Notatka podsumowująca spotkania grup roboczych

Notatka podsumowująca spotkania grup roboczych przeprowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą z Beneficjentami Działania 7.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji Priorytetu VII Promocja integracji społecznej w województwie podlaskim, które miały miejsce w dniach: 20.05.2009 ‐ Białystok, 21.05.2009 – Bielsk Podlaski, 26.05.2009– Suwałki, 27.05.2009 – Łomża. Obszary wiejskie: Obszary wiejskie należy rozumieć zgodnie z definicją Głównego Urzędu Statystycznego: obszarami wiejskimi są tereny położone poza granicami administracyjnymi miast – obszary gmin wiejskich oraz część wiejska (leżąca poza miastem) gminy miejsko‐wiejskiej. Wyodrębnienie części wiejskiej w ramach gminy miejsko‐wiejskiej możliwe jest dzięki odrębnemu identyfikatorowi terytorialnemu. Monitorując liczbę osób z obszarów wiejskich, należy wykazać osoby zamieszkałe na obszarach wiejskich zgodnie z miejscem zamieszkania. Pomocą służy strona internetowa GUS i dostępny tam rejestr: http://www.stat.gov.pl/broker/access/index.jspa. Proszę o stosowanie tej definicji zarówno dla Załącznika nr 2, jak i danych wprowadzanych do PEFS, co pozwoli na zachowanie spójności danych dla projektu. Rozliczenie wniosku o płatność: W przypadku wydatków poniesionych przez beneficjenta ze środków własnych na poczet przyszłej refundacji w ramach środków dotacji rozwojowej prosimy, zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność, o ujmowanie we wniosku o płatność tych wydatków dopiero po ich faktycznej refundacji ze środków dotacji rozwojowej. W takim przypadku w Załączniku nr 1 w kolumnie data uregulowania płatności prosimy o zamieszczanie dwóch dat; daty faktycznego poniesienia wydatku i daty dokonania refundacji. W przypadku dokonywania płatności w ramach projektu z konta innego niż konto projektu dodatkowo poza wyciągiem z konta projektu prosimy o przekazywanie wyciągów z konta, z którego zostały poniesione wydatki (z dnia dokonania wydatku). Uzupełnianie danych w ramach wniosku o płatność kumulatywnie (w zakresie wskazanym przez instrukcję wypełniania wniosku o płatność) o dane z poprzedniego zamkniętego roku budżetowego (dotyczy także Załącznika nr 2) powinno następować po zatwierdzeniu wydatków przez Instytucję Pośredniczącą wykazanych w rocznym bilansie realizacji projektu systemowego. W przypadku rozliczania wydatków związanych z personelem projektu prosimy o zamieszczanie ich we wniosku o płatność w momencie poniesienia ostatniego składnika wynagrodzenia (ostatniego wydatku). Prosimy o wykazywanie wydatków łącznie w jednej pozycji (wynagrodzenie netto + inne składniki) i dodatkowo zamieszczanie do wniosku o płatność rozliczenia wydatków związanych z personelem projektu w formie tabeli wskazanej w Załączniku nr 1 do notatki z grypy roboczej. Prosimy o niewykazywanie odsetek narosłych na koncie projektu od dotacji rozwojowej. Strona internetowa www.inwestycjawkadry.pl: Zgodnie z § 11 ust. 3 umowy ramowej Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia, aby wykonawca szkolenia otwartego realizowanego w ramach Projektu zarejestrował instytucję szkoleniową w internetowej bazie ofert szkoleniowych dostępnej na stronie internetowej: www.inwestycjawkadry.pl i aktualizował w tej bazie informację o każdym szkoleniu otwartym organizowanym w ramach Projektu nie rzadziej niż raz w miesiącu. Instytucja Pośrednicząca stoi na stanowisku, iż realizowane w ramach Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2 szkolenia, ze względu na specyfikę projektów systemowych/typ beneficjentów (klient pomocy społecznej zrekrutowany do projektu przez pracownika socjalnego) mają charakter zamknięty. Jednocześnie zwracamy uwagę na konieczność szerokiego informowania potencjalnych uczestników odnośnie możliwości uzyskania wsparcia w ramach projektów realizowanych przez jednostki pomocy społecznej np. poprzez dostępne strony internetowe oraz ogłoszenia w palcówkach i mediach. PEFS Prosimy o przekazywanie w ramach PEFS danych osób biorących udział w działaniach we wniosku o dofinansowanie na dany rok budżetowy, z zastrzeżeniem, iż w przypadku osób kontynuujących udział z poprzedniego roku/powracających do projektu formy wsparcia powinny zostać uzupełnione narastająco. Personel projektu Prosimy o stosowanie definicji zawartej w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL (Warszawa, 27.03.2009r.) tj.: personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, w szczególności osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, osoby samo zatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niezatrudniające pracowników) oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. Rozliczanie dotacji celowej przekazanej jst z budżetu wojewody Źródłem finansowania wkładu własnego w projektach OPS/PCPR mogą być środki budżetu państwa, przekazane z budżetu wojewody w formie dotacji celowej, przeznaczone na finansowanie zasiłków i pomocy w naturze. Jednocześnie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów (Dz.U.Nr107 poz.726 z późn. zm.) dla wydatków ponoszonych w trakcie realizacji przedsięwzięć w ramach programów i projektów finansowanych z udziałem środków z funduszy strukturalnych należy stosować czwartą cyfrę paragrafu „8” (środki unijne) lub „9” (współfinansowanie). W celu zachowania spójności klasyfikacji budżetowej pomiędzy środkami otrzymanymi i wydatkowanymi, JST powinny zwrócić się do wojewodów o dokonywanie ewentualnych zmian w ich budżetach, polegających na wyodrębnieniu kwoty dotacji w ramach PO KL poprzez zmianę czwartych cyfr właściwych paragrafów z „0” na „9”. Jednocześnie należy zaznaczyć, że zgodnie z art. 148 ust. 1 i 1a ustawy o finansach publicznych (Dz. U. 2005 nr 249 poz. 2104 z późn. zm.), o zgodę na dokonanie przedmiotowej zmiany należy odpowiednio wcześniej wystąpić do Ministra Rozwoju Regionalnego. NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY WE WNIOSKACH O DOFINANSOWANIE PROJEKTU SYSTEMOWEGO BŁĘDY FORMALNE: Brak załączonej wersji elektronicznej XML (lub uszkodzona płyta CD). Niezgodność wersji elektronicznej i papierowej (różna suma kontrolna). Nieaktualna wersja Generatora Wniosków Aplikacyjnych. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy/powiatu w części V wniosku o dofinansowanie. Osoba składająca podpis w części V wniosku o dofinansowania niezgodna z pkt 2.6. Nieprawidłowa, niezgodna z zapisami instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie, nazwa Beneficjenta. Brak wkładu własnego na wymaganym przez IP poziomie bądź nieuzupełniony wiersz w Budżecie projektu odnoszący się do wkładu własnego. BŁĘDY MERYTORYCZNE: Brak trzech form wsparcia w ramach działań aktywnej integracji dla wszystkich uczestników projektu wskazanych w pkt 3.2.1 wniosku o dofinansowanie. Niespójności danych w zakresie liczby uczestników pomiędzy poszczególnymi punktami wniosku o dofinansowanie: 3.2, 3.2.1, 3.4. Brak rezultatów obowiązkowych dla projektów systemowych Poddziałania 7.1.1 oraz Poddziałania 7.1.2: Liczba klientów pomocy społecznej objętych kontraktami socjalnymi, Liczba klientów pomocy społecznej, którzy zakończyli udział w projektach aktywnej integracji, w tym liczba osób z terenów wiejskich. Niespójności pomiędzy harmonogramem realizacji projektu, budżetem projektu a częścią 3.3 wniosku o dofinansowanie w zakresie stosowanego nazewnictwa zadań, stanowisk w ramach projektu i chronologii zadań. Stosowane nazewnictwo zadań niezgodne z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych OPS, PCPR, ROPS w ramach PO KL. Wydatki wykazane w ramach cross‐financing niezgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków ramach PO KL. Beneficjent nie opisuje procesu rekrutacji w ramach projektu (podpisanie z uczestnikiem deklaracji uczestnictwa, stworzenia ew. listy rezerwowej). Opis pozycji budżetowych i zastosowane jednostki miary nie pozwalają na weryfikację podanych kosztów (w przypadku jednostki miary komplet/zestaw nie wskazano, co wchodzi w skład kompletu/zestawu). Brak wskazania na zgodność działań podjętych w ramach projektu ze Strategią Rozwoju Województwa do roku 2020/Planem Działania dla Priorytetu VII. Osoby zatrudnione stanowią więcej niż 50% grupy docelowej w projekcie. Brak wyodrębnionego Zadania Działania o charakterze środowiskowym (działania podejmowane w ramach projektu a przynależne do tego typu zadania wpisywane są niewłaściwie w Zadanie aktywna integracja). Brak metodologii/uzasadnienia wyliczenia kosztów pośrednich, zastosowana metodologia niezgodna z Zasadami finansowania PO KL, wartości wskazane w budżecie projektu w zakresie kosztów pośrednich niezgodne z wartościami wykazanymi w metodologii/uzasadnieniu kosztów pośrednich. Brak uzasadnienia wydatków w ramach cross‐financing’u lub informacje zawarte w uzasadnieniu nie są spójne z danymi