PM4 - UM Gliwice

PREZYDENT MIASTA GLIWICE
KAW.1711.3.2.2014
Gliwice, 21 marzec 2014 r.
nr kor. UM-156131/2014
Pani
Regina Lison
PRZEDSZKOLE MIEJSKIE
NR 4
ul. BARLICKIEGO 16
44-100 GLIWICE
ul.Zwycięstwa 21
44-100 Gliwice
Tel. +48 32 231 30 41
Fax +48 32 231 27 25
[email protected]
www.gliwice.eu
Prezydent Miasta
Gliwice
ul. Zwycięstwa 21
44 - 100 Gliwice
Tel. +48 32 230 69 51
Fax +48 32 231 27 25
[email protected]
W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.3.2.2014
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 3 lutego 2014 r. do
20 lutego 2014 r. w Przedszkolu Miejskim nr 4 w Gliwicach, przy ul.
Barlickiego 16 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu
Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia
Prezydenta Miasta nr KAW.1711.3.2.2014 z dnia 29 stycznia 2014 r.
Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach
dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole
kontroli podpisanym w dniu 13 marca 2014 r.
W okresie kontrolowanym na stanowisku
zatrudniona była pani Regina Lison.
kierownika
jednostki
Temat kontroli
Regulacje wewnętrzne oraz zgodność wydatkowania środków
budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.).
Zakres kontroli
Kontrolą objęto:
a) regulacje wewnętrzne dotyczące:
- wynagrodzeń pracowników samorządowych,
- oceny okresowej pracowników,
- zasad rachunkowości,
- prawa pracy,
- zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- polityki bezpieczeństwa,
b) wydatki poniesione w 2013 r.:
- na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń,
- pozostałe wydatki bieżące na kwotę 145.933,09 zł,
- wydatki majątkowe na kwotę 9.460,17 zł.
Wystąpienie pokontrolne
(PM nr 4)
KAW.1711.3.2.2014
Ocena działalności kontrolowanej jednostki
W jednostce, w zakresie objętym kontrolą:
- wdrożono zgodne z przepisami i poprawne formalnie ww. regulacje wewnętrzne,
- przestrzegano przepisów i procedur dotyczących wydatkowania środków
budżetowych,
za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia.
Wnioski i zalecenia.
Poniżej przedstawiam obszary wymagające poprawy.
1. W zakresie rachunkowości:
- niewłaściwe prowadzenie ewidencji na koncie 998 – zaangażowanie wydatków
budżetowych roku bieżącego,
- brak prowadzenia ewidencji na koncie 980 – Plan finansowy wydatków
budżetowych.
Zalecenie nr 1
Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (…) oraz planów kont (…) – (jt. Dz. U.
z r. 2013, poz. 289).
2. Przyznanie dodatków motywacyjnych bez wskazania w aneksach do umów o pracę
okresu na jaki zostały przyznane.
Zalecenie nr 2
Dodatki motywacyjne przyznawać zgodnie z zapisem § 2 pkt 5 uchwały
nr XXIII/775/2009 Rady Miejskiej w Gliwicach z dnia 19 marca 2009 r. w sprawie
uchwalenia regulaminu ustalania wysokości dodatków motywacyjnego, funkcyjnego
i za warunki pracy oraz szczegółowych zasad ich przyznawania, sposobu obliczania
wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz za godziny doraźnych zastępstw,
wysokości i warunków wypłacania nagród dla nauczycieli (z późn. zm.).
3. Wypłata wynagrodzenia z tytułu średniej urlopowej za miesiąc lipiec w dniu 10 lipca
2013 r.
Zalecenie nr 3
Wynagrodzenie z tytułu średniej urlopowej wypłacać zgodnie z art. 39 ust. 3 ustawy
z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U. z r. 2014, poz. 191).
4. Niewłaściwe ustawienia w programie płacowym algorytmu naliczania dodatku za
wieloletnią pracę skutkujące powstawaniem różnic groszowych.
Zalecenie nr 4
Dokonać zmian w ustawieniach programu płacowego.
5. Przydzielanie pracownikom jednostki odzieży roboczej niezgodnie z regulacją
wewnętrzną oraz brak wskazania w tabeli norm przydziału środków ochrony
indywidualnej stanowiska starszego kucharza.
Zalecenie nr 5
Zapewnić przestrzeganie zapisów regulacji wewnętrznych. Dokonać uzupełnienia
regulacji w ww. zakresie.
