………………………………..
10
Rozdział 7.
Wysyłanie i doręczanie dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
11
Rozdział 8.
Przegląd, zniesienie klauzuli tajności na dokumentach niejawnych
12
o klauzuli „zastrzeżone” oraz ich niszczenie i archiwizacja
Rozdział 9.
Postanowienia końcowe i odpowiedzialność ……………………………….
14
2
Rozdział 1
Podstawy prawne
1.
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz.
1228, z późn. zm.).
2.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji
i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji
niejawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 276, poz. 1631, z późn. zm.).
3.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania,
przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje
niejawne (Dz. U. z 2011 r. Nr 271, poz. 1603).
4.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu
oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. z 2011 r. Nr 288,
poz. 1692).
5.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa
fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz. U. z 2012 r. poz.
683).
6.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie podstawowych
wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. z 2011 r. Nr 159, poz. 948).
Rozdział 2
Określenia użyte w instrukcji
§ 1. Określenia użyte w instrukcji
1. jednostka organizacyjna - Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku i jego Delegatura
w Słupsku, zwany dalej Urzędem;
2. kierownik jednostki organizacyjnej – Wojewoda Pomorski;
3. komórka organizacyjna – wydział, biuro oraz zespół wchodzący w skład Urzędu;
4. kierownik komórki organizacyjnej – dyrektor wydziału, biura oraz kierujący zespołem
wchodzącym w skład Urzędu;
3
5. Pełnomocnik Ochrony – Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji
niejawnych;
6. Pion Ochrony – wyodrębniona komórka organizacyjna Urzędu - Zespół ds. Ochrony
Informacji Niejawnych (ZOIN);
7. Kancelaria Tajna – wyodrębniona komórka organizacyjna w Zespole ds. Ochrony
Informacji Niejawnych, obejmująca zadania rejestrowania, przechowywania,
przetwarzania oraz obiegu dokumentów niejawnych;
8. dokument – każda utrwalona w formie papierowej lub elektronicznej informacja
niejawna;
9. materiał – dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, chroniona jako informacja
niejawna;
10. dokument elektroniczny oznaczony klauzulą „zastrzeżone” – dokument utrwalony na
informatycznym nośniku danych lub przetwarzany w systemie teleinformatycznym;
11. metryka dokumentu elektronicznego – zestaw informacji o dokumencie elektronicznym
powiązanych z dokumentem lub umieszczonych na nim;
12. STI-PUW – akredytowany System Teleinformatyczny przetwarzający informacje
niejawne w Pionie Ochrony Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
13. przetwarzanie informacji niejawnych – wszelkie operacje wykonywane w odniesieniu
do informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie,
modyfikowanie, kopiowanie,
klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie,
przekazywanie lub udostępnianie;
14. wykonawca – pracownik zajmujący określone stanowisko służbowe, wykonujący zadania
zgodnie z zakresem obowiązków, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa
lub upoważnienie oraz przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych;
15. dokumentacja ewidencyjna – dziennik ewidencyjny, rejestr dzienników ewidencji
i teczek, książka doręczeń przesyłek miejscowych, wykaz przesyłek nadanych;
16. przesyłka – materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych
i oznaczonych paczek i listów;
17. rękojmia zachowania tajemnicy - zdolność osoby do spełnienia ustawowych wymogów
dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem,
stwierdzona w wyniku przeprowadzenia postępowania sprawdzającego.
4
Rozdział 3
Informacje ogólne, zasady zapewniania dostępu oraz środków bezpieczeństwa fizycznego
do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
§ 2. Niniejszą instrukcję tworzy się w celu zapewnienia ochrony i prawidłowego obiegu
informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w Urzędzie.
§ 3. 1. Instrukcja określa zasady i sposób postępowania z informacjami niejawnymi
o klauzuli „zastrzeżone” oraz zasady ochrony tych informacji w Urzędzie, w szczególności:
1) warunki dostępu do tych informacji i nadzór nad ich bezpieczeństwem przed nieuprawnionym
ich ujawnieniem,
2) zasady ich klasyfikowania, oznaczania, przyjmowania, ewidencjonowania, wytwarzania,
przetwarzania i przechowywania,
3) odpowiedzialność za naruszenie przepisów dotyczących ich ochrony.
