Zp 2130-1/14 Załącznik nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS

Załącznik nr 1 do SIWZ
Zp 2130-1/14
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I.
Słownik skrótów i pojęć zastosowanych w dokumencie:
1. Zamawiający – Skarb Państwa – Sąd Apelacyjny w Lublinie
2. Wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca
osobowości prawnej, której udzielone zostanie zamówienie
3. Apelacja lubelska – obszar obejmujący swoim zasięgiem 1 sąd apelacyjny, 4 sądy okręgowe
oraz 21 sądów rejonowych (spis wszystkich jednostek w apelacji lubelskiej wraz z adresami
stanowi załącznik nr 10 do SIWZ)
4. ZSRK – Zintegrowany System Rachunkowości i Kadr
5. MS – Ministerstwo Sprawiedliwości
6. DIRS – Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych
7. Dzień roboczy – dni tygodnia od poniedziałku do piątku niebędące dniami ustawowo
wolnymi od pracy
8. Konsultant – konsultanci realizujący lokalnie Usługi Wsparcia dla obszarów Fi, FM, PSCD
9. Koordynator – Koordynator Szkoleń Sądu Apelacyjnego w Lublinie – specjalista ds.
kadrowych pełniący funkcję kierownika Oddziału Kadr Sądu Apelacyjnego w Lublinie
10. FAQ – (Frequently Asked Questions) – Często zadawane pytania
11. FI (Financial Accounting) – Rachunkowość Finansowa
12. FM (Founds Management) – Zarządzanie budżetem
13. PSCD (Public Sector Collection and Disbursement) – Rozrachunki z uczestnikami
postępowania
14. Screenshot - zrzut ekranu
15. Strony – Zamawiający i Wykonawca
16. Obszar wsparcia – wsparcie użytkowników systemu:
a. FI (Rachunkowość Finansowa)
b. FM (Zarządzanie Budżetem)
c. PSCD (Rozrachunki z uczestnikami postępowania)
17. Użytkownik – pracownik jednostki sądownictwa powszechnego Apelacji Lubelskiej
18. Usługa Wsparcia – usługi polecające na udzielaniu użytkownikom profesjonalnej pomocy
w korzystaniu z systemu ZSRK w określonych obszarach oprogramowania SAP na miejscu,
tj. w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego po podpisaniu umowy.
1
II.
Przedmiot zamówienia
A. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego
usługi
profesjonalnego
wsparcia
przy
wdrażaniu
systemu
ZSRK,
opartego
na
oprogramowaniu firmy SAP AG w obszarach wsparcia: FM, FI i PSCD.
B. Wsparcie polegać będzie na udzielaniu użytkownikom systemu ZSRK (pracownikom
sądów Apelacji Lubelskiej) profesjonalnej pomocy w korzystaniu z systemu z użyciem
funkcjonalności, jakie posiada system ZSRK oraz z uwzględnieniem faktycznych zadań, jakie
są do wykonania w systemie produkcyjnym przez użytkowników w obszarach FM, FI i PSCD
w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego dla grup użytkowników:
 poprzez konsultacje bezpośrednie realizowane w siedzibie danych jednostek apelacji
lubelskiej;
 poprzez konsultacje
za pośrednictwem minimum 1 (jednej) infolinii zdalnego
wsparcia obszarów FI, FM, PSCD.
C. Liczba roboczogodzin wsparcia w ramach konsultacji bezpośrednich: 1280. Przez
roboczogodzinę rozumie się 60 minut.
D. Wsparcie poprzez konsultacje za pośrednictwem infolinii zdalnego wsparcia obszarów FI,
FM, PSCD – limitowany jedynie dostępnością infolinii w dni robocze przez okres realizacji
umowy w godzinach: 13:30-15:30.
E. Ogólne zasady wykonywania usługi w ramach konsultacji bezpośrednich:
 Wsparcie będzie odbywać się w uzgodnionych lokalizacjach - jednostkach apelacji
lubelskiej (załącznik nr 10 do SIWZ)
 Harmonogram świadczenia wsparcia z podziałem na jednostki apelacji lubelskiej oraz
roboczogodziny zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę w terminie
3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Zamawiający uwzględni przy
sporządzaniu harmonogramu potrzeby jednostek apelacji lubelskiej oraz Plan
Wsparcia przedłożony przez Wykonawcę w konsultacji z Koordynatorem w terminie
2 dni roboczych od dnia podpisania umowy.
