PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ GIMNAZJUM NR 1 IM

PROCEDURA
KONTROLI ZARZĄDCZEJ
GIMNAZJUM NR 1
IM. PRYMASA TYSIĄCLECIA
W KALISZU
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 17 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240) oraz
standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte w Komunikacie nr 23
Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla
sektora finansów publicznych (Dz.Urz.Min.Fin. Nr 15, poz. 84)
I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych przez Dyrektora
Gimnazjum nr 1 im. Prymasa Tysiąclecia w Kaliszu (zwanego dalej Dyrektorem)
dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny,
oszczędny i terminowy.
2. Przedmiotem kontroli zarządczej jest ocena gromadzenia i wykorzystania
środków, gospodarowania mieniem oraz ochrony zasobów: materialnych,
finansowych i informatycznych.
3. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie:
a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
b) skuteczności i efektywności działania,
c) wiarygodności sprawozdań
d) ochrony zasobów
e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania
f) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
g) zarządzania ryzykiem
§2
1. Misja
„ Nasza szkoła partnerem rodziców w wychowaniu mądrych i odpowiedzialnych
ludzi”
Misją określającą główny cel istnienia szkoły jest wspomaganie rozwoju i edukacji
młodzieży w warunkach bezpiecznych, przyjaznych i dostosowanych do ich potrzeb
rozwojowych.
2. Cele i zadania
Szkoła realizuje cele i zadania określone w ustawie z dnia 7 września 1991 roku o
systemie oświaty oraz w przepisach wydanych na jej podstawie, a w szczególności:
- kształci i wychowuje zgodnie z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej i
Powszechną Deklaracją Praw Człowieka, Międzynarodową Konwencją Praw
Dziecka oraz innymi dokumentami dotyczącymi praw człowieka podpisanymi i
ratyfikowanymi przez Rzeczpospolitą Polską.
- umożliwia uczniom podtrzymywanie poczucia tożsamości narodowej, etnicznej,
językowej i religijnej, a w szczególności naukę języka oraz własnej historii i kultury.
- dba o zapewnienie uczniom pełnego rozwoju umysłowego, moralno emocjonalnego i fizycznego zgodnie z ich potrzebami i możliwościami
psychofizycznymi w warunkach poszanowania ich godności osobistej oraz wolności
światopoglądowej i wyznaniowej.
- umożliwia zdobycie wiedzy i umiejętności niezbędnych do uzyskania świadectwa
ukończenia szkoły.
- kształtuje środowisko wychowawcze sprzyjające realizowaniu celów i zasad
określonych w ustawie poprzez realizację zadań zawartych w programie
wychowawczym szkoły i programie profilaktyki, dostosowanym do potrzeb
rozwojowych uczniów oraz potrzeb środowiska.
- dba o optymalne warunki rozwoju uczniów, przestrzeganie zasad bezpieczeństwa
oraz stosuje zasady promocji i ochrony zdrowia w czasie zajęć szkolnych, przerw
międzylekcyjnych, a także podczas zajęć pozaszkolnych.
- opracowuje szczegółowe zasady wewnętrznego systemu oceniania zgodnie z
odrębnymi przepisami w sprawie zasad oceniania, klasyfikowania i promowania
uczniów oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów.
- współpracuje z rodzicami (prawnymi opiekunami) w zakresie nauczania,
wychowania i profilaktyki, uwzględniając ich prawo do znajomości zadań szkoły
oraz przepisów prawa oświatowego. Zasady współpracy zawarte są w programie
wychowawczym szkoły i programie profilaktyki.
- organizuje formy opieki i pomocy uczniom, którym z przyczyn rozwojowych,
rodzinnych i losowych potrzebna jest pomoc i wsparcie oraz udziela pomocy
finansowej w miarę posiadanych środków finansowych.
- realizuje indywidualny program lub tok nauczania zgodnie z obowiązującymi w
tym zakresie przepisami szczegółowymi.
- umożliwia tworzenie wewnątrz rady pedagogicznej zespołów nauczycielskich
(przedmiotowych, wychowawczych, problemowo-zadaniowych).
- przeprowadza sprawdzian, zgodnie z harmonogramem Centralnej Komisji
Egzaminacyjnej.
Szkoła realizuje statutowe cele i zadania w ramach zajęć lekcyjnych oraz
działalności pozalekcyjnej i pozaszkolnej we współdziałaniu z radą rodziców,
organizacjami młodzieżowymi, w tym z samorządem uczniowskim i organizacjami
społecznymi.