2. Instrukcja dotyczy wszystkich pracowników Urzędu, bez względu na zajmowane przez
nich stanowiska, jeśli zakres wykonywanych obowiązków służbowych wymaga dostępu do
informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”.
§ 4. 1. Jednostka organizacyjna zobligowana jest do zastosowania środków bezpieczeństwa
fizycznego odpowiednio do poziomu zagrożeń, w celu uniemożliwienia osobom
nieuprawnionym dostępu do takich informacji. Zakres stosowania środków bezpieczeństwa
fizycznego uzależnia się od poziomu zagrożeń.
2. Zabezpieczanie informacji niejawnych przed nieuprawnionym ich ujawnieniem wymaga
ich przetwarzania w pomieszczeniu lub obszarze wyposażonym m. in. w system kontroli.
W Urzędzie miejscem tym jest Kancelaria Tajna, która spełnia warunki pomieszczenia
wzmocnionego. W pozostałych komórkach organizacyjnych Urzędu, które nie są wyposażone we
wzmocnione pomieszczenia i system kontroli, dokumenty i materiały niejawne o klauzuli
„zastrzeżone” należy przechowywać w wyznaczonym pomieszczeniu biurowym, szafach
metalowych lub meblach biurowych zamkniętych na klucz, w celu ograniczenia dostępu do tych
dokumentów i materiałów osobom nieuprawnionym.
§ 5. 1. W Urzędzie materiały i dokumenty o klauzuli „zastrzeżone” mogą być przetwarzane
przez pracowników posiadających dostęp do informacji niejawnych.
2. Dostęp do materiałów i dokumentów niejawnych w poszczególnych komórkach
organizacyjnych może mieć wyłącznie pracownik, wyznaczony przez kierownika komórki
organizacyjnej do ich ewidencjonowania oraz przetwarzania, posiadający ważne poświadczenie
bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
oraz zaświadczenie stwierdzające odbycie szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych.
5
3. Przedmiotowe poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia wydaje się wyłącznie
osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania
przez nią pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku lub wykonywania czynności
zleconych w Urzędzie.
4. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do zgłaszania
Pełnomocnikowi Ochrony zatrudnienie/przeniesienie na stanowisku związanym z dostępem do
informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, w celu wydania przez kierownika jednostki
organizacyjnej pisemnego upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli
„zastrzeżone”.
5. Zadania przetwarzania informacji niejawnych powinny być ujęte w zakresie
obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników wyznaczonych do ich wykonywania.
6. W przypadku zmiany osoby o której mowa w ust. 2, w wyniku zmiany zakresu
wykonywanych czynności lub rozwiązania stosunku pracy, sporządza się protokół przekazania
dokumentacji ewidencyjnej, materiałów i dokumentów o klauzuli „zastrzeżone”, osobie
wyznaczonej przez kierownika komórki organizacyjnej, posiadającej poświadczenie
bezpieczeństwa lub upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych.
7. Protokół wymieniony w ust. 6 przechowywany jest w komórce organizacyjnej, a jego
kopię przekazuje się Pełnomocnikowi Ochrony.
8. W przypadku czasowej nieobecności osoby, o której mowa w ust. 2 dopuszcza się
przekazanie ww. dokumentacji „za pokwitowaniem” innej osobie, wyznaczonej przez kierownika
komórki organizacyjnej, posiadającej poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie do
dostępu do informacji niejawnych.
9. W razie likwidacji komórki organizacyjnej ust. 6 i 8 stosuje się odpowiednio.
§ 6. Praktykanci i stażyści, którzy w trakcie odbywania praktyki lub stażu w Urzędzie
mogliby mieć styczność z dokumentami niejawnymi o klauzuli „zastrzeżone”, zostają
każdorazowo przeszkoleni z zakresu ochrony informacji niejawnych przez Pełnomocnika
Ochrony.
§ 7. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu zapewniają i nadzorują stosowanie
ustaleń niniejszej instrukcji w zakresie ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
przez pracowników kierowanej komórki organizacyjnej.
6
Rozdział 4
Klasyfikowanie i kontrola ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
§ 8. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę „zastrzeżone”, jeżeli nie nadano im
wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na
wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie
obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw
i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej
Polskiej.