 Usługi wsparcia będą realizowane w grupach liczących maksymalnie po 10 osób,
 Usługi wsparcia będą realizowane w dni robocze w danej lokalizacji w godzinach
urzędowania w danej lokalizacji co do zasady od 7:30 do 15:30.
 Łączny wymiar przerwy wliczanej Konsultanta nie może przekroczyć 30 min. na
8 godzin świadczenia usługi.
F. Celem realizacji konsultacji bezpośrednich sale Zamawiającego zostaną wyposażone w:
- Flipchart,
- dostęp do sieci Internet z każdego stanowiska,
2
- dostęp do sieci Internet dla każdego konsultanta,
- drukarkę.
Szczegółowy opis czynności wchodzących w przedmiot zamówienia
III.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego Usług
Wsparcia dla użytkowników Systemu ZSRK opartego na oprogramowaniu firmy SAP AG
w ramach:
 konsultacji bezpośrednich w łącznym wymiarze 1280 roboczogodzin konsultacji
 konsultacje za pośrednictwem infolinii.
w ramach Obszarów wsparcia (FI,FM oraz PSCD). W szczególności Wykonawca zobowiązuje
się do:
1. Przygotowanie Planu wsparcia w konsultacji w ramach konsultacji bezpośrednich
z Koordynatorem Szkoleń Sądu Apelacyjnego w Lublinie obejmującego w terminie 2 dni
roboczych od dnia podpisania umowy:
a. opis organizacji procesu wsparcia,
b. cele i zasady prowadzenia wsparcia m.in. opis podejścia do świadczenia wsparcia oraz
zadania do realizacji przez Zamawiającego w poszczególnych obszarach wsparcia,
c. projekt harmonogramu świadczenia wsparcia z podziałem na jednostki apelacji
lubelskiej oraz roboczogodziny – Zamawiający zastrzega, że konsultanci Wykonawcy
mogą świadczyć usługę wsparcia osobno lub razem w różnych lokalizacjach
Zamawiającego,
2. W ramach konsultacji bezpośrednich wsparcie merytoryczne pracowników Zamawiającego
w eksploatacji systemu ZSRK w obszarach FI, FM i PSCD we wskazanej lokalizacji
w oparciu o Harmonogram świadczenia wsparcia z podziałem na jednostki apelacji lubelskiej
oraz roboczogodziny.
3. Koordynacja prac oraz utrzymywanie stałego kontaktu z Koordynatorem Szkoleń Sądu
Apelacyjnego w Lublinie.
4. Raportowanie ze spotkań w ramach konsultacji bezpośrednich z pracownikami jednostek
Apelacji Lubelskiej na adres: [email protected] w cyklach każdodziennych, gdy
w danym dniu odbywało się wsparcie. Raport powinien zostać przesłany na ww. adres nie
później niż do godz. 18.00 w dniu wykonania usługi.
5. Stworzenie bazy wiedzy wraz z FAQ w formie elektronicznej i przekazanie jej
Zamawiającemu na 1 dzień roboczy przed dniem podpisania Końcowego Protokołu Odbioru
umowy na płycie CD\DVD - w liczbie 26 egzemplarzy. Dokument ten powinien zawierać:
 instrukcje wykonania zaawansowanych operacji wyszczególnionych w Specyfikacji
Usług z trzech obszarów tj. FI, FM, PSCD wraz ze screenshotami,
3
 FAQ wraz z odpowiedziami zebrane ze wszystkich konsultacji bezpośrednich oraz
konsultacji poprzez infolinię z pracownikami jednostek Apelacji Lubelskiej.
Dokument bazy wiedzy winien liczyć min. 30 stron A4, czcionka Arial Narrow 12pkt
z interlinią 1,5 wiersza oraz marginesami góra/dół/prawo/lewo 2,5cm/2,5cm/2,5cm/2,5cm.
6. Uruchomienie jednej infolinii zdalnego wsparcia obszarów FI, FM, PSCD

dostępność infolinii w dni robocze w godzinach: 13:30-15:30 w polskiej sieci telefonii
stacjonarnej przez cały okres obowiązywania umowy,

średni czas oczekiwania na połączenie nie może być dłuższy niż 2 min,

Zamawiający nie będzie ponosił żadnych dodatkowych kosztów (za wyjątkiem
kosztów połączeń) związanych z realizacją usługi infolinii, w tym związanych
z
uruchomieniem
i
utrzymywaniem
łącza,
serwisowaniem
urządzeń
lub
dostosowywaniem infrastruktury Wykonawcy w związku z realizacją powyższej
usługi.

