Załącznik Nr 2 do SIWZ

Załącznik Nr 2 do SIWZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest nadawanie oraz doręczanie na zlecenie Urzędu
Miasta Leszna przesyłek pocztowych za potwierdzeniem doręczenia (na terenie
Miasta Leszna) przez operatora pocztowego wybranego w drodze niniejszego
postępowania przetargowego
2. Usługa wykonywana będzie w dni robocze Urzędu Miasta Leszna. Wykonawca
zamówienia zobowiązany będzie do codziennego odbioru nadawanej poczty oraz
rozliczania poczty wcześniej pobranej. Poczta będzie wydawana oraz rozliczana
w Kancelarii Urzędu przy ul. Karasia 15 w godzinach 1400-1500
3. Wykonawca zamówienia zobowiązany jest wykonać i załączyć do oferty wzór
kopert o wymiarach C4 i DL, wzór awiza oraz wzór potwierdzenia doręczenia
przesyłki.
Koperty winny spełniać poniŜsze wymagania:
- Format C4 i DL
- kolor biały (bez nadruku, naklejek oraz innych elementów reklamowych lub
identyfikujących wykonawcę zamówienia)
- samoprzylepna
- numer przesyłki naniesiony przez wykonawcę zamówienia (bądź wskazanie
miejsca na numer i sposobu nanoszenia numeru) – zamawiający wymaga, aby
dostarczane przez Wykonawcę koperty posiadały numer, który następnie
będzie przypisywany do dowodu doręczenia oraz awiza.
Awizo winno zawierać następujące dane:
- nadawcę (nazwa i adres)
- odbiorcę (nazwa i adres)
- datę (dzień i godzina) próby doręczenia przesyłki
- numer przesyłki (miejsce na numer przesyłki)
- czytelny podpis doręczyciela
- wskazanie miejsca oraz terminu moŜliwości odbioru przesyłki
- numer telefonu do punktu obsługi klienta
- pouczenie o konieczności zwrotu przesyłki do Urzędu w przypadku jej
niepodjęcia w terminie 14 dni od pierwszej próby doręczenia
- na odwrocie awiza wykonawca zamówienia winien umieścić informację, Ŝe
jest wykonawcą usług doręczania przesyłek pocztowych na zlecenie Urzędu
Miasta Leszna
Potwierdzenie doręczenia przesyłki winno zawierać następujące dane:
- pieczęć wykonawcy zamówienia
- numer przesyłki (miejsce na numer przesyłki)
- nadawcę (nazwa i adres)
- odbiorcę (nazwa i adres)
- oświadczenie „potwierdzam odbiór przesyłki w stanie nienaruszonym”
- serię i numer dokumentu toŜsamości odbiorcy w przypadku odbioru w
siedzibie wykonawcy zamówienia
- datę doręczenia (dzień i godzinę)
- czytelny podpis odbiorcy
- czytelny podpis doręczyciela
1
-
4.
5.
6.
7.
na odwrocie potwierdzenia miejsce na sygnaturę nadawanego dokumentu
oraz pieczęć nadawcy
UWAGA
Potwierdzenie doręczenia winno umoŜliwiać jego trwale przytwierdzenie do
koperty za pomocą „samoprzylepca”, obustronne wypełnienie oraz oderwanie
bez uszkodzenia koperty i dowodu doręczenia.
Koperty z potwierdzeniami doręczeń wykonawca zamówienia dostarczał będzie
w ilościach określanych przez Zamawiającego w zaleŜności od potrzeb do niŜej
wymienionych budynków Urzędu w terminie do 48 godzin od zgłoszenia
zapotrzebowania:
- budynek przy ul. Karasia 15
- budynek przy ul. Wałowej 5
- budynek przy ul. Lipowej 32
- budynek przy ul. Przemysłowej 10
- budynek przy ul. Al. Jana Pawła II 21
Koszt wytworzenia oraz dostawy kopert, potwierdzeń doręczenia i „awiza”
wykonawca zamówienia winien wliczyć w cenę podaną na formularzu
oferty.
Wykonawca zamówienia zobowiązany jest dołączyć do oferty przygotowany na
nośniku elektronicznym program komputerowy wspomagający nadawanie oraz
rozliczanie poczty. Program winien być napisany w programie Microsoft Excel
lub równowaŜnym i musi zawierać następujące rubryki do wypełnienia:
- liczba porządkowa
- numer przesyłki
- nadawca (z moŜliwością podziału na Wydziały Urzędu)
- odbiorca (nazwa i adres)
- data nadania
Program winien umoŜliwiać wyszukiwanie nadawanej przesyłki, sporządzanie
raportów dziennych poczty nadawanej oraz zwracanej, przesyłanie drogą
elektroniczną pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, a takŜe inne funkcje
ułatwiające obsługę.
