regionalna izba obrachunkowa - Regionalnej Izby Obrachunkowej

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
w ZIELONEJ GÓRZE
ul. Chmielna 13, 65-261 Zielona Góra, tel.: 068 329 19 00, fax: 068 329 19 03
www.zielonagora.rio.gov.pl; e-mail:[email protected]
Zielona Góra 2011-01-24
RIO. I.- 092/1/11
Pan
Stanisław Kozłowski
Burmistrz
Ośna Lubuskiego
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2
ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych
(tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od
20 września 2010 r. do 17 grudnia 2010 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej
i zamówień publicznych Gminy Ośno Lubuskie za rok 2009.
Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu Gminy, zgodności
wewnętrznych regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami prawa, przestrzegania tych
regulacji, prawidłowości prowadzenia rachunkowości oraz przestrzegania przepisów
o zamówień publicznych.
Wyniki kontroli zawarte w protokole omówiono oraz protokół podpisano w dniu
17 grudnia 2010 r. w Urzędzie Miejskim w Ośnie Lubuskim.
W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy
o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie
pokontrolne.
Wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne zawarte zostały w Statucie Urzędu
Miejskiego w Ośnie Lubuskim, Regulaminie Organizacyjnym, a w zakresie gospodarki
finansowej i kontroli wewnętrznej w zarządzeniach w sprawie Instrukcji obiegu, kontroli
i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych oraz zarządzeniach w sprawie
przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miejskim
w Ośnie Lubuskim.
Kontrolujący ustalili, że w 2009 roku we wszystkich jednostkach organizacyjnych
Gminy Ośno Lubuskie nie przeprowadzono kontroli przestrzegania realizacji procedur
w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków,
o której mowa w art. 187 ust. 2 i 3 obowiązującej do dnia 31 grudnia 2009 r. ustawy z dnia
30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
Ze złożonych przez Burmistrza wyjaśnień wynika, że powstała nieprawidłowość była
wynikiem błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa.
Od 1 stycznia 2010 r. obowiązuje art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), nakładający
obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli
zarządczej.
Kontrola w zakresie aktualności przepisów wewnętrznych, stanu i kompletności
urządzeń księgowych wykazała, że w obowiązującej w jednostce dokumentacji nie określono
aktualnej wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji, czym naruszono
art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
W
złożonych
do
protokołu
kontroli
wyjaśnieniach
Burmistrz
jako
przyczynę
nieprawidłowości wskazał niedopatrzenie.
Kontrola w zakresie prawidłowości i terminowości zapisów w ewidencji księgowej,
sprawozdawczości budżetowej, gospodarki pieniężnej i rozrachunków oraz rozliczenia
subwencji otrzymanych przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. nie wykazała
nieprawidłowości.
Kontrolujący nie stwierdzili również nieprawidłowości w zakresie ustalania
i egzekwowania dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych.
W toku kontroli ustalono, że Rada Miejska w Ośnie Lubuskim nie uchwaliła,
obejmującego 2009 r. wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem
gminy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie
praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego
(tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 z późn. zm.).
2
Z wyjaśnień Burmistrza wynika, że Burmistrz wystąpił do Rady Miejskiej z inicjatywą
uchwałodawczą w przedmiotowej sprawie, lecz Rada nie podjęła dalszych prac
proceduralnych.
Kontrola dochodów budżetowych z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste
nieruchomości gminnych przeprowadzona na próbie 25 użytkowników wieczystych, którym
przypisano opłaty na łączną kwotę 6.069,24 zł, co stanowi 60,2 % ogólnej kwoty
przypisanych w 2009 r. opłat wykazała, że do 6 użytkowników wieczystych, którzy uiścili
opłaty roczne z tytułu użytkowania wieczystego na łączną kwotę 3.239,37 zł z opóźnieniem
od 3 do 184 dni po terminie określonym w art. 71 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.
o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.),
nie wysyłano wezwań do zapłaty.
W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy jako przyczynę niewysłania dłużnikom wezwań
do zapłaty wskazała okoliczność zmian kadrowych na stanowisku pracy związanym z obsługą
umów użytkowania wieczystego.