Zamawiający zastrzega, ze osoba lub osoby obsługujące infolinię, nie mogą być
jednocześnie Konsultantami zgłoszonymi do wykonywania usługi wsparcia
UWAGA: Cena wsparcia brutto w zakresie infolinii (bez względu na ich liczbę
uruchomiona przez Wykonawcę) nie może wyższa niż 5% wartości brutto oferowanej
przez Wykonawcę
7. Wszelkie inne elementy niezbędne do prawidłowego i profesjonalnego wykonania zakresu
umowy, w tym w szczególności Wykonawca zapewnia we własnym zakresie bazę noclegową,
wyżywienie, środki komunikacji dla Konsultantów.
8. Specyfikacja usług:
Wsparcie w
obszarze FI
obejmuje, w
szczególności:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Tworzenie, zmiana kont dostawców;
Tworzenie, zmiana kont dostawców powiązanych;
Tworzenie, zmiana kont odbiorców;
Sprzedaż usług;
Znaki opłaty sadowej dochody – Księgowanie przypisu z tytułu
sprzedaży znaków sądowych 221*/720 oraz wpłaty na dochody kwoty
przekazanej z PKO 131/221* zamykającej przypis;
Noty odsetkowe dla należności;
Splata rat pożyczek sędziowskich – wpływ na rachunek bankowy raty
pożyczki;
Ewidencja operacji kasowych;
Generowanie przelewów;
Import i księgowanie wyciągów bankowych;
Przekazywanie środków pomiędzy dysponentami;
Dzienna prognoza wydatków - raport, który ma przedstawiać wydatki za
dany okres, dekadę celem pozyskania informacji jakie środki mamy
ujmować do zapotrzebowania TREZOR;
Monitowanie przeterminowanych należności;
Księgowanie układzie paragrafowym plan i zmiany - FI automatem za
pomocą transakcji ZFIKSPB;
Księgowanie w układzie paragrafowym wydatku na kontach
4
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.
45.
Wsparcie w
obszarze FM
obejmuje, w
szczególności:
46.
47.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
pozabilansowych - powinno to być na koncie 980 jako wykonanie
planu, oraz na koncie 998 jako wykonanie zaangażowania. Księgowanie
w układzie paragrafowym zaangażowania - w FI automatem za pomocą
transakcji ZFIKSPB;
Księgowanie w układzie zadaniowym planu i zmiany - w FI automatem
za pomocą transakcji ZFIKSPB;
Księgowanie zaangażowania wydatków lat następnych - w FI
automatem za pomocą transakcji ZFIKSPB;
Przeksięgowanie zaangażowania pomiędzy latami;
Wadia w postępowaniu przetargowym i zabezpieczeniu należytego
wykonania umowy – depozyty;
Znaki opłaty sadowej - księgowanie 2 % prowizji na podstawie
otrzymanej faktury z PKO;
Ewidencja wydatków strukturalnych;
Ewidencja wydatków incydentalnych;
Ewidencja rozrachunków z US, ZUS i PFRON-automatem z listy płac;
Fundusz Pomocy Postpenitencjarnej - F.P. Postpenitencjarnej dotyczy
tylko FI (konta KG 136,206,853) z PSCD związany jest Fundusz
Pomocy Pokrzywdzonym (księgowanie przez konto rozrachunkowe 246
i na kontach pozabilansowych);
Podatki i opłaty (zarząd, podatek od nieruchomości);
Koszty egzekucji komorniczej pokrywane przez sąd;
Zakup usług bez zamówienia;
Odpisy aktualizujące należności;
Naliczanie odsetek od zobowiązań;
Zaliczki i rozliczanie delegacji oraz zwrot kosztów przejazdu;
Pożyczki na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych sędziów - udzielona
pożyczka dla sędziego;
Pożyczki z ZFSŚ;
Pozostałe świadczenia zwrotne z ZFSŚ;
Księgowanie odpisów ZFSŚ;
Podróż służbowa;
Rejestracja danych kadrowych osoby, dla której powstanie rozliczenie
delegacji;
Rozliczenie i księgowanie podroży służbowej;
Rozliczenie zwrotu kosztów za dojazdy – sędziowie;
Rozliczenie zwrotu kosztów za dojazdy do pracy – urzędnicy;
Zaliczki komornicze udzielane przez Prezesa Sądu;
Rozliczenie zaliczki komorniczej udzielonej przez Prezesa Sądu;
Weryfikacja zmigrowanych rozrachunków na BO pod względem
zgodności kwot na kontach KG oraz FM (pozycji finansowych);
Weryfikacja BO na pozostałych kontach KG;
Tworzenie żądania zaliczki dla dostawcy (dla porto -Poczta) na koniec
m-ca jest rozliczane z fakturą;
Raporty - pozycji pojedynczych na dostawcy, odbiorcy, koncie KG,
zestawienie obrotów i sald;
Rozliczanie zobowiązań zapłaconych, ale nie rozliczonych;
Rozliczanie należności;
Tworzenie, zmiana analityki klasycznej FM;
Tworzenie, zmiana układu zadaniowego;
Tworzenie, zmiana źródeł finansowania;
Tworzenie, zmiana rozdziałów;
Tworzenie, zmiana struktury organizacyjnej FM;
Tworzenie planu strukturalnego budżetowania;
Zmiana planu strukturalnego budżetowania;
5
Wsparcie w
obszarze PSCD
obejmuje, w
szczególności:
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
IV.
