Kontrola dowodów księgowych (cz. 1)

Kontrola dowodów księgowych (cz. 1)
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Dowody te powinny być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.
Rachunkowość jednostki obejmuje między innymi prowadzenie, na podstawie dowodów
księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku
chronologicznym i systematycznym, a także gromadzenie i przechowywanie dowodów
księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Podstawę zapisów księgowych stanowią dowody księgowe; ustawa o rachunkowości w art. 21
określa, jakie dane muszą on zawierać:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Zgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest
zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, tzn.
że muszą zawierać co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.
Dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek jest niedopuszczalne.
Aby spełnić powyższe warunki, dowody księgowe przed wprowadzeniem do ksiąg
rachunkowych muszą podlegać kontroli formalnej, rachunkowej i merytorycznej. Sposób i
zakres tej kontroli oraz kto i kiedy powinien przeprowadzić każdą z nich, muszą być określone w
1/3
Kontrola dowodów księgowych (cz. 1)
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Ponadto instrukcja powinna zawierać wykaz osób
odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów księgowych, zasady korygowania błędów oraz
wzory adnotacji lub pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych potwierdzających
przeprowadzenie kontroli.
Podstawowym celem przeprowadzanej kontroli jest niedopuszczenie do zaksięgowania
dokumentu zawierającego błędy, co oznacza, że każdy dowód księgowy przed akceptacją,
dekretacją i ujęciem w księgach rachunkowych musi zostać poddany kontroli pod względem
formalnym, prawnym i merytorycznym.
Kontrola pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu, czy
wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe są zgodne z rzeczywistością i zawartą
umową, a prace zostały wykonane rzetelnie, zgodnie z obowiązującymi normami. Kontrola ta
przeprowadzana jest w komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za dokonanie danej operacji
gospodarczej. Po przeprowadzeniu kontroli na dokumencie umieszcza się opis w sposób
umożliwiający prawidłową klasyfikację zdarzenia do ujęcia w księgach rachunkowych.
Kontrola pod względem formalnym polega na sprawdzeniu, czy dokument spełnia wszystkie
wymogi określone przepisami prawa, czy odpowiada stawianym mu wymogom co do formy, czy
zawiera kompletne dane, nie wykazuje śladów poprawek, jest sporządzony na odpowiednim
formularzu, ma datę i numer, czy przeprowadzona została kontrola merytoryczna. Kontrola
formalna przeprowadzana jest przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika.
Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności danych liczbowych, w celu
potwierdzenia prawidłowości wyliczeń arytmetycznych, dokonywana przez głównego
księgowego lub upoważnionego pracownika.
W małych jednostkach, ze względów organizacyjnych przeprowadzana jest kontrola
formalno-rachunkowa, łącząca w sobie zadania kontroli formalnej i rachunkowej.
2/3
Kontrola dowodów księgowych (cz. 1)
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Przeprowadzenie każdego rodzaju kontroli musi być potwierdzone na dowodzie księgowym
podpisem osoby do tego upoważnionej oraz datą dokonania kontroli. Tylko tak przygotowany
dokument może być przekazany do akceptacji, a następnie dekretacji i zaksięgowania.
W przypadku braku przeprowadzenia kontroli dokumentu lub braku potwierdzenia tego faktu na
dowodzie księgowym, nie mogą być one ujęte w księgach rachunkowych. Powyższe wynika z
braku pewności, że na dowodzie są zawarte dane kompletne, prawdziwe i poprawne.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
3/3