Ponadto w jednym przypadku stwierdzono, że użytkownikowi wieczystemu przypisano
opłaty roczne za lata 2005-2008 w wysokości wyższej o 1,95 zł za każdy rok od prawidłowej
wysokości opłaty, w wyniku czego zawyżono użytkownikowi opłaty roczne za wskazany
okres na łączną kwotę 7,80 zł.
W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy jako przyczynę nieprawidłowości wskazała błąd
pracownika.
Badając podjęte czynności windykacyjnych wobec użytkowników wieczystych
zalegających z zapłatą opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego, w oparciu o próbę
9 użytkowników wieczystych, którzy na dzień 31 grudnia 2010 r. posiadali zaległości na
łączną kwotę 3.614,26 zł, co stanowi 60,4% ogólnej kwoty zaległości ustalono, że w jednym
przypadku, pomimo nieprzeprowadzenia postępowania spadkowego, przypisano należności
z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości za lata 2000-2009, na kwotę 881,60 zł
synowi zmarłych użytkowników wieczystych.
Ze złożonych do protokołu kontroli wyjaśnień Burmistrza oraz Skarbnika Gminy wynika,
że powyższa nieprawidłowość powstała na skutek omyłki.
Kontrola wykazała również, że w 3 przypadkach dłużnikom zamiast wezwań do zapłaty
wysłano upomnienia na podstawie art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r.
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 229,
poz. 1954 z późn. zm.), co jest postępowaniem niewłaściwym, ponieważ prawo użytkowania
3
wieczystego jest prawem podmiotowym i stanowi o cywilnoprawnym charakterze korzystania
z nieruchomości, co determinuje cywilnoprawny sposób dochodzenia zaległości.
W 5 przypadkach nie wysłano użytkownikom wezwań do zapłaty, a w przypadku wszystkich
dłużników objętych kontrolą Gmina nie podjęła dalszych działań zmierzających do
wyegzekwowania zaległości z tytułu użytkowania wieczystego. W konsekwencji, na dzień
kontroli (18 października 2010 r.) dopuszczono do przedawnienia należności z tytułu opłat
rocznych za użytkowanie wieczyste 4 użytkowników wieczystych, za lata 1996-2007, na
łączną kwotę 1.381,62 zł.
W złożonych do protokołu kontroli wyjaśnieniach Burmistrz i Skarbnik Gminy jako
przyczynę powstania nieprawidłowości wskazali błędy pracownika, który obecnie nie pracuje
już w Urzędzie Miejskim.
Badając dochody uzyskane przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. z tytułu sprzedaży
nieruchomości w oparciu o 33,3 % przeprowadzonych w badanym okresie sprzedaży
w liczbie 10, ustalono, że w 4 przypadkach, po zakończeniu postępowań przetargowych,
nie dokonano pisemnego zawiadomienia osób ustalonych jako nabywców nieruchomości
o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co niezgodne jest z art. 41 ust. 1 ustawy
o gospodarce nieruchomościami.
Ze złożonych przez inspektora ds. obrotu nieruchomościami E. Ł. wyjaśnień wynika, że
nabywców informowano telefonicznie, bądź ustnie o terminie zawarcia umowy w formie aktu
notarialnego. Postępowanie takie należy uznać za niewłaściwe, ponieważ z art. 41 ust 1
ustawy o gospodarce nieruchomościami jednoznacznie wynika obowiązek zachowania
pisemnej formy zawiadomień.
Kontrola dochodów uzyskanych przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. z tytułu
dzierżawy nieruchomości
gminnych,
przeprowadzona
na
próbie
10
dzierżawców
nieruchomości gminnych, którym przypisano opłaty na łączną kwotę 5.669,73 zł, co stanowi
13,2 % ogólnej kwoty należności Gminy z tytułu umów dzierżawy sklasyfikowanej
w Rozdziale 70005, wykazała, że w przypadku 5 dzierżawców nieruchomości gminnych
wysokość czynszu dzierżawnego określono w zawartych umowach w ilości kwintali żyta,
a nie wskazano w umowach ani przepisach wewnętrznych jednostki zasad ustalania wartości
1 kwintala żyta. Nieprawidłowości takie inspektorzy stwierdzili również w trzech umowach
dzierżawy zawartych przed rokiem 2009.
