27.06.2013 algorytm podstawowy systemu oceny pracowników

27.06.2013
ALGORYTM PODSTAWOWY SYSTEMU OCENY PRACOWNIKÓW
NIEBĘDĄCYCH NAUCZYCIELAMI AKADEMICKIMI
POLITECHNIKI WARSZAWSKIEJ
PROCEDURA STANDARDOWA (CYKLICZNA)/ NIESTANDARDOWA*
(NIECYKLICZNA)
KROK 1: DECYZJA I URUCHOMIENIE PROCESU SOP PW
KROK 2: PROCES SOP W JEDNOSTCE PW
KROKI 2.1 – 2.6: PROCES SOP W JEDNOSTCE PW
KROK 3: PODSUMOWANIE CENTRALNE WYNIKÓW PROCESU SOP W JEDNOSTKACH PW
KROK 1: DECYZJA REKTORA O URUCHOMIENIU PROCESU I CZYNNOŚCI
WSTĘPNE
Ustalenie terminu przeprowadzenia procesu oceniania (zwanego procesem SOP)
na PW, składającym się z procesów SOP przeprowadzanych w poszczególnych
jednostkach PW według harmonogramu, nie rzadziej niż 1 raz na dwa lata, w tym
zdefiniowanie okresu podlegającego ocenie dla jednostki PW.
Przekazanie informacji dotyczących zasad i harmonogramu SOP do kierowników
jednostek.
Przekazanie materiałów i narzędzi koniecznych do przeprowadzenia procesu
oceniania (np. materiałów informacyjnych, ankiet, dostępu elektronicznego
do e-narzędzi, monitorowania przebiegu procesu SOP).
KROK 2: PROCES SOP W JEDNOSTCE PW
KROK 2.1. DZIAŁANIA WSTĘPNE
Organizacja procesu oceniania przez Dziekanów, Kanclerza, kierowników jednostek
między-/poza-wydziałowych oraz podległych bezpośrednio Rektorowi, w tym
wyznaczenie terminów rozpoczęcia i zakończenia oceniania w poszczególnych
częściach organizacyjnych jednostki.
Przekazanie informacji dotyczących organizacji procesu SOP osobom pełniącym
funkcje kierownicze w jednostkach.
Projekt „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”
współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL
Biuro Projektu - Biuro Rozwoju i Projektów Strategicznych
Politechnika Warszawska ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, VI piętro, pokój 601
KROK 2.2. WYZNACZENIE OSÓB OCENIANYCH I OCENIAJĄCYCH PRZEZ
KIEROWNIKÓW JEDNOSTEK
Kierownicy jednostek informują podwładnych, którymi są osoby oceniane
(pracownicy NNA), o procedurze przeprowadzenia procesu oceny (zasady, terminy,
sposób realizacji - w tym informacja czy będzie to ocena uproszczona czy złożona)
oraz w przypadku ocen rozszerzonych podejmują decyzje, które osoby będą
dokonywały oceniania tych osób.
W przypadku oceny uproszczonej, ocena składa się z samooceny pracownika i oceny
bezpośredniego przełożonego.
W przypadku oceny złożonej, ocena składa się z samooceny pracownika, oceny
bezpośredniego przełożonego i ocen dokonanych przez dodatkowych oceniających,
wyznaczonych przez bezpośredniego przełożonego ocenianej osoby lub kierownika
jednostki z zachowaniem zasady poufności.
Dodatkowi oceniający są wyznaczani spośród osób będących w relacjach
zawodowych z ocenianym - w charakterze współpracowników, pracowników innych
jednostek PW lub innych organizacji, bądź klientów - w odniesieniu do zadań
wykonywanych przez ocenianego w okresie podlegającym ocenie.
KROK 2.3. WYZNACZENIE KRYTERIÓW PRZEZ KIEROWNIKÓW JEDNOSTEK
Kierownicy jednostek określają „kryteria do wyboru” w ankietach przeznaczonych do
przeprowadzania oceny swoich podwładnych. Wyboru kryteriów przełożony dokonuje
w oparciu o informacje na temat kluczowych zadań i efektów pracy na danym
stanowisku. Kryteria powinny być jednakowe dla stanowisk z tej samej grupy.
Kryteria są przekazywane do wiadomości i znane ocenianym pracownikom od
początku okresu podlegającemu ocenie. W przypadku zatrudnienia nowego
pracownika, po ogłoszeniu kryteriów w jednostce na dany okres podlegający ocenie
SOP, kierownik wyznacza dla tego stanowiska kryteria i przedstawia do wiadomości
nowemu pracownikowi do końca pierwszego miesiąca zatrudnienia.
Wyboru kryteriów można dokonać:
a. w Części I „Realizacja obowiązków służbowych” - maksymalnie wszystkie,
minimum 6 obowiązkowych i 2 do wyboru (w tym „Inne”);
b. w Części II „Umiejętności/Postawy” – maksymalnie wszystkie, minimum 3 do
wyboru (w tym „Inne”);
c. kryterium „Inne” – jeśli przełożony uzna, że dla danego stanowiska istnieją inne
kryteria, które w zasadny sposób odnoszą się do efektywności pracy i należy o te
kryteria uzupełnić obowiązkowe kryteria z listy, wówczas przełożony podaje
nazwę takiego kryterium wraz z opisem podstawy oceny odpowiadającej
oczekiwaniom dotyczącym realizacji obowiązków służbowych i przykładami
zachowań na poziomie wyższym niż oczekiwany.
W Części III „Kierownicy - umiejętności zarządzania pracownikami”, która dotyczy
osób pełniących funkcje kierownicze, nie dokonuje się wyboru kryteriów, ponieważ
wszystkie są obowiązkowe.
