Komunikat Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej

KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ i ZIMOWEJ
z 14 maja 2013 roku
Komendanta Gdańskiej Chorągwi ZHP
obowiązujący w okresie wakacji letnich w 2013 r. (nr 1)
Druhny i Druhowie!
I. OBOWIĄZKI KOMENDANTA HUFCA
KOMENDANT HUFCA:
- odpowiada za zgłoszenie wypoczynku do bazy MEN w formie elektronicznej i papierowej oraz
niezwłoczne poinformowanie kuratora oświaty o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem
wypoczynku zgodnie z § 6d Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami
(Papierowa wersja zgłoszenia oraz informacje o zmianie danych zawartych w zgłoszeniu muszą być
podpisana przez właściwego komendanta).
- nadzoruje przebieg HALiZ/NALiZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań do NALiZ i
HALiZ w nadzorowanych jednostkach, wizytuje jednostki w ramach nadzoru przebiegu akcji w hufcu,
odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji. Komendant hufca może powołać
pełnomocnika ds. HAL/HAZ (Instrukcja Organizacyjna HALiZ).
- odpowiada za terminowe sporządzenie i przekazanie do KCh sprawozdania statystycznego i
opisowego z przebiegu HAL/HAZ (ze wszystkich podejmowanych działań jednostek organizacyjnych
hufca w okresie wakacji).
Zobowiązuję komendantów hufców do wnikliwego zapoznania się z obowiązującymi w ZHP
instrukcjami związanymi z organizacją HALiZ oraz z przepisami państwowymi i ich przestrzegania.
W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie
pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy komendanta lub kwatermistrza
bazy HALiZ. W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na odstępstwo od powyższych zasad udziela
komendant macierzystej chorągwi ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca wraz z
uzasadnieniem.
II. OBOWIĄZKI KOMENDANTA WYPOCZYNKU HALiZ
1. Do obowiązków komendanta formy wypoczynku HALiZ należy:
1) wypełnianie zadań przewidzianych w § 11 ust. 4 ppkt. 1) do 9) Rozporządzenia MEN z dnia
21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami,
2) przygotowanie formy wypoczynku pod względem programowym, organizacyjnym
i kwatermistrzowskim oraz rzetelne i terminowe rozliczenie jej po zakończeniu,
3) dobór kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą
atmosferę w czasie funkcjonowania formy wypoczynku, w przypadku organizacji
wypoczynku dla dzieci i młodzieży zaliczanych do grup zagrożonych niedostosowaniem
społecznym lub wymagających różnego rodzaju terapii w ramach wypoczynku – kadra musi
posiadać odpowiednie kwalifikacje, potwierdzone uprawnieniami, do prowadzenia
niezbędnych terapii oraz sprawowania opieki nad wychowankami zaliczanymi do grup
zagrożonych,
4) niezwłoczne informowanie właściwego komendanta o wszelkich zmianach danych
zawartych w zgłoszeniu formy wypoczynku do kuratora oświaty mających miejsce od chwili
wydania zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku (zgłaszany m. in. zmiany liczby
uczestników, wszelkie zmiany związane z wychowawcami sprawującymi opiekę nad
uczestnikami wypoczynku łącznie ze zmianą danych personalnych wychowawców),
1
Komendant formy wypoczynku ponosi odpowiedzialność za:
a. bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników i kadry,
b. przestrzeganie Statutu ZHP,
c. realizację programu,
d. bieżące prowadzenie dokumentacji, w tym wydawanie rozkazów, (Dokumentacja ta
musi być prowadzona właściwie i na bieżąco. Odpowiedzialność za jej brak ponosi
bezpośrednio KOMENDANT FORMY WYPOCZYNKU zgodnie z rozporządzeniem MEN z
21 stycznia 1997 r. (Dz. U. Nr 12, poz. 67 z późn. zm.).
e. prawidłową gospodarkę sprzętową,
f. rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej podczas trwania formy wypoczynku,
g. ochronę danych osobowych uczestników, kadry i personelu formy wypoczynku,
h. za zgromadzenie wszystkich środków finansowych przed rozpoczęciem formy
wypoczynku.
i. rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia,
j. dokonanie podsumowania pracy, łącznie z oceną pracy kadry — sporządzenie
i przekazanie do właściwej komendy ewentualnych wniosków o wyróżnienie,
nagrodzenie lub niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry,
k. wykonywanie innych zadań, powierzonych przez władze harcerskie;
l. wprowadzenie Zasad Dobrej Praktyki Higienicznej i Dobrej Praktyki Produkcyjnej
podczas trwania obozu/kolonii
Komendant formy wypoczynku jest zobowiązany do natychmiastowego informowania Komendanta
lub pełnomocnika Komendanta Chorągwi ds. HAL 2013 o wszelkich zdarzeniach nadzwyczajnych,
sytuacjach kryzysowych oraz wypadkach wymagających konsultacji i leczenia szpitalnego, w przypadku
zajścia zdarzenia nadzwyczajnego lub sytuacji kryzysowej komendant formy wypoczynku oraz jego
przełożeni zobowiązani są do powstrzymania się od udzielania wywiadów lub wypowiedzi dla środków
masowego przykazu do czasu uzgodnienia treści i formy wypowiedzi z Komendantem Chorągwi lub
jego rzecznikiem prasowym.
2. Organizatorzy obozów, kolonii zobowiązani są do określenia na piśmie „Warunków uczestnictwa”
dla uczestników i ich rodziców, zawierających następujące co najmniej następujące informacje: czas
trwania, miejsce - adres wypoczynku, kontakt, sposób transportu - godziny wyjazdu i powrotu,
ubezpieczenie, kwalifikacje kadry, program pobytu, wyżywienie – sposób przygotowania i liczba
posiłków, wykaz niezbędnego wyposażenia uczestnika.
III. ZATWIERDZANIE FORM WYPOCZYNKU
Zgodnie z Rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 roku w sprawie warunków, jakie muszą spełnić
organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania
i nadzorowania oraz Rozporządzeniem MEN z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie zmian w tym
Rozporządzeniu WSZYSTKIE FORMY WYPOCZYNKU PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU DO KURATORIUM
OŚWIATY łącznie z wypoczynkiem w miejscu zamieszkania (np. półkolonie) i wyjazdami lub
przedsięwzięciami czy imprezami jednodniowymi. Zgłoszeniu nie podlegają zbiórki harcerskie
organizowane w miejscu zamieszkania uczestników.
Zatwierdzaniu podlegają także harcerskie bazy obozowe i stanice uruchamiane przez jednostki
Chorągwi Gdańskiej ZHP, które nie realizują przedsięwzięć programowych dla obozujących na nich
form wypoczynku.
IV. ZARZĄDZAM NASTĘPUJĄCE ZASADY ZATWIERDZANIA FORM WYPOCZYNKU HARCERSKIEJ
I NIEOBOZOWEJ AKCJI LETNIEJ 2013:
1. Komendant hufca wraz z organizatorem wypoczynku dokonuje zgłoszenia wypoczynku
na formularzu w wersji elektronicznej (na podstawie loginu i hasła zarejestrowanego organizatora
2
wypoczynku) i papierowej (podpisanej przez komendanta hufca) nie później niż 21 dni przed
terminem rozpoczęcia wypoczynku. Za datę dokonania zgłoszenia uważa się datę (datownik na
kopercie) faktycznego wysłania do Kuratorium Oświaty wersji papierowej formularza zgłoszenia
wypoczynku lub datę jego dostarczenia.
Formularz wysyłany jest do Kuratorium Oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora
wypoczynku. Zapisany w pliku PDF formularz zgłoszenia wypoczynku należy również przesłać
do Komendy Chorągwi na adres [email protected].
