Warszawa, dnia 2014-01-20

Warszawa, dnia 2014-11-14
INSTRUKCJA
Panel Klienta DreamITeam
Drogi Kliencie,
Oddajemy w Twoje ręce, krótką instrukcję dotyczącą Panelu Klienta, który będzie Ci służył do
komunikacji z naszą firmą, a w szczególności zgłaszania i nadzoru zleceń serwisowych, które zgłosisz
nam do wykonania.
Panel Klienta, który przygotowujemy dla Ciebie w ramach współpracy ma następujące funkcje:
 Możliwość wpisywania zgłoszeń serwisowych
 Podgląd wystawionych faktur usługowych (nie ma w nim faktur za sprzęt)
 Proste forum wymiany informacji
 Terminarz z podglądem tygodniowym naszych działań.
Poniżej przedstawiamy bardziej szczegółowe opcje i sposób korzystania z Panelu Klienta.
Czekamy także na wszystkie uwagi i sugestie dotyczące korzystania z Panelu.
Strona 1 z 9
Wersja 1.1
Terminarz:
W terminarzu widać wszystkie zgłoszenia w układzie kalendarza.
Można zaobserwować dwa rodzaje zgłoszeń:
1. Różowe kafelki przestawiają zgłoszenia planowane
2. Czerwone kafelki przedstawiają zgłoszenia zrealizowane
Zgłoszenia:
Lista zgłoszeń serwisowych i możliwość ich zgłaszania, monitorowania i w przyszłości akceptowania to
najważniejsza możliwość Panelu Klienta.
Sekcja zgłoszenia domyślnie zawiera widok wszystkich zgłoszeń serwisowych. Zgłoszenia posortowane są
według statusu zgłoszenia. Najwyżej na liście znajdują się zgłoszenia ze statusem zgłoszone, czyli zgłoszenia
jeszcze nie przejęte przez DreamITeam.
Poniżej będą zgłoszenia ze statusami:
 Prośba o dodatkowe informacje
Jeśli zgłoszenie było niejasne dla InfoMagików mogą oni poprosić o dodatkowe informacje
 Analiza
Jeśli rozwiązanie problemu wymaga więcej czasu InfoMagicy mogą ustawić taki status.
 Przekazano firmie zewnętrznej
Jeśli Twój sprzęt wymaga odesłania do serwisu firmy trzeciej.
 Rozwiązanie tymczasowe
Jeśli InfoMagicy zastosowali rozwiązanie zastępczo-prowizoryczne na czas rozwiązania problemu.
Strona 2 z 9
Wersja 1.1
 Reklamacja
Jeśli coś zostało uznane jako reklamacja.
 Rozwiązanie ostateczne
Zadanie zostało wykonane do końca.
Ten ekran zgłoszeń umożliwia wejście w każde ze zgłoszeń klikając na numer zgłoszenia.
Na ekranie zgłoszenia widzimy więcej informacji, a w szczególności:
Wpisujący: Osoba wpisująca zgłoszenie – może to być pracownik DreamITeam, jeśli nie miałeś możliwości
wpisać zgłoszenia samodzielnie.
Numer zgłoszenia: kolejny numer zgłoszenia
Data wprowadzenia: kiedy zgłoszenie zostało wprowadzone do systemu
Data planowanej realizacji: na kiedy przewidziana jest realizacja zgłoszenia
Data realizacji: kiedy zgłoszenie zostało faktycznie zrealizowane
Rodzaj usługi:
 Serwis u klienta
Jeśli do naprawy sprzętu doszło w siedzibie klienta
 Serwis u klienta zdalny
Jeśli pomoc udzielona została za pomocą pulpitu zdalnego
 Serwis lokalny
Gdy sprzęt klienta został naprawiony w serwisie
 Dojazd do klienta
Jak w nazwie
Strona 3 z 9
Wersja 1.1
 Usługa bezpłatna
Gdy naprawa zajęła tylko kilka minut – w przypadku serwisu zdalnego mniej niż 10
 Serwis Expert
Gdy Pomoc klientowi wymagała niebywałej wiedzy oraz zaangażowania
 Usługa doradcza
Pomoc klientowi w wyborze odpowiednich rozwiązań do jego potrzeb oraz rozwianie wątpliwości
 Wypożyczenie sprzętu zastępczego
Wypożyczenie laptopa lub komputera w na określony czas
Jednostka zlecająca: jednostka organizacyjna klienta zlecająca nam prace
Status: etap realizacji na którym znajduje się obecnie zgłoszenie – statusy wyjaśniono na początku tego punktu
Osoba zlecająca: Osoba w firmie klienta zlecająca nam zajęcie się zgłoszeniem
Adres: Siedziba jednostki organizacyjnej danej firmy której zgłoszenie dotyczy
Wykonawcy: Którzy z naszych pracowników zajmowali się zgłoszeniem
Placówka DIT: Który wydział DreamITeam zajmował się zgłoszeniem:
 Centrala
Serwis lokalny
 I Linia wsparcia
Pomoc zdalna,
 II Linia wsparcia
Serwis u klienta – opiekunowie klienta
 Expert
Gdy sprawa jest tak zawiła, iż zajmuje się nią nasz firmowy Ekspert
Opiekun DIT: Pracownik DIT przeznaczony do opieki nad klientem – główna osoba do kontaktu
Strona 4 z 9
Wersja 1.1
Kliknięcie na numer zgłoszenia przenosi nas do okna z bardziej szczegółowymi informacjami dotyczącymi
wybranego zgłoszenia.
