Wystąpienie

Omówienie procedur
administracyjnych i
obsługa interesanta w
Starostwie Powiatowym
w Lublinie
Wystąpienie Pawła Pikuli – Starosty Powiatu
Lubelskiego
2009-03-25
„Omówienie procedur administracyjnych i obsługa interesantów w Starostwie
Powiatowym w Lublinie”
Starostwo Powiatowe w Lublinie jest powiatową jednostka organizacyjną utworzoną z
mocy ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym.
Siedziba Starostwa mieści się w Lublinie przy ul. Spokojnej 9. Filie Wydziału Geodezji i
Komunikacji, Transportu i Drogownictwa mają swoje siedziby w Bychawie, BełŜycach i
Niedrzwicy DuŜej.
Starostwo Powiatowe jest aparatem pomocniczym Zarządu Powiatu w Lublinie, przy
pomocy którego Zarząd wykonuje zadania Powiatu Lubelskiego, jako organ wykonawczy
Powiatu i organ administracji publicznej. Starostwo zapewnia obsługę merytoryczną,
organizacyjną, prawną, techniczną oraz kancelaryjno-biurową Rady Powiatu w Lublinie,
Zarządu Powiatu i Starosty Lubelskiego.
Starostwem kieruje Starosta Lubelski przy pomocy Wicestarosty, Członków Zarządu,
Sekretarza i Skarbnika.
Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa określa regulamin organizacyjny.
Starostwo realizuje zadania własne powiatu wynikające z ustawy o samorządzie powiatowym
i określone ustawami szczególnymi oraz Statutem Powiatu Lubelskiego, uchwałami Rady
Powiatu, uchwałami Zarządu i zarządzeniami Starosty.
Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa określa regulamin organizacyjny.
W skład Starostwa wchodzi 13 komórek organizacyjnych, z czego prawie we
wszystkich realizowana jest obsługa interesantów.
PoniŜej przedstawię wykaz najwaŜniejszych usług w poszczególnych Wydziałach
Starostwa:
Wydział Organizacyjny
Jego działanie reguluje 10 ustaw. Oprócz spraw związanych z Radą Powiatu, promocją czy
obsługą informatyczną Starostwa pracownicy tego wydziału zajmują się równieŜ
rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz pełnią nadzór nad 87 stowarzyszeniami.
2
Wydział Edukacji, Ochrony Zdrowia i Kultury
Działa w oparciu o 10 ustaw oraz dodatkowych porozumień o przyjęciu zadań zawartych
przez powiat z organami administracji rządowej lub jednostkami samorządu terytorialnego.
Decyzje i postanowienia, które moŜna uzyskać w tym wydziale to:
1. Zasady udzielania z budŜetu powiatu dotacji na realizację zadań poŜytku publicznego
z zakresu kultury oraz sportu i kultury fizycznej
2. Skierowanie do specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych
3. Wpis do ewidencji stowarzyszeń kultury fizycznej nie prowadzących działalności
gospodarczej
4. Wpis do ewidencji uczniowskich klubów sportowych
5. Zezwolenie na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa
Bardzo istotną kwestią jest równieŜ realizacja programów stypendialnych finansowanych z
Europejskiego Funduszu Społecznego - "Eurostudent" i "Eurostypendia".
Wydział Komunikacji, Transportu i Drogownictwa
Jego pracę reguluje 9 odrębnych ustaw.
Sprawy do załatwienia:
1. Wydawanie praw jazdy.
2. Rejestracja pojazdów.
3.
Zatwierdzanie organizacji ruchu na drogach powiatowych i gminnych
4. Wydawanie uprawnień diagnostom
5. Wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących Stacje Kontroli Pojazdów
6. Wpis osoby do ewidencji instruktorów nauki jazdy
7. Wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców
8. Wydanie zezwolenia na wykonywanie przewozów regularnych w krajowym
transporcie drogowym
9. Wydanie zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne
10. Udzielanie licencji, wydawanie zezwoleń i zaświadczeń na wykonywanie transportu
drogowego osób i rzeczy
3
11. Wydawanie kart parkingowych osobom niepełnosprawnym oraz placówkom
zajmującym się opieką rehabilitacyjną lub edukacją osób niepełnosprawnych
Wydział Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa
Liczba ustaw, na podstawie, których wydawane są decyzje w tym wydziale wynosi 19.