2. Organizator zatwierdza kolonię/obóz we właściwej komendzie:
* Formy wypoczynku powyżej 5 dni lub dla więcej niż 25 osób lub formy wypoczynku dla dzieci
i młodzieży zaliczanych do grup zagrożonych niedostosowaniem społecznym albo wymagających
socjoterapii w ramach wypoczynku - zatwierdzane będą przez Komendanta lub pełnomocników
Komendanta Chorągwi ds. HAL.
* Formy wypoczynku do 5 dni i dla nie więcej niż 25 osób (biwaki), wypoczynek w miejscu
zamieszkania oraz wyjazdy, przedsięwzięcia lub imprezy jednodniowe zatwierdzane będą przez
komendantów hufców.
* Komendant formy wypoczynku, bez względu na czas jej trwania i liczbę uczestników, powinien
przygotować do zatwierdzenia następującą dokumentację:
A. pod względem programowo-organizacyjnym:
a. starannie wypełniony raport przedobozowy zawierający
a) wykaz kadry (zał. nr 3a) z kserokopiami dokumentów potwierdzających kwalifikacje tej
kadry,
b)zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej komendanta, kwatermistrza i innych osób,
którym powierzono mienie ZHP,
c) deklaracje kadry w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników form wypoczynku
HALiZ;
b. zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku w KO (numer zgłoszenia ze strony internetowej),
c. polisę ubezpieczeniową NNW obejmującą kadrę i uczestników zawartą na cały czas trwania
formy wypoczynku łącznie z kwaterką, dojazdem i powrotem, suma ubezpieczenia 1 osoby
nie może być niższa niż 10.000,00 zł,
d. regulaminy jakie obowiązywać będą podczas trwania wypoczynku,
e. potwierdzenie opłacenia składek członkowskich przez uczestników i kadrę,
f. dokument (umowa) określający zasady korzystania z obiektu/terenu,
g. zatwierdzony w hufcu plan pracy obozu, kolonii zuchowej, biwaku…
h. Wzór „Warunków uczestnictwa” dla uczestników i rodziców;
B. pod względem finansowym:
a. wypełniony preliminarz finansowy (z potwierdzeniem przez skarbnika hufca o zgromadzeniu
środków finansowych) , do którego należy dołączyć:
a) imienny wykaz kadry przewidzianej do zatrudnienia podczas formy wypoczynku
z podaniem stanowisk i zakresów obowiązków, formy zatrudnienia i wysokości
wynagrodzenia oraz oświadczenia tych osób do celów podatkowych,
b)imienny wykaz kadry pełniącej funkcje na podstawie umowy wolontariatu oraz zakresów
obowiązków, przewidzianej do zwolnienia z odpłatności za wyżywienie,
c) umowy o wynajęcie lub użyczenie samochodu do celów zaopatrzenia (zał. nr 4 lub 4a do
Instrukcji finansowej HALiZ).
* Komendant harcerskiej bazy obozowej lub stanicy przedkłada do zatwierdzenia:
1. starannie wypełniony raport przedobozowy zawierający:
a) zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej komendanta, kwatermistrza i innych osób,
którym powierzono mienie ZHP,
b)deklaracje kadry i personelu w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników form
wypoczynku HALiZ;
3
b. polisę ubezpieczeniową NNW obejmującą kadrę i personel zawartą na cały czas
funkcjonowania bazy lub stanicy łącznie z jej uruchomieniem i likwidacją, suma
ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż 10.000,00 zł,
c. regulaminy jakie obowiązywać będą w trakcie funkcjonowania bazy lub stanicy (dla form
wypoczynku korzystających z bazy lub stanicy oraz wewnętrzne obowiązujące kadrę
i personel bazy lub stanicy),
2. wypełniony preliminarz finansowy (z potwierdzeniem przez skarbnika hufca o
zgromadzeniu środków finansowych), do którego należy dołączyć:
a) imienny wykaz kadry i personelu przewidzianego do zatrudnienia podczas formy
wypoczynku z podaniem stanowisk i zakresów obowiązków, formy zatrudnienia
i wysokości wynagrodzenia oraz oświadczenia tych osób do celów podatkowych,
b)imienny wykaz kadry i personelu pełniącego funkcje na podstawie umowy wolontariatu
oraz zakresów obowiązków, przewidzianej do zwolnienia z odpłatności za wyżywienie,
c) umowy o wynajęcie lub użyczenie samochodu do celów zaopatrzenia (zał. nr 4 lub 4a do
Instrukcji finansowej HALiZ).
