Załącznik - Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu

Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Rektora nr 105/2016
Polityka rachunkowości
dla projektów realizowanych w Akademii Wychowania
Fizycznego we Wrocławiu w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
Wrocław, grudzień 2016
1
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
I.
Księgi Rachunkowe projektu
1. Księgi
rachunkowe
projektu
prowadzone
są
przy
użyciu
komputera
i wykorzystaniu wymienionych systemów:
1/ systemu finansowo-księgowego YUMA FK z podsystemem KASA,
2/ systemu STOCK obsługującego środki trwałe i wartości niematerialne i prawne,
3/ systemu obsługującego kadry i płace TETA.
Powyższe systemy zapewniają automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, automatycznie
numerują strony i zapisy oznaczając pierwszą i ostatnią stronę oraz sumują zapisy
na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i przenoszą obroty lub salda.
Pomocniczo wykorzystuje się elektroniczny system planowania, rozliczania i bieżącej kontroli
wydatków obowiązujący w uczelni.
2. Stosowane systemy informatyczne pozwalają na:
1/ Prowadzenie dziennika wszystkich księgowań w ujęciu analitycznym za dany okres
sprawozdawczy i:
a/ możliwość uzyskiwania dowolnych zestawień,
b/ prowadzenie kartotek według zadanych parametrów,
c/ sporządzanie sprawozdań według zadanych parametrów,
2/ Powiązanie systemu finansowo księgowego z pozostałymi systemami informatycznymi
realizowane jest poprzez sporządzane polecenia księgowania lub automatycznie poprzez
przeniesienie danych z dyskietki z systemów środków trwałych do systemu FK.
Wykaz kont dla projektów:
Lp.
Symbol konta
Nazwa konta
1.
011…. do 017 …..
Środki trwałe zakupione na rzecz projektu
2.
052…. do 057….
3.
4.
115…..-118 …..
250 …. do 259 ….
Umorzenie środków trwałych zakupionych na rzecz
projektu
Rachunki bankowe dla projektu
Zobowiązania dotyczące projektu
5.
400… do 469 …..
6.
7.
552 90 …..…..
645 90………
Koszty projektu wg rodzaju zgodnie z załącznikiem
Nr 2 do Instrukcji ewidencji i rozliczania kosztów.
Koszty kwalifikowalne
Koszty rozliczane w czasie
8.
9.
10.
11.
552 91 ……..
707 02 ……….
717 02 ………
765 13 …..
Koszty niekwalifikowalne
Przychody projektu
Koszt własny projektu
Kary umowne
12.
851 02 ………
Rozliczenia międzyokresowe projektu
2
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
Bilans kontrolny projektu sporządza się na dzień bilansowy począwszy od 2016
roku wg wzoru:
AKTYWA
1. Wartości niematerialne i prawne
2. Środki trwałe
3. Należności z tytułu realizacji projektu
4. Środki pieniężne
a) środki UE
b) pozostałe
5. Inne aktywa projektu
Razem aktywa projektu:
PASYWA
1. Fundusz jednostki ( równowartość rozliczonych środków pomocowych
i wkładu własnego ), z tego równowartość:
a) środków UE
b) środków własnych
c) inne
2. Zobowiązania z tytułu pożyczek i kredytów
3. Zobowiązania z tytułu realizacji projektu
4. Inne zobowiązania
5. Inne pasywa projektu ( dochody przyszłych okresów )
Razem pasywa projektu:
II.
Wydatki kwalifikowalne projektu
Do wydatków kwalifikowalnych projektu zalicza się wydatek jeżeli:
 został uwzględniony w budżecie projektu i umowie o dofinansowanie,
 jest niezbędny do realizacji projektu,
 został poniesiony w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie,
 jest racjonalny, spełnia wymogi efektywnego zarządzania finansami,
 jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania
 jest spójny z postanowieniami Programu Operacyjnego i Szczegółowym
Opisem Osi Priorytetowej,
 jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa
krajowego, w tym przepisami regulującymi udzielanie pomocy publicznej,
 został wykazany we wniosku o płatność,
 jest zgodny z kryteriami określonymi przez Instytucję Zarządzającą,
Dokumenty dotyczące wydatków kwalifikowalnych, faktury i inne dokumenty
księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opisane w taki sposób,
3
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
aby widoczny był bezpośredni związek wydatku z realizacją projektu.
W szczególności opis dowodu księgowego powinien zawierać następujące
informacje:
 numer umowy o dofinansowanie projektu,
 nazwę projektu,
 adnotację o źródłach finansowania projektu,
 informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej dokumentu
księgowego,
 numer księgowy dokumentu,
 w przypadku, gdy wydatek podlega ustawie Prawo zamówień publicznych,
podstawę prawną zgodnie z ww. ustawą,
 sposób dekretacji dokumentu,
 kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku
zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania,
 odniesienie do daty zawarcia i numeru umowy z wykonawcą,
 odniesienie do konkretnej pozycji z harmonogramu rzeczowo – finansowego
projektu,
 datę płatności zobowiązania wraz z podaniem numeru wyciągu bankowego.
Jeżeli kwalifikowana jest część wydatku to na odwrocie faktury lub innego dowodu
księgowego należy podać sposób jego wyliczenia.
III.