Pracownicy zajmujący się ochroną środowiska odpowiadają między innymi za :
1. Pozwolenia na wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza.
2. Karty wędkarska
3. Dopuszczenie reproduktora do rozrodu naturalnego
4. Wyznaczenie do wyrębu, oznakowanie drewna oraz wydanie świadectwa legalności.
5. Pozwolenie na wytwarzanie odpadów - które powstają w związku z eksploatacją
instalacji (jeŜeli wytwórca wytwarza powyŜej 1 Mg odpadów niebezpiecznych lub
powyŜej 5 tysięcy Mg odpadów innych niŜ niebezpieczne).
6. PrzedłoŜenie informacji o wytwarzanych odpadach oraz o sposobach gospodarowania
wytworzonymi odpadami (jeŜeli wytwórca wytwarza odpady niebezpieczne w ilości
do 0,1 Mg rocznie albo powyŜej 5 Mg rocznie odpadów innych niŜ niebezpieczne).
7. O uznanie rekultywacji za zakończoną.
8. Pozwolenie zintegrowane na wprowadzanie zanieczyszczeń do środowiska.
9. Rejestracja zwierząt naleŜących do gatunków podlegających ograniczeniom na
podstawie prawa Unii Europejskiej oraz umów międzynarodowych.
10. Pozwolenia wodnoprawne.
11. Koncesja na rozpoznanie i wydobywanie kopalin pospolitych
12. Przyjęcie dokumentacji geologicznej złoŜa.
13. Określenie osoby obowiązanej do wykonania rekultywacji gruntów, kierunek i termin
wykonania rekultywacji gruntów
14. Przyjęcie dokumentacji hydrogeologicznej zasobów eksploatacyjnych ujęć wód
podziemnych lub źródeł naturalnych.
15. Rejestracja sprzętu pływającego słuŜącego do połowu ryb
16. Stanowisko w sprawie wyłączenia z produkcji rolniczej gruntów rolnych
4
17. Zezwolenie na prowadzenie działalności w zakresie odzysku, transportu i zbierania
odpadów
18. Zezwolenie na prowadzenie działalności w zakresie zbierania odpadów.
19. Oznakowanie drewna oraz wydanie świadectwa legalności.
20. Uzyskanie decyzji zatwierdzającej program gospodarki odpadami niebezpiecznymi
(jeŜeli wytwórca wytwarza odpady niebezpieczne powyŜej 0,1 Mg rocznie).
21. Zezwolenie na prowadzenie działalności w zakresie unieszkodliwiania odpadów.
22. Zezwolenie na udział w handlu uprawnieniami do emisji do powietrza gazów
cieplarnianych.
23. Zgłoszenie instalacji mogącej negatywnie oddziaływać na środowisko z uwagi na
wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza
Wydział Geodezji:
Zadania tego wydziału określone są przez 8 odrębnych ustaw.
Sprawy do załatwienia w wydziale geodezji:
1. Wydawanie wypisów i wyrysów oraz zaświadczeń z operatu ewidencyjnego
2. Zwrot działek doŜywotnich
3. Scalanie i wymiana gruntów
4. Zmiany w ewidencji gruntów
5. Klasyfikacja gruntów
6. Zgłaszanie prac geodezyjnych i kartograficznych
7. SprzedaŜ map
5
Wydział Architektoniczno-Budowlany
Wydaje decyzje i pozwolenia w oparciu o 3 ustawy oraz porozumienia o przyjęciu zadań
zawartych przez powiat z organami administracji rządowej lub jednostkami samorządu
terytorialnego. Do tego wydziału zgłaszamy się, aby uzyskać: między innymi:
1. Pozwolenie na budowę / Wykonanie robót budowlanych
2. Zaświadczenie o ustanowieniu odrębnej własności samodzielnego lokalu
mieszkalnego oraz lokali o innym przeznaczeniu
3. Zaświadczenie w sprawie dodatków mieszkaniowych
4. Zgłoszenie zmiany sposobu uŜytkowania obiektu budowlanego lub jego części
5. Zgłoszenie rozbiórki obiektów budowlanych nie wymagających pozwolenia na
rozbiórkę
6. Zgłoszenie budowy obiektów lub wykonania robót budowlanych nie wymagające
pozwolenia na budowę
7. Przeniesienie pozwolenia na budowę obiektu budowlanego
8. Zmiana decyzji o pozwolenie na budowę obiektu budowlanego
9. Pozwolenie na rozbiórkę
Wydział Inwestycji, Funduszy Pomocowych i Gospodarki Mieniem
Działa na podstawie 7 ustaw.
