Zapytanie ofertowe - Instytut Wzornictwa Przemysłowego

Zapytanie ofertowe
dotyczące:
tłumaczenia symultanicznego,szeptanego, pisemnego
przysięgłego z języka polskiego na język angielski oraz z
języka angielskiego na język polski, na potrzebę realizacji
I seminarium projektu „Wzornictwo-Biznes-Zysk”
(nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14),
dotyczącego specyfiki relacji producent – projektant użytkownik na przykładzie środków transportu,
w kontekście zmieniających się trendów w postrzeganiu
komfortu podróży
Warszawa, 23.02.2015 r.
Informacja o projekcie
Projekt „Wzornictwo-Biznes-Zysk” (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 „Wspieranie
Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu
ponadregionalnym”, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji
projektu 1.06.2014 r. – 31.12.2015 r.
Głównym celem projektu „Wzornictwo–Biznes–Zysk” jest stworzenie profesjonalnego otoczenia
biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach.
Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są:
• Przedsiębiorcy,
• Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe),
• Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu,
• Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej.
W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych
oraz powstanie portal internetowy.
Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest
na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.
Informacje o Zamawiającym
Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
ul. Świętojerska 5/7
00-236 Warszawa
NIP: 525-00-12-484
Regon: 141244081
Informacja o sposobie prowadzenia postępowania
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie
udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości,
niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach
efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz
rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu
Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
2
1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego:
a. Przedmiotem zapytania ofertowego jest tłumaczenie symultaniczne, szeptane, pisemne
przysięgłe na potrzebę realizacji I seminarium projektu „Wzornictwo-Biznes-Zysk”
b. Termin realizacji Seminarium I: 12.03.2015 r. w godzinach: 10.00-15.00.
c. Miejsce Seminarium I: Warszawa, ul. Świętojerska 5/7; Instytut Wzornictwa Przemysłowego,
sala: Wanda Telakowska
d. Język tłumaczenia: tłumaczenie z języka polskiego na angielski i z języka angielskiego na
polski
e. Tematyka seminarium: „Przemieszczajmy się. Trendy w projektowaniu komfortu podróży”
wydarzenie mające charakter informacyjno-dyskusyjny, którego przedmiotem będzie
specyfika relacji producent – projektant – użytkownik na przykładzie środków transportu, w
kontekście zmieniających się trendów w postrzeganiu komfortu podróży.
f. Forma seminarium: 3 panele dyskusyjne (każdy trwający 1 godz. dydaktyczną, tj. 45 minut);
blok prezentacyjny (wystąpienie zagranicznego gościa specjalnego – 1 godz. dydaktyczna);
otwarcie oraz zamknięcie seminarium
g. Liczba uczestników seminarium: maksymalnie 150 osób (ostateczna liczba osób zostanie
podana na 5 dni przed wydarzeniem).
h. Rodzaj tłumaczenia: symultaniczne, szeptane, pisemne przysięgłe, w tym tłumaczenie
symultaniczne trwać będzie 180 min., szeptane- 135 min., pisemne przysięgłe dotyczyć
będzie dokumentu o ilości znaków 13500 (znaków ze spacjami) +/- 10%.
i. Zamawiający przekaże materiały, które pomogą tłumaczowi przygotować się do tłumaczenia,
w tym opis zakresu merytorycznego i program seminarium, tematy paneli dyskusyjnych oraz w miarę możliwości – treść prezentacji zagranicznego gościa specjalnego.
j. Zamawiający przedstawi do Zapytania ofertowego wstępny rozkład godzinowy I Seminarium,
który stanowi załącznik nr 1.
k. Oferent zapewni środki niezbędne do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania
ofertowego (odbiorniki, słuchawki, kabiny, mikrofony bezprzewodowe, nagłośnienie sali,
pozostały sprzęt dla tłumaczeń symultanicznych, np. panel dla tłumacza – w ilościach
adekwatnych do ww. skali wydarzenia) oraz niezbędną liczbę tłumaczy o odpowiednich
kwalifikacjach zawodowych.
2. Termin wykonania zamówienia:
a. Tłumaczenie pisemne przysięgłe – najpóźniej do dnia 9.03.2015 r.
b. Tłumaczenie symultaniczne i szeptane - 12.03.2015 r.
3. Tryb składania ofert
a. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn.
zm.).
b. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia
wszystkich ofert danego Oferenta.
c. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności.
3
d. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych.
4. Kryteria oceny ofert:
a. Kryteria dopuszczające:

Oferent – osoba prawna, prowadząca działalność gospodarczą, musi załączyć do oferty,
odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został
wpisany do właściwego rejestru lub ewidencji. Dokumenty, o których mowa powyżej,
powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert.

Oferent zobowiązany jest do dołączenia dokumentów potwierdzających posiadanie
kwalifikacji tłumaczy języka angielskiego przez osoby, które w jego imieniu dokonają
tłumaczeń symultanicznych i szeptanych, a w przypadku tłumacza pisemnego
przysięgłego – dokumentów potwierdzających posiadanie licencji tłumacza przysięgłego.

Oferent musi oświadczyć, że dysponuje środkami niezbędnymi do wykonania
przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego (odbiorniki, słuchawki., kabiny, mikrofony
bezprzewodowe, nagłośnienie sali, pozostały sprzęt dla tłumaczeń symultanicznych, np.
panel dla tłumacza – w ilościach adekwatnych do ww. skali wydarzenia) oraz że
wspólpracuje z tłumaczami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych.

Oferent musi oświadczyć, iż zapoznał się z zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w
nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń.