Tworzenie planu strukturalnego księgowania;
Zmiana planu strukturalnego księgowania;
Przygotowanie wersji dla projektu planu finansowego;
Przygotowanie wersji dla Ustawy Budżetowej;
Zmniejszenie planu na dysponencie (WW);
Zmniejszenie planu na dysponencie (DM);
Zwiększenie planu na dysponencie (WW);
Zwiększenie planu na dysponencie (DM);
Przesunięcie środków na podstawie decyzji dysponenta 3 stopnia;
Przesunięcie na wniosek dysponenta 3 stopnia;
Przesunięcie na wniosek dysponenta 3 stopnia do MS;
Przesunięcie w ramach apelacji (dochody);
Zaangażowanie środków DIRS;
Rejestracja i zmiany zaangażowania z unieruchomień i z rezerwacji;
Rejestracja i zmiany zaangażowania z unieruchomień (bieżące);
Rejestracja i zmiany zaangażowania z unieruchomień (Bieżące);
Blokowanie środków;
Zaangażowanie lat przyszłych DWR;
Zaangażowanie wynagrodzeń;
Zaangażowanie z umów cywilnoprawnych;
Przenoszenie zaangażowania (zmiana roku) tzw. przeniesienia obligo;
Tworzenie sprawozdań;
Raportowanie w malarzu raportów;
Raporty standardowe;
Zakładanie i aktualizacja danych podstawowych zgodnie z przyjętym w
KB modelem danych (PB, KU, PU);
Operacje główne i częściowe – księgowania występujące w ZSRK:
dochody, wydatki, depozyty, sumy na zlecenie, zaliczki komornicze,
KNS, FPP;
Import wyciągów bankowych (partie płatności i lista wyjaśnień);
Ewidencja operacji kasowych;
Przelewy, w tym zwroty z dochodów;
Księgowanie wyników w FI i FM (klucze uzgodnień);
Raporty bieżące;
Wytyczne dla bezpieczeństwa informacji dla Wykonawców
Zasady wynikające z Polityki Bezpieczeństwa Informacji
1. Polityka Bezpieczeństwa Informacji obowiązuje wszystkich Wykonawców,
jednostki zewnętrzne i ich pracowników, o ile w trakcie realizacji umowy
otrzymują dostęp do zasobów informacyjnych sądów Apelacji Lubelskiej;
2. Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania z treścią oraz przestrzegania zasad
ochrony informacji zawartych w Polityce Bezpieczeństwa Informacji każdej
jednostki apelacji lubelskiej oraz podpisaniem niezbędnych dokumentów
poświadczających powyższą czynność w zależności od zapisów w Polityce
Bezpieczeństwa danej jednostki.
6
3. Naruszenie
postanowień
Polityki
Bezpieczeństwa
Informacji
przez
Wykonawcę stanowi podstawę do odstąpienia przez Zamawiającego ze
skutkiem natychmiastowym z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy od
umowy w trybie i na zasadach określonych w umowie;
4. Przestrzeganie
Polityki
Bezpieczeństwa
Informacji
jednostek
apelacji
lubelskiej obejmuje zakresem działania jak i zaniechania Wykonawcy
w siedzibie jednostek apelacji lubelskiej oraz poza ww. siedzibami. Obejmuje
to w szczególności zdalny dostęp do sieci teleinformatycznej jednostek
apelacji lubelskiej.