Szkoła umożliwia uczniom rozwój zainteresowań poprzez organizację różnorodnych
form pracy lekcyjnej i – w miarę możliwości szkoły – również pozalekcyjnej, w
tym:
- organizowanie zajęć i realizowanie przedsięwzięć nastawionych na masowy
udział dzieci i młodzieży, takich jak: festyny rekreacyjno – sportowe, spotkania z
ludźmi kultury i sztuki, zawody sportowe, wycieczki, uczestnictwo w seansach
filmowych i teatralnych, gry dydaktyczne, prace użyteczne na rzecz szkoły i
środowiska, uroczystości, obchody szkolne, środowiskowe, regionalne, państwowe,
zabawy, dyskoteki i inne,
- pracę kół i zespołów zainteresowań zgodnie z potrzebami uczniów, z
uwzględnieniem realnych możliwości szkoły w tym zakresie; część zajęć
nauczyciele prowadzą w oparciu o art. 42 KN;
- pracę indywidualną z uczniami szczególnie uzdolnionymi w jakiejś dziedzinie w
formach sprzyjających dalszemu rozwojowi ich predyspozycji i umiejętności;
Funkcję wychowawczą szkoła spełnia między innymi poprzez realizację programu
wychowawczego szkoły i programu profilaktyki uchwalonego przez radę rodziców
w porozumieniu z radą pedagogiczną. Realizacja tego programu jest obowiązkiem
wszystkich pracowników szkoły.
Szkoła sprawuje indywidualną opiekę nad uczniami poprzez:
- wszechstronną indywidualną pomoc uczniom mającym trudności adaptacyjne, z
zaburzeniami rozwojowymi, przewlekle chorym, niedostosowanym społecznie i
zagrożonym demoralizacją; obowiązki w tym zakresie spełniają wychowawcy klas,
nauczyciele, pedagog szkolny, l, dyrektor we współdziałaniu z radą rodziców i
specjalistycznymi placówkami oświatowo- wychowawczymi i zdrowotnymi,
- organizację nauczania indywidualnego na podstawie orzeczenia o potrzebie
indywidualnego nauczania dzieci i młodzieży, których stan zdrowia uniemożliwia
lub znacznie utrudnia uczęszczanie do szkoły, wydanego przez zespół orzekający
przy publicznych poradniach psychologiczno- pedagogicznych, w tym publicznych
poradniach specjalistycznych,
§3
1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu
faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie
odchyleń od tej normy.
2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna
odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:
1. poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia
realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność
przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru
środków w celu wykonania założonych zadań),
2. legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
3. gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i
finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości
podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami
jednostki, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych
warunkach) optymalnych efektów,
4. celowość - zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z
punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez sprawdzenie, czy
środki
finansowe
zostały
wydatkowane
zgodnie
z
przeznaczeniem
określonym w planie finansowym,
5. rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.
II. STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
§4
Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej u zawarte są w poniższych
obszarach standardów i odpowiadają poszczególnym elementom kontroli
zarządczej:
1. środowisko wewnętrzne
2. cele i zarządzanie ryzykiem
3. mechanizmy kontroli
4. informacja i komunikacja
5. monitorowanie i ocena
§5
Środowisko wewnętrzne:
a)
przestrzeganie wartości etycznych – Dyrektor oraz pracownicy, wykonując
powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością.
Dyrektor Gimnazjum poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje
przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość osób zatrudnionych
w szkole. Pracownicy Gimnazjum nr 1 są świadomi wartości etycznych przyjętych
w placówce, przestrzegają ich przy wykonywaniu powierzonych zadań; prezentują i
dbają o wysoki poziom osobistej i zawodowej uczciwości, ściśle przestrzegają
wszystkich obowiązujących w szkole przepisów prawnych i procedur; pracownicy
są świadomi konsekwencji wynikających z nieetycznego zachowania lub działań
niezgodnych z prawem; każdy przypadek nieetycznego zachowania jest poddawany
analizie i stanowi podstawę do oceny pracownika,
b) kompetencje zawodowe – pracownicy szkoły uczestniczą w szkoleniach, dbają o
ciągłe rozszerzanie i aktualizowanie wiedzy, rozwijanie umiejętności; znają i
przestrzegają obowiązujących przepisów prawa, posiadają taki poziom wiedzy,
umiejętności i doświadczenia zawodowego, który pozwala im skutecznie i
efektywnie wypełniać powierzone obowiązki a także rozumieć znaczenie systemu
kontroli zarządczej;
c) proces rekrutacji prowadzony jest w oparciu o stosowne procedury rekrutacyjne;
kryteria naboru odpowiadają opisowi stanowiska, co zapewnia wybór najlepszego
kandydata na dane stanowisko; prowadzone są okresowe oceny pracowników,
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
d) struktura organizacyjna – struktura organizacyjna gimnazjum jest okresowo
przeglądana i dostosowywana do zmieniających się warunków działania, celów i
zadań. Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych
pracowników są określone i umieszczone w aktach osobowych oraz w Regulaminu
Organizacyjnego,
e)
delegowanie uprawnień – zakres uprawnień powierzonych pracownikom w
odniesieniu do gospodarki finansowej jest określony w udzielonych imiennie
upoważnieniach, stosownie do wagi podejmowanych decyzji i związanych z nimi
ryzyk; przy powierzaniu uprawnień poszczególnym pracownikom w zakresie
gospodarki finansowej lub majątkowej stosuje się zasadę pisemności; przyjęcie
uprawnień poświadczone jest podpisem pracownika.