Oferent musi oświadczyć, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie
objętym zapytaniem ofertowym.

Oferent musi oświadczyć, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej wykonanie zamówienia.

Oferent musi oświadczyć, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem
faktycznym.
Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez
Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta
do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego
Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne,
sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym.
b. Kryteria rozstrzygające:

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi
kryteriami:
L.p.
1
Kryterium
Cena całkowita za wykonanie przedmiotu zapytania
ofertowego.
Maksymalna liczba
punktów
50
4
2
Liczba tłumaczeń w odniesieniu do komunikacji i
środków transportu potwierdzona referencjami.
30
3
Liczba wykonanych tłumaczeń symultanicznych
obsługujących wydarzenia powyżej 100 uczestników
potwierdzona referencjami.
20

Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać Oferent na podstawie kryteriów
rozstrzygających wynosi 100.
5. Sposób oceny ofert:
a. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną
w pkt. 6.
b. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające), o których
mowa w pkt. 5 lit. b . będzie dokonana wg kryteriów: „tak” - „nie” i zostanie przeprowadzona
w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez
Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem
go z postępowania.
c. Oferty spełniające kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów
rozstrzygających.
d. Sposób oceny ofert w ramach kryterium rozstrzygającego:
- Cena całkowita za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego.
Maksymalną liczbę punktów (50) otrzyma Oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę za
wykonanie przedmiotu zamówienia. Pozostali oferenci otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę
punktów zgodnie z poniższym wzorem:
.
Na cenę całkowitą składa się tłumaczenie:
- symultaniczne, które trwać będzie 180 min.,
- szeptane które trwać będzie 135 min.,
- pisemne przysięgłe – dokumentu o ilści znaków 13500 znaków ze spacjami +/- 10%.
- Liczba tłumaczeń w odniesieniu do komunikacji i środków transportu potwierdzona
referencjami.
Maksymalną liczbę punktów (30) otrzyma Oferent, który zaoferuje największa liczbę referencji,
biorąc pod uwagę referencje nie starsze niż od 01.01.2013 r. Pozostali oferenci otrzymają
odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:
Za dokumenty wykoania prac nie będą pod uwagę protokoły odbioru.
5
- Liczba wykonanych tłumaczeń symultanicznych obsługujących wydarzenia powyżej
100 uczestników potwierdzona referencjami.
Maksymalną liczbę punktów (20 pkt.) otrzyma Oferent, który potwierdzi wykonanie największej
ilości tłumaczeń symultanicznych, biorąc pod uwagę referencje nie starsze niż od
01.01.2013 r. Pozostali oferenci otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie
z poniższym wzorem:
Za dokumenty wykoania prac nie będą pod uwagę protokoły odbioru.
6. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty:
a. Ofertę należy sporządzić na Formularzu ofertowym (załącznik nr 2).
b. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: „Oferta
na tłumaczenia I seminarium WBZ ”.
c.
Do oferty należy dołączyć odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać
będzie iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS) lub ewidencji (np. CEIDG).
Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed
terminem składania ofert, dokumenty potwierdzających posiadanie kwalifikacji tłumacza
języka niemieckiego przez osobę, która w jego imieniu dokona tłumaczenia, jak również
referencje potwierdzające jakość wykonywania usługi przez Oferenta.
d. Oferta musi być podpisana przez uprawnioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie
z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone
w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y
reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać
z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru
lub ewidencji, a także pełnomocnictwa.
e. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres:
Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
ul. Świętojerska 5/7
00-236 Warszawa
(piętro II, pokój 200)
f. Termin składania ofert: do 27 lutego 2015, do godziny 16:00.
g. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina
dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego.
6
Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być
sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia.
Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent.
Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po upływie terminu określonego w ust. 7 pkt. f. nie zostaną
rozpatrzone. Decyduje data i godzina wpływu.
7. Istotne warunki zamówienia
a. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni, licząc od dnia wskazanego w niniejszym
Zapytaniu Ofertowym jako końcowego terminu składania ofert.
b. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu
wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym
przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta
w siedzibie Zamawiającego. W razie nie zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym
terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył
kolejną najkorzystniejszą ofertę.
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu
ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową.
d. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych
od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie
zamówienia.
e. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez
wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia
postępowania.
8. Kontakt z Zamawiającym
a. Każdy Oferent
może
zwrócić
się
do
Zamawiającego
drogą
elektroniczną
o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego.
b. Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem:
[email protected].
c. Zamawiający będzie udzielał odpowiedzi na ewentualne pytania do dnia 26.02.2015 r.
do godz. 12:00.
d. Dla celów prawidłowego wykonania usługi Zamawiający umożliwi Oferentowi
obejrzenie Sali, w której odbędzie się ww. wydarzenie – uzgadnianie terminu spotkania
telefonicznie – 22 860 03 68
Załączniki:
Załacznik nr 1 - Rozkład godzinowy Seminarium
Załacznik nr 2 - Formularz ofertowy
7
Załącznik nr 1
Rozkład godzinowy Seminarium
Rozkład godzinowy
9.30 – 10.00
10.00 – 10.45
10.45 – 11.30
11.30 – 12.00
12.00 – 12.45
12.45 – 13.30
13.30 – 14.15
14.15 – 15.00
Program seminarium
rejestracja uczestników
powitanie, prezentacja IWP
panel dyskusyjny 1
przerwa kawowa
wystąpienie gościa zagranicznego
panel dyskusyjny 2
panel dyskusyjny 3
lunch
8