zawartymi w budżecie projektu/pkt 3.3 wniosku/pkt 3.5 wniosku (np. niezgodność w zakresie nazw szkoleń: beneficjent realizuje kurs prawo jazdy kat. B, natomiast uzasadnia wydatki jako niezbędne do realizacji kursu kulinarnego; niezgodność w zakresie stanowisk pracy, na których rzecz dokonywane są zakupy: Beneficjent dokonuje zakupu komputerów dla pracownika ds. finansowo‐monitoringowych, natomiast w budżecie projektu ani w pkt 3.3 wniosku/pkt 3.5 wniosku nie ma mowy o takim stanowisku pracy). Dodatki do wynagrodzeń pracowników socjalnych przekraczają 15% wartości Zadania Aktywna integracja. Beneficjent podejmuje działania w ramach Zadania Aktywna integracja niezgodne z Zasadami przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych OPS, PCPR, ROPS w ramach PO KL (ponadto nie uzasadnia potrzeby realizacji takich działań). W przypadku rozliczania kosztów w ramach Zadania Aktywna integracja ryczałtem kalkulowany koszt wsparcia na osobę aktywizowaną w ramach kontraktu socjalnego/programu aktywności lokalnej/programu aktywności społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych przekracza dopuszczalne limity zapisane w Zasadach przygotowania, realizacji i rozliczania projektów systemowych OPS, PCPR, ROPS w ramach PO KL. Projekt złożony po 01.04.2009r. nie spełnia tzw. standardu minimum w zakresie równości płci tzn. projekt nie uzyskuje dwóch pozytywnych odpowiedzi w standardzie zgodnie z Kartą oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu systemowego PO KL obowiązującą dla projektów złożonych po 01.04.2009r.: Czy projekt jest zgodny z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn (na podstawie standardu minimum)? Standard minimum jest spełniony w przypadku uzyskania 2 pozytywnych odpowiedzi. Czy uzasadnienie potrzeby realizacji projektu zawiera analizę sytuacji kobiet i mężczyzn, która wskazuje na nierówności ze względu na płeć? (punkt 3.1 wniosku o dofinansowanie) 1 TAK NIE Czy analiza sytuacji kobiet i mężczyzn zawarta w uzasadnieniu potrzeby realizacji projektu, zawiera dane ilościowe, które wskazują na brak istniejących nierówności w obszarze problemowy projektu? (punkt 3.1 wniosku o dofinansowanie) 2. TAK NIE Dane w podziale na płeć użyte w uzasadnieniu potrzeby realizacji projektu dotyczą zasięgu i obszaru interwencji projektu (punkt 3.1 wniosku o dofinansowanie) 3 TAK 5. NIE Działania podejmowane w projekcie odpowiadają na nierówności lub bariery ze względu na płeć, istniejące w obszarze problemowym projektu lub różnicują działania (formy wsparcia) dla kobiet i mężczyzn przyczyniając się do zmniejszenia istniejących nierówności w obszarze projektu (punkt 3.3 wniosku o dofinansowanie) 4 TAK NIE Rezultaty są podane w podziale na płeć i wynikają z uzasadnienia potrzeby realizacji projektu. Rezultaty wskazują jak projekt wpłynie na sytuację kobiet i mężczyzn w obszarze projektu (punkt 3.4 wniosku o dofinansowanie) 5. TAK 6. NIE Projekt przewiduje równościowy sposób zarządzania projektem (punkt 3.5 wniosku o dofinansowanie) TAK NIE Wyjątki co do których nie stosuje się standardu minimum Wyjątki stanowią projekty o ograniczonej rekrutacji, która wynika z: 1)
profilu działalności projektodawcy (ograniczenia statutowe), 2)
realizacji działań pozytywnych (działania te pozwalają na wpłynięcie na niekorzystną sytuację danej płci w konkretnym obszarze, a tym samym wyrównanie jej szans społecznych i zawodowych), 3)
7. zakresu realizacji projektu (na terenie np. zakładu karnego). Projekt należy do wyjątku, co do którego nie stosuje się standardu minimum TAK NIE Załączniki do notatki z grupy roboczej Załącznik nr 1: Zestawienie wydatków związanych z personelem projektu kwalifikowanych w ramach projektu. Załącznik nr 2: Instrukcja do standardu minimum realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn. Załącznik nr 3: Stanowisko Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie stosowania PZP w projektach wieloletnich Działania 7.1. Załącznik nr 4: Stanowisko Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie finansowania udziału w zajęciach WTZ. Załącznik nr 5: Stanowisko Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie zakończenia udziału w projekcie. Załącznik nr 6: Stanowisko Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie wprowadzania danych do PEFS. Załącznik nr 7: Stanowisko Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakresie księgowania wydatków w projektach PO KL.