§6
Cele i zadania określane są na dany rok przez Dyrektora oraz Radę Pedagogiczną.
Każdy cel i zadanie posiada miernik, za pomocą którego można go monitorować,
dodatkowo dla każdego celu określono wartość oczekiwaną jaką placówka chce
osiągnąć.
Celem zarządzania ryzykiem, jest zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia
ustalonych przez Dyrektora celów i obejmuje:
- identyfikację ryzyka – dyrektor dokonuje identyfikacji ryzyka w odniesieniu do
realizowanych celów i zadań; dokonuje także ich kategoryzacji oraz pomiaru;
-
analizę ryzyka – analiza ryzyka zawiera głównie ocenę ryzyk, oszacowanie
prawdopodobieństwa wystąpienia danych ryzyk i możliwości ich skutków, a także
określenie sposobów zarządzania ryzykiem;
- reakcję na ryzyko - dyrektor każdorazowo określa dopuszczalny poziom
zdefiniowanych ryzyk oraz podejmuje działania aby zredukować ryzyko do
akceptowanego poziomu, określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie,
przeniesienie, wycofanie się, działanie).
§7
1. Czynności/ mechanizmy kontrolne - zasady i procedury, przy pomocy których
zapewnia się realizację wytycznych w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji
celów. Bez względu na to, czy są wykonywane automatycznie, czy ręcznie, mają
różne cele i są stosowane na wszystkich szczeblach i funkcjach w organizacji.
2. Do podstawowych mechanizmów kontroli, należeć będą:
1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
2) nadzór
3) ciągłość działalności
4) ochrona zasobów
5) szczegółowe mechanizmy kontroli dot. operacji finansowych i gospodarczych
6) mechanizmy kontroli dot. systemów informatycznych
3. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:
a) na czas - wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń,
b) oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia
oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów-korzyści,
c) dobrze umiejscowione - punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie
jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne
odchylenia od celów organizacji,
d) elastyczne - kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne,
e) odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom szkoły i powinny być
dopasowane do struktury organizacyjnej; muszą rzetelnie odzwierciedlać
wydarzenia, do pomiaru których zostały zaprojektowane,
f) spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki,
g) zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli
została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.
§8
Informacja i komunikacja - należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne
zewnętrzne lub wewnętrzne informacje w odpowiednim czasie i we właściwy
sposób.
1. Wszyscy pracownicy szkoły posiadają dostęp do bieżących informacji
niezbędnych do wykonywania ich obowiązków.
2. Każdy pracownik placówki ma zapewniony dostęp, w odpowiedniej formie i
czasie do właściwych oraz rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji zadań na
danym stanowisku pracy.
3. Ustalenia niezbędne do realizacji bieżących zadań między poszczególnymi
stanowiskami pracy przekazywane są w formie ustnej przez Dyrektora lub inne
upoważnione przez Dyrektora osoby.
4. W szkole funkcjonują sprawdzone mechanizmy wymiany ważnych informacji z
osobami i podmiotami, które mają wpływ na realizację celów.
5. Z innymi podmiotami mającymi wpływ na realizację celów Szkoły tj. Urząd
Miasta Kalisza, Kuratorium Oświaty w Poznaniu itp. Dyrektor oraz inne
upoważnione osoby kontaktują się za pomocą następujących narzędzi: pisma, emaile, rozmowa telefoniczna oraz rozmowa bezpośrednia.
6. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna.
7. Przekazywanie informacji (komunikacja) w Gimnazjum nr 1 im. Prymasa
Tysiąclecia w Kaliszu umożliwia wykonywanie obowiązków związanych ze
sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością.
§9
1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.
2. System kontroli zarządczej w placówce monitorowany jest w sposób ciągły przez
Dyrektora placówki oraz inne osoby upoważnione.
3. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje
skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów.
4. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni
pracownicy, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.
5. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli
zarządczej przez pracowników, której wyniki winny zostać udokumentowane.
III Postanowienia końcowe
§10
Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie
przestrzegać zawartych w nim postanowień.
§ 11
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od
28.05.2010 r.