Sprawozdanie finansowe – III kwartał – część

Sprawozdanie merytoryczne z wydatków
Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej
z dotacji przekazywanej przez MNiSW
za III kwartał (okres VII-IX 2015 r. )
Sprawozdanie finansowe za okres VII – IX 2015 (III kwartał)
l.p.
1
2.
3.
4.
5.
Koszty związane z działalnością statutową
Posiedzenia organów statutowych PSRP,
komisji oraz zespołów roboczych PSRP
Konferencje oraz szkolenia
Koszty podróży służbowych
Koszty związane z członkostwem w
Europejskiej Unii Studentów oraz udziałem w
konferencjach i wizytach zagranicznych
Materiały i usługi informacyjne i promocyjne,
kampanie społeczne, przygotowanie i druk
publikacji
Koszty utrzymania biura (czynsz, media, meble,
sprzęt elektroniczny, prace remontowe)
7. Materiały biurowe i serwis
8. Usługi pocztowe i transportowe
9. Usługi telefoniczne i internetowe
Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umów
10.
zlecenie i umów o dzieło
6.
Środki finansowe przyznawane
przewodniczącemu
12. Opłaty bankowe i księgowe
RAZEM:
11.
Wydatkowanie
Plan
Różnica
1 911,05 zł
6 000,00 zł
4 088,95 zł
0,00 zł
4 746,90 zł
8 000,00 zł
3 000,00 zł
8 000,00 zł
-1 746,90 zł
14 803,51 zł
5 000,00 zł
-9 803,51 zł
24 712,85 zł
11 000,00 zł
-13 712,85 zł
7 580,35 zł
13 000,00 zł
5 419,65 zł
1 653,76 zł
104,25 zł
2 606,99 zł
2 000,00 zł
1 000,00 zł
2 500,00 zł
346,24 zł
895,75 zł
-106,99 zł
33 065,92 zł
37 250,00 zł
4 184,08 zł
7 998,00 zł
8 000,00 zł
2,00 zł
2 198,37 zł
101 381,95 zł
5 000,00 zł
101 750,00 zł
2 801,63 zł
368,05 zł
Strona 1
SZCZEGÓŁOWY OPIS WYDATKÓW
I.-Koszty podróży służbowych
1) Posiedzenia Rady Studentów
a) IV posiedzenie Rady Studentów, 17-20.04.2015 r., Wrocław
pozycje: 3.11
b) V posiedzenie Rady Studentów, 22-24.05.2015 r., Gliwice
pozycje: 3.12-15
c) VI posiedzenie Rady Studentów, 19-21.06.2015 r., Poznań
pozycje: 3:16-3.30
2) Udział w posiedzeniach komisji PSRP, zespołach roboczych
a) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 12-15.03.2015 r., Piła oraz
udział w XXV Zjeździe Komisji PWSZ (14-15.03.2015 r., Piła)
pozycje: 3.4
b) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 29.06-1.07.2015 r.,
Warszawa
pozycje: 3.6 – 3.9
c) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 28-29.07.2015 r., Warszawa
Pozycje: 3.5
a) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 6-7.08.2015 r., Warszawa
pozycja: 3.10
Strona 2
3) Koszty podróży służbowych związanych z udziałem w konferencjach krajowych
i zagranicznych, szkoleniach i innych spotkaniach
a) XXI Krajowa Konferencja PSRP, 25-30.03.2015 r., Sypniewo
pozycje: 3.32-3.34
b) Wakacyjna Akcja Studencka – prowadzenie szkoleń i udział w szkoleniach.
Wakacyjna Akcja Studencka to cykl szkoleń w formule „mistrz-uczeń”, które
miały na celu umożliwienie zdobycia wiedzy dotyczącej podstawowych
zagadnień, związanych z działalnością samorządową. W ramach spotkań odbyły
się szkolenia z zakresu przywództwa w grupie, ustawy Prawo o szkolnictwie
wyższym, zapewniania jakości kształcenia, zarządzania projektami, etykiety,
relacji z mediami i otoczeniem czy mobilności. Głównym celem było stworzenie
całkowicie darmowego cyklu szkoleń w 5 miastach akademickich na terenie
całego kraju, które zarówno pomogły zdobyć, uzupełnić oraz poszerzyć posiadaną
wiedzę oraz spełniały funkcję integracyjną środowiska studenckiego.
pozycje: 3.35 – 3.43
c) Udział w IV Ogólnopolskiej konferencji pt. Pomoc Materialna dla studentów i
doktorantów, 1-3.06.2015 r., Toruń
pozycja: 3.1
d) Udział w XII Ogólnopolskim Spotkaniu Studentów Niepełnosprawnych, 10-13
lipca 2015 r., Kraków
pozycja: 3.31
e) Udział w konferencji „Jakie mają być nasze uczelnie i polska nauka”, 24.06.2015
r., Warszawa . W 2015 roku powstało kilka dokumentów i programów
dotyczących postulowanych kierunków zmian w szkolnictwie wyższym.
