FBC.V.431.2.2015

WOJEWODA OPOLSKI
Opole, 7 września 2015 r.
FBC.V.431.2.2015
Sprawozdanie
z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej1 w Urzędzie Miejskim w Głuchołazach (dalej:
Urząd) w trybie uproszczonym w dniach od 12 do 17 sierpnia 2015 r. przez Zbigniewa Golę
– starszego inspektora w Wydziale Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Opolu, na podstawie upoważnienia Wojewody Opolskiego z dnia
7 sierpnia 2015 r., znak: FBC.V.057.22.2015.
Przedmiot kontroli: sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych w 2014 r.
w zakresie zadań własnych dotyczących pomocy materialnej dla uczniów.
Kontrola miała na celu sprawdzenie wykonania zaleceń zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym Wojewody Opolskiego znak: FBC.V.431.15.2014 z dnia 2 grudnia 2014 r. oraz
rzetelności udzielonych przez Burmistrza Głuchołaz informacji o podjętych działaniach
w zakresie usunięcia nieprawidłowości2.
Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ewidencji kontroli zewnętrznych, prowadzonej
w Urzędzie pod poz. 7.
Ustalenia kontroli.
W wyniku kontroli problemowej przeprowadzonej w 2014 r. w Urzędzie Miejskim
w Głuchołazach przez Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu, której przedmiotem było
wykorzystanie dotacji celowych udzielonych w 2013 r. z budżetu państwa w dziale 750
Administracja publiczna, rozdział 75011 Urzędy wojewódzkie na realizację zadań z zakresu
administracji rządowej oraz zadań własnych dotyczących pomocy materialnej dla uczniów,
Wojewoda Opolski wystosował do Burmistrza Głuchołaz przywołane wyżej wystąpienie
pokontrolne, w którym wniósł o podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych
nieprawidłowości, poprzez realizację podanych niżej zaleceń.
1. Na podstawie dowodów źródłowych dokonać weryfikacji wydatków poniesionych
w 2013 r. na pomoc materialną o charakterze socjalnym w formie stypendium szkolnego.
1 na podstawie art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185,
poz. 1092) , w związku z art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 2 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.)
2 Pisma nr OŚ.4463.2.2014.OF z dnia 29 grudnia 2014 r. i 13 marca 2015 r.
Opolski Urząd Wojewódzki, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole, www.opole.uw.gov.pl,
2
2. Podjąć działania zmierzające do wyeliminowania w działalności bieżącej nieprawidłowości
wynikających z niewłaściwego udokumentowania wydatków z tytułu udzielonej pomocy
materialnej dla uczniów.
3. Powoływać właściwą podstawną prawną w decyzjach przyznających pomoc materialną
dla uczniów w formie stypendium szkolnego.
4. Wykazywać dane w przekazywanych do Kuratorium Oświaty w Opolu rozliczeniach
dotacji udzielonych na pomoc materialną dla uczniów, zgodne z faktycznym udziałem
środków własnych i zakresem merytorycznym wykonanych zadań.
W oparciu o przeprowadzone badanie dokumentów i innych materiałów podlegających
kontroli, a także na podstawie informacji uzyskanych od Olgi Furman – inspektora
w Wydziale Oświaty Urzędu, ustalono co następuje.
Ad 1. Zalecenie wykonano. Kontrola wykazała, że celem wykonania zalecenia, w sposób
rzetelny dokonano weryfikacji formalnej, merytorycznej i rachunkowej dokumentacji
dotyczącej wydatków poniesionych w 2013 r.
Na ogólną liczbę poddanych przez Wydział Oświaty analizie 410 wniosków
o udzielenie pomocy materialnej o charakterze socjalnym w formie stypendium szkolnego,
zrealizowanych w roku szkolnym 2012/2013 na łączną kwotę 288.098,80 zł, w przypadku
67 wniosków (16,34% zbadanych) nie udokumentowano wydatków w kwocie 11.637,77 zł.
Natomiast w wyniku analizy 359 wniosków zrealizowanych w roku szkolnym 2013/2014 na
łączną kwotę 183.760,10 zł, w przypadku 16 wniosków (4,46% zbadanych), nie
udokumentowano 809,66 zł. Ogółem uznano za nieudokumentowane w 2013 r. wydatki
w kwocie 12.447,43 zł. Dotację celową w kwocie 9.957,93 zł stanowiącą 80% wydatków
uznanych w wyniku weryfikacji za nieudokumentowane, Gmina Głuchołazy zwróciła na
rachunek Wojewody Opolskiego w dniu 13 marca 2015 r.
