tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

Wystąpienie pokontrolne przekazane przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi do Wójta Gminy Ujazd, po
zakończeniu doraźnej kontroli gospodarki finansowej w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków
pochodzących z budŜetu Unii Europejskiej. Udostępniane na podstawie art.6 ust.1 pkt 4 lit "a" tiret drugi ustawy
z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej.
Łódź, dnia 30 kwietnia 2007 roku
Pan
Włodzimierz Tadeusz Goździk
Wójt Gminy Ujazd
WK.602/28/07
Działając na podstawie art.9 ust.2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach
obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r., nr 55, poz.577 ze zm.) informuję, Ŝe Regionalna Izba
Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie realizacji projektów
finansowanych ze środków pochodzących z budŜetu Unii Europejskiej. Kontrola dotyczyła projektu "Edukacja
informatyczna - szansą współczesnego rolnika na podjęcie dodatkowej działalności zbliŜonej do rolnictwa"
realizowanego w ramach Priorytetu 2 "Rozwój zasobów ludzkich" Zintegrowanego Programu Operacyjnego
Rozwoju Regionalnego 2004 - 2006 oraz projektu "Poprawa pozycji na rynku pracy dorosłych osób pracujących
na terenie Gminy Ujazd poprzez podnoszenie kwalifikacji językowych" w ramach Priorytetu 2 "Rozwój zasobów
ludzkich" Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006. Czynnościami
kontrolnymi objęto, przede wszystkim, zagadnienia związane z udzielaniem zamówień publicznych oraz
zlecaniem prac związanych z obsługą ww. projektów na rzecz pracowników Urzędu Gminy. Stwierdzone
nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności:
W zakresie unormowań wewnętrznych
Uchwałą Rady Gminy Ujazd nr XXXVII/391/06 z dnia 21 września 2006 roku nadano statut Urzędowi Gminy w
Ujeździe, który został wpisany do rejestru gminnych jednostek organizacyjnych. Natomiast na mocy uchwały
Rady Gminy nr XV/168/04 z dnia 31 grudnia 2003 roku zlikwidowano Ośrodek Kultury w Ciosnach. Zakres i
teren działania przedmiotowego ośrodka przejął Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Ujeździe. W dniu
1 lipca 2004 roku Rada Gminy uchwałą nr XV/169/04 dokonała zmiany nazwy na Gminny Ośrodek Kultury w
Ujeździe. Rada Gminy nie dokonała zmian w Statucie Gminy Ujazd wynikających z podjętych uchwał.
W zakresie realizacji projektu „Edukacja informatyczna – szansą współczesnego rolnika na podjecie
dodatkowej działalności zbliŜonej do rolnictwa”
1.
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, Ŝe podczas postępowania o udzielenie zamówienia na
zadanie pn. „Szkolenie komputerowe w zakresie podstaw obsługi komputera, zasad korzystania z
Internetu oraz podstaw tworzenia stron internetowych” (moduł I, II, IV), prowadzonego w trybie
przetargu nieograniczonego o wartości poniŜej 60.000 euro – Gmina Ujazd, działając na podstawie art.38
ust.4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004 r. nr 19, poz.177
ze zm.), powiadomiła firmy, które pobrały specyfikację, o zmianach jej zapisów na podstawie zapytania
skierowanego przez oferenta drogą telefoniczną. Z dokumentacji źródłowej przedłoŜonej do kontroli nie
wynikało, czego dotyczyło zapytanie, ani który z oferentów i w jakim terminie je złoŜył. Stosownie do
postanowień zawartych w art.9 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, postępowanie o udzielenie
zamówienia (z zastrzeŜeniem wyjątków przewidzianych w ustawie) naleŜało prowadzić z zachowaniem
formy pisemnej.
2.
Stwierdzono brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy na umowach: (1) nr 8/2006 z dnia 3 lutego 2006 roku
na przeprowadzenie szkolenia komputerowego w zakresie podstaw obsługi komputera (moduł I, II, IV);
(2) zlecenia zawartymi z wykładowcami i trenerami na prowadzenie szkolenia komputerowego (moduł I,
III); (3) zlecenia z osobami stanowiącymi kadrę zarządzającą oraz personel projektu pn. „Edukacja
informatyczna – szansą współczesnego rolnika na podjęcie dodatkowej działalności zbliŜonej do
rolnictwa”. PowyŜsze stanowiło naruszenie przepisu art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o
samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz.1591 ze zm.), który stanowi, Ŝe
jeŜeli czynność prawna moŜe powodować powstanie zobowiązań pienięŜnych, do jej skuteczności
potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy.