Wspólne założenie tych dokumentów to to, że edukacja i nauka są kluczem do
rozwoju Polski i polskiego społeczeństwa. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa
Wyższego postanowiło przeprowadzić debatę z różnymi środowiskami na ten
temat. Informację o konferencji Ministerstwo rozesłało do rektorów i dyrektorów
instytutów naukowych, a także przedstawicieli gremiów i ciał doradczych oraz
autorów propozycji programowych, a także reprezentacji studentów
i doktorantów. Z ramienia PSRP został delegowany Dawid Knara jako członek
Rady Wykonawczej Parlamentu Studentów RP.
pozycja: 3.2
Strona 3
f) Udział w posiedzeniu Forum Uniwersytetów Polskich, 5-7.06.2015 r., Białystok
pozycja: 3.3
II - Pozostałe koszty wymagające szczegółowego opisu związane z działalnością
statutową organów PSRP
1. Posiedzenia organów statutowych PSRP, komisji oraz zespołów roboczych PSRP
Wydatki zawarte w pozycji 1.1 dotyczą dwóch posiedzeń władz wykonawczych PSRP.
Koszty uwzględniają koszty wyżywienia (posiedzenie 1.07.2015 r. Warszawa) oraz koszt
noclegu i wyżywienia (12-15.03.2015 r., Piła).
W pozycji 1.4 uwzględniono koszty zakup artykułów spożywczych na potrzeby
posiedzeń w biurze Parlamentu Studentów RP.
4. Koszty związane z członkostwem w Europejskiej Unii Studentów oraz udziałem
w konferencjach i wizytach zagranicznych
W pozycji 4.1 uwzględniono udział dwóch osób w 29 Europejskiej Konwencji
Studentów, 20-23.03.2015 r., Ryga (Łotwa) . W wydarzeniu wzięli udział: Adam Gajek,
Pełnomocnik ds. Współpracy Międzynarodowej oraz Mateusz Karpiński, Pełnomocnik
ds. Mobilności. Tematem konwencji był wymiar społeczny edukacji. Podczas konferencji
podzielono się doświadczeniem poszczególnych organizacji w społecznych i socjalnych
kwestiach, jak również omówiono przygotowanie narodowych strategii na temat
wymiaru społecznego poszczególnych państw.
W pozycji 4.2 uwzględniono udział jednej osoby (Mateusz Karpiński, Pełnomocnik ds.
Mobilności) w konferencji " Assesing the Quality of Internationalisation”. Konferencja
miała miejsce w Paryżu, w dniach 26 - 27 lutego, organizowane przez ECA, we
współpracy z ESU. Spotkanie było ostatnim etapem dużego projektu, który miał za
zadanie stworzyć dobrą metodologię pod ocenę internacjonalizacji w jednostkach
szkolnictwa wyższego. Przedstawiono jej założenia, a także w praktycznych przykładach
wspomagania mobilności i internacjonalizacji pokazano w jaki sposób może znacząco
zwiększać potencjał rozwojowy uczelni i studentów.
W pozycji 4.3. uwzględniono udział dwóch osób w 68 Board Meeting Europejskiej Unii
Studentów, 7-12.05.2015 r., Erywań (Armienia). W wydarzeniu wzięli udział: Adam
Gajek, Pełnomocnik ds. Współpracy Międzynarodowej oraz Mateusz Karpiński,
Pełnomocnik ds. Mobilności. Najważniejszym spotkaniem w roku bieżącym była
VXVIII Board Meeting ESU w Erywaniu w Armenii odbywający się w dniach 7-12
maja.. Wśród ważniejszych dokumentów przyjęto także Strategię Ochrony Praw
Strona 4
Człowieka i Solidarności ESU. ESU zajęło się przygotowaniem dokumentu,
prezentującego wspólnego stanowisko wobec zbliżającej się konferencji ministerialnej
poświęconej kształtowi szkolnictwa wyższego w Europie. Był to również zjazd
wyborczy, gdzie udało się wybrać reprezentantkę Polski do ciał wykonawczych
organizacji.