Wymienione kwoty wykazano w przekazanej Wojewodzie Opolskiemu informacji
z dnia 13 marca 2015 r. o wykonaniu zalecenia ujętego w punkcie 1 wystąpienia
pokontrolnego.
Ad
2. Zalecenie wykonano. Z przedłożonej dokumentacji wynika, że Wydział Oświaty
podejmował
starania
mające
na
celu
wyeliminowanie
w
działalności
bieżącej
nieprawidłowości, polegających na niewłaściwym udokumentowaniu wydatków z tytułu
udzielonej pomocy materialnej dla uczniów. W szczególności zobowiązano dyrektorów szkół
do informowania rodziców o sposobie udokumentowania poniesionych wydatków, a także
przesłano wnioskodawcom, wraz z decyzją przyznającą świadczenie, katalog wydatków oraz
informacje m.in. o terminach dostarczania faktur i rachunków.
Do kontroli sprawdzającej wybrano w sposób losowy 20 wniosków, na podstawie
których wydano decyzje przyznające stypendium w okresie wrzesień-grudzień 2014 r.
3
(6,27% złożonych wniosków), na łączną kwotę 8.183,23 zł (7,10% wydatków poniesionych
w tym okresie w kwocie 115.299,95 zł).
Ustalono, że świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym przyznane
zostały zgodnie z art. 90d ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty3 oraz
regulaminem ustalonym przez Radę Miejską w Głuchołazach4.
Stypendia wypłacono w formie refundacji wydatków poniesionych na cele edukacyjne.
Wydatki, które zgodnie z wydanymi decyzjami zakwalifikowane zostały do rozliczenia
przyznanego
stypendium,
obejmowały
m.in.:
zakup
książek,
przyborów
szkolnych
i artykułów piśmiennych, biletów miesięcznych, obuwia i odzieży sportowej, abonamentu
internetowego. Na podstawie dokumentów źródłowych stwierdzono, że podstawą wypłat
stypendiów szkolnych były oryginalne faktury VAT lub rachunki uproszczone potwierdzające
poniesione wydatki.
Ad 3. Zalecenie wykonano. Zbadane decyzje przyznające pomoc materialną dla uczniów
w formie stypendium szkolnego w okresie wrzesień-grudzień 2014 r. zawierały elementy
wymagane przepisem art. 107 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego5. W przypadku niezałatwienia sprawy w terminie strony były informowane
o przyczynach zwłoki w wydaniu decyzji oraz o nowym terminie załatwienia sprawy.
Ad 4. Zalecenie wykonano. W sprawozdaniu z realizacji zadań z zakresu pomocy
materialnej dla uczniów w formie stypendium i zasiłków szkolnych za 2014 r., obejmującym
rozliczenie otrzymanej dotacji, prawidłowo wykazano otrzymaną kwotę dotacji 268.988 zł
oraz kwotę dotacji uznaną za wykorzystaną i rozliczoną 249.791,16 zł, a także udział
środków własnych w realizacji zadań z zakresu pomocy materialnej dla uczniów w kwocie
62.447,79 zł (20%).
W części obejmującej okres wrzesień – grudzień 2014 r. wykazano zgodnie ze stanem
faktycznym liczbę złożonych wniosków o przyznanie stypendium szkolnego 356 oraz liczbę
przyznanych stypendiów 319, a także liczbę 2 wniosków o przyznanie zasiłku szkolnego, na
podstawie których przyznano zasiłki na kwotę 704 zł. Wymienione liczby były zgodne
z rejestrem złożonych wniosków i spisem spraw (oznaczenie teczki 4462) prowadzonym przez
Wydział
Oświaty.
Kontrola
wykazała
zasadność
niezrealizowania
37
wniosków
o przyznanie stypendium szkolnego.
W związku z tym, że w trakcie kontroli sprawdzającej nie stwierdzono w badanym
zakresie nieprawidłowości, nie zachodzi konieczność wydania zaleceń pokontrolnych.
Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.
Uchwała nr XXII/227/12 Rady Miejskiej w Głuchołazach z dnia 26 września 2012 r. w sprawie ustalenia regulaminu udzielania
pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Głuchołazy.
5 Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.
3
4
4
Zgodnie z przepisami określonymi w art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r.
o
kontroli w administracji rządowej, kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni
roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie
wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.