Sprawozdanie z wykonania planu działalności Sądu Okręgowego w

Sprawozdanie z wykonania planu działalności Sądu Okręgowego w

Sprawozdanie z wykonania planu działalności Sądu Okręgowego w Poznaniu za rok 2015
CZĘŚĆ A: Realizacja najważniejszych celów w roku 2015
M ierniki określające stopień realizacji celu
L.p.
1
1.
Nazwa
Planowana
wartość
do osiągnięcia
na koniec roku,
którego dotyczy
sprawozdanie
Osiągnięta
w artość na
koniec roku,
którego dotyczy
sprawozdanie
3
4
5
Cel
2
Stopień wdrożenia “Standardów obsługi
Interesantów w Biurach i Punktach Obsługi
Interesantów w sądach powszechnych" w
Zwiększenie
Sądzie Okręgowym w Poznaniu (stosunek
stopnia realizacji
praw obywatelskich liczby wdrożonych standardów do ogólnej
liczby standardów).
przez system
wymiaru
sprawiedliwości.
Liczba wypełnionych ankiet
przez Interesantów.
2.
Zagwarantowanie
obywatelom
konstytucyjnego
prawa do sądu.
3.
Poprawa
sprawności
działania systemu
wymiaru
sprawiedliwości.
Wskaźnik opanowania
wpływu spraw (ogółem).
Sprawność postępowań sądowych
według głównych kategorii spraw
w I instancji.
>85%
96%
1000 SZt.
894 SZt.
96,2%
£6,6
106,8%
8,3
Najważniejsze zadania
służące realizacji celu
6
1. Wdrożenie "Standardów obsługi Interesantów w Biurach i
Punktach Obsługi Interesantów w sądach powszechnych"
opracowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
2. Wdrożenie wystandaryzowanej przez Ministerstwo
Sprawiedliwości "Ankiety oceny satysfakcji Interesanta z
poziomu obsługi w sądach powszechnych” .
1. Działalność orzecznicza - pion kamy.
2. Działalność orzecznicza - pion cywilny.
3. Wykonywanie orzeczeń wydanych przez Sąd Okręgowy
w Poznaniu.
4. Zarządzanie i nadzór administracyjny nad działalnością
wydziałów orzeczniczych Sądu Okręgowego w Poznaniu.
5. Wsparcie administracyjne i logistyczne komórek
organizacyjnych Sądu Okręgowego w Poznaniu.
6. Działalność na rzecz ułatwienia dostępu do wymiaru
sprawiedliwości.
1. Zarządzanie i nadzór administracyjny nad działalnością
wydziałów orzeczniczych Sądu Okręgowego w Poznaniu.
2. Szkolenia mające na celu pozyskanie przez sędziów wiedzy
pozwalającej na bardziej efektywne wykonywanie obowiązków
zawodowych, m.in. w zakresie efektywnego prowadzenia
czynności procesowych, czy wykorzystywania alternatywnych
metod rozwiązywania sporów.
3. Wdrożenie projektu "Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru".
Najważniejsze podjęte zadania
służące realizacji celu
7
1) Monitorowanie wykonania zaleceń wynikających z zadania
audytowego "Zarządzanie jakością obsługi interesanta".
2) Cykliczne przeprowadzanie i analizowanie wyników ankiety
w zakresie obsługi interesantów w Biurze Obsługi Interesanta.
3) Zwiększenie liczby użytkowników Portalu Informacyjnego.
4) Przygotowywanie komórki funkcjonującej w ramach Biura
Obsługi Interesanta przeznaczonej do wyłącznej obsługi
telefonicznej interesantów (Cali Center).
5) Wprowadzenie systemu kolejkowej obsługi połączeń
telefonicznych (Contact Center) oraz systemu automatycznej
informacji telefonicznej (SAIT).
1) Monitorowanie obciążenia sędziów w poszczególnych
wydziałach orzeczniczych.
2) Zwracanie się do prezesów innych sądów okręgowych o
udostępnianie list biegłych sądowych i powoływanie biegłych
ad hoc.
3) Zawarcie propozycji działań w "Informacji rocznej o działalności
sądów na obszarze apelacji poznańskiej w roku 2014" w zakresie
przydzielenia nowych etatów sędziowskich, asystenckich i
referendarskich.
4) Przeprowadzenie planu naprawczego w pionie pracy i
ubezpieczeń społ. poprzez przydzielenie dodatkowych asystentów
sędziego.
4.
Zwiększenie
efektywności
alokacji etatów
w sądownictwie.