W zakresie realizacji projektu pn. „Poprawa pozycji na rynku pracy dorosłych osób pracujących na
terenie Gminy Ujazd poprzez podnoszenie kwalifikacji językowych”
1.
W wyniku kontroli postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup dwóch zestawów
dydaktycznych do nauki języków obcych wraz z dostawą i montaŜem, prowadzonego w trybie zapytania o
cenę – stwierdzono brak podpisów na protokole postępowania o udzielenie zamówienia sporządzonym na
druku ZP-2 oraz załącznikach do protokołu: (1) informacji o spełnieniu warunków wymaganych od
dostawców uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia (druk ZP-17); (2) wykazie ofert
odrzuconych (druk ZP-19); (3) streszczeniu oceny i porównania złoŜonych ofert (druk ZP-21) oraz
oświadczeniu kierownika zamawiającego i pracownika zamawiającego, któremu kierownik powierzył
wykonanie zastrzeŜonych dla siebie czynności, w sprawie braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z
postępowania (druk ZP-11).
2.
Stwierdzono nierzetelne sporządzenie informacji o spełnieniu warunków wymaganych od dostawców
uczestniczących w postępowaniu o udzielenie ww. zamówienia (druk ZP-17). Z informacji tej wynika, Ŝe
wszyscy oferenci przedłoŜyli aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do
ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu
składania ofert, podczas gdy oferent nr 2 - nie spełnił tego warunku.
3.
W dniu 25 sierpnia 2006 roku pomiędzy Gminą Ujazd reprezentowaną przez Wójta Gminy a firmą Systemy
Multimedialne z Wrocławia – została zawarta umowa nr 67/2006 na zakup dwóch zestawów dydaktycznych
do nauki języków obcych, składających się ze słuchawek i mikrofonów oraz oprzyrządowania stanowiącego
system komunikacyjny nauczyciela z uczniami. Na podstawie przedłoŜonych do kontroli protokołów odbioru
technicznego stwierdzono, Ŝe zestawy dydaktyczne, o których mowa wyŜej, zostały zamontowane w Szkole
Podstawowej w Ujeździe w dniu 21 sierpnia 2006 roku oraz w Szkole Podstawowej w Niewiadowie – w dniu
22 sierpnia 2006 roku, tj. przed datą zawarcia umowy o udzielenia zamówienia publicznego. Protokoły
przekazania sprzętu zostały datowane 28 sierpnia 2006 roku.
4.
Kontrola postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: zakup usługi szkoleniowej z języka
angielskiego, języka niemieckiego, warsztatów psychologicznych, doradztwa zawodowego oraz
przeprowadzenia i opracowania wyników testu kwalifikacyjnego z języka angielskiego i niemieckiego, a
takŜe dwóch testów psychologicznych – prowadzonego w trybie z wolnej ręki – wykazała, Ŝe oferent, tj.
Przedsiębiorstwo „Aleksandra” z Łodzi, nie przedłoŜył aktualnego zaświadczenia o wpisie do rejestru
instytucji szkoleniowych, które stanowiło jeden z dokumentów jakich zaŜądał zamawiający od wykonawcy
zadania.
5.
Przedmiotem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie negocjacji bez
ogłoszenia, wszczętego w dniu 19 września 2006 roku, było sprawowanie opieki nad osobami zaleŜnymi1 w
czasie trwania zająć szkoleniowych z języka angielskiego i niemieckiego oraz warsztatów psychologicznych
– dla wszystkich 6 grup po 7 godzin. Zgodnie z postanowieniami istotnymi dla udzielenia zamówienia
dotyczyło ono okresu od 1 października 2006 roku do 30 czerwca 2007 roku. W wyniku kontroli ustalono,
Ŝe warsztaty psychologiczne zostały zrealizowane we wrześniu 2006 roku i na sprawowanie opieki w tym
czasie w dniu 8 września 2006 roku zawarto umowy o pracę z Beatą Rutkowską–Całą i Emilią Klimek. Z
uwagi na powyŜsze wykonywanie opieki nad osobami zaleŜnymi w czasie warsztatów psychologicznych nie
mogło być przedmiotem opisywanego postępowania. Zgodnie z wyjaśnieniami złoŜonymi przez Sekretarz
Gminy Cecylię Szymańską, udzielając zamówienia mylnie podano przewidywany łączny czas sprawowania
opieki nad osobami zaleŜnymi, uwzględniając 7 godzin warsztatów psychologicznych dla kaŜdej z sześciu
grup. PowyŜszy błąd został przeniesiony równieŜ do protokołów z negocjacji i umów zlecenia zawartych w
dniu 29 września 2006 roku z opiekunami wyłonionymi w wyniku prowadzonego postępowania. W dniu 27
grudnia 2006 roku zawarto aneksy do ww. umów zlecenia, w których sprostowano powstałą pomyłkę
(przedmiotowe aneksy zostały przedłoŜone do kontroli w dniu 23 stycznia 2007 roku).