2
Wystąpienie pokontrolne
(PM nr 4)
KAW.1711.3.2.2014
6. Uregulowanie zobowiązań z przekroczeniem ustalonych terminów płatności na łączną
kwotę 300,92 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do
zapłaty odsetek z tego tytułu.
Zalecenie nr 6
Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3
pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2013,
nr 885 z późn. zm.).
7. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na ogólną
kwotę 24.836,16 zł.
Zalecenie nr 7
Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego
nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania
i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów.
8. Zawyżenie odpisu na ZFŚS na dzień 31 grudnia 2013 r. o kwotę 1.790,52 zł oraz
zaklasyfikowanie do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatku
dotyczącego zasiłku chorobowego na kwotę 296,40 zł.
Zalecenie nr 8
Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2
ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2013,
nr 885 z późn. zm.).
Dokonać zwrotu na rachunek dochodów budżetowych nieprawidłowo przekazanych
środków na ZFŚS.
Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z przepisami:
- ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
(j.t. Dz. U. z r. 2012, poz. 592 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U. z r. 2014,
poz. 191),
Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca
2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r.,
nr 38, poz. 207 z późn. zm.).
9. Nieprawidłowość w ewidencjonowaniu podstawowych środków trwałych polegające na
przyjęciu stawek umorzeniowych niezgodnych z obowiązującymi przepisami.
Zalecenie nr 9
Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r.
w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622) oraz
ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. z r. 2011, nr 74,
poz. 397 z późn. zm.) w zakresie określonych w nich stawek amortyzacyjnych.
10. W zakresie regulacji wewnętrznych:
a) w regulaminie wynagradzania brak określenia minimalnych wymagań związanych
ze stażem pracy na poszczególnych stanowiskach,
b) w polityce rachunkowości:
- brak szczegółowych zapisów określających metody wyceny aktywów
i pasywów oraz opisania sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- brak określenia terminu, do którego dokumenty wpływające po zakończeniu
danego miesiąca będą do niego zaliczane,
3
Wystąpienie pokontrolne
(PM nr 4)
KAW.1711.3.2.2014
brak wskazania wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego
eksploatacji,
- wystąpiły przypadki zapisów niezgodnych z zarządzeniem organizacyjnym
PM-79/10 Prezydenta Miasta Gliwice,
- wskazano termin zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień 30 grudnia,
- niejasny opis zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych,
- ogólny opis algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony
danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych
i systemu ich przetwarzania.
c) w regulaminie pracy brak określenia sposobu informowania pracowników o ryzyku
zawodowym,
d) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych brak określenia
rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych
emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli
objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji,
e) w polityce bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym
służącym do przetwarzania danych osobowych:
- brak wskazania zawartości poszczególnych zbiorów i powiązań między nimi,
- brak wskazania osób odpowiedzialnych za nadawanie uprawnień do
przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie
informatycznym,
- brak opisu sposobu, miejsca i okresu przechowywania elektronicznych
nośników zawierających dane osobowe,
- wskazanie sposobu realizacji wymogów odnośnie ewidencji wpisów
i udostępnień danych, niezgodnie z wymogami wynikającymi z § 7 ust. 1
pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych.
-
Zalecenie nr 10
a) politykę rachunkowości opracować na podstawie obowiązujących przepisów:
- art. 5, 7, art. od 22 do 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz.U z r. 2013, poz. 330 z późn. zm),
- § 6 ust. 5 i 6, § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek
budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszu celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r.,
poz. 289),
- zgodnie z zarządzeniem organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta
Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie: szczególnych zasad
ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku.
b) regulamin pracy uzupełnić o zapis wynikający z art. z art. 1041 §1 pkt 8 ustawy
z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (j.t. Dz.U. z r. 1998, nr 21, poz. 94
z późn. zm.),
c) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określić rodzaj
dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych
emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez
nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposób pozyskiwania
tych informacji,
4
Wystąpienie pokontrolne
(PM nr 4)
KAW.1711.3.2.2014
d) w
polityce
bezpieczeństwa
oraz
instrukcji
zarządzania
systemem
informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych dokonać zmian
zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych
oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych
osobowych (Dz.U. z r. 2004, nr 100, poz.1024),
e) w związku z zaktualizowaniem tabeli wynagrodzeń pracowników (w regulaminie
wynagradzania) w trakcie kontroli, odstępuję od wydania zalecenia w tym
zakresie.
Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo
zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia
pokontrolnego.
Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału
Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od
daty otrzymania niniejszego wystąpienia.
Z up. Prezydenta Miasta
Sekretarz Miasta
(-) Andrzej Karasiński
5