Z wyjaśnień Skarbnik Gminy wynika, że dla celu ustalenia w 2009 r. wysokości czynszów
dzierżawnych przyjęto wartość 1 kwintala żyta w wysokości 53,70 zł, a ustalaniem wysokości
czynszu dzierżawnego w latach wcześniejszych zajmował się pracownik, który obecnie nie
4
pracuje już w Urzędzie Miejskim i nie ma możliwości wyjaśnienia na jakich zasadach
ustalano wówczas wysokość dzierżawy.
Kontrola terminowości zapłaty czynszów wykazała, że w przypadku 2 dzierżawców,
którzy wpłacili raty czynszu dzierżawnego na łączną kwotę 396,04 zł z opóźnieniem od 8 do
83 dni po terminach wskazanych w umowach, nie skorzystano z możliwości naliczenia
i pobrania odsetek do czego uprawnia art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks
cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Dłużnikom nie wysyłano również wezwań do
zapłaty.
Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że powyższa nieprawidłowość powstała na skutek
przeoczenia.
Kontrola w zakresie podjętych działań windykacyjnych zmierzających do
wyegzekwowania zaległości z tytułu czynszów dzierżawnych przeprowadzona na próbie
5 dzierżawców, którzy na dzień 31 grudnia 2009 r. posiadali zaległości na łączną kwotę
3.609,41 zł, co stanowi 49,9% ogólnej kwoty zaległości, wykazała, że w przypadku jednego
dzierżawcy, który na koniec 2009 r. posiadał zaległości na kwotę 79,66 zł, nie wysłano
wezwania do zapłaty, a w pozostałych 4 przypadkach dłużnikom zamiast wezwań do zapłaty
wysłano upomnienia na podstawie art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r.
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 229,
poz. 1954 z późn. zm.). Powyższe jest postępowaniem niewłaściwym, ponieważ prawo
dzierżawy jest prawem podmiotowym i stanowi o cywilnoprawnym charakterze korzystania
z nieruchomości, co determinuje cywilnoprawny sposób dochodzenia zaległości. Ponadto
w przypadku wszystkich dzierżawców objętych próbą kontroli gmina nie podjęła dalszych
działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości, w konsekwencji czego, na dzień
kontroli (16 listopada 2010 r.) dopuszczono do przedawnienia należności z tytułu czynszów
dzierżawy 3 dzierżawców za lata 1995-2007, na łączną kwotę 1.372,40 zł.
W złożonych wyjaśnieniach Burmistrz oraz Skarbnik Gminy jako przyczynę powstania
nieprawidłowości wskazali błędy pracownika, który obecnie nie pracuje już w Urzędzie
Miejskim.
Kontrolujący ustalili również, że w jednym przypadku, w umowie dzierżawy z dnia
19 kwietnia 2005 r. w § 5 zapisano, że cyt. ,,Czynsz dzierżawny ustala się w wysokości
345 kg” nie precyzując jakiego przelicznika ta ilość dotyczy. W przypadku dzierżawcy
oznaczonego Nr 06-00000094 w umowach dzierżawy termin płatności czynszu ustalono
jednorazowo do dnia 31 marca. Natomiast z karty kontowej wynika, że płatność została
5
rozłożona do spłaty w 4 ratach, co niezgodne jest z postanowieniami wyżej wskazanych
umów.
Ze złożonych wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że ustalaniem wysokości czynszu
dzierżawnego we wskazanym okresie zajmował się pracownik, który obecnie nie pracuje już
w Urzędzie Miejskim. W związku z powyższym nie ma możliwości wyjaśnienia na jakich
zasadach ustalano wysokość czynszu dzierżawnego.
Kontrola w zakresie realizacji przepisów art. 68 ust. 2 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami na przestrzeni lat 2000-2009,
przeprowadzona w oparciu o próbę 30 sprzedaży lokali mieszkalnych, czyli 18,6 % ogólnej
liczby sprzedaży lokali mieszkalnych przeprowadzonych w badanym okresie, przy
zastosowaniu bonifikaty nie wykazała nieprawidłowości.