Wykaz procedur:
1. Zwrot wywłaszczonej nieruchomości
2. Wywłaszczenie nieruchomości lub ograniczenie prawa własności
3. Wypłata odszkodowania za działki zajęte pod drogi gminne, powiatowe, wojewódzkie
i krajowe
4. Przekształcenie prawa uŜytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości.
6
5. Bonifikata od opłaty rocznej z tytułu uŜytkowania wieczystego nieruchomości
gruntowej, jeŜeli nieruchomość jest przeznaczona lub wykorzystywana na cele
mieszkaniowe.
Ilość decyzji i postanowień wydawanych w przykładowych sprawach w 2008 roku:
Pozwolenia na budowę: 2 463
Zgłoszenia: 1 473
Decyzje zezwalające na wyłączenie gruntów z produkcji rolniczej: 1 663
Pozwolenia wodnoprawne: 71
Ilość wydanych kart wędkarskich: 175
Ilość zarejestrowanych jednostek pływających: 22
Wyznaczenie do wyrębu, oznakowanie drewna oraz wydanie świadectwa legalności: 1 610
Wydane mapy ewidencyjne: 300
Zarejestrowane pojazdy: 14 008
Wydane prawo jazdy: 4 806, w tym 1239 wtórników, 244 karty parkingowe dla osób
niepełnosprawnych, 103 wypisy do zezwoleń na przewozy regularne.
7
Wszystkie powyŜsze informacje mogą Państwo odnaleźć na internetowej stronie Starostwa
Powiatowego w Lublinie w Biuletynie Informacji Publicznej. Korzystanie
z
naszej strony www umoŜliwia równieŜ uzyskanie informacji o: osobach zatrudnionych w
naszym urzędzie i ich kompetencjach, numerach telefonów do poszczególnych wydziałów,
sposobie załatwiania spraw. Zawartość BIP określona jest w ustawie z dn. 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej.
Aby ułatwić proces składania dokumentów i załatwiania spraw od dnia 30 maja 2005r.
w Starostwie Powiatowym w Lublinie przy rozpoczął funkcjonowanie Punkt Obsługi
Interesantów. Głównym celem utworzenia punktu była fachowa, miła i sprawna obsługa
interesantów w sprawach związanych z działalnością urzędu. Powstał on przede wszystkim z
myślą o stworzeniu mieszkańcom dogodnych warunków oraz przyjaznej atmosfery podczas
załatwiania spraw urzędowych.
Punkt został zlokalizowany z myślą o wygodzie interesantów ze szczególnym
uwzględnieniem osób starszych i niepełnosprawnych. Znajduje się on bowiem na parterze
budynku Starostwa Powiatowego w Lublinie i czynny jest w godzinach pracy urzędu
Petenci mogą składać tam kierowane do urzędu pisma, otrzymywać: szczegółową,
kompetentną informację na temat trybu i sposobu załatwiania spraw, wszystkie wnioski, druki
i formularze oraz pomoc w ich wypełnieniu. Tu dowiadują się jakie dokumenty naleŜy
dołączyć do konkretnego wniosku, jakie prawno - formalne warunki naleŜy spełnić, aby
rozwiązać sprawę, z którą zgłaszają się do Urzędu.
Punkt został otwarty, aby interesanci nie błądzili po korytarzach w poszukiwaniu
kompetentnych dla danej kwestii urzędników, tylko zaraz po wejściu do urzędu otrzymali
informacje gdzie, jaką sprawę załatwić.
Nie wszystko jednak moŜna załatwić w Punkcie, ale w takich przypadkach pracownik
kieruje interesanta do odpowiedniego pracownika.