Uprawnienia do samodzielnego zatwierdzania form wypoczynku powyżej 5 dni mają Komendanci
Hufców: Gdańsk-Śródmieście, Gdańsk-Wrzeszcz-Oliwa i Gdynia.
Wyjazdy zagraniczne oraz formy wypoczynku prowadzone przez komendantów hufców
zatwierdzane są w Komendzie Chorągwi.
Zatwierdzanie form wypoczynku w Komendzie Chorągwi odbywać się będzie do dnia 25 lipca 2013 r.
włącznie – nie później jednak niż 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia wypoczynku. Osoby
zatwierdzające formy wypoczynku w Komendzie Chorągwi proszone są o wcześniejsze uzgodnienie dnia
i godziny spotkania.
3. W przypadku form wypoczynku trwających do 5 dni i dla nie więcej niż 25 uczestników,
wypoczynku w miejscu zamieszkania oraz wyjazdów, przedsięwzięć lub imprez jednodniowych
komendanci hufców dostarczą niezwłocznie po zatwierdzeniu do Komendy Chorągwi wykazy
zatwierdzonych wypoczynków wg wzoru:
Rodzaj
Komendant
Liczba
Liczba członków
organizator
Miejsce termin
wypoczynku
Nr uprawnień
uczestników
ZHP (z hufca)
w formie elektronicznej na adres [email protected].
Komendanci hufców zobowiązani są do starannego prowadzenia, gromadzenia i przechowywania
dokumentacji biwaków.
4. Zobowiązuję komendantów hufców, jako odpowiedzialnych za przebieg Harcerskiej Akcji Letniej
do przeprowadzenia w hufcach szkoleń i warsztatów dotyczących zasad zatwierdzania form
wypoczynku oraz przestrzegania zasad znajdujących się w komunikatach HALiZ oraz w przepisach
organizacyjnych i państwowych, w szczególności zaś dotyczących BEZPIECZEŃSTWA (w tym BHP).
5. Po zakończeniu Harcerskiej Akcji Letniej komendy hufców zobowiązane są do jej podsumowania
i oceny. Powinno się to odbyć podczas zbiórki komendy hufca. Szczególną uwagę należy zwrócić na
organizację form letniego wypoczynku przez gromady i drużyny.
Do Komendy Chorągwi należy przesłać:
- raporty poobozowe wypełnione i podpisane przez komendantów form wypoczynku w terminie do
7 dni po zakończeniu wypoczynku
- sprawozdania opisowe i statystyczne oraz wykaz drużyn, które wzięły udział w HAL do 5 września
2013 r.
4
DOKUMENTACJA WYPOCZYNKU
1. organizacyjna:
1) raport przedobozowy zatwierdzony przez KCh lub KH,
2) umowa (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu,
3) polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry (zawarta na dojazd, pobyt i powrót),
4) wykaz uczestników (w książce pracy formy wypoczynku),
5) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów
(np. w książce pracy obozu lub podobozów),
6) umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy wolontariacie, oddelegowania pracownicze oraz
zakresy obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia,
7) książka pracy wraz z rozkazami komendanta,
8) książeczka ratownika, gdy organizowane będą kąpiele wodne,
9) potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty,
10) podpisane deklaracje w sprawie życia i zdrowia dziecka przez kadrę i personel,
11) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry i wolontariuszy, w tym kadry
specjalistycznej,
12) zobowiązania o odpowiedzialności materialnej kadry, której powierzono majątek, finanse.