Kontrola procedur wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
przeprowadzona
na
próbie
wszystkich
13
zezwoleń
wydanych
przedsiębiorcom
rozpoczynającym w 2009 r. działalność w przedmiocie sprzedaży napojów alkoholowych
oraz wszystkich zezwoleń jednorazowych w liczbie 15 wykazała, że we wszystkich
13 przypadkach przedsiębiorców rozpoczynających sprzedaż
napojów alkoholowych
w złożonych wnioskach o wydanie zezwoleń nie zamieszczano informacji o numerze
w rejestrze przedsiębiorców lub ewidencji działalności gospodarczej, o przedmiocie
działalności gospodarczej oraz adresie punktu składowania napojów alkoholowych
(magazynu dystrybucyjnego), co niezgodne jest z art. 18 ust. 5 pkt 3, 4 i 6 ustawy z dnia
26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi
(tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.).
Ze złożonych wyjaśnień inspektora ds. działalności gospodarczej i promocji E. K. wynika, że
przedmiotowe nieprawidłowości powstały na skutek błędu.
Ponadto kontrolujący ustalili, że w przypadku 3 przedsiębiorców opłaty za wydane
zezwolenia w łącznej kwocie 1.291,62 zł zostały wniesione po wydaniu zezwoleń,
co niezgodne jest z art. 11¹ ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi.
W złożonych do protokołu kontroli wyjaśnieniach inspektor E. K. jako przyczynę
nieprawidłowości wskazała błędną interpretację obowiązujących przepisów prawa.
Kontrola terminowości składania oświadczeń o wysokości sprzedaży napojów
alkoholowych w 2008 r. oraz wnoszenia w 2009 r. opłat za wydane zezwolenia przez
przedsiębiorców kontynuujących działalność w przedmiotowym zakresie, przeprowadzona na
próbie 40,8% zezwoleń wydanych przed 2009 r. wykazała, że 3 przedsiębiorców uiściło
6
opłaty za wydane zezwolenia w kwocie niższej o 1.269,76 zł od kwoty należnej, tj.:
w 2 przypadkach zaniżono wysokość wniesionych opłat na łączną kwotę 394,76 zł,
a w jednym przypadku przedsiębiorca nie uiścił III raty opłaty za wydane zezwolenia
w kwocie 875 zł, czym naruszono art. 11¹ ust. 2 i 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Pomimo zaistnienia wyżej wskazanych okoliczności
Burmistrz nie wydał decyzji w sprawie wygaśnięcia zezwoleń, co niezgodne jest
z art. 18 ust. 12 pkt 5 wyżej wskazanej ustawy.
Kontrola wykazała również, że w jednym przypadku na oświadczeniu o wysokości sprzedaży
poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w roku poprzednim nie odnotowano daty
złożenia oświadczenia, co uniemożliwia weryfikację terminowości jego złożenia.
Z wyjaśnień inspektora E. K. wynika, że przedmiotowe nieprawidłowości wynikły na skutek
przeoczenia związanego z szerokim zakresem powierzonych pracownikowi zadań.
W złożonych wyjaśnieniach Burmistrz jako przyczynę nieprawidłowości wskazał błędy
inspektora E. K.
Kontrola w zakresie wydatkowania środków uzyskanych z tytułu opłat za wydane
zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w 2009 r. wykazała, że pomimo,
iż w Dziale 851 Ochrona zdrowia, Rozdziale 85153 Zwalczanie narkomanii zaplanowano
wydatki w kwocie 2.000 zł, w przedmiotowym Rozdziale w 2009 r. nie sklasyfikowano
żadnych wydatków, co niezgodne jest z § 5 uchwały Nr XX/157/08 Rady Miejskiej
w Ośnie Lubuskim z dnia 30 grudnia 2008 r. w sprawie przyjęcia Gminnego Programu
Przeciwdziałania Narkomanii na lata 2009-2010.
W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy jako przyczynę nieprawidłowości wskazała
błędny sposób klasyfikacji wydatków przez Gminnego Pełnomocnika ds. Przeciwdziałania
Alkoholizmowi i Narkomanii. Środki z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu
przeznaczane są zarówno na przeciwdziałania alkoholizmowi jak i narkomanii, jednak
wszystkie
wpływające
faktury
Pełnomocnik
opisywał,
jako
dotyczące
programu
przeciwdziałania alkoholizmowi, w związku z czym klasyfikowano je w Dziale 851,
Rozdziale 85154.