W pozycji 4.4 uwzględniono koszt opłaty członkowskiej w Europejskiej Unii Studentów
za 2015 rok.
5. Materiały i usługi informacyjne i promocyjne, kampanie społeczne,
przygotowanie i druk publikacji
Wydatki w tej pozycji obejmują:
 opłaty miesięczne za usługę analizowania i monitorowania mediów (tradycyjnych
i elektronicznych) pod kątem obecności PSRP (pozycja 5.1) - wykupienie obsługi
monitorowania mediów jest wydatkiem niezbędnym dla lepszego
funkcjonowania działalności promocyjnej i medialnej organizacji;
 koszty związane z obsługą biura prasowego PSRP - usługi z zakresu prowadzenia
komunikacji społecznej Parlamentu Studentów RP (prowadzenie strony
internetowej i kanałów społecznościowych PSRP, przygotowywanie newslettera
PSRP, tworzenie tekstów promocyjnych) oraz koszty wykupienia reklamy na
portalu społecznościowym Facebook (pozycja 5.3);
 koszt materiałów promocyjnych PSRP – długopisów, smyczy, toreb,
wizytowników do rozdawania wśród uczestników projektów organizowanych
przez PSRP (pozycja 5.2.1);
 koszt grubszych teczek promocyjnych z logotypem PSRP oraz personalizacją dla
wolontariuszy i władz Parlamentu Studentów RP (pozycja 5.2.2);
 koszt materiałów informacyjnych na XXI Krajową Konferencję PSRP –
identyfikatorów, broszur konferencyjnych oraz materiałów promocyjnych dla
uczestników konferencji oraz dla wolontariuszy i władz organizacji (notesów i
teczek) (pozycja 5.2.4);
 koszt wydruku 100 egzemplarzy katalogów informacyjno-promocyjnych o
działalności i projektach Parlamentu Studentów RP (pozycja 5.2.3);
 koszt opłacenia domen administrowanych przez Parlament Studentów RP oraz
koszt certyfikatu SSL (pozycja 5.5).
6. Koszty utrzymania biura (czynsz, media, meble, sprzęt elektroniczny, prace
remontowe)
Wydatki w tej pozycji obejmują: koszty utrzymania tablicy informacyjnej PSRP przed
wejściem do budynku (pozycja 6.5); koszty sprzątania biura PSRP oraz zakup środków
czystości (pozycja 6.4); zakup zbiorników wody do dystrybutora wody
Strona 5
wykorzystywanym przez pracowników biura oraz podczas posiedzeń organów PSRP
(pozycja 6.7); koszty wynajmu biura (pozycja 6.1); koszty mediów w biurze PSRP
(pozycja 6.2); zakup sprzętu (wentylatorów do chłodzenia biura w lecie) oraz sprzętu
elektronicznego (kable HDMI, myszka komputerowa) (pozycja 6.3) .
7. Materiały biurowe i serwis
Wydatki w tej pozycji obejmują: zakup materiałów papierniczych i biurowych do biura
PSRP (pozycja 7.1).
8. Usługi pocztowe i transportowe
W ramach usług transportowych (pozycja 8.2) uwzględniono koszty wysyłki materiałów
promocyjnych i informacyjnych Parlamentu Studentów RP zgodnie z zamówieniami
i zapotrzebowaniem samorządów studenckich w kraju. W pozycji 8.1 uwzględniono
koszt zakupu znaczków.
9. Usługi telefoniczne i internetowe
9.1 Koszty związane z użytkowaniem telefonów komórkowych oraz telefon stacjonarny.
Telefony są do dyspozycji członków władz statutowych i pracowników biura.
9.2 Koszty związane z abonamentem na usługi internetowe w biurze PSRP oraz
doładowania Internetu mobilnego do dyspozycji biura PSRP oraz władz PSRP.
10. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umów zlecenie i umów o dzieło
W sprawozdaniu wykazane są wszystkie wypłacone środki na wynagrodzenia
w III kwartale, które nie są uwzględnione w innych pozycjach. W III kwartale 2015 roku
w Biurze PSRP była jedna osoba zatrudniona na umowę o pracę, a reszta osób
zatrudniona była na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło. Wszystkie osoby
zatrudnione przez PSRP funkcjonują w ramach Biura PSRP, którego częścią są inne
komórki. Stosowana nomenklatura ma jedynie charakter porządkujący. Dokonano
wypłaty następujących środków (miesiąc dotyczy terminu wypłaty):
Lipec:
Lista płac za czerwiec (2700 zł netto) oraz:

dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń
w ramach projektu Podnoszenie świadomości prawnej samorządów studenckich
w Polsce; przeprowadzenie szkoleń na konferencjach polskich samorządów
studenckich; odpowiadanie na zapytania mailowe związane ze sprawami
prawnymi; przygotowywanie projektów opinii prawnych; współorganizacja
konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP);
Strona 6






dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń
w ramach projektu Kultura Jakości Kształcenia; przeprowadzenie szkoleń na
konferencjach polskich samorządów studenckich; odpowiadanie na zapytania
mailowe związane z dydaktyką i jakością kształcenia; współorganizacja
konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez Parlament Studentów
RP)
dwa rachunki do umowy zlecenia 300 zł netto za rachunek (Koordynacja
Ekspertów studenckich Polskiej Komisji Akredytacyjnej)
dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (przygotowanie 20lecia PSRP; przygotowanie posiedzeń Rady Studentów w kwietniu, maju oraz
czerwcu; odpowiadanie na zapytania mailowe związane z prowadzonymi
projektami; organizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez
Parlament Studentów RP.)
dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (stworzenie bazy
kontaktów z mediami regionalnymi i akademickimi; redagowanie Magazynu
PSRP; pełnienie obowiązków rzecznika prasowego PSRP; koordynowanie
działań prasowych, medialnych i promocyjnych; współorganizacja konferencji,
debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP);
dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (koordynacja
programu Koordynatorów Regionalnych Parlamentu Studentów RP; współpraca
z Komisjami Branżowymi PSRP i porozumieniami lokalnymi samorządów
studenckich; reprezentowanie PSRP w wyznaczonych ciałach kolegialnych;
współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez
PSRP);)
dwa rachunku do umowy zlecenia 1490,24 zł netto za rachunek (udzielanie (drogą
elektroniczną) porad prawnych dotyczących spraw związanych ze szkolnictwem
wyższym, które przesyłane są na adres Rzecznika Praw Studenta
([email protected]); przygotowywanie bieżących zestawień spraw wpływających
na adres [email protected] uwzględniających rodzaj sprawy oraz zakres udzielonej
pomocy prawnej; przygotowywanie miesięcznych i kwartalnych sprawozdań
zbiorczych z wyżej wskazanych spraw; przygotowywanie pism z interwencjami do
uczelni lub organów władzy publicznej oraz pism sądowych dotyczących spraw
wpływających do Rzecznika Praw Studenta.)

Sierpień:
Lista płac za lipiec (2700 zł netto) oraz:

jeden rachunek do umowy zlecenia 250 zł netto za rachunek (Organizacja
szkolenia dla studentów w ramach projektu Wakacyjnej Akcji Studenckiej w
Strona 7



Poznaniu; Organizacja posiedzeń Rady Wykonawczej Parlamentu Studentów RP
w lipcu i sierpniu.);
jeden rachunek do umowy zlecenia 350 zł netto za rachunek (Organizacja
posiedzenia Koordynatorów Regionalnych Parlamentu Studentów RP;
Organizacja posiedzenia Prezydiów Komisji Branżowych Parlamentu Studentów
RP);
jeden rachunek do umowy zlecenia 200 zł netto za rachunek (przygotowanie
szkoleń e-learningowych dla studentów i samorządów studenckich w zakresie
dydaktyki i jakości kształcenia);
jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek ( Wsparcie
merytoryczne przy obsłudze portalu www.ankietyzacja.psrp.org.pl, służącego do
tworzenia ankiet ewaluujących zajęcia dydaktyczne na uczelniach wyższych);
Wrzesień:
Lista płac za sierpień (2 700,00 zł netto) oraz:





jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (koordynacja
programu Koordynatorów Regionalnych Parlamentu Studentów RP; współpraca
z Komisjami Branżowymi PSRP i porozumieniami lokalnymi samorządów
studenckich; reprezentowanie PSRP w wyznaczonych ciałach kolegialnych;
współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez
PSRP);)
jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń
w ramach projektu Kultura Jakości Kształcenia; przeprowadzenie szkoleń na
konferencjach polskich samorządów studenckich; odpowiadanie na zapytania
mailowe związane z dydaktyką i jakością kształcenia; współorganizacja
konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez Parlament Studentów
RP)
jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (stworzenie bazy
kontaktów z mediami regionalnymi i akademickimi; redagowanie Magazynu
PSRP; pełnienie obowiązków rzecznika prasowego PSRP; koordynowanie
działań prasowych, medialnych i promocyjnych; współorganizacja konferencji,
debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP);
jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń
w ramach projektu Podnoszenie świadomości prawnej samorządów studenckich
w Polsce; przeprowadzenie szkoleń na konferencjach polskich samorządów
studenckich; odpowiadanie na zapytania mailowe związane ze sprawami
prawnymi; przygotowywanie projektów opinii prawnych; współorganizacja
konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP);
jeden rachunek do umowy zlecenia 300 zł netto za rachunek (Koordynacja
Ekspertów studenckich Polskiej Komisji Akredytacyjnej)
Strona 8


jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (przygotowanie 20lecia PSRP; przygotowanie posiedzeń Rady Studentów w kwietniu, maju oraz
czerwcu; odpowiadanie na zapytania mailowe związane z prowadzonymi
projektami; organizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez
Parlament Studentów RP.)
