Kontrola wewnętrzna 2012 r. - biuletyn informacji publicznej Dom

Kontrola wewnętrzna 2012 r. - biuletyn informacji publicznej Dom

PREZYDENT MIASTA GLIWICE
KAW.1711.5.12.2012
Gliwice, 04 lipiec 2013 r.
nr kor. UM-303670/2013
DOM POMOCY
SPOŁECZNEJ NASZ DOM
ul. DERKACZA 10
44-122 GLIWICE
ul.Zwycięstwa 21
44-100 Gliwice
Tel. +48 32 231 30 41
Fax +48 32 231 27 25
[email protected]
www.gliwice.eu
W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.5.12.2012
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Prezydent Miasta
Gliwice
dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 11 października do
6 listopada
ul. Zwycięstwa 21
44 - 100 Gliwice
Tel. +48 32 230 69 51
Fax +48 32 231 27 25
[email protected]
2012
r.
w Domu Pomocy Społecznej „Nasz Dom”
w Gliwicach, przy ul. Derkacza 10 przez pracowników Wydziału Kontroli
i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach
upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.5.12.2012.
Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach
dokonanych:

w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli
z dnia 14 listopada 2012 r.,

pisemnych informacjach kierownika jednostki złożonych do dnia
11 czerwca 2013 r.
Temat kontroli.
Wydatkowanie środków na wynagrodzenia.
Ocena działalności kontrolowanej jednostki.
Poza przypadkami opisanymi we wnioskach, w jednostce przestrzegane
są przepisy i procedury oraz zapisy umów w zakresie wydatkowania
środków na wynagrodzenia.
Wystąpienie pokontrolne
DPS Nasz Dom
KAW.1711.5.12.2012
Wnioski.
1. W zakresie obowiązujących regulacji wewnętrznych:
 brak ustalenia w regulaminie wynagradzania wymagań kwalifikacyjnych
dla niektórych istniejących stanowisk w jednostce, co jest niezgodne z art. 39
ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
(Dz. U. z r. 2008, nr 2231, poz. 1458 z poźn. zm.),
 ustalenie terminu wypłaty wynagrodzenia w sposób powodujący konieczność
wypłaty wynagrodzenia przed końcem okresu za który się należy, co jest
niezgodne z art. 85 § 2 ustawy Kodeks pracy (jt. Dz. U. z r. 1998 nr 21 poz. 94
z poźn. zm.),
 brak ustalenia warunków i sposobu wypłacania premii w sytuacji niezdolności
pracownika do pracy wskutek choroby związanej z pobieraniem wynagrodzenia
za czas choroby oraz zasiłków innych niż zasiłek chorobowy.
Zalecenie nr 1
Dostosować obowiązujące regulacje do zgodności z obowiązującym prawem.
2. Zatrudnienie na stanowisku kucharza pracownika nie posiadającego kwalifikacji
wymaganych rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie
zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z r. 2009 nr 50 poz. 398
z poźn. zm.).
Zalecenie nr 2
Zatrudnienie w jednostce doprowadzić do stanu zgodnego z obowiązującymi
przepisami.
3. W dokumentacji osobowej pracownika brak informacji o okresowym zwiększeniu
obowiązków służbowych lub powierzeniu dodatkowych zadań, w związku z wypłatą
dodatku specjalnego.
Zalecenie nr 3
Dokumentację dotyczącą zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia
dodatkowych
zadań
uzasadniającą
przyznanie
dodatku
specjalnego
przechowywać w aktach osobowych pracowników.
4. W zakresie dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy:
 sporządzanie miesięcznego rozliczenia czasu pracy na podstawie danych
wynikających
z harmonogramów czasu pracy
zamiast
dokumentacji
potwierdzającej faktyczną obecność pracowników,
 na listach obecności brak potwierdzenia okresowej kontroli przeprowadzonej
przez kierownika komórki organizacyjnej, zgodnie z przyjętym w jednostce
wzorem listy obecności,
 przypadki braku potwierdzenia obecności na dziennych listach obecności przy
jednoczesnej wypłacie wynagrodzenia za przepracowane godziny.
Zalecenie nr 4
Ewidencję czasu pracy prowadzić w sposób rzetelny, odzwierciedlający