5. Wykonawca zobowiązuje się do konsultowania treści publikacji, materiałów
marketingowych oraz innych materiałów tego rodzaju dotyczących czynności
wykonywanych w ramach umowy z Zamawiającym z Rzecznikiem Prasowym
Zamawiającego;
6. Każda z osób biorących udział w wykonywaniu Umowy ze strony
Wykonawcy jest zobowiązana do podpisania Upoważnienia dla każdej
jednostki apelacji lubelskiej (wzór upoważnienia – załącznik nr 13 do SIWZ) Zamawiający zastrzega, że upoważnienia jest tylko projektem, w konsekwencji
w każdej jednostce może ono mieć treść odbiegającą od wzoru
z zastrzeżeniem istoty treści upoważnienia przez który należy rozumieć nazwę
zbioru/podzbioru oraz opis zakresu upoważnienia.
Naruszenie bezpieczeństwa informacji, za naruszenie bezpieczeństwa informacji
uważa się w szczególności:
1. Naruszenie lub próby naruszenia integralności systemu przeznaczonego do
przetwarzania informacji;
2. Naruszenie lub próby naruszenia integralności informacji w systemie ZSRK
(dodanie, zmiana, usunięcie), zniszczenie lub próby ich dokonania przez osoby
nieupoważnione lub upoważnione, działające w złej wierze lub jako błąd
osoby uprawnionej;
3. Naruszenie poufności poprzez celowe lub nieświadome przekazanie informacji
osobie nieuprawnionej do ich otrzymania;
4. Naruszenie ochrony informacji w systemie teleinformatycznym jednostek
Apelacji Lubelskiej (np. nieautoryzowane logowanie do systemu lub inny
objaw wskazujący na próbę lub działanie związane z nielegalnym dostępem do
systemu, skutkujące dostępem do informacji);
7
5. Nieuprawniony dostęp lub próba dostępu do systemu
ZSRK (np.
nieuprawniona praca na koncie użytkownika);
6. Umożliwienie dostępu do informacji osobie nieuprawnionej; np. pozostawienie
kopii danych (w drukarce, ksero, na stole), nie zablokowanie dostępu do
systemu (podczas nieobecności osoby uprawnionej);
7. Ujawnienie indywidulanych haseł dostępu użytkowników do systemu ZSRK;
8. Wykonanie nieuprawnionych kopii informacji lub wydruków;
9. Zamierzona lub nie zamierzona utrata poufności danych poprzez utratę sprzętu
udostępnionego przez Zamawiającego w trakcie wykonywania zakresu
umowy;
10. Inne sytuacje, które wskazują lub potwierdzają naruszenie bezpieczeństwa
w jednostkach Apelacji Lubelskiej.
Bezpieczeństwo fizyczne i środowiskowe
Wykonawca lub osoby, którymi Wykonawca posługuje się przy realizacji zamówienia
zobowiązane są:
1. Poddawania się kontroli pracownikom ochrony lub funkcjonariuszom Policji
Sądowej podczas wchodzenia do budynków jednostek Apelacji Lubelskiej;
2. Do przestrzegania zakazów wnoszenia na teren jednostek Apelacji Lubelskiej:
a. Broni, co do której w myśl ustawy z dnia 21 maja 1999 roku o broni
i amunicji (t.j. Dz. U. z 2004 r. nr 52, poz. 525 z późn. zm.) wymagane
jest posiadanie pozwolenia;
b. Innych
przedmiotów
i
substancji
niebezpiecznych,
np.
noży,
scyzoryków;
c. Alkoholu, substancji narkotycznych;
d. Transparentów, urządzeń megafonowych, ulotek;
e. Bagażu, paczek itp. Których nie można otworzyć bez zniszczenia
opakowania;
3. W budynkach jednostek Apelacji Lubelskiej obowiązuje bezwzględny zakaz
palenia tytoniu;
4. Ciągi komunikacyjne obiektów są zaopatrzone w tabliczki informujące
o kierunku ewakuacji i w miarę potrzeby wyposażone w oświetlenie awaryjne.
Zgodnie z przepisami prawa opracowane są instrukcje przeciwpożarowe.
8