jeden rachunek do umowy zlecenia 1490,24 zł netto za rachunek (udzielanie
(drogą elektroniczną) porad prawnych dotyczących spraw związanych ze
szkolnictwem wyższym, które przesyłane są na adres Rzecznika Praw Studenta
([email protected]); przygotowywanie bieżących zestawień spraw wpływających
na adres [email protected] uwzględniających rodzaj sprawy oraz zakres udzielonej
pomocy prawnej; przygotowywanie miesięcznych i kwartalnych sprawozdań
zbiorczych z wyżej wskazanych spraw; przygotowywanie pism z interwencjami do
uczelni lub organów władzy publicznej oraz pism sądowych dotyczących spraw
wpływających do Rzecznika Praw Studenta.)
Koszt podatków oraz składek zdrowotnych wypłaconych w III kwartale związanych
z wynagrodzeniem uwzględnionym w pozycji 10 wyniósł łącznie 10795,20 zł.
11. Środki finansowe przyznawane przewodniczącemu
Pozycja obejmuje środki przyznawane zgodnie ze Statutem PSRP przewodniczącemu.
Pozycja obejmuje także podatek dochodowy z tego tytułu.
12. Opłaty bankowe i księgowe
12.1 Opłaty bankowe związane z prowadzeniem konta.
12.2 Opłaty księgowe związane z obsługą księgową Parlamentu Studentów RP.
III - Wyjaśnienia dodatkowe:
Koszty podróży służbowych uwzględniające przejazd samochodem – poz. 3.7, 3.30, 3.41wynikały z konieczności dowozu osób o odpowiedniej porze na miejsce wydarzenia.
Ponadto pragniemy zaznaczyć, że zgodnie z praktyką z poprzednich lat, przy delegacjach
samochodowych stosujemy zasady opisane w punkcie IV. 10 Instrukcji Obiegu
Dokumentów Finansowo-Księgowych PSRP zawartej w Zarządzeniu Przewodniczącego
PSRP nr 4/2013 z 20 marca 2013 roku w sprawie obiegu dokumentów finansowoksięgowych, czyli - „koszty będą ustalane w oparciu o tabelę opłat za bilety jednorazowe
PKP Ex, EIC według taryfy ekspresowej zamieszczone na www.intercity.com.pl.
Wymieniona tabela określa cenę biletu za przejechanie określonej liczby kilometrów.
Koszty przejazdu osób posiadających ulgi ustawowe wyliczane będą z ich
Strona 9
zastosowaniem”. W związku z tym Parlament Studentów RP rozliczając delegacje
samochodowe nie generuje większych kosztów niż odpowiednie wartości kosztu
przejazdu 2 klasą PKP na danym odcinku.
Przekroczenia względem preliminarza w wydatkach w pozycji 4 wynikają z opłaconej
w III kwartale opłaty członkowskiej w Europejskiej Unii Studentów za rok 2015. W skali
całego roku koszty powinny być zgodne z preliminarzem całorocznym. W pozycji
5 dokonano przekroczenia względem preliminarza w związku z większymi
zamówieniami materiałów promocyjnych, dzięki czemu zniżano cenę jednostkową za
poszczególne materiały. Większe zamówienia pozwalają w ten sposób w skali roku
zmniejszyć realne koszty i w tej samej cenie pozwalają na wykonanie większej liczby
materiałów promocyjnych. Wszystkie koszty dotyczące zobowiązań z poprzedniego
kwartału wynikają z braku płynności finansowej Parlamentu Studentów RP poprzez
późne otrzymywanie transz dotacji budżetowej. W związku z tym liczne faktury
i delegacje nie są możliwe do uregulowania w terminie.
Strona 10