Dotacja… i co dalej? - Biuletyn Finanse Publiczne BDO

Dotacja… i co dalej?
Wpisany przez Michał Przybył
Im szybciej złożymy wniosek o płatność końcową, tym szybciej możemy liczyć na wypłatę
dotacji.
30 czerwca 2008 r. to ważna data dla przedsiębiorców - beneficjentów okresu
programowania 2004-2006. Najpóźniej do tego dnia powinna zakończyć się rzeczowa i
finansowa realizacja projektu. Prawidłowe rozliczenie i otrzymanie płatności nie oznacza
jednak końca obowiązków, jakie spoczywają na ostatecznych odbiorcach. Wiele
przedsiębiorstw kończy realizację przedsięwzięć będących przedmiotem podpisanych
wcześniej umów o dofinansowanie.
Dotyczy to w szczególności beneficjentów działań skierowanych do przedsiębiorców w ramach
Sektorowego Programu Operacyjnego ,,Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw'' 2004-2006
czy też ZPORR. Zgodnie z zapisami dokumentacji konkursowej, beneficjent jest zobowiązany
do zakończenia realizacji projektu, rozumianego jako przewidywany dzień zrealizowania
ostatniej płatności w projekcie, nie później niż do 30 czerwca 2008 r.. Co ważne, dotyczy to
także projektów finansowanych w drodze leasingu. Jeśli okres obowiązywania umowy leasingu
wykracza poza 30 czerwca 2008 r., wydatkami kwalifikującymi się do otrzymania
dofinansowania są raty kapitałowe przypadające do zapłaty i rzeczywiście zapłacone przez
beneficjenta do tej daty. Okres realizacji takiego projektu musi zatem odpowiadać okresowi
spłaty rat kapitałowych z tytułu umowy leasingu i nie może wykraczać poza datę 30 czerwca
2008 r.
Rozliczenie projektu
W terminie 25 dni od dnia zakończenia realizacji projektu określonego w umowie o
dofinansowanie, beneficjent zobowiązany jest do jego rozliczenia. Przez rozliczenie rozumiane
jest sporządzenie i dostarczenie do Instytucji Wdrażającej (Regionalnej Instytucji Finansującej)
raportu końcowego, czyli sprawozdania końcowego z realizacji projektu i wniosku o płatność
1/5
Dotacja… i co dalej?
Wpisany przez Michał Przybył
końcową. Aby oba dokumenty były kompletne, należy przygotować wiele załączników. Do
najważniejszych należą prawidłowo opisane kopie faktur potwierdzających zrealizowanie
przedmiotu projektu oraz kopie dowodów zapłaty (wyciągów bankowych). Faktury powinny
posiadać numer umowy o dofinansowanie projektu i wskazanie lokalizacji przedmiotu faktury. Z
kolei potwierdzenie dokonania operacji powinno zawierać między innymi dokładne dane (z
kodem pocztowym włącznie) na rzecz jakiego dostawcy realizowana była płatność oraz
wskazywać tytuł płatności, za jaką fakturę dokonano zapłaty. Do wniosku o płatność należy
także dołączyć pełną dokumentację związaną z nabyciem środków trwałych (kopie protokołów
odbioru, kopie dokumentów OT).
Dodatkowo umowa o dofinansowanie wskazuje rodzaj dokumentów, jakie należy okazać w
przypadku, gdy elementem projektu było nabycie nieruchomości, np. kopia operatu
szacunkowego sporządzonego przez uprawnionego rzeczoznawcę lub używanego środka
trwałego, np. dla poddziałania 2.2.1 SPO-WKP oświadczenie sprzedającego określające
zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu.
Wizyta zwykle zapowiadana
Jednym z zobowiązań, jakie nakłada na siebie beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie
projektu jest poddanie się kontroli prawidłowości jego realizacji. Kontrole mogą być
przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji oraz przez okres 5 lat od dnia
zakończenia realizacji projektu. Zwyczajowo, upoważnieni przedstawiciele RIF zapowiadają
termin wizyty monitorującej po otrzymaniu przez tę instytucję wniosku o płatność końcową.
Zgodnie z zapisami umowy dotacji tzw. ostateczny odbiorca jest zobowiązany do udostępnienia
przedstawicielom instytucji przeprowadzających kontrole wszystkich wymaganych dokumentów.
2/5
Dotacja… i co dalej?
Wpisany przez Michał Przybył
Poza oryginałami dokumentów, stanowiących załączniki do wniosku o płatność, weryfikacji
podlegają także oferty od dostawców, dokumenty związane z prowadzonymi postępowaniami
mającymi na celu pozyskanie robót budowlanych, usług lub dostaw i umowy dotyczące
realizacji zamówień. Podczas kontroli sprawdzana jest również prawidłowość realizacji projektu
pod kątem jego promocji (wizualizacja - umieszczanie na materiałach promocyjnych
obowiązującego logo programu oraz symbolu Unii Europejskiej) oraz przejrzystości realizacji
projektu. To kwestia warta szczególnej uwagi, oznaczająca „zobowiązanie do prowadzenia
wyodrębnionej ewidencji księgowej środków dotyczących realizowanego projektu, w układzie
rodzajowym, z podziałem analitycznym, umożliwiającą identyfikację środków wydatkowanych
na poszczególne zadania realizacji projektu i przekazywanych Ostatecznemu Odbiorcy
(beneficjentowi) w drodze refundacji".