W górnej części podobnie jak na głównym ekranie zgłoszeń widoczne są informacje dotyczące konkretnego
zgłoszenia. Są one jednak nieco uszczegółowione.
Pracownik zlecający: sekcja wzbogacona o dane kontaktowe
Opis zgłoszenia: element nieobecny na głównym ekranie – krótki opis problemu będącego przedmiotem
zgłoszenia
W prawym górnym rogu znajduje się zakładka Dokumenty
Po kliknięciu na Dodaj otworzy się okno z możliwością dodania do zgłoszenia dowolnego dokumentu wraz z
opisem
Aby dodać plik klikamy Przeglądaj i wybieramy jego lokalizację
W polu o nazwie opis można zamieścić jeszcze notatkę czego dotyczy dokument
Strona 5 z 9
Wersja 1.1
Aby zakończyć należy kliknąć dodaj
Poniżej środka okna zgłoszenia znajduje się sekcja o nazwie:
Kalkulacja- dotycząca rozliczeń z klientem za widoczne zgłoszenie
Ilość serwisantów – ilość pracowników DIT których udział był konieczny do zakończenia zgłoszenia
Wykonawcy – imiona oraz nazwiska serwisantów którzy pracowali przy zgłoszeniu
Strona 6 z 9
Wersja 1.1
Rodzaj usługi – ten sam który widoczny jest na ekranie głównym zgłoszeń (na przykładzie Serwis u klienta
zdalny)
Data realizacji – podobnie jak na głównym ekranie zgłoszeń tyle że uszczegółowiona o czas w jakim doszło do
realizacji zgłoszenia
Pola zaznaczenia expres oraz poza godzinami pracy – związane z dodatkowymi kosztami jakie ponosi klient
(chyba że umowa stanowi inaczej) – rodzaje usługi gdy do realizacji dochodzi natychmiast lub na życzenie
klienta poza godzinami pracy.
Opis wykonywanych prac: streszczenie czynności wykonanych przez pracownika DIT w celu realizacji
zgłoszenia
Liczba godzin/serw.: czas jaki średnio poświęcił każdy z zaangażowanych w realizację zgłoszenia serwisantów
Razem: suma czasu pracy łącznie poświęcona przez naszych serwisantów
Cena roboczo-godziny: w pierwszym polu widoczna jest cena netto, w prawym zaś brutto
Cena ryczałt: zryczałtowana cena naszej usługi – ignorująca wykorzystanie godzin. Ponownie podana najpierw
netto w następnym polu zaś brutto
Koszt(dla klienta): koszt za wykonaną usługę = cena roboczogodziny pomnożona przez ilość roboczogodzin netto
Nr Faktury dla DIT: numer faktury
Dojazd: Sekcja obejmująca koszty dojazdu – składa się z tych samych elementów co Rodzaj Usługi opisany
powyżej.
Koszt całkowity (dla Klienta) wyliczony : Podany najpierw Netto a następnie brutto
Rabat: Podany procentowo upust
Koszt po rabacie (dla klienta) Wyliczony: Koszt po rabacie
Koszt całkowity (dla klienta) ręcznie: Koszt wpisany ręcznie
Strona 7 z 9
Wersja 1.1
Faktury
Po kliknięciu w zakładkę Faktury naszym oczom ukazuje się następująca lista.
W kolejnych kolumnach widoczne są dane dotyczące kolejnych faktur.
Nazwy nagłówków mówią same za siebie.
Po kliknięciu na numer faktury otworzy się faktura w formacie dokumentu pdf którą można zapisać na dysku
i/lub wydrukować.
Forum
Po kliknięciu w zakładkę Forum naszym oczom ukaże się panel do zakładania wątków na forum:
W polu Tytuł należy wpisać nazwę wątku
W polu treść zaś treść wiadomości jaką chcemy zamieścić
Gdy skończymy należy kliknąć na napis Dodaj
Strona 8 z 9
Wersja 1.1
Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty.
Masz więcej pytań? – zadzwoń do nas lub napsz wiadomość e-mail.
Zawsze chętnie pomożemy!
Strona 9 z 9
Wersja 1.1