Zarządzenie Nr ……

ZARZĄDZENIE Nr 21/14/15
Rektora Politechniki Śląskiej
z dnia 30 grudnia 2014 roku
w sprawie krajowych podróży służbowych pracowników i wyjazdów osób niebędących
pracownikami Politechniki Śląskiej, a także zasad ich rozliczania
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie
wyższym (j.t. –Dz.U. z 2012r. poz. 572, z późn. zm.), w związku z art. 775 § 1 i § 5 ustawy
z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy ( j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167)
i rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków
ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracowdawcy
(Dz. U. z 2002r. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.), zarządza się, co następuje:
I. Krajowa podróż służbowa
§1
1. Podróżą służbową jest wykonanie przez pracownika, na polecenia kierownika
jednostki/komórki organizacyjnej zadania służbowego poza miejscowością, w której
znajduje się siedziba Uczelni lub poza stałym miejscem pracy pracownika,
w określonym terminie i miejscu.
2. Podstawą odbycia krajowej podróży jest wystawienie dokumentu „polecenie wyjazdu
służbowego” podpisanego przez dysponenta środków finansowych, zlecającego
zadanie służbowe.
3. Dysponent środków finsowych określa miejscowość, środek lokomocji oraz daty
rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej.
4. Dysponentem środków finansowych jest:
1) Rektor – dla prorektorów, kanclerza oraz kierowników podstawowych,
międzywydziałowych, ogólnouczelnianych i pozawydziałowych jednostek
organizacyjnych,
2) kanclerz i kierownicy jednostek, o których mowa w pkt 1) – dla pracowników
zatrudnionych w podległych im komórkach i jednostach,
3) kierownicy projektów – dla osób delegowanych w ramach projektu.
5. Delegowany pracownik przed wyjazdem w podróż służbową zobowiązany jest
zarejestrować „Polecenie wyjazdu służbowego” w Dziale Spraw Osobowych.
6. „Polecenie wyjazdu służbowego” powinno zawierać nastepujące informacje:
1) numer, pod którym zarejestrowano wyjazd służbowy w Dziale Spraw Osobowych,
2) imię i nazwisko wyjeżdżającego pracownika,
3) miejscowość docelową podróży,
4) czas trwania podróży,
5) określenie środka lokomocji (klasa i rodzaj pociągu),
6) cel podróży,
7) akceptację dysponenta środków.
§2
Pracownikowi z tytułu odbytej podróży krajowej przysługują następujące należności:
1) diety,
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych
przez dysponenta środków.
§3
1. Dieta, o której mowa w § 2 pkt 1) jest ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na
pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Wysokość diety aktualnie
wynosi 30 zł za dobę podróży, co określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki
Społecznej, o którym mowa na wstępie.
2. Należność z tytułu diety oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej
(wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) w następujący sposób:
1) jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2) jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w
pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3. Dieta nie przysługuje, jeżeli w czasie podróży służbowej zapewniono pracownikowi
bezpłatne całodzienne wyżywienie.
4. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia,
przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 25% diety,
2) obiad – 50% diety,
3) kolacja – 25 % diety.
5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której
zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio. Pracownik
powinien opisać na rachunku/fakturze za usługę hotelaską, który posiłek był
zapewniony w ramach usługi hotelarskiej.
6. Przy rozliczeniu podróży służbowej nie uwzględnia się rachunków/faktur za usługi
gastronomiczne z wyłączeniem rachunków/faktur za usługę hotelarską, w ramach
której zapewniono wyżywienie.
§4
1. Dysponent środków finansowych określa środek transportu właściwy do odbycia
podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, z zastrzeżeniem ust. 5
2. Określając środek transportu należy kierować się zasadą racjonalizacji kosztów
podróży, charakterem podróży, trudnością dojazdu.
3. Podróż służbowa powinna odbyć się, po najkrótszej drodze i bez uzasadnionych
powodów nie można tej trasy wydłużać.
4. Podstawowym środkiem transportu do odbycia podróży służbowej jest przejazd
pociągiem II klasy, a w uzasadnionych przypadkach klasy I.
5. Zwrot kosztów przejazdu określonym środkiem transportu obejmuje cenę biletu
z uwzględnieniem ulg na dany środek transportu, przysługujący pracownikowi.
Poniesione na ten cel wydatki muszą być potwierdzone biletmi lub
rachunkiem/fakturą. Nie podlega zwrotowi dodatkowa opłata za bilet zakupiony
u konduktora pociągu.
6. Podróż służbowa komunikacją samochodową międzymiastową może odbyć się jeżeli:
1) do danej miejscowości nie ma połączenia kolejowego lub połączenie jest
utrudnione,
2) koszt przjazdu autobusem (minibusem) jest niższy, niż koszt przejazdu
odpowiedniej klasy pociągiem.
7. W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym, niż określony w poleceniu
wyjazdu służbowego, różnice pomiędzy ceną biletu środka komunikacji użytego do
przejazdu, a ceną biletu środka komunikacji wskazanego przez dysponenta środków,
pokrywa pracownik.
8. Pracownik, któremu przyznano miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne
własnym samochodem, podróż służbową na terenie województwa śląskiego odbywa
w ramach przyznanego limitu kilometrów, z wyłączeniem podróży służbowej, która
obciąża fundusz określonego projektu.
9. W uzasadnionych przypadkach, do odbycia podróży służbowej może być użyty
samochód osobowy będący własnością pracownika, zgodnie z trybem określonym
w § 3 Zarządzenia Rektora Nr 20/14/15 z dnia 30 grudnia 2014 roku.
§5
1. Pracownikowi, za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej przysługuje ryczałt na
pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20%
diety.