Wymagania co do praktycznej strony spełnienia tego warunku w każdym województwie
traktowane są z różnym „zaangażowaniem" przez prowadzących wizyty monitorujące. Warto
jednak upewnić się, jakie dokumenty (jaki ich format) zostaną uznane jako wystarczające.
Refundacja kosztów kwalifikowanych następuje po ostatecznym zaakceptowaniu wniosku o
płatność i wykonaniu ewentualnych zaleceń pokontrolnych oraz pod warunkiem dostępności
środków finansowych. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości w pismach przekazywanych
beneficjentom działania 2.3 i poddziałania 2.2.1 SPO-WKP apeluje o możliwie szybkie
składanie wniosków o płatność końcową. W maju i czerwcu br. przewidywane jest zakończenie
realizacji wielu projektów, a więc okres ich rozpatrywania może ulec wydłużeniu. Warto
rozważyć sugestię PARP, gdyż złożenie rozliczenia w terminie wcześniejszym pozwoli na
szybszą weryfikację wniosku o płatność, a tym samym szybszą wypłatę dofinansowania. Tak
czy inaczej, płatności na rzecz beneficjentów powinny nastąpić na podstawie zawartych umów
najpóźniej do 31 grudnia 2008 r.
Co po otrzymaniu wsparcia?
3/5
Dotacja… i co dalej?
Wpisany przez Michał Przybył
Umowa o dofinansowanie precyzuje także obowiązki beneficjenta po zakończeniu realizacji
projektu. W działaniach związanych ze wzrostem konkurencyjności poprzez inwestycje
(działanie 2.3 i poddziałanie 2.2.1 SPO - WKP) beneficjent zobowiązuje się osiągnąć założone
cele określone we wniosku o dofinansowanie, zapewnić trwałość efektów projektu, utrzymać
inwestycję na terenie województwa, w którym została zrealizowana, przez okres 5 lat od dnia
zakończenia realizacji projektu, nie przenosić inwestycji do powiatu o niższej intensywności
wsparcia.
Specyficzne warunki dotyczą pozostałych rodzajów działań. Dla przykładu beneficjenci środków
w ramach działania 2.1 SPO-WKP ,,Wzrost inwestycji małych i średnich przedsiębiorstw
poprzez doradztwo'' zobowiązani są zapewnić wdrożenie efektów realizacji projektu doradczego
(o ile specyfika projektu wskazuje, iż powinien on zakończyć się wdrożeniem). Natomiast wśród
wielu wymagań stawianych beneficjentom w działaniu 2.4 ,,Wsparcie dla przedsięwzięć w
zakresie dostosowania przedsiębiorstw do wymogów ochrony środowiska'' jest warunek
przedstawienia w ustalonym terminie dokumentu stwierdzającego osiągnięcie efektu
ekologicznego sporządzonego przez akredytowane laboratorium w rozumieniu ustawy z dnia 30
sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności, czy też przedstawienie protokołu końcowego
odbioru i przekazania do eksploatacji całego projektu.
Efekty ekonomiczne i finansowe projektu są wyrażone przez zadeklarowane wskaźniki produktu
i rezultatu. W związku z powyższym jednym z kryteriów merytorycznych w procesie oceny
wniosku był stopień możliwości ich osiągnięcia i utrzymania w okresie 5 lat od zakończenia
realizacji projektu. Niekiedy dopiero po rozliczeniu okazuje się, że osiągnięcie zaplanowanych
wartości wskaźników może być trudne. Powodem problemów jest często ich skomplikowana
charakterystyka. Poprawność prezentacji wskaźników (czy wskaźniki produktu i rezultatu są
policzalne, czy są możliwe do osiągnięcia oraz czy są przedstawione w sposób umożliwiający
ich weryfikację) to element oceny merytorycznej projektu. Tym samym wszelkie niejasności w
konstrukcji wskaźników powinny zostać wyjaśnione przed podpisaniem umowy o
4/5
Dotacja… i co dalej?
Wpisany przez Michał Przybył
dofinansowanie.
Niemniej jednak po zakończeniu realizacji projektu udowodnienie osiągnięcia przyjętych
wskaźników jest obowiązkiem beneficjenta. A jest to szczególnie istotne także dlatego, że
podanie określonej wartości wskaźnika pozwalało na otrzymanie odpowiednio wysokiej ilości
punktów, zwiększającej szanse na podpisanie umowy dotacji. Przykłady: wzrost zatrudnienia,
wpływ inwestycji na środowisko, wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy, przeznaczenie na
sprzedaż poza granice kraju odpowiedniego udziału wartości produkcji lub usług - wszystko
jako wynik realizacji projektu. Co ważne, beneficjent jest zobowiązany do przechowywania
pełnej dokumentacji zrealizowanego projektu i informacji na temat jego efektów przez okres
minimum 5 lat od momentu zakończenia realizacji projektu. Instytucja wdrażająca jest
uprawniona do rozwiązania umowy o dofinansowanie, jeżeli zaprzestano realizacji projektu albo
jest on realizowany w sposób sprzeczny z jej postanowieniami, a więc na przykład nie są
osiągane deklarowane wartości wskaźników rezultatu.
5/5