Kontrola w projektach współfinansowanych przez Unię Europejską

Kontrola w projektach współfinansowanych przez Unię Europejską
Wpisany przez Agnieszka Koperska
Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu i - co
ważne - przez 5 lat od dnia zakończenia jego realizacji.
Decydując się na realizację projektu współfinansowanego ze środków unijnych, odbiorca
pomocy przyjmuje na siebie obowiązek poddania się kontroli w zakresie realizacji projektu
przeprowadzanej przez uprawnioną do tego instytucję. Zobowiązuje się również udostępnić, na
żądanie tej instytucji, wszelką dokumentację związaną z projektem. Nad prawidłowym
wydatkowaniem środków unijnych czuwają głównie instytucje odpowiedzialne za realizację
programów unijnych.
Obok nich kontrole mogą przeprowadzać niezależne organy kontroli, takie jak Urząd Kontroli
Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Zamówień Publicznych, instytucje Unii Europejskiej
- Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. Zwalczania nadużyć Finansowych OLAF oraz
Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie
w trakcie realizacji projektu i - co ważne - przez okres 5 lat od dnia zakończenia jego realizacji.
Mogą być one przeprowadzane zarówno w siedzibie beneficjenta, jak i w miejscu realizacji
projektu. Beneficjent jest informowany o kontroli, która ma być u niego przeprowadzona.
Najczęściej informacja taka jest przekazywana w formie pisemnej na 7 dni przed planowaną
kontrolą. Kontrola ma przede wszystkim zapewnić prawidłowość wydatkowania środków pod
względem legalności, celowości, gospodarności i rzetelności, zgodnie z prawem krajowym i
europejskim. Pozwala ona również na uzyskanie pewności, że projekt został zrealizowany
poprawnie, a zakładane rezultaty zostały osiągnięte.
Kontrola, i to nie jedna
Beneficjent może mieć do czynienia z kilkoma rodzajami kontroli:
- kontrola w siedzibie beneficjenta (planowana) - jest nią obejmowana całość zagadnień
związanych z realizacją projektu;
- kontrola w siedzibie beneficjenta (doraźna) - nie jest planowana i wynika z bieżących
potrzeb związanych z monitorowaniem realizacji projektów. Kontrole doraźne dotyczą
1/5
Kontrola w projektach współfinansowanych przez Unię Europejską
Wpisany przez Agnieszka Koperska
monitorowania sposobu naboru beneficjentów ostatecznych do projektu, diagnozowania
nieprawidłowości stwierdzonych podczas realizacji projektu, tj. na podstawie wizyt
monitorujących, sprawozdań z realizacji projektu, w czasie kontroli wniosków płatniczych, jak
również na podstawie informacji uzyskanych od innych organów kontrolujących lub osób
trzecich;
- kontrola ex ante zamówień publicznych na dokumentach przekazanych przez
beneficjenta;
- kontrola w siedzibie beneficjenta (sprawdzająca) - w sytuacji, kiedy w czasie kontroli
planowanych, doraźnych, ex ante, zespół kontrolujący stwierdzi nieprawidłowości mogące mieć
wpływ na prawidłową realizację projektu, po otrzymaniu informacji o sposobie realizacji zaleceń
pokontrolnych - w terminie do 1 miesiąca po otrzymaniu informacji od beneficjenta
przeprowadzana jest kontrola sprawdzająca stopień realizacji zaleceń pokontrolnych.
Najbardziej popularną kontrolą jest ta przeprowadzana na etapie wnioskowania o płatność.
Dotyczy ona każdego beneficjenta, a jej istotą jest poprawne rozliczenie projektu. Weryfikuje
ona zgodność kwot zapisanych we wniosku z kwotami na fakturach lub innych dokumentach
księgowych dołączonych do wniosku o płatność, kwalifikowalność kosztów ujętych we wniosku
o płatność, powiązanie poniesionych wydatków z projektem oraz ich zgodność z umową o
dofinansowanie, zgodność projektu z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
poprawność opisania kopii faktur lub innych dokumentów, zgodność kwot z wyciągów
bankowych potwierdzających dokonanie płatności z kwotami ujętymi na dokumentach
księgowych i we wniosku o płatność, poprawność dokumentów potwierdzających odbiór wykonanie prac, poprawność opisów dotyczących miejsca przechowywania środka trwałego,
którego dotyczy dana faktura, osiągnięcie wskaźników realizacji celów projektu.