Obieg dokumentów finansowo – księgowych projektu
Obieg dokumentów finansowo – księgowych projektu jest zgodny z obiegiem
dokumentów jednostki realizującej projekt – Zarządzenie Rektora Nr 42/ 2009
z dnia 24 listopada 2009
Wzory wykazów osób upoważnionych:
a) do dokonywania kontroli merytorycznej,
b) do dokonywania kontroli formalno – rachunkowej,
c) do dekretacji dokumentów księgowych,
d) do zatwierdzania do wypłaty faktur lub innych równoważnych dowodów
księgowych potwierdzających wydatki
zawierają odpowiednio załączniki Nr 1,2,3 i 4 do niniejszej polityki rachunkowości.
IV.
Inwentaryzacja aktywów i pasywów projektu
Aktywa i pasywa projektu są inwentaryzowane
na podstawie planów
inwentaryzacji
określonych
przez
kierownika
jednostki
w
formie
i z częstotliwością:
 środki pieniężne – w formie potwierdzenia z bankiem salda na koniec roku,
 salda rozrachunków – w formie potwierdzenia sald z kontrahentami
wg stanu na koniec roku,
 inne salda bilansowe i pozabilansowe projektu ( zobowiązania warunkowe
itp. ) podlegają na koniec roku inwentaryzacji w formie wzajemnych
uzgodnień albo weryfikacji dokumentów.
4
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
V.
Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów
1. Zabezpieczenie zbiorów
Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewnia alarmowe
zabezpieczenie pomieszczeń , z jednoczesnym powiadamianiem firmy
ochroniarskiej, w których przechowuje się zbiory księgowe.
Dodatkowym zabezpieczeniem do przechowywania dokumentów projektu
jest szafa metalowa dla dokumentów i sejf pancerny do przechowywania
płyt DVD ze skopiowanym zbiorem systemu FK.
Zbiory danych tworzące księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach
danych, dowody księgowe i inne dokumenty stanowiące podstawę
zapisów w księgach podlegają ochronie a mianowicie:
1/ dowody księgowe i inne dokumenty będące podstawą zapisów
w księgach są odpowiednio archiwizowane i przechowywane,
2/ wydruki dotyczące projektu wykonane w systemie FK po zamknięciu
roku przechowuje się w archiwum AWF przez okres wskazany w umowie
o dofinansowanie projektu.
3/ po zakończeniu roku obrachunkowego kopiuje się system FK
w Kwesturze na płyty DVD i przechowuje się je w kasie pancernej,
4/ kopie systemu FK dokonuje się również na serwerze głównym w każdy
dzień roboczy, a w sobotę wykonuje się kopię tygodniową.
2. Przechowywanie zbiorów
Zbiory przechowuje się wg następujących zasad:
 w sposób trwały tj.: nie krótszy niż 50 lat przechowywane
są zatwierdzone sprawozdania finansowe oraz dokumentacja płacowa.
 okresowemu
przechowywaniu
zgodnie
z
zapisami
umowy
o dofinansowanie.
3. Udostępnianie danych i dokumentów
Udostępnianie sprawozdań finansowych z realizacji projektu, oraz
dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów
z zakresu rachunkowości projektu ma miejsce:
 w siedzibie jednostki, po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub
upoważnionej przez niego osoby,
 poza siedzibę jednostki, po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika
jednostki
oraz
po
zastosowaniu
pisemnego
pokwitowania
zawierającego spis wydawanych dokumentów.
5
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
Załącznik Nr 1
do polityki rachunkowości dla projektów realizowanych
w ramach EFRR, EFS i FS.
Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej
dla projektu pn.: „…………………………….”
Nr umowy o dofinansowanie : …………………………………….
NAZWA JEDNOSTKI
Lp.
ORGANIZACYJNEJ
Nazwisko i imię
oraz stanowisko
służbowe
upoważnionego
Nazwisko i imię
oraz stanowisko
służbowe
zastępującego
Wzór podpisu
Wzór podpisu
upoważnionego
zastępującego
upoważnionego
1.
Podpis Rektora ……………………….
6
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
Załącznik Nr 2
do polityki rachunkowości dla projektów realizowanych
w ramach EFRR, EFS i FS.
Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli
formalno-rachunkowej dla projektu pn.: „…………………………………………….”
Nr umowy o dofinansowanie: …………………………………………..
Imię i nazwisko oraz
Lp. Nazwa jednostki organizacyjnej stanowisko służbowe
upoważnionego
Wzór podpisu
upoważnionego
1.
2.
3.
4.
Podpis Rektora: …………………………
7
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
Załącznik Nr 3
do polityki rachunkowości dla projektów realizowanych
w ramach EFRR, EFS i FS.
Wykaz osób upoważnionych do dokonywania dekretacji dokumentów księgowych
dla projektu pn.: „……………………………………………………….”
Nr umowy o dofinansowanie: ……………………………..
Imię i nazwisko oraz
Lp. Nazwa jednostki organizacyjnej stanowisko służbowe
upoważnionego
Wzór podpisu
upoważnionego
1.
2.
3.
Podpis Rektora ……………..
8
Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu
Załącznik Nr 4
do polityki rachunkowości dla projektów realizowanych
w ramach EFRR, EFS i FS.
Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzenia do wypłaty faktur lub innych
równoważnych dowodów księgowych potwierdzających wydatki
dla projektu pn.: „………………………………………”
Nr umowy o dofinansowanie ………………………………………………………….
NAZWA JEDNOSTKI
Lp.
ORGANIZACYJNEJ
Nazwisko i imię
oraz stanowisko
służbowe
upoważnionego
Nazwisko i imię
oraz stanowisko
służbowe
zastępującego
Wzór podpisu
Wzór podpisu
upoważnionego
zastępującego
upoważnionego
1.
2.
Podpis Rektora …………………..
9