JAK WYBRAĆ WŁAŚCIWY SYSTEM DO ZARZĄDZANIA KLUBEM

JAK WYBRAĆ
WŁAŚCIWY SYSTEM
DO ZARZĄDZANIA
KLUBEM FITNESS?
ANNA OLECH
Anmar Soft
Nowoczesne rozwiązania IT szybko wkradają się w każdą dziedzinę naszego życia.
Od jakiegoś czasu są obecne także w sporcie – w wymiarze zarówno indywidualnym
(np. inteligentne urządzenia monitorujące każdą sekundę ćwiczeń), jak i bardziej
globalnym – w postaci nowoczesnych systemów do zarządzania siłowniami i klubami
fitness. Mnogość i różnorodność tego typu produktów może wywołać niemały zawrót
głowy, szczególnie jeśli stykamy się z tym tematem po raz pierwszy. Co oferuje nam
branża IT oraz na jakie czynniki zwracać uwagę, wybierając system IT do klubu fitness?
84
czerwiec | lipiec | 2016
CO ZNAJDZIEMY NA RYNKU?
Z roku na rok powiększa się oferta systemów do
zarządzania siłowniami i klubami fitness, a równolegle wzrasta zapotrzebowanie na nie. To sprawia,
że producenci ścigają się w tworzeniu rozwiązań
skrojonych na miarę, których podstawową wersję
można odpowiednio rozbudowywać w zależności
od potrzeb danego obiektu.
Na rynku dostępne są klasyczne programy komputerowe, w przypadku których cała baza danych oraz
wszystkie komponenty systemu są przechowywane
na dysku klubowego komputera. Jeżeli zależy nam na
bardziej zaawansowanych rozwiązaniach (takich jak
synchroniczna aktualizacja grafiku zajęć grupowych
na klubowej stronie WWW czy możliwość rezerwacji
online), konieczne jest zapewnienie kubowi stałego
dostępu do internetu. By skorzystać z tradycyjnego
programu, należy wnieść opłatę oraz zaakceptować
warunki umowy licencyjnej (terminowej lub bezterminowej).
Na rynku IT, obok klasycznych rozwiązań, dostępna
jest stosunkowo młoda technologia – systemy do
zarządzania udostępniane w modelu SaaS (ang. Software as a Service – oprogramowanie jako usługa).
W tym przypadku nie trzeba instalować programu na
komputerze, ponieważ cała baza danych oraz sam
program są przechowywane na wspólnym serwerze
dostawcy usługi. Wystarczy dostęp do internetu oraz
przeglądarka internetowa, by po wpisaniu właściwego
adresu oraz zalogowaniu się uzyskać dostęp do spersonalizowanego narzędzia. Rozwiązanie to wymaga
zaakceptowania regulaminu świadczenia usługi oraz
wnoszenia regularnych opłat abonamentowych.
ZANIM PODEJMIESZ DECYZJĘ…
Wybór pomiędzy opisanymi wcześniej rozwiązaniami to jednak nie
koniec dylematów – w ramach każdego z nich dostępne są bowiem
mocno zróżnicowane narzędzia w odpowiednio zróżnicowanych cenach.
Ponieważ bardzo często celem wprowadzenia rozwiązań IT w klubie fitness
jest optymalizacja kosztów, warto poświęcić trochę czasu na właściwe
przygotowanie się do tej decyzji (by zakup nie okazał się niepotrzebnym
wydatkiem pociągającym za sobą kolejne). Podstawowy zestaw pytań, jakie
należy sobie zadać przed zakupem oprogramowania, wygląda następująco:
Jakie problemy chcemy rozwiązać za pomocą
nowego systemu? Znając odpowiedź na
to pytanie, będziemy w stanie wypisać
maksymalnie 3–5 funkcji, które musi mieć
wybrany program. To z kolei pomoże w podjęciu
decyzji, czy powinniśmy inwestować w bardziej
lub mniej rozbudowane rozwiązanie
(co oczywiście przełoży się na jego cenę).
Dla ilu stanowisk (lub lokalizacji klubowych)
potrzebny jest program? Bardzo często każdy
dodatkowy dostęp do systemu wiąże się
z koniecznością wniesienia kolejnej opłaty.
Warto to sprawdzić, zanim zdecydujemy
się na wybrane oprogramowanie.
86
Czy potrzebny jest system kontroli dostępu
do klubu? Jeżeli odpowiedź na to pytanie jest
twierdząca, należy szukać oprogramowania,
które będzie gotowe na pełną integrację
z zaplanowanym systemem kontroli.