Kontrola wydatków poniesionych z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników
i dodatkowych
wynagrodzeń
rocznych,
ubezpieczeń
społecznych,
ubezpieczenia
zdrowotnego, Funduszu Pracy oraz wpłat na PFRON, nie wykazała nieprawidłowości.
Kontrolujący sprawdzili wydatki poniesione przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r.
z tytułu umów zlecenia i o dzieło w oparciu o środki wydatkowane w Dziale 750
Administracja Publiczna, Rozdziale 75023 Urzędy Gmin, Paragrafie 4170 Wynagrodzenia
7
bezosobowe oraz w Dziale 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa,
Rozdziale 75412 Ochotnicze straże pożarne, Paragrafie 4170 Wynagrodzenia bezosobowe,
w łącznej kwocie 45.302,98 zł, co stanowi 15,4 % wydatków sklasyfikowanych w 2009 r.
w Paragrafie 4170. Ustalono, że w przypadku wszystkich 10 umów zlecenia i 6 umów
o dzieło, na podstawie których poniesiono wydatki objęte próbą kontroli, Skarbnik Gminy nie
dokonała kontrasygnaty umów, czym naruszono art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001, Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).
Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości był błąd pracownika,
który przygotowywał przedmiotowe umowy.
Kontrolując wydatki poniesione z tytułu rozliczania poleceń wyjazdów służbowych,
w oparciu o przyjętą do kontroli próbę 40 delegacji rozliczonych w czerwcu i lipcu 2009 r.
ustalono, że w przypadku polecenia wyjazdu służbowego Nr 178 z dnia 17 czerwca 2009 r.
z przedstawionego rachunku kosztów podróży wynika, że pracownik odbył podróż służbową
w innym dniu niż wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego, co niezgodne jest
z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości
oraz
warunków
ustalania
należności
przysługujących
pracownikowi
zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
Ponadto kontrola wykazała, że w przypadku 2 poleceń wyjazdu służbowego wydanych
R. W. - kierowcy Urzędu Miejskiego, tj. polecenia Nr 173 z dnia 5 czerwca 2009 r. na wyjazd
do Eichwalde (Niemcy) w dniu 5 czerwca 2009 r., rozliczonego w dniu 15 czerwca 2009 r. na
kwotę 181,36 zł oraz polecenia Nr 182 z dnia 22 czerwca 2009 r. na wyjazd do Eichwalde
(Niemcy) w dniu 22 czerwca 2009 r., rozliczonego w dniu 26 czerwca 2009 r. na kwotę
188,89 zł, wyżej wskazane delegacje zostały rozliczone niezgodnie z rozporządzeniem
Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz
warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej
lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami
kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Kontrolujący ustalili również, że wydatki z tytułu rozliczenia wyżej wskazanych poleceń
wyjazdów służbowych zagranicznych w łącznej kwocie 370,25 zł zostały sklasyfikowane
w Dziale 750 Administracja publiczna, Rozdziale 75023 Urzędy gmin, Paragrafie 4410
Podróże służbowe krajowe, co niezgodne jest z załącznikiem Nr 4 do obowiązującego do dnia
11 marca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie
8
szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków
pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.).
W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy wskazała, że wyżej opisane nieprawidłowości
powstały na skutek omyłki.
Od dnia 12 marca 2010 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207
z późn. zm.).
Kontrola wydatków poniesionych w 2009 r. przez Gminę Ośno Lubuskie z tytułu diet
radnych i sołtysów przeprowadzona w oparciu o próbę wydatków poniesionych
z przedmiotowego tytułu w okresie od stycznia do czerwca 2009 r. wykazała,
że Przewodniczącemu Rady Miejskiej w Ośnie Lubuskim z tytułu diet za okres od marca do
czerwca 2009 r. zaniżono diety na kwotę 206,64 zł, czym naruszono § 2 uchwały
Nr II/15/2002 Rady Miejskiej w Ośnie Lubuskim z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie
wysokości diet przysługujących radnym. Ponadto radnemu B. H. Przewodniczącemu Komisji
Gospodarczej zaniżono diety za okres od stycznia do czerwca 2009 r. o kwotę 183,50 zł oraz
radnemu M. P. Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej zaniżono diety za okres od stycznia
do czerwca 2009 r. o kwotę 146,80 zł, czym naruszono § 1 ust. 1 pkt 2 wyżej wskazanej
uchwały.