2. programowa:
1) zatwierdzony program (plan pracy) obozu, kolonii zuchowej lub innej formy wypoczynku,
2) książka pracy (prowadzi ją każda jednostka realizująca własny program),
3) dzienniki zajęć wychowawcy;
3. medyczna:
1) karty kwalifikacyjne uczestników (z częścią dodatkową),
2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego,
3) dokumentacja sanitarna placówki,
4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw,
5) rejestr wypadków;
4. finansowa – zgodnie z Instrukcją finansową HALiZ, rozdział VII.
Przypominam również o:
1. Bezwzględnym przestrzeganiu przez kadrę instruktorską zasad bezpieczeństwa
zdrowia i życia wszystkich uczestników wypoczynku: dotyczy szczególnie kąpieli,
poruszania się po drogach publicznych, korzystania ze środków lokomocji, ochrony
przeciwpożarowej i innych niezbędnych do funkcjonowania.
2. Bezwzględnym przestrzeganiu Statutu ZHP przez kadrę instruktorską, ale także przez
pracowników i inne osoby, nie będące członkami ZHP, których obowiązuje całkowity zakaz palenia
tytoniu i spożywania napojów alkoholowych na terenie obozów i ośrodków prowadzonych przez
ZHP.
3. Umieszczeniu w widocznym miejscu, wszystkich obowiązujących regulaminów oraz
potwierdzeniu ich znajomości przez uczestników i kadrę własnoręcznymi podpisami. Każdy
komendant placówki jest osobiście odpowiedzialny za bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników.
4. Zakazie prowadzenia przez organizatora wypoczynku jakichkolwiek punktów handlowych na
terenie formy wypoczynku! Punkty takie mogą być prowadzone, za wiedzą i zgodą komendanta
formy wypoczynku, przez zewnętrzny podmiot gospodarczy, który prowadzi tego rodzaju
działalność gospodarczą legalnie oraz posiada wszystkie niezbędne pozwolenia, zezwolenia
i koncesje.
5
5. W związku z przypadkami gubienia przez instruktorów dokumentu „Zaświadczenie
o ukończeniu kursu kierowników placówek letniego i zimowego wypoczynku” proszę
Komendantów Hufców o zwrócenie uwagi instruktorkom i instruktorom na fakt, iż zaświadczenie
to jest dokumentem państwowym i nie jest wskazane wystawianie jego duplikatów.
Od 1 marca 2010 r. za wystawienie duplikatu obowiązują następujące opłaty:
pierwszy duplikat – 20zł
drugi duplikat - 50zł
Instruktorka lub instruktor, którzy zagubili zaświadczenia są zobowiązani do wystąpienia
do Komendy Chorągwi w formie pisemnej z prośbą o wystawienie duplikatu wraz z wyjaśnieniem,
co stało się z oryginałem tego dokumentu.
Komendant Gdańskiej Chorągwi ZHP
hm. Hanna Piotrowska
termin
zadanie
wysłać formularz wypełniony w generatorze
wniosków na stronie MEN oraz wersję
co najmniej 21 dni przed
„papierową” do kuratorium oświaty
terminem rozpoczęcia
właściwego ze względu na siedzibę
organizatora
do 25 lipca 2013 r., nie
później niż 7 dni przed zatwierdzenie formy wypoczynku w
planowanym
dniem Komendzie Chorągwi lub Komendzie Hufca
rozpoczęcia wypoczynku
dostarczyć do KCH
- tryb zatwierdzania form wypoczynku w
do 31 maja 2013 r.
hufcu,
- wyznaczyć osoby odpowiedzialne za
zatwierdzanie programu i finansów
Wykaz zatwierdzonych biwaków, form
wypoczynku w miejscu zamieszkania oraz
na bieżąco, niezwłocznie po
wyjazdów, przedsięwzięć lub imprez
zatwierdzeniu
jednodniowych organizowanych w okresie
wakacji r.
przesłać do Komendy Chorągwi
do 5 września 2013 r.
sprawozdanie opisowe i statystyczne HAL
odpowiedzialny
komendant hufca,
obozu/kolonii…
komendant hufca
obozu/kolonii…
pełnomocnicy
Komendanta
Chorągwi
komendant hufca
komendant hufca
6