Ile czasu mamy na wdrożenie nowego
systemu? Warto sprawdzić, jak długo
będzie trwało wprowadzenie wybranego
rozwiązania. Warto przy tym pamiętać,
że często konieczne jest zakupienie
odpowiedniego sprzętu, przeorganizowanie
lub nawet przebudowa klubu.
czerwiec | lipiec | 2016
gym manager
NA CO JESZCZE
ZWRÓCIĆ UWAGĘ
PRZED ZAKUPEM?
Wymagania sprzętowe
i systemowe
Zanim kupimy wybrane oprogramowanie, sprawdźmy, jakie ma
minimalne wymagania sprzętowe
i systemowe. Ze względu na szybki
postęp techniczny lepszą opcją
jest dostosowanie posiadanego
sprzętu do wybranego systemu
(nie odwrotnie). Może się bowiem
okazać, że za pół roku wejdzie
aktualizacja, która i tak wymusi
zmianę komputerów lub ich komponentów na bardziej nowoczesne.
Jeżeli ma być to globalny system do
zarządzania całym klubem fitness,
warto sprawdzić m.in. z jakimi drukarkami fiskalnymi współpracuje,
jakie są niezbędne urządzenia
wspomagające obsługę klienta
(np. czytniki kart, czytniki biometryczne, transpondery zbliżeniowe),
jakie karty obsługuje itp.
Pomoc techniczna i aktualizacje
Niezwykle istotną częścią implementowania systemu IT, wpływającą
na jakość korzystania z niego, są
warunki udzielania pomocy technicznej. Zanim dokonamy wyboru,
powinniśmy zainteresować się
tym, w jakiej formie świadczone
są tego typu usługi, czy wiążą się
one z dodatkowymi opłatami i jak
szybko uzyskuje się odpowiedź od
serwisu. Kolejny istotny aspekt to
aktualizacja systemu – należy ustalić,
czy odbywa się ona automatycznie
(w tle), czy wymaga instalowania
dodatkowych komponentów, czy
świadczona jest w ramach abonamentu/opłaty licencyjnej, w jaki
sposób użytkownik jest informowany
o dostępnych zmianach.
Jeśli skorzystamy
z oprogramowania
w chmurze,
to kwestią
drażliwą będzie
ochrona danych
osobowych.
Należy pamiętać,
że w tym
przypadku
konieczne
jest zawarcie
z usługodawcą
umowy
powierzenia
danych osobowych
(właściciel
klubu jest
administratorem
danych).
Zapisy umowy licencyjnej/
regulaminu świadczenia usług
licencyjnej lub postanowieniami
regulaminu świadczenia usług –
muszą być one dostępne dla klienta
przed akceptacją ich warunków.
W pierwszym przypadku warto
zwrócić uwagę na takie elementy,
jak: moment zawarcia umowy, czas
jej trwania i sposób rozwiązania,
a w przypadku porozumień terminowych – skutki wygaśnięcia
licencji. Należy również sprawdzić,
jak wygląda kwestia aktualizacji
oprogramowania oraz dostępu do
pomocy technicznej. Okazuje się
bowiem, że w przypadku licencji
bezterminowych tego typu usługi
mogą wiązać się z koniecznością
wniesienia dodatkowej opłaty.
Jeśli skorzystamy z oprogramowania w chmurze, to k westią
drażliwą będzie ochrona danych
osobowych. Należy pamiętać, że
w tym przypadku konieczne jest
zawarcie z usługodawcą umowy
powierzenia danych osobowych
(właściciel klubu jest administratorem danych). W przeciwnym razie
administrator danych naraża się
na uchybienia w trakcie kontroli
GIODO (Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobow ych)
i związane z tym sankcje. Co więcej,
w regulaminie powinny znaleźć
się zapisy dotyczące poufności
oraz bezpieczeńs t wa danych
przechowywanych na serwerze.
Warto skontrolować, czy hosting
usługodawcy spełnia warunki
określone przez GIODO oraz co
dzieje się z przechowywanymi
informacjami w momencie zaprzestania świadczenia usługi.
Gdy spośród dostępnych rozwiązań
wybierzemy to najlepiej dopasowane
do naszych potrzeb, sprawdźmy
jego wersję demo jeszcze przed
właściwym zakupem. Dzięki temu
będziemy mieć możliwość zweryfikowania, czy oprogramowanie faktycznie spełnia nasze oczekiwania
i czy z jego pomocą rozwiążemy
problemy naszego klubu.
Przed zakupem należy zapoznać
się z warunkami zawieranej umowy
www.body-challenge.pl
87