Z wyjaśnień inspektora ds. rozliczeń płacowych W. U. wynika, że wyżej wskazane
nieprawidłowości powstały na skutek omyłki.
Badając wydatki poniesione w 2009 r. przez Gminę Ośno Lubuskie z tytułu
rozliczenia kosztów wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych
w oparciu o 100% kosztów poniesionych z przedmiotowego tytułu w badanym okresie
ustalono, że w przypadku S. G. inspektora ds. budownictwa i inwestycji, któremu na
podstawie umowy z dnia 1 września 2007 r. wraz z aneksami z dnia 15 listopada 2007 r.
i 22 lipca 2009 r. przyznano limit na jazdy lokalne w liczbie 300 km, ustalono, że wysokość
wypłaconego ryczałtu za styczeń 2009 r. zawyżono o kwotę 22,79 zł, czym naruszono § 8
wyżej wskazanej umowy.
Ze złożonych wyjaśnień inspektora W. U. wynika, że powyższa nieprawidłowość powstała na
skutek omyłki.
Kontrola w zakresie poprawności dokonywania przez jednostkę w 2009 r. odpisów na
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że wysokość odpisu za 2009 r. została
zawyżona o kwotę 9.678,23 zł, czym naruszono art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r.
9
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335
z późn. zm.).
W złożonych wyjaśnieniach inspektor W. U. jako przyczynę powstania nieprawidłowości
wskazała błędną interpretację obowiązujących przepisów prawa.
Kontrola dotacji udzielonych w 2009 r. w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r.
Nr 234, poz. 1536) podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, nie wykazała
nieprawidłowości.
Kontrola 4 postępowań przeprowadzonych w 2009 r. oraz 2 postępowań
przeprowadzonych w 2010 roku udzielania zamówień publicznych stosownie do przepisów
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r.
Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) wykazała, że w przypadku przeprowadzonego w 2009 r.
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pod nazwą „Roboty
wykończeniowe budynku Remizy Strażackiej OSP w miejscowości Sienno" wartość
szacunkowa zamówienia ustalona została w oparciu o kosztorys inwestorski sporządzony
17 miesięcy przed rozpoczęciem postępowania, czym naruszono art. 35 ust. 1 ustawy Prawo
zamówień publicznych.
W złożonych wyjaśnieniach podinspektor ds. zarządzania funduszami europejskimi
i zamówień publicznych - A. K. jako przyczynę powstania nieprawidłowości wskazała natłok
obowiązków na zajmowanym stanowisku pracy.
Kontrola wykazała również, że w przypadku przeprowadzonego w 2009 r. postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pod nazwą „Przebudowa drogi gminnej
w miejscowości Smogóry”, po zawarciu z wybranym w postępowaniu wykonawcą w dniu
5 sierpnia 2009 r. umowy o realizację zadania publicznego, zamawiający nie zamieścił
w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, czym naruszył
art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Umowę z wykonawcą podpisał Burmistrz
i tym samym ponosi on odpowiedzialność za udzielenie przedmiotowego zamówienia
publicznego.
W złożonych do protokołu kontroli wyjaśnieniach Burmistrz jako przyczynę powstania
nieprawidłowości wskazał przeoczenie podinspektora A. K.
Kontrolujący ustalili także, że w sprawozdaniu o udzielonych w 2009 r. zamówieniach
publicznych, w rubryce „Roboty budowlane liczba postępowań zakończonych udzieleniem
zamówienia albo zawarciem umowy ramowej” w tabeli pkt II, wykazano dwa zamówienia,
których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro,
10
co niezgodne jest z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu
o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155,
poz. 1110 z późn. zm.). W trakcie trwania kontroli w dniu 15 listopada 2010 r. dokonano
korekty rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych w 2009 r.
W złożonych wyjaśnieniach podinspektor A. K. jako przyczynę nieprawidłowości wskazała
błędną interpretację obowiązujących przepisów prawa.