§ 9. Klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub
oznaczenia innego niż dokument materiału. Może ona również określić datę lub wydarzenie, po
których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności.
§ 10. 1. Zadania koordynacyjne i kontrolne w zakresie ochrony informacji niejawnych
w Urzędzie sprawuje Pełnomocnik Ochrony. Kontrole z zakresu przestrzegania przepisów
dotyczących ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, w szczególności kontrole
ewidencji, obiegu i przechowywania dokumentów niejawnych, przeprowadzają pracownicy
Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych, na podstawie upoważnień każdorazowo wydanych
przez Pełnomocnika Ochrony.
2. W przypadku stwierdzenia naruszenia w jednostce organizacyjnej przepisów o ochronie
informacji niejawnych niezwłocznie informuje się Pełnomocnika Ochrony, który o tym fakcie
zawiadamia kierownika jednostki organizacyjnej i podejmuje natychmiastowe działania
zmierzające do wyjaśnienia okoliczności tego naruszenia oraz ograniczenia jego negatywnych
skutków.
Rozdział 5
Przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
§ 11. 1. Z uwagi na funkcjonowanie w Urzędzie systemu Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją, stanowiącego podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw
i wykonywania czynności kancelaryjnych, do przyjmowania, rejestrowania i ewidencjonowania
dokumentacji niejawnej stosuje się zapisy zawarte w § 40 i 41 „Szczegółowych zasad
zarządzania dokumentacją w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku”, stanowiącą
załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 258/2015 Wojewody Pomorskiego z dnia 24 września 2015 r.,
zmieniającego zarządzenie Nr 107/13 Wojewody Pomorskiego z dnia 18 marca 2013 r.
w sprawie ustanowienia systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania
dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw
i wykonywania czynności kancelaryjnych, zasad użytkowania systemu EZD oraz powołania
Zespołu ds. obsługi systemu EZD w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
7
2. Korespondencja niejawna o klauzuli „zastrzeżone” może wpływać do Urzędu za
pośrednictwem Poczty Polskiej, przesyłek kurierskich lub być dostarczana osobiście przez
nadawcę.
3. W przypadku wpływu do Urzędu przesyłek zawierających kopertę wewnętrzną, na której
umieszczono klauzulę tajności i ich przyjęcia w punktach kancelaryjnych, o których mowa
w § 40 ust. 7 „Szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją (…)”, NIE OTWIERA SIĘ takiej
korespondencji. Podlega ona wyłącznie wstępnej rejestracji w systemie EZD
4. Przesyłki, wraz z nienaruszoną kopertą wewnętrzną przekazuje się w następujący
sposób:
1) przesyłki adresowane na Wojewodę Pomorskiego przekazuje się do sekretariatu Biura
Wojewody;
2) przesyłki adresowane na Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku i na Wydział
Infrastruktury przekazuje się do Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych;
3) przesyłki adresowane na pozostałe komórki organizacyjne przekazuje się sekretariatom tych
komórek.
5. Przyjmując przesyłkę, przed rejestracją należy sprawdzić:
1) prawidłowość adresu,
2) całość pieczęci i opakowania,
3)
zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki organizacyjnej nadawcy,
4) zgodność numeru na przesyłce z numerem tej przesyłki na wykazie lub w książce doręczeń;
5) zgodność liczby stron lub innych jednostek miary materiałów oraz liczby załączników
z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach.
6. W przypadku uszkodzenia przesyłki lub stwierdzenia śladów jej otwierania, osoba
kwitująca i doręczająca przesyłkę sporządza protokół uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu
przekazuje się nadawcy, a drugi Pełnomocnikowi Ochrony.
§ 12. 1. Wszystkie dokumenty o klauzuli „zastrzeżone” podlegają niezwłocznemu
zaewidencjonowaniu w prowadzonych dziennikach ewidencyjnych. Dotyczy to zarówno
korespondencji wpływającej, jak i wytworzonej i wysyłanej z Urzędu.
2. Do ewidencjonowania i wysyłania dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
prowadzi się:
1) rejestr dzienników ewidencji i teczek,
8
2) dziennik ewidencyjny,
3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych,
4) wykaz przesyłek nadanych.