KROK 2.4. PRZEPROWADZENIE OCEN
Oceny z wykorzystaniem ankiety elektronicznej są przeprowadzane niezależnie
i z zachowaniem poufności przez wszystkie osoby biorące udział w procesie oceny.
Projekt „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”
współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL
Biuro Projektu - Biuro Rozwoju i Projektów Strategicznych
Politechnika Warszawska ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, VI piętro, pokój 601
W przypadku osób pełniących funkcje kierownicze przeprowadzana jest dodatkowo
ocena obejmująca Część III ankiety - „Kierownicy – umiejętności zarządzania
pracownikami”, jako „samoocena”, ocena przełożonego oraz w przypadku oceny
rozszerzonej również przez pracowników wyznaczonych przez przełożonego danego
kierownika.
W przypadku ankiet w wersji papierowej, za organizację przeniesienia danych do
wersji elektronicznej ankiet odpowiada kierownik jednostki.
Dodatkowi oceniający, jeśli zostali wyznaczeni, dokonują oceny ocenianego
pracownika w miejscu i czasie ustalonym z przełożonym ocenianego.
KROK 2.5. PODSUMOWANIE OCEN PRZEZ KIEROWNIKÓW
Przeprowadzenie rozmowy podsumowującej kierownika z ocenianym pracownikiem,
uzgadniającej oceny w poszczególnych kryteriach wraz z oceną końcową.
Przeprowadzenie przez przełożonego porównania wyników oceny z wynikami ocen
poprzednich, o ile były przeprowadzane.
Przedstawienie wniosków podwładnym w trakcie indywidualnej rozmowy
podsumowującej, w tym ustalenie z ocenianym kierunków rozwoju i sposobów
doskonalenia zawodowego.
KROK 2.6. PODSUMOWANIE WYNIKÓW SOP W JEDNOSTCE
Przekazanie końcowych wyników ocen i wniosków przez kierowników według
podległości do: Prorektor, Dziekana, Kanclerza, zastępcy Kanclerza.
Podsumowanie wyników przez kierownika danej jednostki PW i przekazanie do
zespołu centralnie koordynującego proces SOP.
KROK 3. PODSUMOWANIE WYNIKÓW SOP DLA JEDNOSTEK
Zgromadzenie informacji pochodzących z danego procesu SOP (jednego cyklu)
zrealizowanego we wszystkich jednostkach, w zbiorczej bazie danych PW.
Przekazanie przez jednostkę koordynującą proces SOP wyników podsumowujących
proces (dany cykl) do Rektora PW. Wykorzystanie danych uzyskanych w procesie
SOP podlega decyzjom Rektora, a o decyzjach tych będą informowani kierownicy
jednostek organizacyjnych.
DODATKOWE REGULACJE
PROCEDURA 1
PROCEDURA OCENIANIA NIESTANDARDOWA
Wyniki oceniania pochodzące z procedury niestandardowej są zamieszczane w bazie danych,
zawierającej dane zgromadzone w procedurach standardowych.
PROCEDURA 1.1
PROCEDURA OCENIANIA NA WNIOSEK KIEROWNIKA JEDNOSTKI PW/REKTORA
Projekt „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”
współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL
Biuro Projektu - Biuro Rozwoju i Projektów Strategicznych
Politechnika Warszawska ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, VI piętro, pokój 601
Nowo zatrudnieni pracownicy (zatrudnieni po terminie ostatniego procesu SOP),
których można ocenić w sposób zasadny pomimo okresu pracy krótszego niż
przewidziany w procedurze standardowej. Procedura zalecana na potrzeby rozwoju i
doskonalenia zawodowego.
Przeprowadzane na potrzeby decyzji personalnych dotyczących przedłużenia okresu
zatrudnienia (po okresie próbnym lub czasie określonym), awansów, degradacji lub
przeniesień, o ile zasadna jest aktualizacja oceny.
Przeprowadzane na potrzeby badania niewłaściwych zachowań w miejscu pracy, o ile
zachowania pracownika uzasadniają konieczność przeprowadzenia takiej oceny.
PROCEDURA 1.2
PROCEDURA OCENIANIA NA WNIOSEK OCENIANEGO PRACOWNIKA
W uzasadnionych przypadkach na wniosek zainteresowanego pracownika kierownik
jednostki może przeprowadzić tzw. ocenę niecykliczną tego pracownika zgodnie z
zasadami ogólnymi SOP według procedury niestandardowej.
Wyniki takiej oceny są przekazywane do bazy danych PW, ale nie uruchamiają
procedury obliczania wyników dla jednostki PW i Uczelni. Wyniki oceny uzyskane w
procedurze niestandardowej stają się automatycznie aktualną oceną danego
pracownika.
PROCEDURA 2
PROCEDURA ODWOŁAWCZA (zarys, do uzupełnienia w późniejszym terminie)
Ocenianemu pracownikowi przysługuje prawo do odwołania się od wyników oceny w
terminie do 14 dni od zapoznania się z wynikami oceny podczas rozmowy
podsumowującej z przełożonym.
Pierwszą instancję stanowi komisja powołana przez Dziekana/Kanclerza,
a w przypadku innych jednostek niż wydziały i AC - odpowiedniego Prorektora.
Drugą instancję stanowi JM Rektor Politechniki Warszawskiej lub powołana przez
Niego komisja.
Od decyzji Rektora odwołanie nie przysługuje.
Projekt „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”
współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach PO KL
Biuro Projektu - Biuro Rozwoju i Projektów Strategicznych
Politechnika Warszawska ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, VI piętro, pokój 601