Relacja maksymalnej wartości ilorazu wpływu
do obsady urzędniczej do minimalnej wartości
ilorazu wpływu do obsady w sądach
okręgowych (liczony jako średnia arytmetyczna
dla pionów cywilnego, karnego, pracy i
ubezpieczeń społecznych, rodzinnego i
gospodarczego).
<3,3
2,94
1. Monitorowanie poziomu obciążenia pracą oraz etatyzacji
w poszczególnych pionach orzeczniczych i szczeblach
sądownictwa powszechnego.
1) Analiza wyników monitorowania poziomu obciążenia pracą
urzędników oraz etatyzacji w poszczególnych wydziałach i pionach
orzeczniczych sądu.
2) Podejmowanie działań na podstawie przeprowadzonych analiz
wyników monitorowania poziomu obciążenia pracą urzędników
oraz etatyzacji w poszczególnych wydziałach i pionach
orzeczniczych sądu.
3) Zawarcie propozycji działań w "Informacji rocznej o działalności
sądów na obszarze apelacji poznańskiej w roku 2014”
dotyczących konieczności przydzielenia nowych etatów
urzędniczych.
4) Wsparcie kadry urzędniczej poprzez zawieranie umów na
odbycie bezpłatnych staży i praktyk studenckich.
5) Przekształcanie etatów obsługowych w etaty urzędnicze.
CZĘŚĆ D: Inform acja dotycząca realizacji celów objętych planem działalności na rok 2015
(należy krótko opisać najważniejsze przyczyny, które wpłynęły na niezrealizowanie celów, wystąpienie istotnych różnic w planowanych i osiągniętych wartościach mierników lub podjęcie innych niż planowane zadań służących realizacji celów)
Liczba wypełnionych ankiet przez Interesantów - do osiągnięcia celu zabrakło 106 ankiet, na co wpływ miało zauważalne zniechęcenie Interesantów do udziału w jakiejkolwiek formie ankietowania (forma papierowa i elektroniczna). W ostatnim
kwartale 2015 roku spadła przede wszystkim ilość ankiet uzyskiwanych drogą internetową - do 52 sztuk. W pierwszym kwartale 2015 roku Interesanci wypełnili 71 ankiet, a w kolejnych adekwatnie 102 i 96 ankiet. Do poprawy sytuacji nie
przyczyniło się nawet wprowadzenie systemu elektronicznego IC Pen, a wśród wielu potencjalnych ankieterów konieczność użycia e-długopisu wzbudziła obawę zniszczenia sprzętu i odmowę wypełnienia ankiety.
Sprawność postępowań sądowych według głównych kategorii spraw w I instancji - oszacowania przewidywanej wartości miernika dokonano pod koniec 2014 roku po przeanalizowaniu dotychczasowych wyników, które Sąd Okręgowy
osiągnął w zakresie sprawności postępowania. Podstawą przyjęcia planu na 2015 rok była średnia z trzech poprzedzających rocznych okresów sprawozdawczych tj. z 2011, 2012 i 2013 roku. Na wydłużenie czasu trwania postępowania wpływ miał
czynnik, który nie został ujęty na etapie procesu planowania, a mianowicie zmiany organizacyjne wewnątrz Sądu Okręgowego, które nastąpiły w połowie 2015 roku. Reorganizacja wydziałowa objęła likwidację wydziału pracy i dwóch wydziałów
ubezpieczeń społecznych oraz utworzenie dwóch wydziałów pracy i ubezpieczeń społecznych oraz dodatkowego l-instancyjnego wydziału cywilnego. 9730 spraw l-instancyjnych (1032 sprawy cywilne i 8698 spraw z zakresu prawa pracy i
ubezpieczeń społecznych), które pierwotnie wpłynęły do danego wydziału musiały zostać .sztucznie’ zakreślone w jednym wydziale i ponownie zarejestrowane w drugim wydziale. Wydłużenie czasu rozpoznawania spraw było związane z
naturalnymi problemami wynikającymi z pierwszej fazy reorganizacji Sądu. Ponadto w 2015 roku w pionie ubezpieczeń społecznych systematycznie zmniejszano liczbę spraw niezałatwionych, która w latach 2013 i 2014 osiągnęła wysoki poziom ze
względu na nagły, niespodziewany wzrost wpływu tych spraw w kilku miesiącach sprawozdawczych. Zmniejszenie ogólnej liczby spraw zaległych z 11484 spraw na koniec 2014 roku do 5922 spraw na koniec 2015 roku wiązało się z wydłużonym
czasem ich załatwiania i zwiększeniem liczby spraw wykazywanych w statystyce w niekorzystnych przedziałach czasowych.