3. Przesyłki otrzymane, o klauzuli „zastrzeżone”
tj. elektronicznemu odwzorowaniu, w systemie EZD.
nie
podlegają
skanowaniu,
4. Otrzymaną przesyłkę lub inny materiał rejestruje się w dzienniku ewidencyjnym
odpowiednio w kolejności otrzymania.
5. Rejestracji dokumentacji, o której mowa w ust. 1, dokonuje się atramentem lub tuszem
w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian w dzienniku ewidencyjnym dokonuje się kolorem
czerwonym, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej zmiany.
6. W przypadku anulowania pozycji w dzienniku ewidencyjnym lub rejestrze ewidencji
dzienników i teczek podaje się powód anulowania, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz
podpis osoby dokonującej anulowania. Anulowania pozycji w dzienniku ewidencyjnym lub
rejestrze dokonuje się kolorem czerwonym.
7. Zabrania się wycierania, zamazywania lub nadpisywania zapisów dokonanych
w dziennikach ewidencyjnych lub rejestrach ewidencji dzienników i teczek.
8. Osoba odpowiedzialna za ewidencjonowanie dokumentów o klauzuli „zastrzeżone”, po
zarejestrowaniu przesyłki wpływającej do urzędu, przedstawia taki dokument kierownikowi
komórki organizacyjnej, w celu naniesienia przez niego imiennej dekretacji na wykonawcę
dokumentu, który posiada dostęp do informacji niejawnych. Po dokonaniu dekretacji osoba
prowadząca dziennik ewidencyjny, przekazuje zadekretowany dokument niejawny osobie
wskazanej w dekretacji, za pokwitowaniem w prowadzonym dzienniku.
§ 13. 1. Podczas przenoszenia, przekazywania (do dekretacji, do realizacji, do wysyłania)
dokumentów i materiałów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, należy zachować wszelkie środki
ostrożności, aby nie dopuścić do ich kradzieży, nieuprawnionego ujawnienia lub zniszczenia.
2. Zabrania się pozostawiania dokumentów i materiałów niejawnych bez nadzoru,
przenoszenia ich bez włożenia do nieprzezroczystej teczki wiązanej, przekazywania ich osobom
postronnym i wynoszenia poza Urząd.
§ 14. Wszystkie dokumenty i materiały o klauzuli „zastrzeżone”, zarówno wpływające do
Urzędu, jak i wytwarzane i wysyłane, należy zaewidencjonować w rejestrze/spisie spraw,
prowadzonym w systemie tradycyjnym. W tym celu wykonawca dokumentów i materiałów
o klauzuli „zastrzeżone” zakłada sprawy, które przyporządkowuje do teczek sklasyfikowanych
w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostki organizacyjnej, nadając dokumentacji znak
sprawy.
9
Rozdział 6
Wytwarzanie, oznaczanie, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów niejawnych
o klauzuli „zastrzeżone”
§ 15. 1. Treści dokumentów niejawnych, o klauzuli „zastrzeżone”, wytworzonych lub
przetworzonych w postaci dokumentów elektronicznych lub skanów nie umieszcza się
w systemie EZD.
2. Zabrania się wytwarzania oraz przetwarzania dokumentów niejawnych o klauzuli
„zastrzeżone” na stacjonarnym sprzęcie komputerowym nie posiadającym akredytacji
bezpieczeństwa teleinformatycznego.
3. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” może
odbywać się wyłącznie na komputerowym stanowisku pracy STI-PUW znajdującym się
w pomieszczeniu Pionu Ochrony i zgodnie z zasadami zawartymi w Szczególnych Wymaganiach
Bezpieczeństwa Systemu Teleinformatycznego STI-PUW oraz Procedurach Bezpiecznej
Eksploatacji Systemu Teleinformatycznego.
§ 16. 1. Dla ujednolicenia i wskazania sposobu oznaczania materiałów i dokumentów
niejawnych stworzono Szatę graficzną dla pism niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, która
stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
2. Wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony dokument lub inny materiał rejestruje się
w dzienniku ewidencyjnym odpowiednio w kolejności wysłania lub wytworzenia.