Zamawiający wymaga, aby pierwsza próba doręczenia przesyłki następowała nie
później, niŜ następnego dnia roboczego po jej pobraniu z Urzędu. Przesyłki
awizowane wykonawca winien zwracać do Urzędu najpóźniej w 20 dniu od ich
pobrania z informacją na kopercie:
- awizo, nie zastałem dnia.........................
- powtórne awizo, dnia..........................
Potwierdzenia odbioru wykonawca zobowiązany jest zwracać najpóźniej w 5
dniu od doręczenia przesyłki.
Przy doręczaniu przesyłek wykonawca zamówienia zobowiązany jest stosować
zasady doręczeń określone w Rozdziale 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku
Kodeks postępowania administracyjnego z wyłączeniem art. 43 kpa, gdyŜ w
przypadku nieobecności adresata zamawiający dopuszcza wyłącznie moŜliwość
doręczenia pisma, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi.
Na kopercie oraz zwrotce wykonawca zamówienia winien przystawić pieczęć z
datą pobrania i zwrotu przesyłki do Urzędu, pieczęć winna zawierać równieŜ
oznaczenie wykonawcy zamówienia.
Wykonawca zamówienia zobowiązany będzie do sporządzania zestawień
doręczonych przesyłek (zwracanych potwierdzeń odbioru) oraz zwracanych
przesyłek niedoręczonych.
2
Raport doręczonych przesyłek winien zawierać:
- liczba porządkowa
- numer przesyłki
- nadawca (z moŜliwością podziału na Wydziały Urzędu)
- odbiorca (nazwa i adres)
- data doręczenia
Raport z przesyłek niedoręczonych winien zawierać:
- liczba porządkowa
- numer przesyłki
- nadawca (z moŜliwością podziału na Wydziały Urzędu)
- odbiorca (nazwa i adres)
- przyczyna niedoręczenia
- data pierwszego awiza
- data drugiego awiza
8. W razie niemoŜliwości doręczenia przesyłki wykonawca zamówienia winien
umieścić na kopercie informację o przyczynie niedoręczenia jak np:
- adresat wyprowadził się
- adresat nieznany
- adresat odmówił przyjęcia
- nie ma takiego adresu
itp.
W razie zaistnienia powyŜszych okoliczności niedoręczone przesyłki wykonawca
zamówienia winien zwracać najpóźniej w 5 dniu od ich pobrania
9. W przypadku zagubienia przesyłki wykonawca zamówienia zapłaci
zamawiającemu odszkodowanie w wysokości nie mniejszej niŜ 100 i nie
większej niŜ 250 zł. Wysokość kaŜdorazowego odszkodowania wskaŜe
zamawiający.
10. Zamawiający wymaga, aby lokal słuŜący do obsługi klienta był czynny nie
krócej niŜ 3 godz. między godzinami 7.00 – 12.00 oraz 3 godz. między
godzinami 14.00 – 18.00 oraz posiadał telefon kontaktowy dla klientów i
Zamawiającego.
11. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. w sytuacji doręczania przesyłki
niepełnosprawnemu klientowi Urzędu) Wykonawca po uzgodnieniu z
Zamawiający zobowiązany będzie po bezskutecznej próbie doręczenia do
ponownej próby doręczenia przesyłki bez pozostawiania awiza.
12. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na
podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba Ŝe konieczność
wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŜna było
przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla
zamawiającego.
13. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie
umowy nie leŜy w interesie publicznym, czego nie moŜna było przewidzieć w
chwili zawarcia umowy, zamawiający moŜe odstąpić od umowy w terminie 30
dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku,
wykonawca moŜe Ŝądać wyłącznie wynagrodzenia naleŜnego z tytułu wykonania
części umowy
14. Rozliczenia za doręczane przesyłki następować będą w okresach
dwutygodniowych. Zapłata następować będzie przelewem na konto wykonawcy
zamówienia na podstawie wystawionej przez wykonawcę faktury wraz z
zestawieniem doręczanych przesyłek w terminie 14 dni od doręczenia faktury.
3
15. Zamawiający zastrzega sobie moŜliwość zerwania umowy w przypadku
nienaleŜytego wypełniania jej postanowień przez wykonawcę zamówienia, a w
szczególności nieprzestrzegania w/w zapisów. W przypadku poniesionych strat
spowodowanych działalnością wykonawcy zamówienia zamawiający zastrzega
sobie moŜliwość dochodzenia swoich roszczeń na drodze postępowania
sądowego.
16. W sprawach nieuregulowanych powyŜej zastosowanie mają przepisy Prawa
zamówień publicznych, Kodeksu cywilnego oraz przepisy ustawy Prawo
pocztowe regulujące działalność podmiotów wykonujących usługi pocztowe na
podstawie wpisu do Rejestru operatorów pocztowych.
4