8
Przyjmowane są tam głównie dokumenty z zakresu budownictwa, ochrony
środowiska, rolnictwa oraz geodezji. KaŜdego dnia obsługiwanych jest tam około 100 osób.
W Punkcie moŜna równieŜ skorzystać z infonomatu. Jest to komputer umieszczony w
odpowiedniej obudowie, wyposaŜony w ekran dotykowy. Terminal umoŜliwia korzystanie
z zasobów internetu w tym równieŜ z portalu i serwisu BIP Powiatu Lubelskiego.
WyposaŜony został dodatkowo w moduł drukujący, co pozwoli na wydrukowanie formularzy
zamieszczonych na naszych stronach lub teŜ wydrukowanie pism (np. podań) stworzonych w
edytorze tekstu zainstalowanym na tych urządzeniach. Korzystanie z niego jest zupełnie
bezpłatne, urządzenie to ma charakter publicznego dostępu do internetu dla mieszkańców
naszego Powiatu.
Ilość dokumentów, wniosków i podań złoŜonych w ubiegłym roku do Starostwa
wynosiła
43 566 aby efektywnie obsługiwać petentów od 2005 roku w naszym urzędzie
działa Elektroniczny Obieg Dokumentów. KaŜdy dokument wpływający do Starostwa
Powiatowego w Lublinie jest rejestrowany w e-obiegu. Po dekretacji przez Starostę lub
Wicestarostę trafia on do odpowiedniego wydziału, a następnie do pracownika, który
rozpatruje sprawę. Dzięki niemu moŜliwe jest śledzenie drogi kaŜdego z dokumentów, który
wpływa do naszego urzędu. Przy uŜyciu tego programu moŜemy teŜ monitorować sposób
i terminy załatwiania poszczególnych spraw.
Przykładowe procedury wydawania decyzji w Starostwie powiatowym w Lublinie.
Wydawanie pozwolenia na budowę:
Osoba ubiegająca się o wydanie pozwolenia na budowę powinna złoŜyć odpowiedni wniosek
(dostępny na stronie Powiatu lub w Punkcie Obsługi Interesantów) oraz dołączyć do niego
wymagane dokumenty. Są to:
- aktualna mapa geodezyjna terenu w skali 1:1000 (aby ją otrzymać naleŜy wypełnić
odpowiedni wniosek w Wydziale Geodezji)
9
- wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania działki lub decyzję o warunkach
zabudowy (dokumenty takie wydaje Urząd Gminy)
- 4 egzemplarze projektów danej inwestycji
- oświadczenie o prawie dysponowania nieruchomością
- decyzję dotyczącą zajęcia stanowiska w sprawie wyłączenia gruntu przeznaczonego pod
zabudowę z rolniczego uŜytkowania.
Stosownie do potrzeb niezbędne okazać się mogą równieŜ:
- oświadczenie właściwych jednostek organizacyjnych o zapewnieniu dostaw energii, wody,
ciepła, gazu, odbioru ścieków oraz o warunkach przyłączenia do sieci wodociągowych,
kanalizacyjnych,
gazowych,
elektroenergetycznych,
telekomunikacyjnych
oraz
dróg
lądowych,
- oświadczenie właściwego zarządcy drogi o moŜliwości połączenia działki z drogą
publiczną.
Przed wydaniem decyzji o pozwoleniu na budowę sprawdza się:
1. zgodność
projektu
budowlanego
z
ustaleniami
miejscowego
planu
zagospodarowania przestrzennego lub decyzji o warunkach zabudowy.
2. zgodność projektu zagospodarowania działki lub terenu z przepisami
3. kompletność projektu budowlanego i posiadanie wymaganych opinii,
uzgodnień i pozwoleń
4.
projekt
- w razie stwierdzenia naruszeń na którymkolwiek z etapów postanowieniem
nakłada się obowiązek usunięcia wskazanych nieprawidłowości, określając termin
ich usunięcia, a po jego bezskutecznym upływie wydaje się decyzję o odmowie
zatwierdzenia projektu i wydania pozwolenia na budowę.
- w razie spełnienia wszystkich powyŜszych warunków w ciągu 65 dni
od momentu złoŜenia wniosku (pod warunkiem, Ŝe nie wydano postanowienia w
danej sprawie) inwestor otrzymuje pozwolenie na budowę
10
Zajęcie stanowiska w sprawie wyłączenia gruntów z produkcji rolniczej.