6.
W okresie od 1 czerwca do 31 sierpnia 2006 roku kierownikiem projektu pn. „Poprawa pozycji na rynku
pracy dorosłych osób pracujących na terenie Gminy Ujazd poprzez podnoszenie kwalifikacji zawodowych”
był Włodzimierz Goździk - Wójt Gminy Ujazd. Na okoliczność powierzenia ww. funkcji – pomiędzy Gminą
Ujazd reprezentowaną przez Sławomira Tomczyka Przewodniczącego Rady Gminy a Włodzimierzem
Goździkiem Wójtem Gminy Ujazd – zostały zawarte umowy zlecenia nr 79/2006 z dnia 5 czerwca 2006
roku, nr 91/2006 z dnia 30 czerwca 2006 roku i nr 97/2006 z dnia 28 lipca 2006 roku. Ponadto w dniu 29
sierpnia 2006 roku zostało zawarte porozumienie dotyczące sposobu wykonania ww. umów zleceń. W
wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe Rada Gminy Ujazd uchwałą nr XVII/102/2000 z dnia 17 marca 2000 roku
upowaŜniła Przewodniczącego Rady do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec
Wójta Gminy. Zakres przedmiotowego upowaŜnienia nie obejmował jednak legitymacji do zawierania umów
cywilnoprawnych z Wójtem Gminy. Na skutek otrzymanego w dniu 4 grudnia 2006 roku pisma
Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi dotyczącego wydania opinii w sprawie kwalifikowalności kosztu
wynagrodzenia kierownika projektu za okres czerwiec–sierpień 2006 roku, Włodzimierz Goździk Wójt
Gminy dokonał zwrotu wypłaconego mu wynagrodzenia na rachunek projektu. Zwrotowi podlegały równieŜ
składki na ubezpieczenie społeczne oraz podatek dochodowy od osób fizycznych.
7.
W wyniku kontroli ustalono, Ŝe wszystkie umowy zlecenia zawarte z osobami zarządzającymi i
obsługującymi przedmiotowy projekt nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego
upowaŜnionej, czym naruszono przepis art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie
gminnym.
1
Jako osoby zależne określono osoby pozostające pod opieką osób korzystających z zajęć szkoleniowych i warsztatów
psychologicznych.
Przekazując informacje o powyŜszych nieprawidłowościach stwierdzonych w toku kontroli, proszę Pana Wójta o
podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieŜenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu Regionalna Izba
Obrachunkowa w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne:
1.
W oparciu o uchwały Rady Gminy w Ujeździe, zaktualizować statut Gminy Ujazd w części odnoszącej się do
gminnych jednostek organizacyjnych.
2.
Udzielając zamówień publicznych przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo
zamówień publicznych.
3.
Przestrzegać zasad dotyczących sporządzania dokumentacji z prowadzonych postępowań, w szczególności
w zakresie podpisywania i zatwierdzania dokumentów oraz zawierania w nich prawdziwych informacji.
4.
Zapewnić, aby realizacja zamówień publicznych następowała po uprzednim zawarciu umowy o udzielenia
zamówienia.
5.
Dokonywać wnikliwej analizy ofert pod kątem spełnienia przez wykonawców warunków udziału w
postępowaniu.
6.
W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prawidłowo określać przedmiot zamówienia.
7.
Zapewnić przestrzeganie postanowień uchwały nr XVII/102/2000 Rady Gminy Ujazd z dnia 17 marca 2000
roku, dotyczących wykonywania przez Przewodniczącego Rady czynności w sprawach z zakresu prawa
pracy wobec Wójta Gminy.
8.
Zapewnić kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań
pienięŜnych przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upowaŜnioną, zgodnie z art.46 ust.3 ustawy z
dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Podając powyŜsze do wiadomości, zgodnie z art.9 ust.3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych
izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń
pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego. Jednocześnie informuję, Ŝe stosownie do art.9 ust.4 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeŜeń
do Kolegium Izby. ZastrzeŜenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania
wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeŜenia moŜe być tylko
zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym
mowa wyŜej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeŜenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych
objętych zastrzeŜeniem.
Do wiadomości:
1.
2.
3.
Przewodniczący Rady Gminy Ujazd
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Ujazd
aa
Wystąpienie pokontrolne podpisała dr Jadwiga Chwiałkowska – Zastępca Prezesa Regionalnej Izby
Obrachunkowej w Łodzi.