Dostępne dokumenty
Pozytywny wynik tej kontroli, a także zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji
2/5
Kontrola w projektach współfinansowanych przez Unię Europejską
Wpisany przez Agnieszka Koperska
projektu są warunkami refundacji kosztów projektu. Podczas kontroli najlepiej zapewnić
obecność osób, które udzielą wyjaśnień na temat procedur, wydatków i innych zagadnień
związanych z realizacją projektu (w każdej instytucji jest z reguły wyznaczona jedna lub kilka
osób zajmujących się projektem, które najlepiej orientują się w danym temacie). Należy również
pamiętać, że dla potrzeb kontroli dokumenty powinny być dostępne i przechowywane w sposób
umożliwiający ich weryfikację. Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia ich
przedstawicielom instytucji przeprowadzających kontrolę. W szczególności mowa tu o
dokumentach dotyczących robót budowlanych, dostaw i usług: ofert od dostawców,
dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami mającymi na celu pozyskanie robót
budowlanych, usług lub dostaw, umów dotyczących realizacji zamówień, faktur, rachunków lub
innych równoważnych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu oraz dowodów
płatności.
Chodzi także o dokumenty dotyczące innych wydatków: umowy wraz z załącznikami i
ewentualnymi aneksami, kopii sprawozdań - w przypadku kontroli po zakończeniu realizacji
projektu, kopii wniosków o płatność, innych dokumentów wskazanych w zawiadomieniu o
kontroli. Przy projektach szkoleniowych dokumentami podlegającymi kontroli są z kolei: umowy
z wykładowcami i trenerami, umowy najmu pomieszczeń, sal konferencyjnych, listy osób
otrzymujących wsparcie w ramach projektu, dokumentacja potwierdzająca czy beneficjenci
ostateczni byli uprawnieni do otrzymania pomocy w ramach projektu, karty czasu pracy
pracowników, listy wynagrodzeń godzinowych i ewentualnych kosztów dodatkowych itp.
Kontrola promocji
Nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów jest traktowane jak uniemożliwienie
przeprowadzenia kontroli, a to z kolei - podobnie jak odmowa poddania się jej - skutkuje
rozwiązaniem umowy o dofinansowanie bez zachowania okresu wypowiedzenia. Kontroli
podlega również sposób informacji i promocji projektu: właściwe oznaczenie dokumentacji materiałów szkoleniowych (godło UE, logo programu, z którego jest współfinansowany projekt,
nazwa funduszu i jeśli występuje - informacja o współfinansowaniu krajowym; właściwe
oznakowanie pomieszczeń, w których realizowany jest projekt - plakaty, tabliczki; wizualizacja
3/5
Kontrola w projektach współfinansowanych przez Unię Europejską
Wpisany przez Agnieszka Koperska
zakupionych w ramach projektu urządzeń i środków trwałych). Z przeprowadzonej kontroli
zawsze sporządzana jest informacja pokontrolna zawierająca między innymi zalecenia
pokontrolne, które beneficjent jest zobowiązany wykonać we wskazanym terminie.
Niewykonanie tych zaleceń lub nieprzedstawienie uzasadnienia ich niewykonania wraz z
propozycją nowego terminu wprowadzenia zmian jest po raz kolejny podstawą do rozwiązania
umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Jakie nieprawidłowości
Przykładami najczęściej pojawiających się nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli są:
niekwalifikowalność kosztów - beneficjenci przedstawiają w ramach wniosku o płatność wydatki
nie związane z realizacją projektu lub nie kwalifikujące się do refundacji w ramach danego
działania; nieprzestrzeganie prawa zamówień publicznych - brak stosowania procedury
zamówień publicznych w projektach, gdzie próg zamówienia wymaga jej zastosowania lub
stosowanie niewłaściwych trybów ustawy; realizowanie projektu niezgodnie z założeniami
wniosku aplikacyjnego i umowy o dofinansowanie; realizacja projektu niezgodnie z
obowiązującymi przepisami - beneficjent prowadzi działalność gospodarczą bez wymaganych
pozwoleń.
Pozytywny wynik kontroli - ewentualnie wykonanie zaleceń pokontrolnych - oraz zatwierdzenie
sprawozdania końcowego z realizacji projektu są warunkami dokonania płatności końcowej na
rzecz beneficjenta. Negatywny wynik kontroli wstrzymuje z kolei dalsze finansowanie projektu,
mogąc skutkować zmniejszeniem kolejnej transzy o kwotę wykrytych nieprawidłowości,
windykacją przekazanych już środków, rozwiązaniem umowy o dofinansowanie bez
zachowania okresu wypowiedzenia.
4/5
Kontrola w projektach współfinansowanych przez Unię Europejską
Wpisany przez Agnieszka Koperska
Jeśli chcemy, aby nasze projekty kończyły się sukcesem - a w ślad za tym wypłatą
dofinansowania, musimy pamiętać, że nic nie przyczyni się do tego tak, jak właściwie
prowadzona ewaluacja. Powinniśmy na bieżąco kontrolować stan realizacji projektów,
informując instytucję wdrażającą program o jakichkolwiek zmianach. Prawdę mówiąc,
ewaluacja projektu powinna się rozpocząć już na etapie jego planowania i przygotowywania.
Tylko wtedy unikniemy bowiem problemów z rozliczeniem projektu, a instytucja wdrażająca
będzie mogła zrefundować poniesione przez nas wydatki w ustalonym terminie.
5/5