Stanowisko Wydziału Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa jest jednym
z dokumentów niezbędnych do uzyskania pozwolenia na budowę, utwardzenia zjazdu
na działkę czy teŜ zgłoszenia na budowę.
Dokumentami niezbędnymi do uzyskania decyzji w tej sprawie są:
- aktualny dokument stwierdzający prawo do dysponowania gruntem (odpis aktu własności
gruntu, wypis z księgi wieczystej, wypis z rejestru gruntów). W przypadku, gdy właścicielami
działki jest więcej niŜ jedna osoba niezbędna jest zgoda współwłaściciela na realizację danej
inwestycji;
- plan zagospodarowania działki (dokument ten jest częścią projektu budowlanego)
- w przypadku, gdy inwestor nie jest rolnikiem (w myśl rozumienia ustawy osoba posiadająca
min. 1 ha gruntu) ,a uŜytki rolne przeznaczone pod inwestycję są sklasyfikowane w klasach
bonitacyjnych I – III do wniosku naleŜy dołączyć wykaz zmian gruntowych dla planowanej
inwestycji z mapą projektowanego wyłączenia;
- jeŜeli grunty, przeznaczone pod inwestycję sklasyfikowane zostały jako IV – VI dołączamy
bilans zagospodarowania terenu (Dokument ten stanowi część projektu budowlanego);
- w przypadku, gdy powierzchnia gruntu przeznaczonego do wyłączenia z produkcji rolniczej
przekracza 500m2 dla budynku mieszkalnego jednorodzinnego lub przeznaczony będzie
na działalność gospodarczą potrzebny jest równieŜ dokument określający aktualną
wolnorynkową wartość wyłączonego gruntu;
- kiedy osoba ubiegająca się o zajęcie stanowiska w sprawie wyłączenia gruntów jest
posiadaczem ponad 1 ha gruntów, a planowana inwestycja będzie słuŜyła bezpośrednio
produkcji rolniczej niezbędny jest aktualny dokument stwierdzający prawo do dysponowania
gruntem o powierzchni przekraczającej 1 ha (fizyczny lub przeliczeniowy). Dokumentem
takim moŜe być nakaz płatniczy lub na przykład umowa dzierŜawy.
W procedurze wydawania decyzji o wyłączeniu gruntów z produkcji rolniczej sprawdza się:
1. Zgodność projektu zagospodarowania działki z miejscowym planem zagospodarowania
przestrzennego lub decyzją o warunkach zabudowy;
2. Powierzchnię jaką zajmować będzie dana inwestycja.
3. Kompletność dostarczonych dokumentów
11
W przypadku zagospodarowywanie powierzchni większej niŜ 500m2 na gruncie w klasach
bonitacyjnych I – III oblicz się równieŜ opłaty związane z wyłączeniem gruntu.
Termin wydania decyzji o wyłączeniu gruntu z rolniczego uŜytkowania to 30 dni od momentu
złoŜenia wniosku. Czas ten moŜe ulec wydłuŜeniu jeŜeli złoŜona wcześniej dokumentacja nie
była kompletna i został w związku z tym nałoŜony postanowieniem obowiązek uzupełnienia
braków. Termin uzupełnienia to w tym przypadku 7 dni od daty odebrania postanowienia.
Wiem, Ŝe ilość spraw załatwianych w Starostwie jest bardzo duŜa a procedury często
są skomplikowane. Staramy się ułatwić interesantom drogę do otrzymania pomocy, decyzji
czy postanowień poprzez udzielanie fachowych informacji w Punkcie Obsługi Interesantów
jak równieŜ umieszczanie ich na naszej stronie internetowej. Zdajemy sobie jednak sprawę, Ŝe
w celu jeszcze sprawniejszej obsługi petentów niezbędne jest
przekazywanie im porad
i wskazówek umoŜliwiających sprawne poruszanie się w gąszczu przepisów. Wierzę, Ŝe
dostęp do bezpłatnych porad jest szansą na poprawę komunikacji pomiędzy interesantem
a urzędnikiem.
12