faktyczną obecność pracowników. Egzekwować wynikający z działu IV Czas
pracy pkt 37 Regulaminu pracy DPS „Nasz Dom” obowiązek potwierdzania
obecności na dziennych listach obecności. Miesięczne rozliczenie czasu pracy
dokonywać w oparciu o dokumentację na której potwierdzono wykonanie
czynności kontrolnych oraz potwierdzającej faktyczną obecność pracowników.
2
Wystąpienie pokontrolne
DPS Nasz Dom
KAW.1711.5.12.2012
5. W aktach osobowych pracowników, przypadki braku potwierdzenia za zgodność
z oryginałem dokumentów potwierdzających posiadany staż pracy oraz kwalifikacje.
Zalecenie nr 5
Prawo do dodatku za wieloletnią pracę oraz potwierdzenie posiadanych
kwalifikacji ustalać w oparciu o uwiarygodnione dokumenty, przechowywane
w aktach osobowych pracownika zgodnie z zasadami określonymi w § 1 ust. 3
rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z r. 1996 nr 62 poz.
286 z poźn. zm.).
6. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy
od osób fizycznych od wynagrodzeń wypłaconych w grudniu 2011 r. jednostka
zapłaciła w tym samym miesiącu, co narusza zasadę zawartą w pkt 5 załącznika nr 1
do zarządzenia organizacyjnego Prezydenta Miasta nr 58/11 z dnia 2 września 2011r.
w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów.
Zalecenie nr 6
Przy realizacji zobowiązań stosować ww. zarządzenie organizacyjne.
7. Niezgodne z art. 38 ust 1 i 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych (Dz. U. z r. 2008, nr 223 poz. 1458 z poźn. zm.) przyjęcie do
okresów uprawniających do dodatku za wieloletnią pracę, okresów prowadzenia
działalności gospodarczej, urlopu bezpłatnego oraz posiadania statusu osoby
bezrobotnej bez prawa do zasiłku jak i pominięcie okresu posiadania statusu osoby
bezrobotnej z prawem do zasiłku. Skutkiem finansowym nieprawidłowości jest
zarówno nadpłata dodatku w wysokości co najmniej 567,30 zł w roku 2011 oraz
231,00 zł w roku 2012 jak i zaniżenie jego wypłaty w wysokości co najmniej 73 zł
w roku 2011.
8. Niezgodnie z zasadami wynikającymi z § 7 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.
U. z r. 2009 nr 50 poz. 398 z późn. zm.) przyznanie i wypłata dodatku za wieloletnią
pracę w okresie przebywania pracownika na urlopie macierzyńskim lub dodatkowym
urlopie macierzyńskim. Skutkiem finansowym nieprawidłowości jest wydatkowanie
środków z budżetu miasta z przekroczeniem upoważnienia w łącznej wysokości co
najmniej 2.456,85 zł.
9. W zakresie naliczania i wypłaty nagrody jubileuszowej:
a) niezgodne z art. 38 ust 1 i 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych (Dz. U. z r. 2008, nr 223 poz. 1458 z poźn. zm.) przyjęcie do
okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej, okresów prowadzenia
działalności gospodarczej, urlopu bezpłatnego oraz posiadania statusu osoby
bezrobotnej bez prawa do zasiłku jak i pominięcie okresu posiadania statusu
osoby bezrobotnej z prawem do zasiłku,
b) nieprzestrzeganie terminu wypłaty nagrody wynikającego z § 8 ust 5
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie
wynagradzania pracowników samorządowych, w związku z nieprawidłowościami
w ustalaniu okresów uprawniających do nagrody,
c) niezgodne z art. 38 ust 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach
samorządowych w związku z § 14 i 16 rozporządzenia MPiPS z dnia 8 stycznia
1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego,
ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu
pieniężnego za urlop (Dz. U. z r. 1997 nr 2 poz. 14 z późn. zm.) wliczenie do
3
Wystąpienie pokontrolne
DPS Nasz Dom
KAW.1711.5.12.2012
podstawy ustalenia wysokości nagrody jubileuszowej wynagrodzenia za czas
urlopu wypoczynkowego w postaci składnika średniej urlopowej.
Skutkiem finansowym opisanych nieprawidłowości jest:

brak podstaw prawnych do wypłaty nagrody jubileuszowej w wysokości co
najmniej 3.850,00 zł,

nadpłata nagrody pracownikom w wysokości co najmniej 47,10 zł.
10. Przypadek niezgodnego z zasadami wynikającymi z art. 92 Kodeksu pracy oraz art.
36 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczania
społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z r. 2010 nr 77 poz. 512 z póź.
zm.) ustalenia wysokości podstawy naliczenia wynagrodzenia za czas choroby.
Skutkiem finansowym niezgodności jest zawyżenie wypłaty wynagrodzenia za czas
choroby o kwotę co najmniej 10,50 zł.
11. Niezgodne z art. 1511. § 1 ustawy Kodeks pracy naliczenie i wypłata normalnego
wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, w związku z brakiem przyjęcia
do ustalenia jego wysokości wszystkich stałych składników wynagrodzenia. Skutkiem
finansowym niezgodności jest zaniżenie wypłaty wynagrodzenia pracownikom o kwotę
co najmniej 49,50 zł.
12. Przypadek zaliczenia do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego nagrody
jubileuszowej, co narusza zasadę określoną w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia
1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery
budżetowej (Dz.U. z 1997 r. nr 160 poz. 1080 z późn. zm.). W konsekwencji
nieprawidłowego ustalenia podstawy dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało
wypłacone w kwocie wyższej o co najmniej 165,70 zł.
13. Przypadek zaliczenia do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne
składnika wynagrodzenia nie stanowiącego podstawy składek w myśl § 2 ust. 1 pkt
24 rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad
ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz. U.
z 1998 r. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.). W wyniku błędnego ustalenia podstawy
składki na ubezpieczenie społeczne ustalono w kwocie wyższej o co najmniej
30,39 zł.
14. Zaliczanie do maja 2012 r. do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie
zdrowotne niezgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r.
o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U.
z 2008 r. nr 164 poz. 1027 z późn. zm.) dodatków za wieloletnią pracę, funkcyjnego
i specjalnego, do których pracownicy mieli prawo w myśl postanowień przepisów
o wynagradzaniu w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy,
zasiłku chorobowego, opiekuńczego i wypłaconych w tych okresach.
W trakcie czynności kontrolnych
nieprawidłowo dokonanych wypłat.
jednostka
dokonała
częściowych
korekt
Zalecenie nr 7
Wysokość wypłacanych składników wynagrodzenia oraz podstawę składki na
ubezpieczenie społeczne i zdrowotne ustalać zgodnie z obowiązującymi
przepisami. Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych składników
wynagrodzenia oraz pochodnych. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne
dołączyć zestawienie wszystkich wyliczonych skutków finansowych.
4
Wystąpienie pokontrolne
DPS Nasz Dom
KAW.1711.5.12.2012
15. W jednostce nie powierzono w formie pisemnej odpowiedzialności za przekazywanie
do ZUS wymaganej przepisami dokumentacji.
W związku z uzupełnieniem zakresu czynności odpowiedzialnego pracownika
odstąpiono od wydania zaleceń.
Jednostka do dnia 11 czerwca 2013 r. przedłożyła dokumentację oraz informacje
potwierdzające podjęcie odpowiednich działań korygujących.
Anulowano wystąpienie pokontrolne z dnia 21 stycznia 2013 r.
Z up. Prezydenta Miasta
(-) Sekretarz Miasta
Andrzej Karasiński
5