2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1 nie przysługuje pracownikowi , jeżeli:
1) odbywa podróż samochodem osobowym (służbowym lub prywatnym),
2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
3) pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
§6
1. Pracownikowi, za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje
zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej przedłożonym rachunkiem/fakturą, jednak
nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Rektora, pracownikowi przysługuje zwrot
kosztów za nocleg w wysokości przekraczającej powyższy limit.
3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył
rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeśli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy
godzinami 2100 i 700.
5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu,
a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do
miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
§7
1. Na wniosek pracownika może być wypłacona zaliczka na pokrycie niezbędnych
koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
2. Rozliczenia kosztów podróży dokonuje pracownik w terminie 14 dni od zakończenia
podróży, na podstawie wypełnionego druku „pelecenie wyjazdu służbowego”.
3. Do rozliczania kosztów podróży pracownik załącza dokumenty:
1) faktury lub rachunki za hotel,
2) bilety lub faktury z dołączonymi biletami za przejazd,
3) rachunki lub faktury za inne niezbędne koszty.
4. W uzasadnionych przypadkach dysponent środków może wyrazić zgodę na zwrot
innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową
poniesionych przez pracownika, np.:
1) przejazdu taksówkami,
2) biletu wstępu na targi, wystawy, pokazy.
5. Zwrot kosztów wydatków, o których mowa w ust. 4, następuje na podstawie
przedłożonych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (tj. bilety,
rachunki, faktury).
§8
Pracownik zobowiązany jest w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej
rozliczyć koszty podróży. Udokumentowaniem rozliczenia podróży służbowej jest
„rachunek kosztów krajowej podróży służbowej” wraz ze wszystkimi dokumentami
potwierdzającymi wydatki. Rachunek ten, po zatwierdzeniu przez dysponenta środków,
przekazywany jest do Działu Finansowego Kwestury i stanowi podstawę do wypłaty
należności przysługującej pracownikowi z tytułu podróży służbowej.
II. Wyjazdy osób niebędących pracownikami Politechniki Śląskiej
§9
1. Przez osobę niebędącą pracownikiem rozumie się:
1) studenta,
2) doktoranta,
3) inną osobę wykonującą pracę lub usługę na rzecz Politechniki Śląskiej.
2. Osoby wymienione w ust. 1 z tytułu wyjazdu związanego z procesem kształcenia lub
wynikającego z powierzonych im zadań na rzecz Politechniki Śląskiej, mogą otrzymać
zwrot następujących kosztów wyjazdu:
1) diet,
2) przejazdów,
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej (wg załączonych biletów),
4) noclegów,
5) innych udokumentowanych wydatków
do wysokości jak przy podróżach służbowych pracowników.
3. Warunkiem otrzymania należności, o których mowa w ust. 2 jest zawarcie „Umowy
o zwrot kosztów wyjazdu osobie niebędącej pracownikiem Politechniki Śląskiej”,
stanowiącej Załącznik do niniejszego Zarządzenia.
§10
W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się każdorazowo
aktualne przepisy rozporządzeń wymienionych na wstępie.
§ 11
Traci moc:
1) Zarządzenie Rektora Nr 90/11/12 z dnia 3 września 2012 roku w sprawie używania
samochodu osobowego będącego własnością pracodawcy lub pracownika w sprawach
służbowych,
2) Pismo wg rozdzielnika R/3/02/03 z dnia 17 lutego 2003 r. (z późn. zm.) dotyczące
wzoru umowy o zwrocie kosztów podróży osobom niebędącym pracownikami
Politechniki Śląskiej, wykonującym prace lub usługi na rzecz Uczelni.
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania,
z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2015 roku.
Otrzymują:
R,RO,RD,RW,RA,AK
wszystkie komórki i jednostki organizacyjne
Załącznik do Zarz. Nr 21/14/15
UMOWA
o zwrot kosztów wyjazdu osobie niebędącej pracownikiem Politechniki Śląskiej
zawarta w dniu ...................................... pomiędzy Politechniką Śląską,
ul. Akademicka 2A, zwana w dalszej części Uczelnią, reprezentowana przez:
Gliwice,
.......................................................................................................................................................
(dysponenta środków finansowych)
a Panem (nią) ................................................................ zam. .....................................................
PESEL ....................................... numer rachunku bankowego ...................................................
będącym studentem/doktorantem/inna osobą*, zwana w dalszej części umowy
„wyjeżdżającym” o nastepującej treści:
§1
1. Przedmiotem umowy jest zobowiązanie Uczelni do pokrycia wyjeżdżającemu kosztów
wyjazdu do:
miejscowość docelowa ..........................................................................................................
w okresie od ............................................... do ......................................................................
cel wyjazdu .............................................................................................................................
2. Za pracę zrealizowaną w związku z wyjazdem wyjeżdżajacemu nie przysługuje
wynagrodzenie.
§2
Uczelnia zobowiązuje się do zwrotu wyjeżdżającemu kosztów wyjazdu, tj*.:
1) diety,
2) przejazdów,
3) noclegów,
4) innych udokumentowanych wydatków
do wysokości jak przy podróżach służbowych pracowników.
§3
Wyjeżdżający zobowiązany jest do rozliczenia kosztów wyjazdu, w terminie 14 dni od dnia
jej zakończenia, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Uczelni.
§4
W sprawach nieuregulowanych niniejsza umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu
cywilnego.
§5
Niniejszą umowę sporządzono w trzech egzemplarzach, z których dwa otrzymuje Uczelnia,
jeden wyjeżdżający.
Uczelnia
Wyjeżdżający
..................................................
............................................
dysponent środków
*zaznaczyć
właściwe