Badając prawidłowość sporządzenia informacji o stanie mienia komunalnego,
stanowiącej załącznik do projektu uchwały budżetowej na 2010 r. ustalono, że w informacji
o stanie mienia komunalnego nie wykazano danych o zmianach w stanie mienia
komunalnego, w zakresie określonym w art. 180 pkt 2, obowiązującej do dnia
31 grudnia 2009 r. ustawy dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249,
poz. 2104 z późn. zm.), tj. o zmianach w zakresie: przysługujących jednostce samorządu
terytorialnego praw własności; innych niż własność praw majątkowych, w tym
w szczególności o ograniczonych prawach rzeczowych, wierzytelnościach (trwałym
zarządzie, użytkowaniu wieczystym), od dnia złożenia poprzedniej informacji (wymagane
art. 180 pkt 3 ww. ustawy).
Ze złożonych przez inspektora E. Ł. wyjaśnień wynika, że powyższa nieprawidłowość
wynikła z mylnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa.
Od dnia 1 stycznia 2010 r. w powyższym zakresie obowiązuje art. 267 ust. 1 pkt 3 lit. c
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240
z późn. zm.),
Kontrola prawidłowości przeprowadzenia w 2009 r. inwentaryzacji stosownie do
obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) wykazała, że w zarządzeniu
Nr 29/9 Burmistrza Miasta i Gminy Ośno Lubuskie z dnia 4 grudnia 2009 r. w sprawie
powołania komisji inwentaryzacyjnej celem przeprowadzenia inwentaryzacji składników
majątkowych, rzeczowych i pieniężnych wyznaczono termin przeprowadzenia inwentaryzacji
w formie spisu z natury do dnia 30 stycznia 2010 r. Ponieważ z protokołu rozliczeń wyników
inwentaryzacji wynika, że obejmowała ona pozostałe środki trwałe, a część spisu z natury
składników majątkowych przeprowadzono w terminie od 21.01.2010 r. do 27.01.2010 r.,
naruszony został art. 26 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz § 11 ust. 2
Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad
odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta i Gminy Ośno Lubuskie,
11
wprowadzonej zarządzeniem Nr 47/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Ośno Lubuskie z dnia
31 grudnia 2004 r. Kontrola wykazał również, że protokoły inwentaryzacyjne nie zostały
podpisane przez członków komisji inwentaryzacyjnych, a same protokoły zostały
sporządzone na formularzach niezgodnych z załącznikiem Nr 5 wyżej wskazanej instrukcji.
Do protokołów nie załączono oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych wg wzoru
określonego załącznikiem Nr 6 instrukcji, czym naruszono § 15 ust. 1 wyżej wskazanej
instrukcji.
Ze złożonych do protokołu kontroli wyjaśnień Burmistrza i Skarbnika Gminy wynika, że
wyżej opisane nieprawidłowości wynikły z nieuwagi pracownika przygotowującego treść
zarządzenia oraz rozliczającego inwentaryzację
Badając rozliczenia dotacji na zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień
przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. nie stwierdzono nieprawidłowości.
Kontrolując rozliczenia finansowe Gminy z jej jednostkami organizacyjnymi
w oparciu o wybraną reprezentację dwóch jednostek budżetowych oraz instytucji kultury
nie stwierdzono nieprawidłowości.
Kontrola realizacji zadań wynikających z art. 30a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r.
Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.), nie wykazała
nieprawidłowości.
Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych, wnoszę o:
1. Zaktualizowanie obowiązującej w Urzędzie Gminy dokumentacji opisującej przyjęte
zasady rachunkowości w zakresie stosowanej w jednostce aktualnej wersji
oprogramowania oraz daty rozpoczęcia eksploatacji, stosownie do obowiązku
wynikającego z art. 10 ust. 2 oraz art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
2. Wystąpienie z inicjatywą uchwałodawczą w sprawie wieloletniego programu
gospodarowania
mieszkaniowym
zasobem
gminy,
o
którym
stanowi
art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów,
mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jedn.
Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 z późn. zm.), stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy
z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142,
poz. 1591 z późn. zm.).
12
3. Wysyłanie do dłużników zalegających z zapłatą należności cywilnoprawnych wezwań
do zapłaty.