§ 17. 1. Na wykonanie kopii, odpisów, wyciągów i tłumaczeń dokumentów i materiałów
niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” wymagana jest pisemna zgoda osoby, która jest uprawniona
do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału lub adresat materiału,
o ile nie wprowadzono na materiale ograniczeń dotyczących kopiowania, odpisów, wyciągów
tego materiału. Kopii, odpisów, wyciągów i tłumaczeń dokonuje osoba wskazana w dekretacji
takich dokumentów.
2. Wykonanie kopii, odpisów, wyciągów i tłumaczeń dokumentów i materiałów
niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” odbywa się w sposób gwarantujący ich zabezpieczenie
przed nieuprawnionym ujawnieniem, na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul
tajności.
3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 umieszcza się na ostatniej stronie dokumentu – oryginału.
4. Wykonane kopie, wyciągi, odpisy podlegają rejestracji w dzienniku ewidencyjnym
dokumentów niejawnych.
10
§ 18. Dokumenty niejawne o klauzuli „zastrzeżone” podlegają obowiązkowej ochronie
przed kradzieżą i nieuprawnionym ujawnieniem. Dokumenty te, oddzielone od spraw „jawnych”,
przechowuje się zamknięte w meblach biurowych, szafach metalowych lub sejfach zamykanych
na co najmniej jeden zamek o skomplikowanym mechanizmie.
§ 19. W każdej komórce organizacyjnej Urzędu przetwarza się dokumenty niejawne
oznaczone klauzulą „zastrzeżone”. Wyjątek stanowi Wydział Infrastruktury, którego
dokumentacja przetwarzana jest w Pionie Ochrony Urzędu.
Rozdział 7
Wysyłanie i doręczanie dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
§ 20. 1. Materiały i dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”
przeznaczone do wysyłki w postaci listów i paczek, nadaje się jako przesyłki „polecone - za
zwrotnym potwierdzeniem odbioru”. Pakuje się je w dwie nieprzezroczyste koperty
(w przypadku listów) i dwie warstwy nieprzezroczystego papieru pakowego (w przypadku
paczek), które oznacza się następująco:
1) na kopercie wewnętrznej:
a) u góry i dołu koperty w jej środkowej części umieszcza się klauzulę tajności (odręcznie
lub poprzez odciśnięcie pieczęci),
b) imię i nazwisko osoby pakującej przesyłkę wraz z podpisem oraz datę kopertowania,
c) w lewym górnym rogu – nazwę jednostki organizacyjnej nadawcy i numer pisma
(sygnatury), pod którym zarejestrowano je w dzienniku ewidencyjnym,
d) dokładną nazwę i adres odbiorcy,
e) na odwrocie koperty, we wszystkich miejscach łączenia koperty/paczki – stawia się
pieczątkę nagłówkową komórki organizacyjnej. Tak opieczętowaną kopertę/paczkę należy,
w miejscach łączenia, zakleić przezroczystą taśmą samoprzylepną.
2) na kopercie zewnętrznej: Koperta zewnętrzna podlega rejestracji w rejestrze korespondencji
wychodzącej w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) PUW, zgodnie
z § 42 „Szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją (…)”, o których mowa w § 11
ust. 1 niniejszej instrukcji. Na kopercie zewnętrznej nie umieszcza się klauzuli tajności oraz
podając sygnaturę pisma nie wskazuje się numeru z dziennika ewidencyjnego dokumentów
o klauzuli „zastrzeżone”.
11
2. Przesyłki wymienione w ust. 1 mogą być wydane przedstawicielowi adresata, który
przedstawi upoważnienie do ich odbioru i pokwituje ten fakt w książce doręczeń przesyłek
miejscowych.
Rozdział 8
Przegląd, zniesienie klauzuli tajności na dokumentach niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”
oraz ich niszczenie i archiwizacja
§ 21. 1. Przeglądu dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” dokonuje się
w komórkach organizacyjnych Urzędu każdego roku, w celu utrzymania lub zniesienia z nich
klauzuli tajności.
2. Zniesienie klauzuli tajności na dokumentach i materiałach o klauzuli „zastrzeżone” jest
możliwe wyłącznie w przypadku ustania ustawowych przesłanek ochrony, o których mowa w art.
5 ust. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr
182, poz. 1228, z późn. zm.) oraz po wyrażeniu pisemnej zgody przez osobę, która nadała
klauzulę tajności lub jej przełożonego.
