Znak sprawy 240-DR-4/15 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU O

Znak sprawy 240-DR-4/15
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONEJ
W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30 000 EURO
W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.)
– art. 4 pkt. 8. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza 30.000 euro.
Przedmiot zamówienia i określenie warunków usługi:
Zapewnienie sali konferencyjnej, noclegu oraz wyżywienia, w tym uroczystej kolacji, podczas
dwudniowego szkolenia w terminie 21-22 kwietnia 2015 r., w obiekcie o najmniej
trzygwiazdkowym oddalonym od Krakowa nie dalej niż 100 km.
Szczegóły dotyczące realizacji zamówienia:
Ilość osób – nie więcej niż 50
Sala konferencyjna
Sala na 50 osób, z pełnym wyposażeniem ( nagłośnienie, laptop, rzutnik, ekran, flipchart, 3
mikrofony bezprzewodowe, bezpłatne WiFi) oraz osoba do obsługi technicznej. Z możliwością
elastycznego ustawienia (szkolne lub teatralne). Sala powinna posiadać indywidualną,
automatyczną klimatyzację.
Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce z przeznaczeniem na recepcję, dostępne
podczas całego okresu trwania Konferencji, w tym stoliki, krzesła, wg. wskazań
Zamawiającego.
Usługa hotelowa:
Ilość pokoi jednoosobowych - 50
Pokoje powinny być wyposażone w telewizor, łazienkę z prysznicem, zestaw ręczników,
zestaw kosmetyków hotelowych, bezpłatny dostęp do Internetu.
Śniadanie wliczone w cenę, bezpłatny parking nie dalej niż 100m od obiektu.
Wszystkie usługi powinny być świadczone w jednym obiekcie. Bezpłatne WiFi
Przybliżony harmonogram spotkania:
21.04.2015
13:00
14:30
15:30
17:00
17:15
–
–
–
–
–
14:30
15:30
17:00
17:15
18:45
rejestracja i poczęstunek powitalny
obiad w formie szwedzkiego stołu
sesja I
przerwa kawowa
sesja II
20:00 – do ostatniego gościa – uroczysta kolacja z dodatkowymi atrakcjami
22.04.2015
9:45 – 10:00 poczęstunek powitalny
10:00 – 11:30 sesja III
11:30 – 11:45 przerwa kawowa
11:45 – 13:15 sesja IV
13:15 obiad w formie szwedzkiego stołu
Poczęstunek powitalny (2 przerwy)
21.04.2015
usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, wodę mineralną, galanterię cukierniczą, tartinki,
zorganizowane w postaci bufetu, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 20 PLN netto – w
ofercie należy przedstawić 2 propozycje poczęstunku.
22.04.2015
usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, wodę mineralną, galanterię cukierniczą,
zorganizowane w postaci bufetu, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 15 PLN netto – w
ofercie należy przedstawić 2 propozycje poczęstunku.
Przerwy kawowe (2 przerwy) – usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe,
galanterię cukierniczą, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 15 PLN netto
- w ofercie 2 propozycje.
Przerwy kawowe serwowane w sposób ciągły.
Obiad w formie szwedzkiego stołu – do wyboru po 2 rodzaje: zup, warzyw na ciepło,
mięs, dodatków do mięs, sałatek, deserów, galanteria cukiernicza, owoce, napoje ciepłe
zimne, kawa, herbata, woda mineralna, soki, bez ograniczeń, w cenie nie większej niż 80
PLN netto/1 uczestnika, w ofercie po 2 propozycje zestawów na każdy dzień (razem 8
zestawów).
Uroczysta kolacja - wymagany rodzaj kolacji – kolacja zasiadana, dania serwowane do
stolików:
przystawka + zupa + danie główne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda
mineralna, soki) + wino białe lub czerwone (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L,
wino białe, czerwone do wyboru) + bufet zimny, serwowany w sposób ciągły przez cały czas
trwania uroczystej kolacji, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 150 PLN netto – w ofercie
należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację z daniem głównym
mięsnym.
Podczas uroczystej kolacji wymagana jest obsługa kelnerska.
Wielkość Sali musi być dostosowana do ilości gości.
Open bar – podczas całego wieczoru w cenie nie większej niż 100PLN netto/osobę.
Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu, w którym będą odbywały
się sesje.
Dodatkowe atrakcje
Wykonawca zapewni dodatkowe atrakcje podczas uroczystej kolacji w dniu 21 kwietnia 2015.
Charakter dodatkowych atrakcji – integracja. Do oferty należy dołączyć opis dodatkowej
atrakcji wraz ze scenariuszem oraz ceną. Proszę o przedstawienie co najmniej 3 propozycji w
różnych wariantach cenowych.
Oprawa muzyczna
Preferowany rodzaj oprawy muzycznej - DJ. Muzyka podczas uroczystej kolacji (w tle) oraz
po kolacji – zabawa taneczna (rodzaj muzyki – standardy). Proszę o podanie 3 propozycji.
Oprawa muzyczna w dn 21.04.2015 r., w godz. Od 20:00 do ostatniego gościa.
Dodatkowe uwagi:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród złożonych ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród proponowanych atrakcji
i do zorganizowania atrakcji we własnym zakresie w obiekcie proponowanym przez
Wykonawcę i po uzgodnieniu z nim szczegółów. Wykonawca nie obciąży Zamawiającego z
tego tytułu dodatkowymi kosztami, w tym w szczególności związanymi z wynajmem lokalu
czy podłączeniem do sieci elektrycznej. Zamawiający nie będzie utrudniał ich należytego
przeprowadzenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji jakości i doświadczenia przed
wyborem oferty.
Wszelkie koszty związane z pokryciem kosztów zorganizowania zabawy tanecznej, w tym
ZAiKS, pokrywa Wykonawca.
Zamawiający nie przewiduje wniesienia zadatku. Całkowity koszt organizacji przedmiotu
zamówienia zostanie pokryty po wykonaniu usługi.
Ostateczna liczba osób biorących udział w szkoleniu zostanie podana do 16.04.2015 r.
Kryteria wyboru ofert:
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi
kryteriami:
- cena oferty netto - 50%
- ocena obiektu - 30%
- dodatkowe atrakcje - 10%
- oprawa muzyczna - 10%
Data realizacji zamówienia:
21 – 22 kwietnia 2015 r.
Termin i forma składania ofert:
Ofertę cenową wraz z materiałami zawierającymi zdjęcia obiektu oraz najbliższe otoczenie
należy przysłać e-mailem na adres: [email protected], do 16 marca 2015 r.
Każda z części oferty powinna być wyceniona osobno. W podsumowaniu oferty powinna się
również znaleźć cena łączna za całość usługi podana netto i brutto.
Osoba do kontaktów z Wykonawcami:
Magdalena Skórska-Sawina
e-mail: [email protected]
tel.: +48 12 617 74 95