4. Po bezskutecznym upływie terminów do spłaty zaległości z tytułu należności
cywilnoprawnych
wyznaczonych
w
wysłanych
wezwaniach
do
zapłaty,
podejmowanie dalszych działań w celu ich wyegzekwowania.
5. Rozważenie możliwości żądania odsetek od nieterminowo wpłacanych należności
cywilnoprawnych, stosownie do art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r.
Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
6. Jednoznaczne określenie wysokości kwoty czynszu dzierżawnego w zawartych
umowach i dokonywanie przypisów należności cywilnoprawnych zgodnie z
zawartymi umowami..
7. Zawiadamianie osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie
zawarcia umowy sprzedaży w sposób zgodny z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia
21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r.
Nr 102, poz. 651 z późn. zm.).
8. Egzekwowanie wymogów zamieszczania we wnioskach o wydanie zezwoleń na
sprzedaż napojów alkoholowych wszystkich informacji wskazanych w art. 18 ust. 5
ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.).
9. Przestrzeganie
obowiązku
wnoszenia
opłat
za
wydane
zezwolenia
przez
przedsiębiorców rozpoczynających działalność w zakresie sprzedaży napojów
alkoholowych przed wydaniem zezwolenia, zgodnie z art. 11¹ ust. 2 ustawy
o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
10. Wygaszanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadkach
określonych w art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości
i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
11. Wyegzekwowanie od 3 przedsiębiorców, którzy w 2009 r. kontynuowali działalność
w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych, niedopłaty w kwocie 1.269,76 zł,
wynikającej z niewłaściwej wysokości wniesionych w 2009 r. opłat za wydane
zezwolenia.
12. Egzekwowanie wymogu terminowego składania przez przedsiębiorców oświadczeń
o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w roku
poprzednim.
13
13. Wydatkowanie środków uzyskanych z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż
napojów alkoholowych na cele określone w gminnych programach, o których mowa
w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.
14. Przestrzeganie przez Skarbnika Gminy lub osobę upoważnioną obowiązku w zakresie
kontrasygnaty dokumentów, wynikającego z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie
gminnym.
15. Rzetelne rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych, zapewniające zgodność terminu
podróży określonego przez pracodawcę z rzeczywistym przebiegiem zleconej
pracownikowi podróży służbowej.
16. Rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych zagranicznych zgodnie z przepisami
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.
w sprawie
wysokości
oraz
warunków
ustalania
należności
przysługujących
pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
budżetowej
z
tytułu
podróży
służbowej
poza
granicami
kraju
(Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
17. Klasyfikowanie wydatków poniesionych z tytułu rozliczenia poleceń wyjazdów
służbowych zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia
2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
(Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.).
18. Naliczanie diet Przewodniczącemu Rady Miejskiej i radnym zgodnie z obowiązującą
uchwałą Rady Miejskiej w Ośnie Lubuskim.
19. Rozliczenie niedopłaty z tytułu diet: Przewodniczącemu Rady Miejskiej w kwocie
206,64 zł, radnemu B. H. Przewodniczącemu Komisji Gospodarczej w kwocie
183,50 zł oraz radnemu M. P. Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej w kwocie
146,80 zł.
20. Ustalanie wysokości ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów
służbowych
zgodnie
z
zasadami
określonymi
w
podpisanych
umowach
i rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
21. Rozliczenie nienależnie wypłaconego ryczałtu za styczeń 2009 r. dla S. G. inspektora
ds. budownictwa i inwestycji w kwocie 22,79 zł.
14
22. Dokonywanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie
z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
23. Ustalanie wartości zamówienia zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113,
poz. 759 z późn. zm.).
24. Zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu
zamówienia, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo
zamówień publicznych.
25. Sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych
zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu
o udzielonych
zamówieniach,
jego
wzoru
oraz
sposobu
przekazywania
(Dz. U. Nr 155, poz. 1110 z późn. zm.).
26. Sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego w sposób zgodny
z art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.).
27. Przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223
z późn. zm.) oraz w przepisach wewnętrznych obowiązujących w jednostce.
Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia
do Kolegium Izby.
Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania
proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od
dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Prezes Izby
/-/
Ryszard Zajączkowski
Do wiadomości :
1. Rada Miejska w Ośnie Lubuskim,
2. RIO II,
3. a/a.
15