3. Przy znoszeniu klauzuli tajności podejmuje się czynności polegające na naniesieniu
odpowiednich zmian w oznaczeniu dokumentu i materiału, a w szczególności:
1) Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności na dokumencie nieelektronicznym utrwalonym
w formie pisma dokonuje się następująco:
a) skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia znoszonej klauzuli tajności;
b) nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się
napis „Zniesiono klauzulę tajności” oraz datę, podpis, imię i nazwisko lub inne
oznaczenie wskazujące osobę dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę
prawną dokonania czynności;
2) Oznaczenie zniesienia klauzuli tajności dokumentu elektronicznego o klauzuli „zastrzeżone”
umieszcza się w jego metryce.
4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2 dokonuje wykonawca dokumentu
i materiału.
5. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2, dokonuje się kolorem
czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności
i dokonanych zmian jest niedozwolone.
6. O fakcie dokonania zniesienia klauzuli tajności należy poinformować wszystkich
odbiorców dokumentów lub materiałów, z których zniesiono klauzulę.
12
7. Odbiorcy dokumentu lub materiału, którzy przekazali je kolejnym odbiorcom są
odpowiedzialni za poinformowanie ich o zniesieniu klauzuli tajności.
§ 22. 1. Po dokonaniu zniesienia klauzuli tajności na dokumentach niejawnych
w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu dokumentacji jawnej, celem oceny jej
praktycznego zastosowania dla pracy tych komórek.
2. Po zniesieniu klauzuli teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych,
w których zostały wytworzone dokumenty, przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku
następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego
okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach
określonych w instrukcji archiwizacyjnej.
3. Do archiwizowania dokumentacji i spraw „jawnych”, ostatecznie zakończonych stosuje
się przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j.
Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania
i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1743). Działania
związane z archiwizacją podlegają uzgodnieniu z Kierownikiem Oddziału „Kancelaria
i Archiwum Zakładowe” Urzędu.
4. Archiwizacji dzienników ewidencyjnych oraz rejestrów dzienników ewidencji i teczek
można dokonywać w sytuacji, gdy wszystkie odpowiednie rubryki dzienników i rejestrów zostały
wypełnione:
1) adnotacją o zniesieniu klauzuli tajności na dokumentach i materiałach;
2) adnotacją o przekazaniu akt do Archiwum Zakładowego, potwierdzonego protokołem
zdawczo-odbiorczym Archiwum Zakładowego, lub
3) adnotacją o dokonaniu ich zniszczenia potwierdzonego protokołem.
§ 23. 1. Dokument i materiał, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania,
o ile nie stanowi materiału archiwalnego, tj. nie podlega trwałemu przechowywaniu i utracił
praktyczne znaczenie, może zostać zniszczony, zgodnie z zapisami dotyczącymi brakowania
dokumentacji niearchiwalnej, określonymi w aktach prawnych, o których mowa w § 22 ust. 3
niniejszej instrukcji.
2. Dokument niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub częściowe
odtworzenie jego treści.
3. Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu i materiału uzupełnia się dzienniki
ewidencyjne i rejestry ewidencji dzienników i teczek.
13
4. Informacje niejawne oznaczone klauzulą „zastrzeżone” zapisane w formie
elektronicznej, niszczy się poprzez fizyczne zniszczenie nośnika (dyskietki, płyty CD/DVD/ itp.)
zgodnie z Procedurami Bezpiecznej Eksploatacji, w Pionie Ochrony Urzędu.
Rozdział 9
Postanowienia końcowe i odpowiedzialność
§ 24. Każdy pracownik Urzędu posiadający dostęp do informacji niejawnych oznaczonych
klauzulą „zastrzeżone” na zajmowanym stanowisku jest zobowiązany do zapoznania się
z treścią niniejszej instrukcji.
§ 25. Za naruszenie postanowień niniejszej instrukcji, w szczególności za nieuprawnione
ujawnienie informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, podlega się odpowiedzialności
dyscyplinarnej lub służbowej, uregulowanej w odrębnych przepisach.
§ 26. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji, stosuje się odpowiednie
przepisy zawarte w aktach prawnych wymienionych na wstępie.
Załącznik 1 na 5 str.:
1. Szata graficzna dla pism niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, na 5 stronach
14